企业内部控制之业务外包

1、企业内部限制之业务外包1业务外包授权审批制度制度名称业务外包授权审批制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总那么第1条 为了使企业业务外包活动更加标准、有序,明确各部门和相关岗位在业务外包治理工作中的授权范围及审批权限,根据国家法律法规及公司章程的规定,特制定本制度.第2条 本制度适用于企业在对采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产治理、人力资源、客户 效劳等业务进行外包时涉及的授权审批事项.第2章 业务外包的授权审批范围及内容第3条 业务外包申请的授权审批1. 企业相关部门编制外包工程方案书,具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预 期收益等信息.2. 相关部门负责

2、人审核方案书.3. 董事长、总裁对方案书进行审议.4. 采购、设计、物流、人力资源治理、客户效劳等非核心业务,或涉及金额小于3 000万元的外包项 目,由董事长、总裁办公室审议批准.5. 加工、销售、营销、资产治理等核心业务,或涉及金额达3 000万元含以上的外包工程,由董 事长、总裁审核后,提交董事会及其审计委员会审议批准.第4条 外包合同签订的授权审批1. 外包业务归口治理部门对承包方进行资质审核及遴选后,引入合格的外包合作伙伴.根据外包业务性质不同,拟定不同形式的合同文本.2. 归口治理部门负责人会同法律参谋对合同进行初审.初审通过后,根据合同金额交由不同级别治理 层审批.3. 合同金额

3、在300万元以内的外包协议,由总裁审批.4. 合同金额在3003 000万元的外包协议,由董事长审批.5. 合同金额在3 000万元以上的外包协议,提交董事会或股东大会审批第5条 外包业务费用支付的授权审批1. 归口治理部门接到承包方付款请求后,在评价外包业务工程的根底上对其提交的付款申请进行全面 确认,修改或删除不合理局部,计算付款净金额.2. 由部门负责人会同法律参谋对付款申请进行审核,并签发支付证书.3. 财会人员对支付证书进行审核, 财务部门负责人复审合格后,根据支付金额交由不同级别治理层审 批.4. 单次涉及金额在300万元以内的申请,由总裁审批；3003 000万元的申请,由董事长

4、审批；3 000 万元以上的申请,由董事会或股东大会审批.5. 财务部门负责人确认审批程序无误后,由财会人员给予支付.第3章 授权期间与授权调整第6条 总裁及以上级别的被授权人,其授权有效期根据公司章程中规定执行第7条 外包业务归口治理部门的被授权人,其授权有效期自外包工程启动时始至外包工程结束时终.第8条 发生以下情况时,授权机构可调整或撤销原授权.1. 受权人发生重大越权行为.2. 受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任.3. 经营环境、内部机构和治理体制发生重大变化.4. 业务外包方案发生重大变化.5. 其他情况.第4章附那么第9条 业务外包工程所涉及的授权审批应当在授权范围内进行,

5、不得超越审批权限.第10条 违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为,要追究相关责任人的责任, 进行经济处分和 行政处分.第11条本制度由总经办负责制定和解释,经总裁审批后执行.编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2技术效劳外包合同范例文本名称技术效劳外包合同范例受控状态编 号执行部门监督部门考证部门技术效劳外包合同合同编号:委托方以下称甲方效劳方以下称乙方法定代表人:法定代表人:地 址:地 址:邮政编码:邮政编码:联系 :联系 :甲、乙双方本着互利互惠的原那么,就甲方技术效劳问题,经友好协商,根据中华人民共和国合同法?有关技术合同的规定及其他相关法律法规的规定,同意就以下条款订立

6、本合同,共同信守执行.第1条技术效劳名称、内容、方式和要求1. 1甲方需要就技术工程全称委托乙方提供技术效劳.1. 2甲方委托乙方提供的技术效劳包括等方面,具体参见本合同附件技术效劳外包具体内容?.1.3本合同约定的技术效劳采用等方式实现,具体参见本合同附件技术效劳方式?.1. 4本合同约定的技术效劳应到达标准水平为第2条 合同履行期限、地点2. 1甲方协作事项应在日内完成；乙方应在本合同生效后日内完成技术效劳工程.2. 2合同履行地点根据效劳方式不同,可在甲、乙方所在地,亦可约定双方同意的其他地点.第3条甲方的主要义务3. 1为了使乙方顺利开展效劳工作,在合同生效日后甲方向乙方提供有关技术背

