实用的办公软件应用技巧

1、实用的 Word 办公软件应用技巧办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、图形图像处理、 简单数据库的处理等方面工作的软件。 下面来给大家介 绍实用的Word办公软件应用技巧，希望对大家有帮助:在Word中批量转换文档如果我们需要将很多Word生成的DOC文件，转化为TXT文件使用, 而苦于往返于“打开/另存为”之间。那么, 我们可以巧妙的在 Word中批量的转换文档的。 只要我们试着单击“文件”建立新文件”命令, 打开新建文件对话框 (注意不能单击快捷栏上的 “新建”图标 或直接按“ Ctrl+N ”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个 新文件, 而不会打开“新建”文件对

2、话框 ), 点击“其它文档”标签 ,并双击其中的 “转换向导” 项目(但如果你的机器中没有安装此模板 ,系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000 光盘 ), 再顺着向导步操作。利用该向导 , 既可以将Word2000/X P中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式,也可以将 Word2000/XP格式批量转换至 Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件：WEB页文件：WPS件： Lotus 1-2-3 :Microsoft 工作表: Outlook 工作薄等 , 相信这个强大的功能会给你带 来很大的方便。二：快速还

3、原图片文件其实，我们利用Word办公软件，还可以非常方便地制作出图文并茂的作品 , 不过有时往往出于特殊需要 （ 如出版：发行等 ）, 要求把其 中内嵌的图片还原出来。这时，我们固然可以使用 Word2000打开该文件, 然后选中相应图像后复制 , 再启动画图程序进行粘贴 , 最后存盘。这对于仅含有一个两个图片的文件尚可 , 如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多 ,那么一个一个地拷贝： 粘贴, 相对来说比较麻烦。其实 , 只要我们单击“文件”“另存为 Web页”命令Word就会自动地把其中内置的图片以 “image001.jpg ” ：“image002.jpg ”：image003.j

4、pg ”：“image004.jpg ”等文件 , 存放在以另存后的 WEB页为文件名加上 “.files”的文件夹下 （与在 IE 中保存的网页一样 ）,非常方便。三：让 Word认识 WPS2000/WPS Office文件现在, 在我们的个人电脑上最为流行的文字处理软件， 除了常见的Word办公软件外，还有国产的 WPS200和WPSOffice办公软件。软件直销网发现在 WPS2000/Office 中 , 不需要安装任何转换器 , 就可以 直接读取由 Word97/2000/XP产生的文档。不过，在 Word97/2000/XP中, 却无法读取 WPSOffice 文档。其实, 以前

5、我们曾记得在 Office2000安装光盘上，有一个WPS2W0RD.EX程序，利用它就可以使 Word读取WP S200文 件。不过,经软件直销网试验，发现安装此转换器，无法使Word读取WPS Office 文件。软件直销网在金山公司的网站上 , 发现他们已经推 出了 WPS Office 的转换器 , 我们可以从.wp s./dow nioad/patch/w ps2word.exe上下载。双击它会弹出所 示的界面, 点下“确定”钮, 该程序会自动判断出你有没有安装过转换 器，并会自动为你安装。以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文 件类型”框中选择“WP敦件(*wps) ”列表项

6、,选择需要的WPS文牛, 点击“打开”后 , 即可直接打开 WPS Office 文件了, 当然也能够读取WP S97/200（文件了。四：Word 2000的两种水印1 ，文字水印插入文字水印的步骤：单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令 , 可以插入不同颜色：样式：大小：方向和字体的水 印, 还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。文字水印的方法： 单击“视图”,选中“页眉和页脚” （出现“页眉和页脚”工具栏 ）, 把鼠标移到文字水印处单击 , 再单击“艺术字” 工具栏, 可以设置艺术字格式：艺术字形状：对艺术字作方位旋转： 进行绕排等操作 ,选中水印文字 ,单击右键,选择“设

7、置艺术字格式菜单 , 取消对版式” , 选择“衬于文字下方” , 满意后 , 打开“视图”页眉和页脚”的选中 （即去掉该项目前面的钩 ）。2 ，图片水印单击“插入图片” , 视图片的选“剪贴图”或文件”,选定图片后向文档中插入图片。在图片插入处单击鼠标左键, 出现片工具栏” （如果没有, 请依次打开“视图工具栏图片”）。在“图片工具栏”要进行的几个关键操作是：“文字绕排”选“衬于 文字下方” , “图像控制”选“水印”。此外 , 还可以对图片亮度：对 比度：尺寸等进行设置 ,满意后在文档其它处单击即退出水印 , 一幅图 片水印就制作好了。五：实现Word个性模板我们都知道，用Word办公软件建

