文件控制管理程序文件

1、XXX文件编号：程序文件版 本：文件限制治理程序页 码：1/14目录1、目的2、范围3、相关文件4、责任5、工作程序6、报告和记录受 控 状 态受文部门修改履历日期修改码页次修改单号修改内容简述修改人备注XXX编号文件限制治理程序版本A第2页共14页编制/日期1审核/日期批准/日期1 .目的对质量体系有关的文件,进行限制治理,保证有关场所使用的文件,均为有效版本.2 .范围适用于本公司与质量体系有关文件的限制治理,包括电子媒体的文件.3 .相关文件无4 .责任4.1 总经理负责质量手册的批准和发布.4.2 治理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布.4.3 各部门主管负责本部门编制

2、和提供的文件的审核.4.4 各部门经办人员负责各类文件的编制、收集包括外来文件和统计.并指定兼职 资料员,负责保管好本部门收到的文件,做好文件清单的记录.4.5 行政办公室负责文件的文档登记、保管、 借用、更改、回收和销毁包括外来文件 等治理工作.5 .工作程序5.1 行政办公室负责制订文件限制治理程序,相关部门程序要求实施.5.2 文件限制的流程.5.3 文件的分类5.3.1 质量手册-是本公司质量体系描述的纲领性文件.5.3.2 程序文件-是本公司各过程中,质量的作业技术活动应遵循的途径和方法.5.3.3 其他治理性和技术性文件第三层次文件-如治理性的有：规章制度、治理办 理、各种治理标准

3、、工作方案、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、 工艺文件和标准、检验和检测标准、作业指导书、操作法规等.5.3.4 外来文件等-国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标 准,顾客提供的工程标准等,被本公司收集引用的文件.5.4 文件的编写导那么5.4.1 本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟编写人、审核人、批准人的签 名方为有效.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单.外来文件被采用必须要 有提供部门领导的认可签名.14页5.4.2 质量手册和程序文件由治理者代表组织编写,质量手册由治理者代表审核,总经 理批准.程序文件由相关部门经理审核、治理者代

4、表批准.5.4.3 研发部门负责编写技术文件,包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、标准、 检验和试验标准、工序限制大纲、工序操作标准、设备维护和操作标准等.部门经理批准.5.4.4 质量手册的编写5.4.4.1 手册的编号方法：WS/QMXX手册更换顺序号即板序A.B.C版时分别以01.02.03.04顺序号表示表示质量手册企业代号5.4.4.2 手册的结构1手册由概述局部、正文局部和附录三局部组成.A.概述局部：封面、目录及最新状态清单、批准实施令、修改履历、手册的治理和说 明、术语、企业概况等.B.正文局部：按IATF16949-2021版的标准表达五大局部一个要求四个过程的体系控 制

5、要求.正文的每个局部应具有以下结构：1） .目的-采用本过程的目的；2） .适用范围-本过程在体系中适用的领域；3） .责任-完本钱过程实施限制所设计的责任者；4） .程序概要-本过程实施限制的主要活动内容；5） .支持性文件-对本过程实施限制活动的具体的遵循途径的文件.C.附录：1.质量记录一览表.2.本手册各章节月标准各章节的对照表.3.程序文件清单2手册每页的题头格式WS威索公司质量手册编号WS/QM-XX章方名称修改码第页 共 页5.4.4.3 手册编写时的本卷须知：A.应明确质量体系建立的标准依据.B.应明确质量体系覆盖的产品范围.C.应说明体系所包含的治理过程及过程之间的相互作用和

6、关系.D.按标准要求,本公司体系所要删减的细节及其合理性的说明仅限第七章5.4.5 程序文件的编写5.4.5.1 程序文件的编号方法WS/QPXX一T p表示程序文件所属局部中的次序表示程序文件属五大局部中的哪一局部表小程序文件企业代号14页5.4.5.2 程序文件的结构(1)目的-采用本程序的目的.(2)范围-该程序所包含活动的领域.(3)相关文件-该程序所引用的设计的文件.(4)责任-该程序所设计的责任者.(5)工作程序-该车工女婿质量活动所应遵循的途径.(6)记录和报告-该程序活动实施后所证实的见证记录(7)附件：(需要时)(编号)(程序文件)版本：A 第 页共页5.4.5.3程序文件的