7、景及有关技术数据、原始设计文件、样品材料等资料.3. 2甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件,包括交通、食宿标准等.3. 3甲方根据乙方要求及时补充说明有关情况,追加、修补有关资料、数据.3. 4向乙方支付约定的技术效劳费用,费用金额及付款方式详见本合同第五条.3. 5 其他 .第4条乙方的主要义务4. 1认真制订和实施技术效劳的方案,按合同预定期限交付技术效劳工程成果.4. 2乙方在根据甲方要求提供技术效劳过程中,应严格遵守所在地法律以及甲方有关制度.4. 3在甲方需要时,乙方有义务告知技术效劳工程的实施进度和现状,并提供阶段性汇报,汇报频度及方式如下：4. 4保存确切系统的技术效劳档案和

8、账目,保证费用开支的正当、合理.4. 5 其他 .第5条 技术效劳费用支付5. 1乙方为甲方提供合同约定的效劳内容,甲方向乙方支付费用总计 ,包括以下事项：5. 2甲方根据如下方式支付上述费用：5. 3甲方报销乙方提供技术效劳过程中产生的开支,可报销的开支类型、报销凭证及流程详见附件 技术效劳工程费用报销说明?.第6条保密条款6. 1甲方向乙方提供的技术资料、数据,乙方负有保密的义务.未经甲方允许,乙方不得引用、发 表和向第三者提供.6. 2乙方在提供效劳过程中,对所获知的甲方机密信息及重大业务事项负有保密义务.6. 3保密义务同样适用于有关未经注册或未被授予专利权的创造文件和信息.6. 4除

9、以上保密事项,甲方有权根据技术效劳工程实施情况和外界环境的变化,更新、修正保密条 款.6. 5乙方有违反本协议的情形,无论成心与过失,应当立即停止侵害,并在第一时间采取一切必要 举措预防保密信息的扩散, 尽最大可能消除影响.同时乙方需承担违约责任并向甲方支付违约金,违约金的具体数额由双方协商确定.6. 6不管合同是否变更、解除或终止,本合同中的保密条款不受限制而继续有效,甲乙双方继续承 担约定的保密义务.第7条 验收标准及方式7. 1甲乙双方本着科学、公正、实事求是的原那么,严格根据本合同约定的效劳内容和要求进行验收,由甲方出具验收证实.具体标准参照附件技术效劳验收标准?.7. 2甲方根据技术

10、效劳工程的实际情况,采用鉴定会、专家评估的方式验收或甲方单方认可视为验 收通过.7. 3经甲方验收,乙方最终提供的效劳与合同约定有差异的,在 期限内由乙方进行调整. 第8条合同中止及违约责任8. 1甲、乙一方单方面中止或暂停合同,必须提前一个月书面通知对方.因没有提前通知而造成的 损失,由违约方承担责任并根据以下标准支付违约金：8. 2因乙方原因导致本合同未完整履行,甲方有权向乙方索赔,标准如下:8. 3合同争议解决方式如下:第9条附那么9. 1本合同未尽事宜,双方应首先友好协商解决.9. 2本合同自双方当事人签字盖章之日起生效.9. 3本合同一式二份,甲、乙双方各执一份.第10条附件10.

11、1技术效劳外包具体内容?10. 2技术效劳方式?10. 3技术效劳验收标准?甲 方:乙 方:开户银行： 开户银行： 账 号： 账 号：单位盖章：单位盖章：代表签字：代表签字：年 月日年月 日编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3外包业务治理制度制度名称外包业务治理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第i章总那么第i条目的为使本企业外包业务流程顺畅合理,标准参与业务外包人员的行为, 保证业务外包期间企业资产平安,维护企业利益,实现业务外包的战略目标,特制定本制度.第2条适用范围本制度适用于本企业所有业务外包活动的治理.第3条外包业务的界定本制度所指的外包业务,主要是指为实现企业

12、的战略经营目标,通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商(以下简称为“承包方)提供的某些局部或全部业务.第2章外包业务流程第4条 制定外包战略1. 在决定是否将业务工程外包时,应考虑以下三个方面的因素.(1) 此项业务是否是利用本企业没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术.(2) 此项业务外包可以降低本钱.(3) 此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等.2. 准确把握企业核心竞争力与盈利环节,预防将企业核心业务外包.第5条 编制外包工程方案书企业在确定业务外包内容后,指定与该项业务相关的职能部门编制方案书.方案书主要包括以下内容.1. 业务外包的背景,如企业外部环境要求及企业中长期开展战

