浅谈数字化档案中的照片档案数据库建设

1、对照片档案数字化加工的探究一、照片档案数字化的重要性当今社会越来越趋向数字化信息社会发展，对于档案事业来说，为了适应经济的发展、社会的需要，更好的服务社会，档案馆的数字化建设势在必行。对于浩瀚的档案馆藏来说，照片档案只是其中极少的部分，但是照片档案三大特点决定了它不可替代的地位，它的特点是：客观性、直观性、形象性。客观性是说它能真实地记录历史的瞬间；直观性是说照片档案给人以真切的感觉，使人一看便知道这是什么，不是什么；形象性是说有些难以用文字说清的事件，通过一份照片档案就可以描绘出来，照片档案的形象性是一般文字档案不能代替的。这些特点决定了照片档案在档案中的重要作用。档案馆数字化主要包括了文书

2、档案数字化、照片档案数字化和声像档案数字化等。其中照片档案能形象的反映一个地区的经济状况及发展状况，能显示出一个时期、一个阶段的政治倾向、思想面貌，是文书档案的重要补充。因此，照片档案的数字化在数字档案馆建设中突显了它的重要地位。传统的照片档案载体特殊、容易损坏、不易保存，有一些照片没有底片，一旦损坏就无法恢复。照片档案实现数字化管理应运而生，是档案现代化建设的大势所趋，也是人类社会发展的必然结果。照片档案数字化后，调看照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。二、照片档案数字化加工我主要从以下几个方面来谈照片档案数字化加工的具体操作、操作过程中存在的问题、以及我们对部分问题的做法。照片档

3、案数字化加工主要分为：检索目录的数字化、照片档案的扫描、检索目录与扫描形成的图像的挂接三个阶段。（一）检索目录的数字化检索目录可以说是查阅档案的指南针，检索目录的数字化是档案馆全面实现数字化的前提条件，对于馆藏近十万卷的档案馆来说，检索目录就有大约一百万条，因此，检索目录的录入既要有一定的速度，更要保质保量。我局采用的是量子伟业PDE6.0档案管理系统，档案管理系统检索目录添加主要有两种方式：1、卡片式添加检索目录卡片式添加检索目录是大多数检索目录录入人员采用的方式，也是软件开发公司推荐的方式，它的主要优势在于：（1）录入内容清晰。录入人员对录入内容的正误一目了然。（2）通过“最新目录”可以直

4、接调出最新录入的检索目录，不变项将会自动生成，只需对顺序号、照片名称等可变项进行修改并保存就会生成一条新的检索目录。卡片式添加检索目录虽然有两大优势，它也存在一定的劣势：（1）不能自动生成顺序号。同一案卷下的照片检索目录，顺序号都是按照步长值为1递增的等差数列，系统却不能自动按步长值为1递增生成，只能通过手工修改进行录入，这样就增加了可变项，也就变相的增加了我们的业务量。（2）几个人同时录入检索目录，互相之间受干扰。如果几个录入人员同时进入同一个全宗的同一个模块进行检索目录录入，调出“最新目录”时，未必调出的是自己录入的“最新目录”，而是在同一时间最后进行保存的目录，这样的话，调出“最新目录”

5、的速度慢的话调出的“最新目录”总是别人录的检索目录，要想添加新检索目录就要进行案卷号、顺序号、照片名称等的修改，也就是增加了案卷号等本可以为不变项的可变项。2、列表添加检索目录列表添加可以直接在档案管理系统中进行列表添加，但是现在我为大家介绍的是在系统外先制作好表格，最后进行添加。我们在系统外（可以是硬盘或桌面上）建立一个Excel表格，其中包括档案管理系统检索目录中所有的项，我们在表格中进行录入，这样的话，全宗号、案卷号以及顺序号等不变项及有一定规律的可变项都可以通过“填充”进行录入，不用每条检索目录都修改顺序号，而且多人进入同一模块互相之间也不会受到干扰。但是列表添加也有一定的弊端：（1）

6、要求操作人员精力要高度集中。它不再是对每个完整的检索目录进行录入，而是逐项进行录入（例如：我可以通过“填充”把本案卷所有的顺序号都录入表格内，再对应顺序号分别录入照片名称、人名、页号、页数、拍摄者等），这样很可能出现照片名称与页号、页数、拍摄者等项的不一致。（2）操作人员要熟悉Excel表格的操作，否则通过列表添加不仅不会提高录入速度，反而会影响到录入的速度和质量。在Excel表格中录入的内容完成后，将表格内容进行复制，在“列表添加”中进行粘贴，整个列表添加的操作就完成了。选择列表添加或卡片式添加，要根据自己的实际情况进行取舍，不可以盲目的追求创新。无论选择哪种录入方式，只要操作熟练都能达到熟

