新版OA经销商运输委托书操作指南

1、新版OA经销商运输委托书操作指南1目的：与旧版经销商运输委托书相比，新版经销商委托书增加了经销商从江西提货的江西物流部操作环节；做到客户从广东省内基地仓库无需凭借提货单即可提货，且可使仓库提前拣配从而使客户车辆能够快速地实现装车及发车；2适用范围：经销商从物流部下属各中心仓提货的订单运输委托；经销商从山东生产基地提货的订单运输委托；经销商从江西生产基地提货的订单运输委托；经销商从广东生产基地提货的订单运输委托；3经销商操作流程：从中心仓提货从江西提货从广东提货，填写委托书从山东提货山东物流部委托内容不合格，退回经销商打印提单，给司机提单 石湾物流部委托内容不合格，退回江西物流部委托内容不合格，

2、退回打印提单，给司机提单 各中心仓仓库发货委托内容不合格，退回打印提单，给司机提单 仓库发货仓库发货经销商按仓库，分别创建装载计划号提交至填写提货日期石湾物流部仓库发货提交相关仓库若委托内容需修改，则在备注栏填写OA归档 OA 上归档OA归档 OA归档 4 新版经销商运输委托书操作步骤详解：4.1 经销商发起“运输委托书”，填写运输委托内容； 经销商登陆东鹏办公自动化系统即OA系统，输入用户名及密码，见图1：点击“企业流程”中的“经销商运输委托书1”后，点击“流程启动”，再点击“经销商运输委托书” ；见图2： 进入到“经销商运输委托书”填写界面，见图3：.1委托书填写要点说明：.1.1 “填写

3、反馈信息”栏以上为经销商发起委托书时的所需填写内容，且为必填项；.1.2 经销商应保证录入委托内容的准确性，尤其是订单的正确性，确保订单是完整无误的，是可被物流部所创建成提货单号的，避免造成各物流部或中心仓的无效操作；针对订单来说，经销商自主在网上商店上的“已留货未发货”报表中检查已留货产品和数量，才能确保提货单的有效生成；见图4：.1.3 新版委托书中的提货地点有“山东、江西、广东、中心仓”四个选择；一份委托书中所含订单的库存地点只能是其中任一处，不能同时有两个以上库存地点的订单存在；见图5： 经销商填写委托书完毕，点击“处理文档”进行提交；见图6：新版委托书取消了单证部审核订单的环节，改由

4、经销商根据订单库存地点的不同，选择提交至不同的物流部或各中心仓进行审核、处理订单及安排运输；.1经销商在山东、江西或各中心仓进行提货时；如提货地点为山东时，选择“山东运输物流员”进行提交，见图7：如提货地点为江西时，选择“江西运输物流员”进行提交，见图8：如提货地点为某中心仓时，选择某“中心仓”进行提交，见图9：.1.2 选择“江西或山东或各中心仓”进行提交时，经销商提货方式与以往相同，即指定承运司机在江西、山东物流部领取提货单后，凭提单到仓库提货装车；或司机直接到各中心仓进行装车；.1.3 “江西或山东或各中心仓”在收到经销商提交的运输委托书后，会对委托内容进行审核，若委托内容存疑，则将委托

5、书退回至经销商处，经销商将在“待审批文件”中看到“标题”例：为“20090054”（委托书流水号），“当前环节”为“填写运输委托书”的一个待审批文件，意为“江西或山东或各中心仓”要求经销商修改委托书；见图10：.1.4 经销商点击标题“20090054”，进入委托书填写界面，点击右上角“流转记录”，见图11：可在“文档流转记录”栏内看到，“江西或山东或各中心仓”在退回委托书时的办理意见；见图12：.1.5 经销商根据“办理意见”进行委托书修改后，重新将委托书进行提交；.1.6 “江西或山东或各中心仓”确认委托书无误及订单正确后，进行提单打印； .1.6.1 “江西或山东物流部”在打印提单后，经

6、销商将会在“经办文件”中看到此份委托书的“当前环节”为“填写领单人”；见图13：.1.6.2 “江西或山东物流部”在承运司机领取提货单后，将会将此委托书归档；此时经销商将会在“已办结文件”中看到例：“标题”为“20090054”（委托书流水号），状态为“已存档”；见图14：.1.6.3 经销商点击此“标题”，可进入此已处理完毕的委托书界面；可了解具体由“谁领取提货单”或“承运商”或“承运商电话”等信息（以山东物流部填写内容为例）；见图15：.2 经销商在广东基地仓提货时；概括说明：提货司机将无需凭提货单在仓库提货，而是到达仓库后，向仓库申报“装载计划号”，仓库将核对提货司机是否与石湾物流部依据

7、委托书内容而在SAP系统中录入的信息一致，以确定是否向其发货；.2.1 广东基地仓仓库涵盖“清远仓、新美顺仓、洁具仓、东棚仓、大江仓、七号仓”六个仓库，经销商可将库存地点为以上六个仓库的多个订单填写在一份运输委托书中；且洁具类或瓷砖类的订单不必区分，而可填写在同一运输委托书中；.2.2 经销商填写运输委托书时选择提货地点为“广东”，见图16：选择“石湾运输物流员”进行提交；见图17：.2.3 “石湾物流部”在收到经销商提交的运输委托书后，将对委托内容进行审核，若委托内容存疑，则将委托书退回至经销商处，经销商将在“待审批文件”中看到“标题”例：为“20090055”（委托书流水号），“当前环节”