13、略.2. 业务外包内容,将局部还是全部业务职能交由承包商提供.3. 业务外包的具体实施程序.4. 业务外包的主要风险和预期收益.5. 其他相关内容.第6条 成立外包业务归口治理部门1 .外包工程方案书通过审核后,成立外包业务归口治理部门,由业务部门负责人、有关咨询专家、外 包工程协调治理人员、合同协商治理人员等组成,必要时还应包括法律及财会专业人员.2. 业务归口治理部门负责业务外包工程的具体实施,保证业务外包流程的顺利执行.第7条 选择承包方1 .外包业务归口治理部门发布投标公告,并与候选承包商建立联系,发放外包工程竞标邀请书?及 相关材料.参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书?及

14、相关材料,主要内容包括工程解决 方案、实施方案、资源配置、报价等.2. 归口治理部门对承包方进行资质预审,评估承包方的综合水平.评估因素主要包括5个方面.(1) 承包方类似工程的经验、效劳水平、资格认证和信誉.(2) 承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系.(3) 承包方在知识产权保护方面的力度和效果.(4) 承包方的性价比是否适宜；(5) 其他因素.3. 确定标底并进行公开招标.4. 组织企业其他职能部门进行开标、评标、定标.归口治理部门给出候选承包方的综合竞争力排名, 会同相关治理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险,根据实际情况挑选出一家 或几家公司作为业务承包方

15、.5. 归口治理部门和承包方就外包工程合同?的主要条款进行谈判,达成共识,由合同双方代表签署 外包工程合同?.第8条 归口治理部门负责培训涉及外包业务流程的员工,保证员工正确理解和掌握业务外包工程相 关政策制度.第9条 归口治理部门根据合同约定,为承包方提供必要协作条件,并指定专人定期检查和评估工程 进展情况.第10条 工程结束或合同到期时,归口治理部门负责对外包业务产品(效劳)进行验收.如承包方最 终提供的产品(效劳)与合同约定不一致,及时告知承包方进行调整.第11条 与承包方就最终产品(效劳)达成一致后,由承包方提交费用支付申请,归口治理部门对申 请书进行审核.审核通过后,开具付款证书,根

16、据公司规定程序审批,支付承包方费用.第12条 对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的,归口治理部门负责向承包方索赔.1 .指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告,及时收回相关款项并追究责任人责任.2. 采用法律手段解决长期未决赔款.3. 假设终止对承包方的索赔,由归口治理部门提出申请,详细说明终止索赔理由,报公司总裁以上级别 治理层审批后执行并备案.第3章业务外包流程中的资产存货治理第13条 固定资产治理1. 对于企业所有或有优先购置权的固定资产,如因业务需要交由承包方使用的,要求承包方根据本企业固定资产治理制度?使用和治理.2. 业务外包归口治理部门指定专人定期检查承包方使用和治理固

17、定资产的情况.3. 交由承包方使用但所有权归本企业的资产,只能用于外包业务活动.未经企业相关领导人员同意, 擅自将固定资产挪作他用的承包方,相关部门应对其采取警告直至解除合同的举措.第14条 流动资产治理1. 业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产,归口治理部门要求承包方遵循本企业制定的相 关治理政策,如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等.2. 对承包方责任造成的流动资产损失,业务外包归口治理部门有义务责成承包方赔偿.3. 业务外包过程中形成的商业信息材料等,归口治理部门根据合同中约定的保密条款对承包方的保密 工作进行监督.第15条存货治理1. 对于因业务外包需要由承包方购进的存

18、货,存货订单应经我方相关授权领导审核批准,而存货的数量、质量检查由承包方负责办理；归口治理部负责按企业存货治理规章制度准确、及时地在存货系统中予以记录和反映.2. 对于因业务外包需要由我本企业销售给承包方的存货,承包方只能将其用于外包工程,不得另作他 用.归口治理部门负责监督.3. 归口治理部门负责定期组织相关部门如资产治理部、财务部等及相关人员对承包方的存货进行 盘点每月X次.而对于盘盈盘亏的存货,应经本企业财务总监审批后,方可交会计人员进行会计处理.4. 对于所有权归我企业的、在承包方储存的存货,归口治理部门负责监督、检查承包方是否按本企业 存货库存治理制度中的要求进行治理；对于检查中发现的次品、损坏品或过期存货,应当及时予以确认、 别离.5. 归口治理部负责指定专人跟踪、调查外包业务中涉及的所有存货的一切变动,查明原因,报财务总裁审核后处理.对于承包方无合理原因过度使用存货,造成企业本钱上升,归口治理部或相关人员有权代 表企业要求承包方补偿.第4章