对高职院校系级教学档案科学系统化管理的实践探索

1、对高职院校系级教学档案科学系统化管理的实践探索教学档案是指教学活动开展过程中所形成的具有保存价值的原始记录材料，它记录着教学活动的全部过程，反映了教学工作的质量和水平，在教学管理、教学研究、教学评估和教学考核等各项工作中具有非常重要的作用。长期以来，高职院校的教学档案管理一直由学院统一组织，没有充分发挥出其应有的价值与作用。然而，随着教学过程二级管理模式的不断完善，高职院校的教学档案管理将必然逐步地实现由学院统一组织向系级教学单位自行组织的方式转变。因此，系级教学档案科学化、规范化的管理，是高职院校档案工作的重要组成部分，也是一项长期性基础建设。笔者依据高职教育发展规律，并结合国际商务语言系在

2、档案管理实践中的一些做法，对高职院校系级教学档案科学系统化管理进行了探索。一、建立科学的教学档案管理体系，有效地为本部门教学管理工作提供服务只有建立科学的教学档案管理体系，才能将其系统和丰富的内涵完整地展示出来，才能更好地为本部门的教学管理工作提供服务，具体表现在：为系领导做好管理提供依据，为教学研究、教学改革提供信息，为本系的综合办学水平提高提供真实可靠的材料，反映系教学工作的客观进程，等等。具体做法如下:（一）以为教学管理服务为宗旨进行明确分类系级教学档案内容包罗万象，比较分散，必须进行明确分类，才能充分发挥其为教学管理服务的作用，这是对其进行科学管理的一步。我系依据大连职业技术学院文件材

3、料立卷归档办法、大连职业技术学院各部门文件材料归档范围、大连职业技术学院教学档案管理工作规范和国家教委颁布的高等学校档案实体分类法的有关规定，结合本系实际情况，将各种教学文件分成了如下7大类,并进行整理归档：1、上级教育主管部门及学院下发的教学文件；2、教学规章制度及系工作计划、总结；3、教学过程管理（包括教学任务书、实习论文指导答辩等）；4、专业建设（包括专业剖析、专业指导委员会、专业人才培养方案、课程教学大纲、合作办学、教学改革、教研活动、实训基地、教材建设、科研统计等）；5、师资队伍建设（包括教师业务档案、“双师型”师资队伍、荣誉与奖励等）；6、学生管理与素质能力培养（包括班级学生名单、

4、成绩、学生学籍变动、职业资格证获取情况、技能测试题库、实习及就业情况统计、毕业生追踪调查等）；7、回收基础教学文件（包括教师手册、课程教学进程表、教案讲义、学生作业、班级教学日志、实训室记录、实习报告和论文等）。（二）以专业建设为中心和以教学环节为主线进行系统架构上述的7类文档并非是孤立的，而是一个有着内在联系的有机整体。它们围绕专业建设这个中心，体现的是一个完整的教学环节。我系在对教学档案进行整理和归档过程中，着重分析了各类、卷之间的关系，将其进行系统架构，使之成为一个以专业建设为核心、以教学环节为主线，体现高职教育教学规律特点和学院办学特色的科学统一体。例如：在专业建设方面，专业剖析不仅能

5、直观地反映专业建设发展的现状及存在的薄弱环节，同时还要求其他类、卷相关内容与其相一致，互为印证。基础教学文件的回收是教学管理的重要环节，回收的基础教学文件是评价教学任务、学生实习实训、毕业设计、毕业生论文指导答辩等专业人才培养工作组织和完成情况的重要依据；同时，要求教学任务、课程教学大纲、课程教学进程表、教师手册、教案相一致，教师授课手册和班级教学日志应在教师授课时间等项上严格对应。教师业务档案中的工作量记录的是教师承担的教学任务、指导学生撰写实习报告、论文和参加答辩以及参与教学大纲编写等工作的量化统计，是系二次分配的重要数据；教师业务档案中的其它内容要求与“双师型”师资队伍建设、教学改革、教

