商业地产项目开发建设档案管理工作指引 建设文件归档范围

1、项目开发建设档案管理工作指引项目档案管理是项目开发建设过程和经营成果的真实反映，它对于优化项目开发决策程序、加强工程质量控制、追究工程质量责任、及时完成竣工决算、售后跟踪服务，以及工程日后维修、改建等具有重要作用。集团各项目公司必须高度重视项目开发建设档案管理工作，采取切实可行的有力措施，切实加强项目档案管理。为确保项目档案的系统性、完整性、准确性，对各项目公司特作如下规定：1 总则 1.1 档案管理工作必须符合国家有关档案管理法律、法规的规定，在工作过程中形成有保存价值的各种文件材料，都要按本制度的规定，分别立卷归档。 1.2 必须提高对项目开发建设档案工作的认识，指定专职人员，负责项目工程

2、、设计、营销档案收集整理保管及管理工作，档案管理工作专职人员名单上报项目管理中心计划部备案。 1.3 督导勘察、设计、施工、监理等单位要认真收集和整理本单位形成的工程档案，及时向项目公司移交。并要求监理单位协助项目公司监督、检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。 1.4 归档文件要完整、准确、安全、系统，能够反映项目建设与管理活动的全过程，原则上归档文件为原件。 1.5 移交档案时，应按编制的移交清单，办理相关的签章交接手续；档案借阅时必须履行借阅手续，并由项目公司主管副总审批方可借阅。 1.6 设计、施工归档文件分为业务文件档案，工程档案，设计档案和监理档案四大类；营销业务档案主要分为业

3、务文件档案及客户资料档案二大类；物业档案主要分为物业行政类和物业经营管理类。2 档案管理要求 2.1 归档的文件材料必须按项目、年度、业务类别立卷。档案管理人员应根据本部门的业务范围及工作任务，编写档案名称及目录。 2.2 文件承办人员应保证经办文件的系统完整(文件中的各种附件一律不准抽存)。 2.3 文件承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理人员归卷。 2.4 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。 2.5 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 2.6 在

4、归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。 2.7 档案管理人员应及时将已归档的文件材料，按照档案名称，放入文件卷夹内，并在目录中登记。 2.8 部门人员或档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 2.9 项目有效法律文件正本，项目公司须列出文件清单经项目管理中心验收后报集团存档，项目公司留存复印件（项目开发过程中需要用的正本可暂由项目公司存档）；项目竣工后

5、，项目公司将竣工资料报当地档案馆存档的同时，必须向当地商管公司或物管公司移交一套完整的竣工图纸，商管公司或物管公司须设档案室并由专人负责管理。3 档案管理抽查及考核 在项目开发建设过程中，集团项目管理中心将不定期对各项目的项目档案管理工作进行监督检查，并做为“公司管理考核系数”的依据之一，查验的主要内容（但不限于）： 项目档案是否齐全、系统、完整； 项目档案是否整理立卷，立卷是否符合“工程档案管理细则”； 项目档案的内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 项目所有档案签章手续是否完备，竣工图编制是否符合要求。4 业务文件归档的范围（但不限于）：·183·项目开

6、发建设文件材料归案范围类别项 目名 称开发经营类各类收发文收集团、政府、合作单位等公文和以公司名义发集团、政府、合作单位等公文，政府有关部门、各主力店、设计单位、施工单位、监理单位等往来函件项目证照图片工程施工关键工序、部位图片、录像项目经营目标管理项目经营决算控制文件、项目经营决策文件、项目经营目标管理责任书项目开发进度项目开发计划控制书、项目开发计划执行书、项目年度开发计划、项目开发进度月度报表及相关计划分析报告项目前期、政府部门件及各类法律文件市场调查及项目选址报告1、政策规定、往来函件2、拆迁管理规定3、行政事业收费标准4、有关项目优惠政策的文件1、土地挂牌公告2、拆迁公告3、成交确认

7、书4、项目协议书5、土地出让合同项目前期工程、设计文件红线图、现状图、放线定位图各类技术服务文件包括咨询报告、勘察报告、检测资料，工程水文地质勘察报告、地形测量和拔地测量成果报告（测量成果表）、标高测量国有土地证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、销售许可证1、项目立项可行性研究报告2、环境评估审批意见3、交通影响评价报告4、建设项目设计卫生审查认可书5、规划设计条件及通知书6、规划设计方案审批7、建筑设计方案审批8、扩初设计审批9、施工图设计审批10、人防审批11、消防设计审核意见书12、供电审批通知及供电局其他批文13、市政工程审批意见14、给排水工程审批意见15

