开放性体育场馆档案管理的研究

1、开放性体育场馆档案管理的研究!Q:丝ScienceandTechnologyInnovationHerald开放性体育场馆档案管理的研究吴建萍(浙江省杭州黄龙体育中心浙江杭州310007)管理科学摘要:开放性场馆的档案管理很早就提上了议事日程,可是就我国目前档案管理的发展情况看,这方面的制度还很不成熟.本文先对开放性场馆的档案管理现状进行研究,最后对挡案管理制度的发展提出一些设想.关键词:开放性场馆体育馆档案管理制度中图分类号:F406.14文献标识码:A文章编号:1674-098X(2010)04(c)-0200-011开放性场馆档案管理工作现状简析1.1档案管理机制不健全直到20世纪80年

2、代我国档案法刚出台,档案管理才被作为研究对象被提上学术研究日程.然而在实际管理中,大部分体育馆对档案缺乏足够的重视,造成档案管理机制不健全.建档意识不强,建档范围不明确是主要问题.由于统一标准,缺乏统一管理,很多文件材料没有进行整理归档,只是杂乱地放在一起,管理混乱,对许多案卷没有进行分类,标gl,缺乏系统性和完整性,给查找利用带来困难;各种档案受重视程度不一,如办公室对体育馆的日常管理档案还比较重视,但对业务部门提交的业务档案没有统一的要求,各种形式档案残缺不全.如此的档案资料装订起来很是麻烦,即使装订,也不美观;更不用说电子档案了.可以说,在数字化技术相当发达的今天,我国档案管理制度相当滞

3、后.1.2对档案管理不重视在档案管理制度尚未成熟的时期,许多场馆领导人员的档案意识和依法治档观念不强.档案管理人员更是欠缺专业素质,使得档案管理工作进展艰难.体育馆档案作为体育馆发展变化的历史见证,是体育馆管理的重要依据,具有重要的参考保存价值.然而管理档案的人员多由办公室的行政工作人员兼职,在进行档案的收集,整理,归档工作时,缺乏档案收集意识和统一整理标准.这使得很多应当归档的档案因散落在不同经办人手中,终会导致档案材料的不完整,不系统.档案管理的专业性要求很高,没有经过专业培训的人无法运用科学的方法进行系统整理.正是由于各场馆对档案管理不够重视,才会造成现在这种混乱局面.1.3档案结构不合

4、理目前,我国法律对开放性场馆的档案范围规定不是很明确,许多场馆的档案管理人员在进行归档时没有合理的依据.大部分体育馆仅将工作计划,工作总结,工作年鉴等报送档案室(馆),而其他的概不作为档案室(馆)保存的对象.其实档案的范围远远超过这些文件.作为各场馆的专门档案,不仅在内容上要求涵盖各种管理活动,业务活动中形成的档案,如行政管理档案,业务档案等,还应在载体形式上涵盖所有的载体,如纸质档案,电子文本,图片,音像等等.那些未被归档的文件从某种程度上说是资源的流失.只有明确了档案的范围,才能保证档案结构的合理性.1.4档案管理缺乏系统性,分类方法不明确档案管理作为一门管理技术,就是为了能辅助各部门顺利

5、的管理决策.完整,系统的档案信息是顺利管理决策的保证.但是,由于缺乏统一的管理制度,没有专业的管理人员,档案的管理也一度陷入混乱.在庞大的档案信息中,没有像正规档案室(馆)般地登记造册,分类编目,使缺失的档案无法保持其完整性.更不要说在归档时按照一定的主题进行分类标引,形成一套完整的分类方法,以便进行二次文献和三次文献的开发了.这也在一定程度上造成馆藏档案资源的浪费.2对完善开放性场馆档案管理的一些建议2.1增强加快档案管理现代化工作的重视程度随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难;管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只

6、有加强对档案管理的重视,实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题.首先,要明确档案管理工作的基础地位和管理现代化的重要作用,在广大工作人员中加大档案工作的宣传力度,让各场馆的工作人员认识到档案管理工做的重要性,支持档案管理工作.其次,提高管理人员的专业素质,掌握现代化管理技能.档案管理数字化,信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向.所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识,信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综台型档案管理人才.再次,增强档案管理的硬件设施,如设置专门的档案室,购置专

7、用档案柜及档案盒,并配备计算机,打印机等现代办公设备.这样在整理档案时,工作人员就可以利用现代先进的技术.由档案的性质决定,档案的整理工作有很强的重复性,利用计算机人工模拟技术进行立卷,并用打印机将案卷打印出来,会减少很多手工工作带来的麻烦,提高办事效率.2.2完善档案管理制度完善的管理制度是做好一切工作的基础,档案管理也不例外.前文中分析道,现在档案管理工作中很多不足都是由于制度200科技创新导报ScienceandTechnologyInnovationHerald不完善,标准不统一所致.因此要做好开放性场馆的档案管理工作,完善管理制度是关键.首先,建立科学的档案组织管理和运作机制,要把科

8、学的管理制度明文规定出来,而且在档案管理的每一个环节从收集到利用上都制定出相应的规章制度,保管要求,保护措施和提供利用等方面都必须制度化,规范化.其次,建立和落实各级档案管理工作责任制,明确个人职责,使档案管理的各项工作都落到实处.三是建立健全各项规章制度,使档案管理傲到按章办事,按规定操作,有条不紊;做到妥善保管,万无一失.2.3明确档案资料管理的主体.理顺档案管理程序档案资料的主体也就是对档案范围进行认定.国家档案局出台的各级国家档案馆收集档案范围的规定,对档案的范围进行了一定的归纳.各档案馆依照规定将有用的信息归档.然而,开放性场馆的档案作为专门档案,除了拥有普通档案的一般属性外,还有其特殊性.这种特殊性决定了对开放性场馆的档案范围有特殊定位.如前文所述,作为各场馆的专门档案,不仅在内容上要求涵盖各种管理活动,业务活动中形成的档案,如行政管理档案,业务档案等,还应在载体形式上涵盖所有的载体,如纸质档案,电子文本,图片,音像等.工作人员只有认清这一点,才会在管理工作中实现资源的合理利用.另外,在档案管理程序上也要加以改进,除了要严格按照规章制度办事以外,还要加强对档案的科学分类,按照各场馆的实际运作情况对档案进行细致的分类便于以后的查询利用.总之,开放性场馆的档案资源不仅对其场馆自身的运作起到重要的