6、材建设、科研成果统计、荣誉与奖励等相关类、卷中的内容相一致。（附 ：“系教学档案分卷图”和“教学档案各部分关系图”）系教学档案分卷图实习报告、论文作业、测试教师手册系主任手册实训室记录班级教学日志教案、讲义课程教学进程表专业主任手册7.回收基础教学文件教学任务书实习论文指导答辩系教学规章制度系工作计划、总结6. 学生管理与素质能力培养1.下发教学文件2.系教学行文职业资格证书统计 毕业生调查报告实习及就业情况统计专业技能测试题库课程教学进程表学生成绩学生名单（班级）学生学籍变动5.师资队伍建设实训基地合作办学4.专业建设3.教学过程管理荣誉与奖励课程教学进程表“双师型”师资队伍教师业务档案科研

7、成果教材建设教研活动专业人才培养方案教学检查教学改革课程教学大纲课程教学进程表专业指导委员会专业剖析系教学文件学生管理与素质能力培养教师基本情况教师工作量专业建设系教学行文下发教学文件毕业生调查报告实习及就业情况统计师资队伍建设实训基地合作办学回收基础教学文件教学过程管理荣誉与奖励课程教学进程表“双师型”师资队伍教师业务档案科研成果教材建设人才培养方案教学大纲专业指导委员会专业剖析实习论文指导答辩教学任务书教 学 档 案 各 部 分 关 系 图（三）实行集中统一管理，确保教学档案的统一性、完整性由于教学过程具有一定的周期性，所以教学档案整理应采用年度立卷和平时立卷相结合的管理办法，对学院重要活

8、动和重大事件的档案随时立卷，将教学基础文件分学年度整理立卷。每学年结束后，将毕业班在校期间整个教学计划运行过程形成的教学原始材料按专业和班级统一整理、归档，形成反映该专业一个培养周期教学状态和整体面貌的系统资料。（四）注重教学档案的功能开发和利用教学档案工作的根本目的，是发挥档案信息的作用，为专业建设和教学管理工作提供服务。因此，在对教学档案进行整理的同时，要充分注重对教学档案各种功能的开发利用。例如：将学生各学期的期末成绩在电子表格下以专业和班级为单位进行录入，并及时将最新的在校生成绩表、职业资格证书获取率和国家大学生英语等级考试通过率等统计数据提供给本部门领导、各专业主任和相关班导师等，为

9、其准确把握教育教学质量目标管理方案实施情况，以及班导师有的放矢地指导学生学习提供重要的参考数据；新生入学时，根据学生录取信息，建立班级学生名单，并随着学生学籍变动情况及时更新，最终的毕业班学生名单就是各专业安排第六学期独立实践教学即学生毕业实践的学生数，而毕业生实习、就业去向即时统计不仅能及时反映毕业生实习、就业状况，同时还是毕业生追踪调查的必备基础材料。二、建立电子文件和目录索引，加快教学档案信息化建设步伐为了适应信息时代的要求，需要利用现代化信息技术加快改变传统的档案管理模式，通过电子档案和电子目录的建立，向教学档案管理的数字化方向迈进。（一）要求在纸制文档生成和归档时，同时生成和递交电子

10、文档，并制定计划对以往形成的纸制文档进行数字化处理，将校企合作办学协议、媒体报道等重要纸制文档和照片等通过扫描存入计算机，并将编辑好的电子资料刻录成光盘做长期保存。（二）运用计算机技术，建立清晰的教学档案电子目录，方便查阅使用，提高服务质量。该目录应分类、分卷编写，包含文件形成时间和主题等信息，以加快信息检索速度，提高检索效率，为目录数据库的建立奠定基础。（三） 提高档案管理人员的信息处理能力信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于高职院校的发展是档案工作面临的重要课题。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。档案管理人员应注重培养和提高自己的信息处理的能力，充分掌握信息学的有关基础知识和方法，掌握计算机网络技术，学会用计算机处理档案信息，从计算机数据库中贮存检索档案信息，并能够利用网络进行档案信息的应用和开发，为信息化网络服务平台的建立，做好充分的准备。总之，系级教学档案是本部门领导研究专业建设发展、制定工作规划、处理现实问题的依据，在教学过程的科学化管理和手段创新中起着重要的参考作用