7、能生巧的地步。（二）照片档案的扫描照片档案的数字化一般分为：传统照片档案的数字化及电子照片档案的数字化。目前馆藏较大的是传统照片档案，所以，照片档案的扫描成了照片档案数字化的主要部分，也是工作量最大，要求质量最高的工作。整个扫描过程要求相关人员严格按照有关业务技术标准开展工作，保证照片档案的真实性、原始性。1、照片档案扫描的准备工作照片档案扫描系统我们采用的是星震零边距档案扫描系统v3.0，有的同志会说：“拿了照片档案扫描就行了”，任何工作都是互相联系的，我们检索目录的数字化、照片档案的扫描，都是为了检索目录与扫描形成的图像之间的挂接，只有让它们一对一的挂接上，我们才能真正实现网上浏览照片档案

8、，我们的数字化档案馆才能真正发挥作用。只是检索目录或只是图像，没有了它们之间的链接就无法实现检索目录与照片档案的统一。因此，我们要明确照片档案的扫描与挂接之间的关系。照片档案的扫描主要就是为了实现挂接，在扫描工作开始前要熟悉挂接工作的要求和工作原理，否则，将会事倍功半，重新调整，增加业务量。2、照片档案的扫描工作照片档案的扫描工作主要分为三个步骤：新建项目、扫描照片档案、对扫描形成图像的处理。（1）新建项目照片档案的扫描工作首先要建好扫描路径，扫描路径层数不是越多越好，而是要符合挂接需要。首先，在D盘（任何一个硬盘上均可）上建一个“照片扫描”文件夹。然后，进入扫描系统“新建项目”模块，选择事先

9、建好的路径如：“D：照片扫描”，项目名称为了醒目一般为全宗名称如“13号全宗档案局照片档案”。新建项目时需要注意两点：一是先选好存放路径，以后再编写项目名称，两者的先后顺序不能颠倒；二是“数字编号将文件名补齐”的数字位数一定要与录入检索目录的顺序号的位数保持一致，在检索目录与扫描形成的图像挂接时，软件是通过辨别顺序号的一致性来进行对应链接的，所以位数是否一致关系到挂接是否成功。（2）照片档案的扫描进入扫描系统，我们会看到我们事先建好的项目“13号全宗档案局照片档案”下自动生成一个文件夹“NewFolder”，一般我们把这个文件夹命名为案卷号（如：001），而在此文件夹下建立的子目录命名为顺序号

10、（如：001）。所有文件夹建好以后，我们就可以进入正式扫描阶段，照片档案的扫描与其他文字档案的扫描操作是基本相同的，将照片档案放入扫描仪中点击“顺序扫描”进行操作即可。对照片档案的扫描无论是彩色照片还是黑白照片，一般都采用彩色扫描而不用黑白扫描，彩色扫描虽然占据的内存较大，但是图像清晰，利于网上查阅，照片档案不像文字档案，照片档案扫描成黑白图像有些失真，就失去了照片档案的利用价值。（3）对扫描形成图像的处理照片档案的扫描操作较为简单，但是对扫描形成的图像进行处理的操作较为繁杂，图像的处理不是要让图像更为美观，而是要对损坏或含有杂质的图像进行恢复或清除，使照片档案恢复原貌，保持照片档案的原始性。

11、对扫描形成的图像进行处理的过程中，使用A4版扫描仪不用进行“纠偏”操作（仪器自身带有纠偏功能），我们对照片档案的扫描使用的是彩色扫描也不需要进行“去噪”操作，主要运用的是“裁减”、“合并”、“拆分”等操作，如果照片档案较平整，也就不需要“清除”、“擦除”等操作了，所以在此我主要介绍一下图像的合并与拆分：图像的合并我们在收集照片档案的过程中不可避免的会收集到许多大幅的照片，长度或宽度超过A4版，而我们的扫描仪器的长度是一定的，不可能满足所有照片档案的扫描需求，这就需要我们采用图像的“合并”技术，保证整张照片转换为电子图像。我们把照片档案分多次进行扫描，形成图像1、图像2、，我们再对扫描形成的多张

