对西安高新技术产业开发区档案工作调研的思考

1、对西安高新技术产业开发区档案工作调研的思考西安档案3/2oo3?兰台论苑?一,高新区档案工作的现状西安高新技术产业开发区成立于l991年6月,同年被批准为国家级高新产业开发区.经过开发区建设者的共同努力,现已完成规划面积34平方公里,建设有软件园,火炬园,创业园,环保产业园,医药工业园,新材料园,光电子园等六个专业园区和大学生物园,交大科技园,西工大科技园,西安电子科大科技园等四个大学园区,以及长安科技产业基地,形成了”十园一基地”的产业发展格局.现有入区企业4100多家,其中技工贸收入过2O亿元的企业有3家,过lO亿元的企业9家,过亿元的企业6l家,过5000万元的企业有96家,过千万元的企

2、业有267家;年销售收入过亿元的产品25个,过5000万元的产品6O多个.累计完成技工贸总收入1250亿元,年平均增长67.3%,完成工业总产值855亿元,年平均增长69.4%,拉动西安经济增长4.53个百分点.西安高新区在产业实力,经济规模,体制创新,成果转让及园区建设和对外形象等方面走在了全国53个国家级高新区的前列,在国家科技部组织的多次评估中,西安高新区一直位于前四名,并多次被评为”国家级先进高新技术产业开发区”.与开发区发展相适应,西安高新区管委会的档案工作也取得了相应的发展.主要表现在以下几个方面:1.档案工作纳入了高新区的建设和管委会的各项管理工作之中.高新区管委会从组建开始,就

3、把档案工作14提到议事日程,明确分管领导,配备专职档案干部,购置档案工作设备,解决档案工作需要的人,财,物等问题,为档案工作的开展创造了很好的条件.2.建立了档案工作的各项规章制度.按照国家,省,市有关档案工作的法规,结合开发区档案工作实际,制定了西安高新区档案管理暂行规定,西安高新开发区管委会档案分类暂行规定,西安高新开发区管委会各类文件资料归档范围及保管期限规定等l4项规章制度,并在档案工作中付诸实施,使档案工作有章有循,有法可依,从而保证了档案工作的开展.3.对管委会各种门类,各种载体的档案实行了综合管理.建立了文书,会计,人事,基建,房地产,企业审批,声像,实物等八个门类的档案共165

4、88卷册,库房,阅览,办公实行了”三分开”,各门类档案整理规范,管理科学.4.初步实现了文书处理与档案目录计算机一体化管理,方便了检索和提供利用.5,档案工作目标管理迈上了新台阶.高新区管委会档案工作通过了国家二级认定,达到了全国先进水平,走在了全市开发区的前列6.配合开发区二次创业,制定了档案工作发展的实施方案,提出了”创西部最佳”的基本思路,即以档案服务创新为突破口,营造高新区”数字化的信息环境”;以档案管理机制创新为突破口,实现档案管理的集约化,专业西安档案)3/2003化,社会化,营造社会化的现代服务环境.二,开发区档案工作需要研究的问题通过对高新区管委会档案管理工作情况的调研,我们发

5、现由于开发区的快速发展和人区企业的迅猛增加,档案工作还存在一些滞后的方面,还存在一些需要研究解决的问题.其主要表现在以下几个方面:1.开发区管委会直属中心,园区管理办公室的档案管理较为薄弱.高新区下属”十园一基地”是开发区管委会体制和职能不可分割的重要组成部分,其主要职能及重大活动形成了反映高新区发展过程的重要档案.但其专职档案员极少,档案工作多由文秘人员兼管且流动太快,业务培训不及时,档案业务生疏,致使形成的档案散存在内部各部门,收集不全,整理不规范,管理水平差,利用效率低.企业未建立档案工作基本的规章制度,缺乏最基本的保管条件,致使企业重要档案随着人员的流动而流失.2.一些入区企业档案意识

6、薄弱.高新区入区企业经济成分多样,大多数企业规模较小,新兴产业较多,投资主体多元,企业内部机构精简,用人机制灵活,决定了其档案的形成范围,内容以及档案的所有制多样复杂,绝大多数企业无主管上级,企业经理多为技术型,经济型企业家,主要精力投放在企业技术开发,经营和获取最大经济效益上,忽略了档案工作,企业建档提不到议事日程,企业档案管理的基本要求难以落实.3.企业档案流向和归属不明确.国有企业在破产,拍卖,改组,兼并,股份合作等资产和产权变动过程中,档案散失情况比较严重.4.高新区管委会与企业无隶属关系,且不具有档案行政管理权限,对企业档案工作的管理监督,检查指导难以实施,对企业档案的接收,托管,寄

7、存缺乏依据.以上这些问题,制约着开发区档案工作的整体发展,亟待研究解决.三,对发展开发区档案工作的思考1.加大档案宣传工作的力度,提高人区企业档案法制意识.鉴于人区企业无主管上级,经济多元化的实际,在宣传档案工作中,可采取办展览,出专刊,人区咨询,宣讲等方式,宣传档案工作的法律法规;搜集企业利用档案解决生产技术改造为企业经营和发展提供服务的事例,宣传档案工作在企业生产科研中的作用,增强企业档案意识,提高做好档案工作的自觉性,为企业档案工作的开展营造良好的环境.2.加强调查研究,制定完善加强人区企业档案工作的相关规定.1995年,国家档案局,国务院特区办,国家科委制定了开发区档案管理暂行规定,要

8、在调查研究的基础上,制定出操作性强的实施细则,适应新形势下开发区档案工作发展的要求.同时对民营,集体,股份制等企业的档案管理制定相应的管理办法,明确企业档案收集,整理,保管,移交等内容,从法规建设的高度规范入区企业的档案工作.3.探索适合开发区档案管理要求的档案工作体制.高新区人区企业多为无隶属上级的企业,直接的档案管理监督难以开展,但作为企业经营,又必然与工商,税务等职能部门发生联系,可探索为管委会授予行使档案行政执法监督的权限,以便管委会与其工商税务等职能部门配合,提出相应的档案管理要求,使档案工作融入企业的各项管理工作之中,从而促进企业档案工作的开展.4.在开发区成立市档案学会分会,通过

9、开展学会工作,发展会员,建立学会工作网络,联系与入区单位的档案工作者进行学术研究探讨,提高入区企业档案工作水平;还可在管委会设立市档案系列职称评审委员会,用档案职称评审机制解决档案人员的切身利益问题,调动档案工作人员的积极性.5.开展档案中介服务和档案寄存服务,规范企业档案微观管理.可组织档案系统退休人员或社会上的下岗人员组成档案中介服务组织,为企业提供档案整理业务服务,同时可考虑开展档案业务寄存服务,解决企业库房紧张问题.6.加大对人区企业档案人员的培训,提高企业档案人员的业务素质.根据企业档案人员时间紧的特点,档案业务培训可采取集中或分散,脱产或半脱产,综合或专题等灵活多样的培训方式,结合人区企业的档案工作实际,有针地性地培训企业档案干部,提高档案人员业务素质,从技能上解决档案人员业务工作问题.7.抓典型,树榜样,带动企业档案工作发展.在人区企业中,有一些企业档案工作做得相当出色,如扬子集团的档案工作,无论在领导重视,制度建设,档案的收集整理利用以及综合管理方面都做出了可喜的成绩.高科房地产开发公司的档案管理水平基本上具备了国家二级档案管理认定条件.还有管委会的档案管理经验,对企业档案工作有着很多启示.通