7、首页格式和续页格式 (1)首页格式威索公司编号WS/QPX-X(XXXX程序)版本编制/日期审核/日期批准日期(2)续页格式:5.4.5.4程序文件编写时的本卷须知：A.规定的责任在质量活动中都应有表达.B.每项活动的各个环节都应有人承担责任.C.所有活动都可有验证有效性的方法,都应有记录.D.活动的描述要表达 5W1H (为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做)注意逻辑 性和可操作性.5.4.6其他治理和技术文件(即第三层次文件)的编写5.4.6.1 本公司已有的治理和技术文件一般继续延用已规定的编制及编号方法,只要与 本导那么不矛盾,也继续采用,文件保持原状态,不重新编写.5.4.6.2

8、出于实施质量治理体系而要新增的第三层次治理和技术文件时,或已有的第三 层次文件需要新修订时可用如下规定.A.文件编号方法WSxx-xx该文件的顺序号文件属性(技术的用JS,治理的用GL)企业代号B.文件的结构(一)主题和适用范围(二)工作内容和要求(三)应用的表示和必要的记录5.4.6.3 文件的首页和续页格式(1)首页格式:文件标号WS/XX XX编制/日期修改码审核/日期第 页共页批准/日期WS/QP-1文件限制治理程序版本：A 第5页共14页文件名称版本：A 第 页共页B逐页格式: 修改码： 编号5.5文件的限制5.5.1 各类文件的版序和状态限制5.5.1.1 为了文件的有效性进行识别

9、,必须实行版序限制.即对质量手册、程序文件及 其他治理性和技术性文件都要标明版本.版本以大写英文字母A、B、C、D-表示.修改码以版本号和修改次序号以小写英文字母 a、b、c、d-表示相接个来表示 如Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、 Bc以此类推.这样的修改码既表达了版本,又表达了修 改次序.文件第一次发布尚未有修改时以 Ao、Bo、Co-表示.文件如有封面,封面和文件上只需表示版本,不标修改码.修改码只在文件的修改履 历上和修改通知单及最新状态氢弹上表示.装可大大简化更改文件中的工作,又能节约纸 张.5.5.1.2 文件的目录和最新状态清单限制.a.每份文件入档前由编制部门编写文件目录,以便查

10、阅,并编制“最新状态清单b.每份文件一经旧该,必须在“最新状态清单中得到反映,不断地更新“最新状态清 单c. “最新状态清单的编制,可视不同的文件而顶,可作单独一个文件编制,也可综合 汇编,或根据目录的编写.“最新状态清单和目录放在一起是最简单的方法.能做到一目 了然.和目录放在一起时可采用的表示如下：在舁文件名称 或早下编号页次版号/修改次序厅P1234 15 :612345.5.2 文件的归档和保管限制5.5.2.1 所有文件和资料在形成正式稿后交办公室入档经审核、批准以后,均需按规 定的分工到办公室办理入档手续.办公室应立即使办理登记,记录在“文件入档登记表“WS/QP4-1-01.文件

11、和资料的提供部门对其正确性负责.5.5.2.2 所有入档的文件和资料均为受控文件,经登记的原版文件和资料存放在档案料 柜中作出标识,不外借和外发.发给文件时均制作复印件发放.5.5.2.3 入档的原版文件保管部门办公室必须分门别类,排列整洁.做到查找方便, 预防误用和错用.并必须存放于防霉、防潮、防盗、防火等平安良好的橱柜内,以免损坏. 并由专人负责.保管人员应负责日常检查,发现问题及时处理.5.5.2.4 因工作需要,需临时借阅文件和资料的人员,需经保管部门负责人批准,填写 文件和记录查阅单“WS/QP44-1-02在规定的期限内归还,到期不还的由办公室文件治理员收回WS/QP-1文件限制治

12、理程序版本：A 第6页共14页5.5.2.5 电子媒体形式的文件,归档和保管方式相同,并视情况必要时.需制作备份, 以免丧失.5.5.2.6 文件按“受控“和非受控“二大方式限制.除质量手册“向顾客提供时作 为“非受控文件发放外,其余文件都属“受控文件.非受控文件发放时也应登记.5.5.2.7 需特别存档的文件,必须保存十五年.在任何情况下不得销毁.5.5.3 文件的领用和发放限制5.5.3.1 文件按领用或规定进行发放时,入档保管部门必须在“文件发放/收回登记表(WS/QP4-1-03)上作记录,并在发放的文件上盖上“受控或“非受控红色印章,在印 章上写上发放部门的代码,以便必要时文件追溯.

