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文档简介

1、公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确采购内容及岗位职责、有效降低 采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程, 加强与各部门间的配合,特制订本制度。一、目的保证公司所需的产品,提高采购工作的品质管理,特制定本管 理规程。二、范围北京时代感恩励志教育文化传播中心(简称“时代感恩”)网 络商城配套的影音教材及益智玩具等和各部门工作所需的其他产品。三、职责1. 热爱本职工作,勤于创新,学习新技术,了解新产品,注意市 场信息的积累。2. 廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。3. 负责时代感恩商城所需的产品材料的采购工作。4. 负责供应商的开发、管理及维护

2、工作5. 坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。6. 大额项目必须做招标工作,其他产品(非唯一性)询价必须三 家以上的供应商或合作伙伴参与。7. 积极了解产品的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处 理。8. 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商或合 作伙伴进行付款。9. 做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。10. 完成领导交办的其他工作。四、人员配置及岗位分工1. 人员配置 :采购经理或采购总监1名,采购主管1名,采购 若干2. 分工采购经理或采购总监:1. 主持采购部的全面工作2. 主要负责本部门的规章制度及操作制度的文件制定,确保采购部所有人员能够严格顺利进行工

3、作,并遵守各项制度3. 同时负责整个公司战略物资的计划、安排、统筹,并做好与其他各部门的协调工作4. 负责对采购部所有人员进行管理培训及工作安排,按部门的工作职能做好工作5. 提升采购部门的整体凝聚力与业务能力, 并对员工的采购过程进 行监管,对下属存在的问题进行及时纠正和引导6. 监控项目物流的状况,控制不合理的物资采购和消费7. 进行采购收据的规范指导和审批工作,协助财会进行工程的审核 及成本的控制采购主管:1. 执行采购部经理安排的各项任务,做好上报下达2. 配合采购部经理对部门文件进行编制,并报由采购经理审批3. 做好采购人员的管理,确保采购人员的凝聚力与业务能力4. 在对于重要的产品

4、采购事,采购主管实时跟进,并随时上报下达5. 新产品,新材料供应商的寻找,资料收集及开发工作,对新供应商品质体系状况的评估及认证,以保证供应商的优良性米购:1. 主要产品的估价和询价及细节落实2. 供应商产品的品质初步确认3. 材料样板的初期制作与更改4. 替代产品和供方的搜寻及落实5. 采购部门有关技术、品质文件的拟制6. 与技术、需求部门有关技术、品质问题的沟通与协调7. 与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调五、程序采购部在公司经营中担负着不可推卸的重要责任,采购工作的好坏,直接影响公司产品的品质、交期、成本、风险等。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,降低成本和风险最 有

5、效的方法。在整个采购过程中,采购部需要运营、营销、技术、控制、财务、验收(通常称为验收)等各个部门的大力支持才能顺利 的完成采购工作,每个部门之间的联系需要一个标准来规划, 来提升 工作效率,减少工作失误,为公司的整体发展做出各自的贡献。(一) 请购及其规定1 .请购单要填写完整,具体应包括以下要素:(1) 请购的部门;(2) 请购产品所属项目;(3) 请购的用途;4)请购的产品名;5)6)7);8)请购的产品数量;请购的产品细节参数或规格;请购产品的样品、 图片或详细参数资料 (技术标准及使用要求)请购的产品的需求时间(使用时间);请购如有特殊需要请备注说明2. 提报规定(1)采购单应按照要

6、素填写完整、清晰 ,由公司领导审核批准后报采购部;(2)固定资产申购按照(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;(3)请购部门在提报采购单时,应要求采购部签字接收人,请购部门备份;(4)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;(5)遇公司急需的产品时,公司领导不在的情况,可以电话或其 他形式请示,征得同意后提报采购部门,并在采购单上写上说明(6)如果是单一来源采购或指定采购公司及品牌的产品,请购部 门必须作出说明。(7)采购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购 部。(8)其中涉及到明确的文化属性产品,如音像、读物资料必须填 写清楚音

7、像的基础要求,出版方、出品方、文化属性、时间长度、内 容清晰度或分辨率以及各式要求确保产品的唯一性。(二)请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点(1)采购部在接收采购单时应检查采购单的填写是否按照规定填写 完整、 清晰,检查采购单是否经过公司领导审批;(2)接收采购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不 采购, 图片或详细参数资料不全不采购,库存已超储积压的物资不 采购的原则;(3)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、采购单的分发规定(1)对于采购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;(2)对于紧急请购项目应优先处理;3)无法在请购部门需求日期办妥的应通知请

8、购部门;4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议3、采购周期的规定(1)常规商品采购周期在 7 天时间;(2)遇到紧急采购,应汇报公司领导采取快速优先采购的策略,紧急采购商品周期在 3 天时间内;(三)询价及其规定1询价应认真审阅采购单的品名、产品属性、规格、参数,了 解产品及其技术要求的各项信息, 遇到问题应及时的与请购部门领导 (需求部门)沟通;2 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购3 对于紧急请购项目应优先处理;4 所有采购项目必须向供方源或服务商直接询价, 原则不能通过 中间商询价;5 对于请购部门需求的产品如有成本较低的替代品可以推荐采购 替代品;6遇到重要的产

