商务部管理制度

1、商务部管理制度为了进一步加强公司的规范化管理，树立公司品牌形象，更好的扩大 市场份额，迅速提高工作效率，特制定本制度。第一章商务部主要职能及责任第一条 工作内容1、 负责客户的商务谈判工作；2、 负责公司设计跟踪和回访的工作；3、 负责项目合同的评审并对合同的执行状况进行跟踪；4、 负责商务标书制作；5、 负责项目报价的制定；6、 负责资质文件的管理；7、 负责信息数据收集、分类整理、提升收入；8、 负责向合作方提供公司相关资料和用于招标的资质文 件 ；9、 负责进行业务款项的回收；10、 负 责 与 设 计 院 和 工 程 顾 问 公 司 的 沟 通 与 合 作 ， 搜 集 设 计 师 已

2、近 设 计、正在设计和计划设计的项目信息，关注设计师项目进展；11、 负 责 建 立 设 计 院 和 工 程 公 司 档 案 ， 制 定 并 执 行 技 术 交 流 计 划 ；12、 负责组织实施公司的对外宣传和交流会工作；13、 负责接待客户来访、安排客户考察等工作；14、 、 负 责 产 品 的 出 、入 库 等 库 房 管 理 工 作 ， 并 每 月 末 与 财 务 进 行 核 对 ；15、 负责往来账项的管理，并于每月末与财务进行核 对 .第二条 责任1、 对商务标书的合格性负责；2、 对项目报价的合理性负责；3、 对设计院、工程顾问公司档案管理的规范性负责；4、 对来访客户、考察客户

3、的满意度负责；5、 对收入数据与合作方沟通，配合运营解决问题第三条 权限1、 有权对标书提出审核意见；2、 有权调阅设计院、工程顾问公司档案及项目相关信 息 ；3、 有权对设计部的成果提出修改意见；4、 有 权 对 项 目 报 价 提 出 修 改 意 见 ；5、 有 权 对 投 标 策 略 有 建 议 权 .第二章商务部管理规定及相关流程第一条 合同标书及技术资料管理规定为强化公司合同管理，保障公司业务规范化、制度化运作，减少和防 范法律风险，特制定本规定。合同的订立合同是作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，故凡在 经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。合 同

4、 采 取 书 面 形 式 ，所 谓 的 书 面 合 同 指 正 式 合 同 文 本 、备 忘 录 、传 真 、 信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要 采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司总裁同 意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。公司由财务部、商务部对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、 履行、变更、解除和终止等重要事宜由总经理实行指导。禁 止 倒 签 合 同（ 即 事 实 上 履 行 完 毕 或 已 开 始 履 行 后 再 行 补 签 合 同 ） 。因 倒签合同引发争议的由经办人承担责任。非制式合同由经办人自行拟稿，合同内容包括

5、标的，数量和质量，价 款或酬金履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。合 同 正 本 订 立 一 式 四 份 ， 双 方 各 执 两 份 ， 财 务 部 、商 务 部 各 留 存 一 份合同审批权限及流程 公 司 合 同 由 商 务 部 负 责 拟 定 ，填 写 合 同 审 批 表 ，提 交 公 司 财 务 部 进 行审核，其最终签署权由公司总经理签订。第二条 合同、标书及技术资料的归档管理1、 合同管理：1 ）合同正本及合同审批表应 交 与 商务部归档保管，各部门 应自留复印件备档。2）个人不得擅自散存应归档的合 同 ，否则给公司造成损失的，公司保留追究其责任的权利。3）商务部应遵循完备

6、、整齐、分类检索和易于查找的原则对其管理的合同进行编号归档及妥善管理。4）加盖合同专用章的空白制式合同由商务部负责保管，填写作废的合同不得随意处置或销毁，应在登记后统一进行销毁。2、 工 程招标文件及技术资料的管理：1 ）商务部招投标负责人应认真履行职责，按照招投标档案目录做好本职范围内有关资料的收集、审查，相关各部门审核签章要注明审核日 期，对不完善的工程招标文件的做到不移交、不接收。2）项 目 招 投 标 工 作 结 束 后 ，应 将 该 套 项 目 的 整 套 资 料 收 集 齐 全 交 由 商 务部备档，因特殊情况资料暂缺的经办人须负责在十个工作日内将资料补齐3）与 工 程 有 关 的

7、 技 术 资 料 、资 质 认 证 、检 验 资 格 证 书 等 应 统 一 编 档 进 行管理，凡公司各部门相关人员需要借阅者，应办理相关的借阅手续 经部门经理审核同意方可借阅。4）所有资料原则上借阅不许带出办公室，如有损坏要追究其责任。档案资料需复印的，必须经相关负责人批准。5）公司内部技术资料要加强安全防范，严 格保密，确保各类档案、文件资料完好无损。6） 对无保存价值的技术档案资料 ，经鉴定准 予销 毁，但须经领导批准，会同监销部门共同采用碎纸机进行销毁。第三条 合同的追踪控制1、 合 同 在 签 订 之 后 ， 原 则 上 整 个 过 程 应 当 由 经 办 人 负 责 全 过 程

8、的 执 行 ， 经 办 人 员 要 做 到 对 合 同 的 内 容 、 每 一 个 细 节 要 有 充 分 的 了 解 。、2、当合 同 在 执 行 过 程 中 出 现 任 何 新 的 重 大 的 事 实 情 况 时 ，经 办 人 应 及时向部门负责人汇报，以寻求对策。3、 合 同 在 执 行 期 间如发 生 人 员 变 动 的 ， 如该人员只是在公司内部调动，则 由 该 人 员 继 续 负责。有 特 殊 情 况 的 可 以由原经办人向新经办人完全、充分说明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了 解的地方，原经办人要负责说明。如原经办人离开公司，要将合同执行 的 全 部 资 料

9、交 接 下 来 ，经 部 门 让 人 确 认 无 误 的 ，方 可 办 理 离 职 手 续4、合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交商务部门入档，经办人要对入档材料的真实性负责。5、商务部对已到期合同的履行情况进行追踪确认，以及发现和 防范法律风险，公司各部门应给予支持和配合。6、商务部对所签订的合同及应收账款负全部责任。第四条 合同的争议解决1、 经办 人 是 合同 争议 解 决 的 第 一 责 任 人， 有 义 务 全 程跟进 争议的解决。2、 法务部负责 指 导和 协助 处 理 合 同 纠 纷 。3、 合同争议进 行 诉讼 /仲裁 程 序 前 ， 由 主 办 部 门 负 责 处 理 ， 商 务 部 、法 务部 协 助 支持 ，合 同 争 议 进 行 诉 讼