公司档案管制制度范本

1、公司档案管理制度（范本）档案管理制度一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷 机密安全。二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档 案并履行清交手续。三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对 本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会 议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司 发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办 公室负责归档。五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技 术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。六、各类承包合同、商务合同、协议的

2、正本原件由财务部归 档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息屮心实 行电脑化管理。七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、 市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。八、归档资料必须符合下列要求: 文件材料齐全完整; 根据档案内容合并整理、立卷; 根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、 立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需 先请示分管领导。十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴 定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的

3、酌情处置。卜一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。公司档案管理制度（实用版本）1档案管理制度XY/GL-10为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档 案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率， 特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。一、各级档案管理员职责（一）公司办公室负责公司级档案资料的保管，各部门只负责 涉及本部门业务的档案资料的保管;（二）各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做 好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立冃、归档等 工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档

4、及时准确;（三）档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防 盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全;（四）各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保档案查阅快捷、准确。二、档案分类（一）法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司 发行的各种标准、规章制度等。（二）公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关 行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。（三）计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、 经营质量计划、营销计划、财务计划等。（四）总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门 的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。（五）凭

5、证性文书材料。包括公司各部门上报的、在R常活动 屮形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和 文本。（六）证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、 土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类 荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（七）汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资 料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类 文书资料。（八）劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整, 员工培训、工资审核记录，员工档案等相关资料。（九）声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或 政治、文体娱乐活动中，以及在外学习

6、、考察时或外部门提供的，以声像 形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、 影片资料等。各部门在档案管理工作屮，凡是涉及以上资料的，应在本部 门内进行分类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各 类档案资料，办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理。三、档案管理程序（一）建档。档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性 质进行合理分类，建立电了档案和纸质档案，确保电了文档记录与纸质档 案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后，正件在前、附件在 后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定 稿Z后”原则进行建档。对于没有名称的资料，档案管理人员必 须命名。（二）编号。

7、同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行 排序。每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在档 案登记目录表（见附件一）屮填写名称、R期等信息，以便查 阅。（三）保管。各部门应具备档案柜，对档案柜及其钥匙进行编 号。可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋 上必须标注清楚档案分类名称、年份等。（四）存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料 的保持价值分为1年，5年，10年。1 永久保存:（1）公司章程、制度、合同 （2）组织规程及办事细则董事会、管委会记录 财务报表 政府机关核准文件 不动产所有权及其他债权凭证工程设计图(8)其他经核定须永久保存的文书2

8、10年保存:预算、决算书类会计凭证(3)事业计划资料(4)其他经核定须保存10年的文书3.1年至5年保存:(1) 期满或解除Z合约(2) 其他经核定保存5年的文书(3) 会议纪录4.1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。四、档案日常管理（一）借阅1 借阅手续:（1）公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。 因工作需要，公司的其他人员需借阅档案时，由借阅人填写借 阅档案申请表（见附件二），经过部门负责人审核并由办公室主 任签字批准后，方可借阅。如果审核人或批准人不在公司，可以 由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理， 待审核人或批准人回公司后签字确认。（2）绝密级档案

9、禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览, 不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4 小时。（3）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表（见附件三）上注明借出日期和归还日期，以备 及时催还。（4）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹, 填写归还日期，取消借阅记录。2.借阅人须爱护档案，保持整洁，不得转借、拆卸、遗失、 调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得 复印和摘抄档案。3. 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部 门负责人书面请示，经办公室主任批准。4. 借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案 时，应变

10、更借阅登记，不得私自授受。5. 会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。 外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导 同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印， 应经财务负责人同意方可办理。（二）销毁1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2 凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可 销毁；一般的档案资料，由部门负责人批准后方可销毁。3.每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电了的档 案资料销毁清册（见附件四），报公司主任审核批准，并指定其监销人后 方可进行销毁。档案资料销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人 意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。4销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章。档案 资料销毁清册需永久保管。5保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的 债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考 价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1 需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表（见附件五），报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。 档案移交登记表需注明：移交档案目录、移交方签章、监交 人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案 移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永