9、品或预估单次采购金额大于 5 万的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报,并说明基本情况;7 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;8. 单次采购总金额在 5000元以下且单项不高于 500 元的项目可 以由采购部自行采购;单次采购总金额预算在 5000 元以上的所有项 目都应要求至少三家上的供应商参与比价(单项单价低于 500 元除 外);单次采购总金额预算价格在 20 万元以上的项目应由采购部组 织招标,公司相关领导参与监督;单次采购总金额预算价格在 100 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;9比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力, 具有提

10、供或完成我公司所需产品和项目的能力;10. 在询价时遇到特殊情况应及时报请公司领导批示。(四)比价、议价1 对供应商的供应能力和产品质量,交货时间及服务品质进行确 认;2对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他公司的价 格最低,所报价格的综合条件更加突出;3重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力, 资质进行验 证和审查, 如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;4参考目标或理想价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈判;5. 在比价或跟供方谈判之前, 了解采购的产品市场行情和预采购方 的优点和缺点,以便在谈判议价的过程中掌握主动权(五)合同的签订及其规定1 合同是当事人或当事双方

11、之间设立、变更、终止民事关系的协 议。依法成立的合同,受法律保护。(1)合同正文应包含的要素:合同品名、编号、签订时间、签 订地点; 采购产品、参数规格、数量、单价、总价及合同总额,清 单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分; 音像资料必须填写 清楚音像的基础要求,文化属性,时间长度,内容清晰度或分辨率包 装要求; 合同总额应含税,含运达公司的总价, 特殊情况应注明; 付 款方式; 交货日期; 品质保证期; 品质要求及规范; 违约责任和 解决纠纷的办法; 双方的公司信息; 其他约定。(2)合同签订及其规定1 )如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;2)拟定合同条款时一定要将各种风险降

12、低到最低; 3)为防止合同数量追加或追加无依据,采购时要求供货方提供报 价清单;4 )质保期或合作期限及使用时间一定要明确从什么时候开始到什 么时间结束,产品类并应尽量要求厂商延长产品质保期;5 )详细约定发票的提供时间及要求;6 )针对不同的合同约定不同的付款方式,如产品类的合同一般应分按照预付款、验收款、品质保证金的顺序明确付款额度、付款时间 和付款条件等 ;7)与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付款;8)违约责任一定要详细、具体;9 )合同签定应按照统一的格式进行合同审批单流程;11)合同审批单流程通过后应由公司负责人签字,加盖公司合 同章方可生效;12)如本合同的商品系乙方根

13、据甲方的设计等智力成果加工制作而 成,则乙方保证不向任何第三人透露, 否则造成甲方损失的由乙方赔 偿。13)合同双方未经对方同意, 均不得将合同内容及相关各自商业秘 密向任何第三人透露,否则赔偿给对方造成的一切损失。14)签订的所有合同应及时报送财务部门并归档;(六)付款及合同执行1 付款规定(1)所有已签订合同付款时应按照合同规定的付款;(2)按照进度付款的采购产品必须确保验收合格方可付款;3)按照公司规定和合同约定达到付款条件时,该付款审批单巡签完毕后提交财务部付款;(4)财务部门在接到付款审批单后根据签署的合同和付款审批单付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款 的应及时

14、的通知采购部。2 合同执行(1) 已签订合同由采购部负责采购人员负责跟进,由采购部负责 人进行监督,如出现问题, 采购部应及时提出建议或补救措施,并及 时通知请购部门领导及公司领导;(2)已签订的合同在执行期间,应及时掌握产品情况,跟踪并督 促其保质保量,按时履约;(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜 应及时协商并签订补充合同;(七)验收与入库1. 报验(1)供应商已经履行完毕的合同,产品进公司时采购部应及时的 通知接收人员 (商品类一般为保管员或库管, 信息资料类则有所需部 门或技术部门)进行确认验收;(2)对材料验收标准参照合同或公司技术部门的相关要求执行;3)达到验收和报验条件的产品应在第一时间报请验收部门进行验收;(4)验收部门(需求部门)在接到报验通知后应及时报验,对于 验收不及时延误生产部门使用或不能入库的情况验收部门应负主要 责任;2 入库(1)公司所有的采购产品在入库前均应通过验收部门的验收;(2)产品在运达公司后采购部应及时通知验收部门 (需求部门) , 由保管员及时安排卸货与搬运;(3)验收部门(需求部门)未及时验收的产品,仓库在收到送货 清单后应将其作为暂存物资接受;(4)验收部门(需求部门)已经验收的产品仓库应及时的入库, 并及时出具入库清单;(九)争议或退货在商品或信息资料类采购过程中

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