8、为“填写运输委托书”的一个待审批文件，意为“石湾物流部”要求经销商修改委托书；见图18：.2.4 经销商根据“办理意见”（参照4.1.5.1.4步骤）进行委托书修改后，重新将委托书进行提交至“石湾运输物流员”；.2.5石湾运输物流员确认委托书内容无误后，当该委托书要求为经销商自提时，即经销商自己安排车辆运输，物流员会根据订单号创建“装载计划号”（相当于提货单号）并将委托书提交至经销商处，要求经销商填写“经销商确认提货日期”；经销商将会在“待审批文件”中看到“标题”例为“2009055”，“当前环节”为“经销商确认提货日期”的委托书一份；见图19：.2.6经销商点击进入委托书界面后，可看到“东鹏

9、仓、清远仓”等六个仓库对应的空白栏位内填写的数字即为“石湾运输物流员”创建的“装载计划号”，经销商需填写准确的“预计提货日期”，且当委托内容需修改时，经销商可在备注栏中进行最后更改；见图20； 经销商填点击“处理文档”后将委托书提交至“石湾运输物员”；见图21：.2.7 石湾运输物流员将根据经销商确认的“经销商预计提货日期”，选择在“提货日期”前一天，将委托书信息发送至仓库并归档，以通知仓库做提前拣配；.2.8 当该委托书要求为东鹏物流代办运输时，石湾运输物流员确认委托书内容无误后，在创建“装载计划号”后将运输信息通报给东鹏承运商，承运商的运输信息满足经销商要求后，物流员会将委托书发送至承运商

10、处要求承运商确认承运；经销商将在“待审批文件”中，看到“当前环节”为“东鹏承运商提货日期”的运输委托书；见图22：.2.9 当承运商确认了承运信息后，经销商将在“待审批文件”中，看到“当前环节”为“石湾物流员提交仓库1”的委托书，例见图23：点击进入，经销商可看到承运商或物流员输入的确认承运信息，见例见图24： .2.9若经销商认可该承运商后，石湾运输物流员选择相应仓库后将委托书归档，经销商点击“已办结文件”，“标题”例为“2009103”的委托书，见图25：经销商也将收到系统发送的“标题”为“20090103”的邮件通知，点击后也可进入到该委托书界面进行查看；见图17：经销商广东省内仓库提货

11、（取消提货单方式）重点说明：.1 经销商在将委托书提交至石湾运输物流员后，收到的“待审批文件”（或“待办事宜”）所表述的“当前环节”分为“填写运输委托书”及“经销商确认提货日期”两种情况，前者为石湾物流部因委托书不合格将其退回至经销商处；后者为委托书合格，石湾物流部在处理后提交至经销商确认“提货日期”；.1.2经销商自提货物时，石湾物流部只有收到经销商提交确认的“经销商预计提货日期”时，石湾物流部才根据“提货日期”，提前一天将委托书信息通知广东各仓库作提前拣配；若经销商有临时安排的运输车辆，需在提货当天17：30前将委托书中发送至石湾物流部；超过17：30分后才通知石湾物流部的，车辆将无法在广

12、东各基地仓进行提货； .1.3 经销商在每日17：30分后需要对提货人信息进行调整的，仓库调度员将根据情况及时联系新版经销商运输委托书中的“联系人”，并根据联系人的确认指令安排发货；经销商务必保证填写的“联系人”及“联系电话”的准确可靠；.1.4经销商必须准确通知承运司机具体的提货仓库及相对应的装载计划号；承运司机在到达仓库后，须向发货台申报装载计划号，及出示有效证件；仓库将根据系统信息核对无误后为其装车；仓库发货完毕，打印“发货清单”交于司机签收；发货清单将作为仓库与司机、司机与货主交接的凭证；.1.5 由于广东基地仓都是按照经销商填写的确认提货日期做的提前拣配工作，经销商的延迟提货都可能造

13、成仓库待发区的拥挤，从而影响其他经销商的正常备货；因此经销商确系特殊原因，需推后提货日期的，应及时向石湾物流部报备说明，且延误时间不得超过1天；.1.6若已归档委托书中的提货司机未能在仓库提货，或因某些原因造成该批货物未能装完的，经销商需重新填写委托书，新委托书中需特别注明原委托书流水号及装载计划号；.1.7 特殊原因造成经销商临时无法使用OA的，经销商可使用无纸化传真将委托书发送至物流部营运组；非特殊原因石湾物流部将不接受非OA传递的委托书。.2.10.1.8经销商必须确保发送给各物流部的订单是在事先经过单证部审核通过后，才填写委托书，并发送给相关物流部的；避免造成各物流部将大量的时间消耗在

14、检查订单的有效性上，以至影响到各经销商的运输委托的处理速度。.2.11 经销商指定提货司机在广东基地仓库提货时的注意事项：.2.11.1 经销商延迟提货造成挤占仓库资源的，东鹏公司向客户收取一定费用；.2.11.1.1 经销商在发货区位中的货物堆放，超出“经销商预计提货日期”1天的，东鹏公司将按天收取客户的“仓租管理费”.2.11.1.2 仓库在经销商未能按预计提货日期准时提货后的第三天起，对延迟提货的经销商进行统计，每月将未能及时提货的客户名称、货物吨位（方数）、延误提货天数进行汇总后提交至销售单证部以收取经销商的“仓租管理费”；.2.11.1.3 “仓租管理费”的收取标准：陶瓷类仓库应为10元/吨/天；卫浴类仓库应为10元/立方/天；- 发出拣配指令后仓库已作拣配的，经销商又需要对提货产品数量进行变更的，因为需要仓库花费资源将已拣配产品放置回仓库，故东鹏公司也将对此行为进行收费；.2.11.2.1经销商在有需要修改已传递至石湾物流部委托书中的提货数量时，首先要询问物流部营运组该批货物是否已经拣配，若尚未生成拣配单