8、、燃气工程审批意见竣工验收文件结构消防验收、精装修消防验收、质检验收、规划验收、环境检测验收、防雷检测验收、竣工验收备案表、房产证类别项 目名 称名 称工程类变更变更（业态变更、设计变更、工程变更、现场签证）审核资金资金计划审批、付款审批表竣工图纸及文字资料总平面图、总规划图、建筑、结构、给排水、电气、消防、外环境、内装竣工图、设备竣工图；综合竣工验收文字资料，土建、给排水、电气、消防、绿化等文字资料；各类设备安装调试竣工资料及使用说明书单项资料竣工工程项目一览表、设备清单、设备材料证明、土建施工记录；设备调试安装记录，建（构）筑物记录、隐蔽工程验收记录，工程质量事故发生及处理记录，图纸会审记

9、录，设计变更通知和技术核定单土建工程施工技术材料1) 施工许可证或开工许可证；2)  施工执照（复印件）；3) 施工合同；4)开竣工报告；5)  施工组织设计及施工技术交底；6)施工测量放线记录；7)  施工总结；8)桩基础技术材料；9)  基础；10) 隐蔽工程验收记录；11) 回填夯实检验报告；12)  基础、主体中间验收证书；13) 图纸会审和设计修改变更；14)  事故处理记录；15)  建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位记录及各种观测记录；16) 原材料产品及重要构件出厂证

10、明；17) 原材料试化验单及材料代换审批单；18) 试件试验（含数理统计、配合比报告）；19) 工程质量评定汇总表；20)钢结构施工技术材料；21)预应力张拉施工技术材料给排水工程技术档案资料供水工程1)  计划批文；2)  建设许可证；3) 工程开工申请表、报建表；4)建筑许可证；5)工程招、投、中标通知书；6)  征用土地批文、协议书以及红线图；7) 设计审批文件及地质资料；8) 工程质量检查监督报告；9) 验收会议纪要及质量评审材料；10) 工程预决算书；11) 施工许可证；12)  施工执照（影印件）；13) 

11、60;   施工合同，工程任务书；14) 开工，竣工报告；15)     施工组织设计及施工技术交底；16)  施工测量放线图表及记录；17)  施工技术总结；18) 工程竣工验收合格证；19)  图纸会审记录及设计变更通知单、联系单；20)  地基处理资料；21) 事故处理及遗留问题处理意见；22) 隐蔽工程验收记录（包括沟槽验收记录，钢管焊接及防腐检查验收记录，管道接口检查记录）；23) 材料，构件出厂合格证；24) 原材料试验报告及材料代换审批单；25)

12、60; 试件试验报告（含数理统计、配合比报告）；26) 管道水压试验、渗水量试验记录；27)     设备系统调试记录（包括供水加压泵房调试记等）；28)  供水管道冲洗、消毒记录及水质分析报告；29)  回填土夯实检验记录；30)工程竣工测量成果（包括管道的坐标、里程、高度、坡度）；31)工程质量评定表；32)给水工程技术要素表；33) 工程照片（工程面貌及施工新工艺、新技术等）；34)其它类别项目名 称工程类排水工程1) 施工许可证；2) 施工执照（影印件）；3)施工合同，工程任务书；4)开工，竣工报告；5)施工组织设计

13、及施工技术交底；6)施工测量放线图表及记录7) 施工技术总结；8)工程竣工验收证明书；9)图纸会审记录及设计变更通知单、联系单；10)地基处理资料(软基处理、桩基、混凝土施工记录等)；11) 事故处理及遗留问题处理意见；12)隐蔽工程验收记录；13)材料，构件出厂合格证；14) 原材料试验报告及材料代换审批单；15) 试件试验报告（含数理统计、配合比报告）；16) 污水闭水试验记录；17)机泵安装记录；18) 设备试运转记录（包括污水提升设备）；19)  回填土夯实检验记录；20)工程竣工测量成果（包括管道的坐标、里程、高度、坡度）；21)工程质量评定表；22)（

14、雨、污）水工程技术要素表；23)工程照片（工程面貌及施工新工艺、新技术等）；24)     其它建筑电气安装、调试资料1、高压电器资料1)安装前器身检查资料；2)变压器安装资料；3)调试资料；4)制造厂提供资料。2、高压隔离开关、负荷开关资料1) 高压隔离开关资料a)安装资料；b)制造厂提供资料。2) 高压负荷开关资料a)安装资料；b)制造厂提供资料；c)调试资料。3 盘、箱、柜安装、调试资料1) 盘、箱、柜安装资料a)基础型钢安装资料；b) 盘、箱、柜安装资料。2) 盘、箱、柜上设备调试资料a)盘、箱、柜各种电表调试资料；b)各类继电器的试验及正式资料

