财务档案管理具体要求

1、精品财务档案管理具体要求会计档案管理办法财政部（98 ）财会字第32号文。会计档案具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他 会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片， 辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计 报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类： 银行存款余额调节表，银行对账单，其他应 当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管 清册，会计档案销毁清册。会计档案的立卷和保管主要指：1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类：会计凭证类、 会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档

2、案进行分级编号管理。2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应 采用硬纸卷盒（或卷皮）进行包装。3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保 管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案部门的，同财务部门 编造清册移交档案部门保管。4、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册” 由会计档案经管人负责登记。5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。 存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。6、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借 阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采 取措施进行处理。7、各种会计档

3、案的保管期限要按规定执行。档案的保管期限(1) 、主要财务指标报表、银行存款余额调节表 3年。(2) 、原始凭证、记帐凭证、日记帐、明细帐、总帐、辅助帐、 月、季度会报表15年。(3 )、现金和银行存款日记帐、会计档案保管清册及销毁清册 25年。(4)、年度会计报表，凭证中涉及外来和对私改造的会计凭证、 会计帐簿永久。预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定会计档案保管期限表一、企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行日记账25年7固

4、定资产卡片固定资产报废清理后5年8辅助帐簿三财务报告类包括各级主管部门9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其 他文字资料的装订。1. 会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月 妥善保管归档。会计凭证装订前的准备工作： 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订 成册的本数； 摘除凭证内的金属物（如订书钉

5、、大头针、回形针），对大的 张页或附件要折叠成同记帐凭证大小， 且要避开装订线， 以便翻阅保 持数字完整； 整理检查凭证顺序号， 如有颠倒要重新排列， 发现缺号要查明 原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是 否随附齐全； 记帐凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的 印章是否齐全。会计凭证装订时的要求： 用“三针引线法”装订， 装订凭证应使用棉线， 在左上角部位 打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮 的里面， 装订时尽可能缩小所占部位， 使记帐凭证及其附件保持尽可 能大的显露面，以便于事后查阅； 凭证外面要加封面， 封面纸用尚好的牛皮纸印

6、制， 封面规格略 大于所附记帐凭证； 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。 会计凭证装订后的注意事项： 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； 在封面上编好卷号， 按编号顺序入柜， 并要在显露处标明凭证 种类编号，以便于调阅。2. 会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后，除跨年使用的帐 簿外，其他帐簿应按时整理立卷。基本要求是：（1）帐簿装订前，首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户 是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计帐簿封 面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐 簿装订封底的顺序装订。（2）

7、活页帐簿装订要求。 第一，保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。第二，多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得 混装，应按同类 业务、同类帐页装订在一起。第三，在本帐的封面上填写好帐目的种类，编好卷号，会计主管 人员和装订人（经办人）签章。（3）帐簿装订后的其他要求。第一，会计帐簿应牢固、 平整，不得有折角、 缺角，错页、掉页、 加空白纸的现象。第二，会计帐簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 第三，封面应齐全、平整，并注明所属年度及帐簿名称、编号， 编号为一年一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存（借）款日 记帐、分户

8、明细帐。第四，会计帐簿按保管期限分别编制卷号， 如现金日记帐全年按 顺序编制卷号；总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。3. 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表 按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表 页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整 无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表 编制说明、 各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、 会计报表的封 底；第三，按保管期限编制卷号。可编辑公司文书档案管理规定1总则为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。2

9、适用范围归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中 形成的各种有保存价值的文件材料， 都要按照本规定的规定， 分别立 卷归档。3原则公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的 各种附件一律不准抽存） 。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚， 不 得擅自带走或销毁。4文件材料的收集管理坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职 文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动 应及时通知档案室。5办公室收集凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批 复请示、转发文件含被转

10、发的原件）一律由办公室统一收集管理。6主管部门收集6 1 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件 材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。6 2 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关 召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时， 必须将会议的主要 文件资料向档案室办理归档手续， 档案室签字认可后财务部门才给予 核报差旅费。6 3 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、 声像档案等向档案室办理归档手续， 档案室签字认可后财务部门才给 予报销会议费用。7各部门专（兼）职文书的职责71 了解本部门的工作业务， 掌握本部门文件材料的归档范围， 收

11、集管理本部门的文件材料。7 2 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收 集归卷， 每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕， 并向档案室办 好交接签收手续。73 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务 工作，并办理临时借用文件材料登记手续。8归档范围81 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、 领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。82 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、 条例、规定、计划等文件材料。8 3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。8 4 本公司的请示与上级机关的批复。8 5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。8 6

12、 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。8 7 信访工作材料。8 8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。8 9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。8 10 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。811 本公司的历史沿革、 大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、录音、录像等。9平时归卷各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材 料，由专（兼）职文书集中统一保管。10 案卷目录各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件 材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切， 并编上条款号。11 资料送交公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料， 收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。12登记专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款， 放人平时保存文件卷夹内“对号入座”， 并在收发文登记 簿上注明。13 案卷质量为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案 员配合，档案室