13、其形式如下：非受控第XX号第XX号5.5.3.2 程序文件发放给各部门的以“程序文件的合订本发放.给需要的岗位或个人, 以单行本发放.其他文件根据实际需要发放.做到需要的地方一定要有文件,且必须保证 所有使用文件的场所,均为最新有效版本.要保证文件的清楚、整洁和完好.任何人不得 在文件上乱改乱涂.使用部门,应有在用文件的清单(也可用WS/QP4-4-01表示作记录).5.5.3.3 所有文件不得自行复印.如出现黑色“受控、“非受控印章的文件肯定是复 印的,均为非法文件,出现问题由复印者负责.治理部门和领导如有发现,要及时没收, 必要时要追究责任.5.5.4 文件的更改,收回和销毁的限制5.5.

14、4.1 文件需要更改时,更改者用填写“文件更改通知单(WS/QP4-1-04)由原制订文件的部门进行更改,审核和批准.5.5.4.2文件的更改每次应标识其“修改码,方法按本程序第5.5.1.1条实施.5.5.4.3 如修改的内容,对其他文件产生影响时,应同时及时进行修改.5.5.4.4 所有被更改的原文件必须从使用处全部收回,同时按规定发放更改后经批准的 新文件,以保证文件的唯一有效版本.5.5.4.5 收回旧文件时,应作好记录,记录在原“文件发放 /收回登记表的收回一栏内, 并在收回文件的每页上加盖“作废红章“,以免混用或错用.如需要保存一份留作参考 的,那么需在文件上加盖保存“红印章,并附

15、条写明保存原因,隔离存放,预防非预期使 用.5.5.4.6 收回旧文件应与销毁,相关部门在销毁时填写“文件和记录销毁申请单 “(WS/QP4-1-04).5.5.4.7 “质量手册"设为更改履历“页.故所有质量手册内容的修改均应在此更改 履历“页上作出记录,并在文件的最新状态清单上也得到表达.并在此两单上有修改 码表示次数,便于修改的追溯.5.5.4.8 在每个程序文件前也设置一个同样的封面和修改页(WS/QP4-1-05),该文件的每次修改均应在该页上作出记录.程序文件的最新状态清单,也应在程序文件汇编目录上得到反映.方法同5.5.1.2.4-1-6WS/QP-1文件限制治理程序版

16、本：A 第7页共14页5.5.5 外来文件的限制5.5.5.1 外来文件出各相关部门收集提供.包括国家标准、国际标准、各类检验规程、 设备校准规程、有关的治理和技术文件等.提供时用识别其可用性和有效性,并经部门领 导认可入档.5.5.5.2 提供的部门应跟踪外来文件的有效本本及时更新,限制治理纳入本程序治理轨5.5.5.3 当顾客提供工程规程时,必须按顾客的时间方案,及时进行评审.并在不超过 两个星期内,进行分发和实施.同时更新所有相关文件.保存每项更改在试生产中实施的 日期的旧路,记录在“工程标准更改和实施记录"WS/QP4-1-07上.5.5.6 文件的评审和再批准5.5.6.1

17、 各级文件的治理人员,应随时检查文件的有效性,并保证文件的清楚,整洁和 完好,不得乱涂、乱改、乱画.5.5.6.2 每年年底或年初,由治理者代表组织各部门文件治理人员对文件进行依次全面 评审,以确定文件是否需要更新,需经再次批准按 5.5.4条执行(WS/QP4-1-01) (WS/QP4-1-02) (WS/QP4-1-03) (WS/QP4-1-04) (WS/QP4-1-05) (WS/QP4-1-06) (WS/QP4-1-07)6.记录和报告6.1 文件入档登记表6.2 文件和记录借查阅单6.3 文件发放/收回登记表6.4 文件更改通知单6.5 文件和记录销毁申请单6.6 封面和修改

18、页6.7 工程标准更改和实施记录文件入档登记单WS/QP4-1-01厅P文件名称文件编号版本总页数生效期提供部门提交人接受人日期备注1234567891011121314word可编辑.XXX文件借查阅单WS/AP4-1-02借查阅人部门借查阅人姓名借查阅人日期部门负责人主管副总经理审批借查阅内容：借查阅原因：调卷情况：文件密级归还日期备注：调卷人：文件发放/收回登记表WS/QP4-1-03厅P文件名称文件编号数量部门发放收回备注签收人日期经办人日期12345678910111213word可编辑.文件更改通知单编号：WS/QP4-1-04名称代号分区使用于 工作令更改实施日期适用产品分发单 位更改修改码修改 处数制品 处理可用修复报废备用原为应改为同时更 改资料会签工艺审核编号标准化批准核对4-1-10