15、；c)制造厂提供资料。4 高低压线路敷设及调试资料1)高低压母线（铜母线和铝母线）资料a)母线安装资料；b) 母线调试资料；c) 制造厂提供资料。2)高低压电缆的敷设资料a)直埋电缆资料；b) 电缆沟敷设电缆资料；c)电缆吊架、桥架敷设电缆资料（明敷电缆）；d)各种形式敷设电缆需具备下列资料。5 电源配管和各种接地的资料1) 电源配管资料a) 明配管资料；b)暗配管资料；c)设计变更通知单；d)管子规格型号及产品合格证。2) 各种接地资料b)各种接地的敷设方式；d) 画出示意图并填表。6 电梯资料1) 电梯安装资料；2)电梯调试资料；3)制造厂提供资料。7 公用天线资料1)安装资料（

16、包括制造厂提供资料）；2)调试资料。通信管道工程档案归档内容1) 计划批文、计划任务书；2) 建设许可证；3) 工程招、投标书，中标通知书；4) 设计方案及审批文件；5) 工程重要会议纪要和指导性文件；6)工程预、决算书；7)  施工许可证；8) 施工执照（影印件）；9) 施工合同，工程任务书；10)开工、竣工报告；11) 施工组织设计或施工方案；12)施工测量放线记录；13)施工总结；14) 工程竣工验收合格证；15) 图纸会审记录及设计变更通知单、联系单；16)事故处理及遗留问题处理意见；17) 停工、复工通知单；18) 工程返修结果报告表

17、；20) 材料、构件出厂合格证；21)原材料试验报告及材料代换审批单；22)试件试验报告（含数理统计、配合比报告）；23)回填土夯实检验记录；24)工程竣工测量成果（包括管道位置、标高等）；25)工程质量评定表；26) 通讯管道工程技术要素表；27)工程照片（工程面貌及施工新工艺、新技术等）；28) 其它。类别项 目名 称工程类煤气工程技术案煤气分站（厂）1)计划批文；2)建设许可证；3)工程招、投、议标书；4) 征用土地批文、协议书及红线图；5) 工程地质报告；6)工程概、预、决算书；7)        设计（包

18、括方案、扩充、施工）审批文件；8) 区域位置图；9)验收会议纪要及质量评审材料；10)施工许可证；11) 施工执照（复印件）；12)开工、竣工报告；13)设计、施工技术交底记录；14)     施工测量、放线测量；15)施工技术总结；16)单位工程竣工验收说明书及消防验收合格证；17)图纸会审和设计修改通知单及联系单；18)事故处理记录；19)隐蔽工程验收记录；20设备、材料出厂合格证、设备试验报告、原材料试化验单；21)工艺管线探伤报告；22)压力容器检验报告；23)工艺设备、管线压力试验及吹扫报告；24)设备调试及试运转记录；25)工程质量检查评定表

19、；地下管道工程（1到17项与上述相同）18) 管道探伤报告；19) 管沟回填场地平整质量验收记录；20)隐蔽工程验收记录；21)材料、设备出厂合格证；22)  管线测量报告及记录；23) 压力试验及吹扫报告；24)工程质量检查评定表；25)  施工检查记录；26)工程技术要素表；27)  地面标志桩验收记录规划设计类设计合同及设计图纸类1、勘察设计合同及相关补充协议2、委托方案设计合同及补充协议3、扩初及施工图设计合同及补充协议4、施工图审查合同及补充协议5、内外装设计合同6、外环境设计合同及相关补充协议7、其他市政设计委托合同（煤气、自来水、供热、室外排水、高低

20、压供电设计等）1、市政管网图（自来水、雨水、污水、煤气、供热、电力、有线、电话、宽带接入等）2、规划批准图、建筑批准图、扩初批准图、施工图批准图3、建筑、结构、给排水、通风与空调、消防、电气、照明、弱电全套施工图（最终版）及电子文件4、基坑处理围护图纸5、煤气施工图（煤气设计院出）6、内、外装（含室外照明）施工图及电子文件7、外环境（含电气图）设计及施工图及电子文件8、建筑、结构、给排水、通风与空调、消防、电气、照明全套竣工图9、内、外装（含室外照明）竣工图10、外环境竣工图11、弱电工程竣工图12、各阶段（施工图、内外装、外环境等）图纸会审纪要13、方案（基坑方案、空调方案等）论证结果纪要或

21、会签单14、各专业设计修改变更技术通知单15、隐蔽工程验收签证文件16、工程现场照片及录像资料监理类监理资料监理规划、监理月报、监理会议纪要、进度控制文件、质量控制文件、造价控制文件、分包资质文件、监理通知及回复、合同控制文件、监理工作总结等成果文件全套竣工档案经当地城市建设档案馆验收合格的竣工档案六套类别项 目名 称营销类业务文件价格方案开盘报告、原始价格清单、内部审批或上报集团备案的价格资料等会议纪要重要的会议材料营销策划营销策划活动方案、效果评估、媒体投放等营销策划类文件广告发布广告发布招投标、直接委托等等业务，经济合同审批（要求另外建立营销类经济合同台帐）、制作类业务销售执行处理销售过