有限公司展览管理制度汇编

1、完美WORD格式XXXXXXX 有限 公司展会管理制 度S理分享完美WORD格式*有限公司展览管理制度目录参展人员组织架构图展览会各工作组职责适用范围S理分享总负责人客户接待组展台工作组信息组设备组 资料调度组 展览会各工作组职责1、总负责 对展览会的全过程负责，包含从筹备、实施至结束进 行总控制。总体协调展览会期间各方面的工作以及现 场处理展览会期间发生的各种重大问题。2、执行助理负责协助总负责人具体规划的各项工作，下达落实各 方案并监督实施。负责检查、督促各项工作的进度， 并定时将进度汇报总负责人。责任组由客户工作组、展台工作组及会务工作组的负责人 组 成职责为协助总负责具体实施各项工作例

2、如设备筹备、调试、撤展、展台设计搭建、资料礼品准备、广告 宣传、展期客户接待等工作。责任组执行秘书工作。客户工作组负责讲解资料的编写、参展人员技术培训、邀请客 户、展览 会期间的客户接待、客户及竞争对手信息收集、技术汇 报会、新 闻发布会等。开展后的工作重点转移到客户接待上一切工作均 围绕此进行。客户接待组编写各参展产品的讲解材料 于参展人员出发前提 前 三周完完美WORD格式成。对参展人员进行产品知识培训。 编写、修订各参展产品的展板内容。督促当地代表处提前邀请客户。确定是否需要举办技术汇报会 如有需要则负责与 此相关的一切事宜时间、地点、内容、主讲人、翻译 等。确定是否需要举行新闻发布会。

3、国内展新闻发布会的 一切事宜由广告部负责海外展由广告部或当地代表处负 责。展览会期间的现场讲解。(II) 信息小组含市场考察人员开展前设计、制作完毕各类信息表格 客户签到表 客户填写、重要客户会谈信息登记表参展人员填写。收集展会期间的每日客户签到信息和竞争对手信息 等。展会期间每晚督促客户接待人员填报当日的重要客 户 信息登记表。除日清日结外 展会结束后对所有客户信息、竞争 对 手信息及相关资料进行分类整理及分析于展会结束后1周内整 理完毕并提交详细的信息分析报告给海外市场部信息交市场策划部信息中心录入、存档。信息小组中的市场考察人员工作重点是负责当地市 场 的调研及收集竞争对手的信息于展会结

4、束后一周内 每人须 将内容详实的考察报告交展览部。展台工作组负责参展设备的准备及调试、展台设计施工、展期 资 料礼品调度等工作 工作重点是展览舞台的搭建。展台工作组 是 为了保证客户工作组顺利完成展期客户接待任务而提供服务的小 组。开展后展台工作组的设备调试人员并入客户工作组共同承担客户接待讲解任务并服从客户工作组的统一调度。(I)设备小组参展设备的准备、组织、协调、生产。运输前参展设 备的联调。参展设备的现场安装、调测、维护。撤展及清退设 备。(II)资料礼品调度小组负责展前资料、礼品的分类保管以及展期内展台、会议 室 等 地点的资料、礼品供应。(III) 展台、摄影小组斟选展台设计方案及选

5、择施工单位为价格谈判提供专业技术指导。监管展台搭建施工。展览会期间的相关美工工作。展览会场以及其他重要场合的摄影、摄像。(IV) 运输小组负责所有展览设备、资料、礼品等的运输。负责与展 览有关的报送、清关以及保险等事项。保证开展前将 展品运抵展馆展后将剩余物品运返公司。会务工作组负责参展人员的财务、交通、食宿、药品提供及组织大 型招待会。编写礼仪方面的培训材料并对全体参展人员进行培统一定制参展人员的服装。帐、等。负责所有有关展览的财务管理含现金管理及报 补贴发放交通及住宿的安排 包含往返机、车票的预定及住 宿点的预负责对外联络及外事手续。负责集体就餐时的订餐工 作。车辆租用、安排通信工具。负责

