万科工程文件管理作业指引

1、深圳市万科房地产有限公司SHENZHEN VANKE REAL ESTATE CO., LTD.编号：VKSZ/WI/GO002版号：A/0工程文件管理作业指引编制朱 蓓日期2002-6-20审核日期批准日期流 程 要 素流程目标：流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位流程涉及职位数目修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人工程文件管理作业指引编号：VKSZ/WI/GO002版号：A/0页码：第 7 页 共 5 页1. 目的规范项目现场文件资料的管理，确保工程文件的充分、适用和有效性。2. 适用范围适用于工程现场文件的收集、标识、审核、执行、发放、回收、销毁及归档管理。3. 术语和

2、定义3.1. 工程文件：在此特指我公司、监理单位、施工单位在工程建设过程中产生的相关文件资料的总称。3.2. 标识文件：文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。4. 职责4.1. 项目秘书，负责文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档管理，并协助完成工程竣工档案验收事务。4.2. 文件经办人包括各专业工程师、成本管理人员、设计责任人及项目事务人员，负责工程文件的形成、积累、送审、移交归档。4.3. 项目部负责人，负责工程文件的审核、批准。4.4. 总经理办公室，是公司档案的主管部门，负责接收项目部日常文件移交及项目竣工后工程文件的移交。5. 工作程序5.1. 文件收集5.1.1.

3、项目部本身产生的文件由文件经办人根据工程建设实际情况及项目报批报建情况，将产生的文件及时移交项目秘书登记归档。移交到项目秘书的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。移交时要填写文件交接登记表，由移交人与接收人签名确认。 5.1.2. 属于项目报批报建的申请文件及政府批文，一律交由项目秘书移交总经理办公室，项目部可复印备查。5.1.3. 收文：项目部所有收文，一律交项目秘书统一登记处理。5.2. 文件登记标识项目秘书负责文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。5.2.1. 文件件编号规则：项目名称缩写 (小写数字表示期数) 文件分类缩写 例：文金色1-SJ-TJ-001 专业分类缩写 文

4、件顺序号 附表一：工程文件类别及代码对照表序号文件属类编号方案备注1.施工图纸文_-TZ-1、前一个空格为项目代码，各项目为四季（四季花城）、金色（金色家园）、温馨（温馨家园）；新项目参照公司统一代码，分期开发项目在项目简称后加阿拉伯数字表示；2、后一个空格为专业，区分为TJ（土建），DQ（电气）、SB（设备）；3、之后为流水号，从001开始标识。2.设计变更通知单文_-SJ-_-3.顾客变更联系单文_-YZ-4.变更联系文_-QZ-_-5.工作联系单文_-LX-6.工程合同副本/复印件文_-HT-7.联合通知文_-LT-8.会议纪要文_-JY-9.施工计划文_-JH-_-10.各种指导书文_

5、-ZD-11.公司内部往来文件文_-GS-12.向政府部门的申请报告文_-ZF-13.政府部门来文文_-ZL-14.公司规范文_-GF-15.施工组织设计/图纸会审纪要文_-SG-16.限价单文_-XJ-_-17.招投标资料文_-ZB-_-18.工程招投标履行表文_-LX-_-19.工程/材料验收单文_-YS-_-20.分户质量档案/竣工图文_-ZL-_-21.施工单位来文文_-LW-SG-22.监理单位来文文_-FW-SG-23.甲方发给施工单位的文件文_-LW-JL-24.甲方发给监理单位的文件文_-LW-JL-25.工程施工单位、材料供应单位、材料质量等定期评估报告文_-PG-5.2.2

6、. 文件有效版本标识a) 如收到的文件已有版本标识，则照实登记。b) 无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1到9依次递增，版本由A到Z依次递增。实例“A/0”。5.3. 工程文件的发放、回收与失效文件销毁5.3.1. 文件登记标识后，项目秘书填写文件发放回收记录表，根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。5.3.2. 当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写文件发放回收记录表，并由经手人签名确认。 5.3.3. 项目秘书回收失效文件后，留一份存档备查，要在首

7、页及骑缝加盖“作废”印章，其余复本销毁，销毁文件要填写文件销毁审批清单。5.4. 工程文件的归档及利用5.4.1. 工程文件在标识清楚完备后，由项目秘书按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。5.4.2. 资料借用、调用、查阅要经批准并填写文件利用登记表，调阅重要文件要复印存底。5.5. 工程文件的移交工程竣工时，所有工程文件要按规定移交相关部门永久保存。5.5.1. 项目秘书协助总经理办公室整理并向深圳市城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。 5.5.2. 向物业管理处移交一套工程竣工文件资料，移交物业管理处的资料需要报项目总经理批准。5.5.3. 其余工程文件资料整理完备后统一移交总经理办公室保存。5.5.4. 所有移交均要填写文件交接登记表，由双方签字确认。6. 支持性文件6.1. VKSZ/QP/DC003 文件收发控制程序5. 相关记录及