8、立的文件默认页面是 A4大小,即宽 210毫米：高 297毫米。不过,有时由于工作的需要 ,我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置。同时,Word中默认生成的文档文件，是不自动缩进的，必须使用手 工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能， 可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。1 ，进入 WordXP勺模板文件夹，在 Windows9x和 Windows Me下为 C:WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates 文件夹下 , 而在Windows2000和 Windows NT上

9、为 C:Documentsand Settings 用户名Application DataMicrosoftTemplates 文件夹下 （此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手 册）, 你会看到在此文件夹中有一个 normal.dot 文件, 此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用 WordXp丁开它。2 ，单击“文件”页面设置” , 调出页面设置对话框 , 将页面大小及上下左右边距 , 设置自己所需的值。软件直销网经常使用它 来写作 , 每次左右拖动滚动条 , 来查看文章不太方便 , 所以把宽度设置小了一些 , 为 15 厘米,

10、 高度不变 , 仍为 24 厘米。3 ，单击“格式”段落” , 在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签 , 点击“特殊格式”下拉框 , 选择“首行缩进” , 并设 置度量值为 0.7 厘米（相当于两个汉字字符 ）, 即设置每段自动缩进两 格（中国人用中文的特色 ） 。4 ，单击“文件”保存”命令 , 选择保存类型为文档模板文件, 由于此时 normal.dot 原模板已经启动 , 所以无法直接保存为normal.dot 文件。在此 , 软件直销网将它保存为 normal1.dot 文件。5 ，再次进入 C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件

11、夹下 , 这时会看到两个模板文件 normal.dot 和 normal1.dot 。选 中normal.dot文件（老模板文件）,按下F2键,选择“重命名”，将它 重新命名为 oldnormal.dot 文件。按照此法 , 再将新的模板文件normal1.dot 重命名为 normal.dot 文件。6 ，上面的制作步骤完成后 ,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“ Ctrl+N ”快捷键 , 即可以用你刚才的设 置, 来进行文件处理了。六：给 Word 文件减肥现在, 我们的个人电脑上是 Microsoft Windows 的天下, 软件也越做越大 , 连一些文字资料的

12、文件也不例外。 如我们在 Word 中打一点 儿字,动不动就几十 k 字节,文件一多,给我们交流：使用都带来了不 便（尤其是上网发附件 ）。其实, 只要我们使用“文件”菜单下的“另 存为”命令，Word则会重新将信息进行存盘，这样会使得文件的容量 大大减少。如果你嫌每次都要 “另存为” 太麻烦的话 , 可以打开 Word, 单击“工具”菜单中的“选项”命令 ,再单击“保存”选项卡 , 在设置 窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时， 自动进行信息并存盘 , 实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外 , 如果我 们使用了 Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType

13、字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType 字体一同“打包” , 使得文件增大。七：一次保存多个文件在 WPS2000/Office 中 , 有一个“保存所有文件” 命令 , 这个命令非常有用 , 只要执行该命令 , 即相当于将所有的文件进行存盘操作 , 免 去了一个文件窗口一个文件窗口切换：存盘之苦。其实 ,我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时，按下Shift键就 可以发现,原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了。此 时单击这个命令，相当于WPS200中的“保存所有文件”命令,即一次 性将所有打开的文件进行存盘。八：合并

14、Word文件我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印 ,这虽然方便, 不过不利于文件 的管理。试着单击“插入” 菜单下的“文件”命令 , 在弹出的窗口中选择“ Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮，同事的文件已经历历在目了 , 而且图片：表格：字体：字号：格式都丝毫没有任 何变化。九：修复文件我们在进行文档的处理时， 最怕的就是遇到突然停电 , 而自己的文件没有保存：文件找到却无法打开的情况吗 ?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实,在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了。巧妙地使用它 , 能够把你的工作成果恢复过来。请点击“文件”打开” , 在打开文件对话框中的文件类型下拉框中, 选择“从任意文件中恢复文本”项 ( 请将鼠标向下拖动 , 否则无法 看到这个项目 ), 再点击原先打不开的文件 , 耐心等待一会儿 , 凡是能 够被恢复的文本，都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存 盘图标吧 !十：更改文件默认存盘格式在Word默认情况下，我们都将文件存为 Word的DOC格式。不过,有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需