6、礼仪小姐及会客室的管理(客人接待、名片收 集、重要客人导引、茶水供应)。负责提供公司参展人员名单、住房、电话号码表。负 责提供常用的药品。四、参展方案的决策所参加的展览通常为大型综合性电信展及有影响的 专业电信展。1 、公司年度参展计划的制定由市场总1展览部在上年底提供下年度展览信息 部、产品部、营销工程部、海外市场部集体讨论 进行参展决 策决策参加哪些展览会。在上述步骤完成后由市场宣传部负责人在本年 底签发公布公司年度参展计划。2 、每项参展方案的决策参展方案决策对于每项具体的展览展览部完成前期工作（预定展 位、预付款等）后拿出参展方案规范的初稿并召集相关部门 讨论、修改、确定参展方案。参加

7、讨论的相关部门提前3个月讨论。海外展 市场宣传部、市场策划部、海外市场部、产品 部、市 场技术处国内展 市场宣传部、市场策划部、产品部、营销 工程 部、市 场技术处提前 个月讨论。 决策内容包括确定参展设备及其主题和重点 确定参展产品和演 示功能。确定资料、礼品的种类及数量 海外展要确定运输 最后期限（提前个月）。确定展台设计风格与展台装修预算。确定配合展会的宣传方式及责任人新闻发布会、技术讲座、现场广告牌、媒体广告等。确定华为人报、华为技术报 上的宣传方式及责任人。确定客户邀请方式寄邀请函、重要客户邀请及规模 客户 群、数量 确定责任人。确定参展的人员及规模各产品部、中研中试部、用 服指定专

8、人负责。其他人员由展览部于决策会后与各相关部门联系 派人。参展人员的配备根据本制度第三条 参展人员组织结构 图及展览 会各组工作职责。确定展前培训公司介绍、产品技术培训展览注意事 项培训外语培训等的时间及责任人。确定展览会总负责一一大型展览会由总裁或其授 权 人确定中小型展览会由市场部总裁确定。参展方案签发展览部在上述决策的基础上定稿参展方案报公司营销管理委员会审批通过由市场宣传部领导签发。 大型国内展提前3个月签发中型国内展提前2个月签发海外展 提前5个月签发。所有工作的实施依据VV参展方案展开。五、展品准备展品包括设备、资料、礼品等 筹备完毕后一起 运输到展馆现场。1、设备筹备总协调展览部

9、负责 下单一一商务部负责 大型国内展提前3个月中型国内展提前2个月海外展提前5个月。生产一一西乡生产总部负责设备生产期1个中研部 借用设备一一中研计划处负责。中试部借用设备中试计划处负责。设备联调一一展览部组织西乡计划调度处协助联调 期一周。2、资料筹备总协调一一展览部负责。产品彩页资料一一产品部指定责任人编写、修订 资 料部负责协调。资料部应定期修订所有中、外文产品彩页资料定 期淘汰更新旧资料。跟踪新产品开发动向及时出版新资料。汇报提纲、公司年报一一市场宣传部制作。华为人报、华为文摘华为人报编辑部制作。华为技 术报一一华为技术报编辑部制作。资料直接领取数量少由展览部从发行科 领取库存的最新版

10、资料。资料申购 填写申 购单申购。3、总协调方案提供文案设计 元 或设计公司负责。数量大一一提前运输日期1个月由展览部礼品筹备展览部负责。 展览部、行政采购部负责。一展览部采用公司设计师方案 稿 酬500S理分享方案审核市场宣传部负责。礼品制作礼品供应商负责。携带方式一一随展品一同发运或安排参展人员随 身携TTT 04'运输安排发运时间一一国内展提前23周海外展提前个月。国内展发运方一一西乡货运处。到货地-展览会所在地的办事处仓库。货品运到展馆一一展览部负责当地办事处货 管员协助。撤展后运回西乡一一当地办事处货管员负责。海 外展进出口部负责展品的运输、清关、提货、回参展人员随身携带的物

11、品会务用品、办公用 展览部负责。展览会务组负责 展后收集带回一一展O、5药品等物品准备 物品分发-览会务组负责。6、展后设备清退由 展览部负责。六、展台装修1、确定展台设计方案及展板、广告等设计方案展台设计方案参展设备确定后即开始准备展台设计方案由展览部总协展台设计素材提供一一展览部设计师负责收集历次 展览会上华为及其他公司优秀展台设计照片建立并定期整理优秀展台设计档案在参展方案决策会上提供给与会者讨论确定展台设计风格方案提供一一设计公司、展览部采用公司设计师方案 稿酬2000元。方案评审国内展由产品部、广告部、营销工程部相关专人员进 行 评审评审结果上报本次展览会总负责人。海外展由海外市场部