12、图像进行拼接，为了找到合适的拼接切入点，在扫描的过程中图像1与图像2（图像2与图像3、）之间要有一定的重叠，我们在拼接前要把重叠的部分进行“裁减”，裁减选中的部分就是我们所要保留的部分，裁减时要遵循一定的原则：如果照片中有人物，我们要尽量让人物保证完整，所以要以一个完整的人物为切入点进行裁剪；如果照片中没有人物，而是有文字，我们要以竖线为裁减的基准线进行裁减。无论是哪种情况，我们进行裁减一定要找准切入点或基准线，才能使拼接的图像天衣无缝，做到误差最小，更接近照片档案的原貌。我们选中裁剪好的两张图像点击“合并”即可将两张图像合并为一张完整的图像，使扫描形成的图像与照片档案基本保持一致。图像的拆分

13、照片档案太大了就要进行“合并”处理，而有些小的照片档案为存放方便，在一页相册上存有两张或者多张照片，这时我们就要将每份照片档案分离出来，这就要进行“拆分”处理。“拆分”可以说是“合并”的逆操作，但是拆分是将几个相互分离的照片档案进行分离，它所遵循的原则是：“左为上右为下”。拆分与合并都是左右进行的，不管扫描形成的图像是左右的还是上下的，都要调整为左右放置才能进行这两种操作，左边代表的是上边，右边代表的是下边。例如：一页相册上保存了两张照片，上边一张为A，下边一张为B，扫描的时候形成的是一张“上边为A，下边为B”的图像，我们要把A、B分离开，就要将图像向左旋转90，使图像变为左边是A，右边是B，

14、选中图像，在A与B的衔接处进行“拆分”操作即可将两张照片档案进行分离，而且顺序号也不会混乱。（三）检索目录与扫描形成的图像的挂接检索目录与扫描形成的图像的挂接是照片档案数字化建设过程中的一个飞跃，标志着传统照片档案真正转换为数字化照片档案。检索目录与扫描形成的图像的挂接是在PDE6.0档案管理系统中进行操作的，在挂接的过程中需要注意三方面的问题：1、图像文件格式的转换。我们扫描的时候一般将图像扫描为Tiff不压缩的单页Tiff文件格式，采用不压缩格式扫描的图像可以为以后照片档案发挥保密性作用打下基础，对不予公开的照片档案可以不进行挂接，为以后照片档案数据库进一步完善做好准备。现在我们要进行挂接

15、，必须将扫描好的照片档案的图像通过扫描系统转换为多页Tiff文件格式，以保证一条检索目录对应的是一个以顺序号命名的文件夹下的所有图像，只有将这些图像压缩到一个“多页Tiff格式”文件下，才能保证此文件夹下的所有图像都挂接在本目录下。2、查询。我们进行挂接的时候主要采取的是“批量挂接”，上文已经提到检索目录与图像之间的挂接是通过顺序号链接的，所以我们为了保证挂接正确无误，挂接操作前要通过档案管理系统的查询功能将所要挂接的整个案卷的检索目录调出来，同一案卷下，顺序号是不会重复或缺少的，这样检索目录与我们扫描时所建的以顺序号命名的文件夹对应的图像就一致起来了。3、挂接查询出来的案卷下的检索目录数与转

16、化后的多页Tiff格式的图像数量一致，我们便可以进行“批量挂接”。挂接操作的完成表示我们的传统照片档案真正转化为数字化照片档案，我们可以通过PDE6.0档案管理系统进行查看检索目录及照片档案的原文，根据需要对照片档案进行多次调阅或输出。以上是我在照片档案数字化加工过程中的具体操作，及对其中存在的部分问题的具体做法，照片档案数字化加工过程中的各个阶段之间都有着密切的联系，我们要让每一个阶段的操作都连贯起来，这样才能够把照片档案数据库建设的更完善。三、对照片档案数字化加工的体会要想不断完善照片档案数字化建设，我们不仅要学习技术操作，而且要树立良好的思想观念。通过工作实践，我深深体会到：（一）严格要

17、求是实现高质量的照片档案数字化的首要条件档案馆的数字化建设，尤其是照片档案的数字化建设要求工作人员要有高度的责任心和信心，在时间短、任务重的条件下要有创造良好成绩的决心。晋升国家二级档案馆是我们的目标，但是我局领导一直对我们严格要求，时刻提醒我们数字化档案馆的建设包括照片档案的数字化建设不是为了完成工作目标而建设，是为了顺应社会发展的趋势，是为了方便广大群众对档案的查阅而建设的，因此，我们要保证工作的速度，力争完成本年的工作目标，也要保证数字化档案馆的使用性，要保质保量的完成工作目标。（二）创新是实现高质量照片档案数字化的灵魂任何一个会操作计算机的工作人员都可以参与照片档案数字化加工的工作，但是他们与能胜任的工作人员的差别就在于是否敢创新，是否懂得总结经验教训，是否能做到“五勤”（手勤、腿勤、口勤、