12、、产品部、广告部、市场 宣传 部相关专业人员进行评审，评审结果上报本次展览会总负责人及主管 海外市场的公司常务副总裁。方案细化修正展览部负责 海外展提前个月确定国内展提前1个月确定。展板方案设计及制作展览部负责根据已确定的展台方案来确定每种展板的 数量和摆放位置。展览部负责建立展览用展板的档案 保证展板内容及风格的延续并提供展板素材。编写展板内容各产品部参展人员负责。展板方案设计一一展览部负责 采用公司设计师 方案 每套稿酬500元。展板审定 展览部负责。审定结果上报展览会 总 负责人。展板装裱展览部负责。展会现场广告牌、媒体广告、客户邀请函的方 案设计方案设计一一广告部、展览部负责 采用公司

13、设 计师 方案 每套稿酬500元。方案审定展览部负责。审定结果上报展览会总负责人。2、展台装修价格谈判价格谈判小组展览部、审计部专项审计处 主任、基建处预结算科造价工程师、进出口部工程师海外展0谈判结果记录及审批填写附件展台装修合同 评议书交市场宣传部负责人审批。每次付款时需向财 务部出示此评议书。完美WORD格式正式商务合同的有效签字人理。展览部经展览现场追加项目价格确定一一由展览部、展览会总负责人现场确定。七、展览的广告宣传工作与媒体的联系一一新闻发布 会记者招待会展台现 场记者接国内展广告部负责。 海外展广告部或当地办事处负责广告部应提前提供书 面指导及相关文稿。八、展前培训工仁 编制培

14、训手册一一展览部总协 调。2、培训时间安排一一展览会务组在展前2 3周安 排实 施培训。3、培训内容及责任人公司介绍及统一口径一一市场宣传部负责。参展产 品介绍各产品部参展人员负责。参展须知礼仪、活动日程安排、行程住宿、纪律及 处罚规定展览部负责。信息收集工作须知展览会信息组负责。展览常 用英语手册海外展一一编委会负责。作展览所在海外地区电信概况 海外市场部负整理分享九、海外展的产品定价海外展产品的定价由海外市场部召集相关部门确定并报总裁或总裁授权人批准。产品定价为保密信息只传达到客户工作组的各产品小组长。展览期间 客户关于定价的询问必 须 由各产品小组长回答。十、客户邀请工作K国内展寄发邀请

15、函一一展览部总协调客户信息一一由市场信息中心提供。客户群及数量 在参展方案讨论会上确定。制作邀请函的及联系门票 展览部负责。寄发邀请函及门票发行科负责。重要客户的邀请国内展展览会相关地区的片区、办事处负责。2、海外展由当地代表处负责邀请展览部负责提供邀 请函。无代表处的地区由海外市场部决定如何做客户邀请工 作。十八一、展览所在地的片区、办事处等公司驻外机构的配 合展会所在地的片区、办事处等公司驻外机构必须提供 一切必要的帮助 例如 人员支持、通信手段、办公用品、住 宿安排、交通车辆、财力上的支持等。当地的公司人员展前必须积极邀请客户 并做好展 览期间的客户接待工作。十二、参展人员的服装、食宿、

16、交通及补助三年一更换已从公司获得参展服装1、重大展览的参展人员须统一服装 服装样式一般为 咼档深 色西装套裙 补贴的员工三年内不得再享受公司参展服装补贴。服装费公司补助其余从各人工资中扣除。2、参展人员值班方式 每人都全天值班不安排轮 班。3、补助方法国内展每人每天160元。有效时段为从开始安装调试到 展览结束 其余时间按正常出差补助。国外展 按照公司199799号文件关于出国人员费用开 支标准和管理办法的规定确定补助额。4、餐饮供应开展期间免费供应早餐、中午工作快餐。设备调试人员晚上加班调试由公司免费提供工作晚 餐。展览结束后举行一次庆祝聚餐 由公司支付费用。招待客户的宴会只能由指定人员参加其他参展人员一律不得 参加。5 、展后旅游国内展视情况安排1天的旅游或休息。 海外展展览会结束后安排23天的短期旅游交通 费、景点门票等由公司支付。6 '展期交通按照就近住宿、节省费用原则公司免费提供住宿酒店与 展馆之间每天早晚的往来交通。除了外出公干外一般不报销 市内交通费。十三、展台现场客户接待、资料礼品发放及纪律K展台现