商务信函的特点与规范外贸英语

1、第五讲商务信函的特点与翻译思路商务信函的特点与规范商务信函的特点与规范商务信函（Business Letters）的）的特点与规范特点与规范 格式的程式性格式的程式性 内容的简明性内容的简明性 语言的准确性语言的准确性 语气得体性语气得体性 内容的专业性内容的专业性 格式的程式性格式的程式性 英语商务信函的主要由信头、日期、信内地址及名称、称谓语、正文、结束语和签名等几个主体部分构成。 信头信头(Letter Head)：写信方公司的名称、地址、电话、传真等常用联系方式。商业信函大多使用印有信头的公函信笺， 日期日期，即写信的日期：英语中日期的标示有英式和美式。英国式标注即按月、日、年的顺序；

2、美国式标注即按日、月、年的顺序。由于存在两种不同的标注方式，所以，为了避免误解，在标注日期时月份最好用字母拼出来或用简写，如Oct, 8, 2006 或8, Oct, 2006，而不要简单写为10/8/2006或8/10/2006。 信内地址信内地址（Inside Address)：写在信纸的右上角，编号和日期下方。按公司名称或收信人姓名、职务；房屋或大楼名称、号码；所在街道或路的名称；省（市）名称及邮编；国家名称等从小到大的顺序排列。在一般的英文书信中这部分可以省略，但是在正式商务信函中，此项不可免。 称呼敬语称呼敬语(Salutation)：如果知道对方姓名，就用Dear Mr. X 或者

3、Mrs. X 或者Miss X 或者Ms. X；如果不知道对方姓名，可用Dear Sir或者Dear Madam, 也可用To whom if may concern；如对方职务较高，最好用其职务名称，如Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen（注意是复数形式）。 正文正文(Body of the letter)：正文即信的主体部分，一般包括写信的原因、目的、己方的要求、对对方的期盼等内容。 结束礼辞结束礼辞(Complimentary Close)：英文中结束礼词一般用“Yours sincerely”，

4、“Yours faithfully”，“Yours”，“Sincerely” 等。值得注意的是，值得注意的是，结束礼词应该和称呼敬语相匹配，如果称呼用Dear Sir，Dear Sirs，Dear Madam， 结束敬语就应该用Yours faithfully；如果称呼用Dear Mr. John，Dear Mr. Smith等, 结束敬语就应该用Yours sincerely。 签名签名(Signature)：签名后书信才能够让对方信服,才具有法律效力。 附加部分：附加部分： 有时可以根据实际需要对信函的次要内容和遗漏的内容进行增补，包括：附件(Enclosure，简写Enc)；再启（即附加

5、遗漏内容）(Postscript，简写P.S)；抄送(Carbon Copy Notation，简写CC.)等等。 内容的简明性内容的简明性 商务信函不需要使用华丽优美的词句，而是要求用简单朴实的语言，清楚而准确的表达信息内容。鉴于商务的习惯和要求，商务信函力求简洁明了，一方面直入主题，如普通社交信函往往是通礼寒暄在先，正题叙述在后，而商业信函则往往免却通礼寒暄的客套，直接切题，就事论事；另一方面，要长话短说，行文简短，切忌长篇垒牍，避免罗嗦和重复。商务信函与普通社交信函的区别就在于其简明性上，具体表现为开门见山，直入主题；主体鲜明，要点突出；内容简洁, 语言精炼。 例1 Having had

6、 your name and address from the Commercial Counselors office of the Embassy of the Peoples Republic of China in., we now avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relations by a start of some Practical transactions. 译文：译文： 从中华人民共和国驻（国）大使馆商务参赞处获悉获悉贵公司名称和

7、地址，现冒昧与贵方联系，欲以一些实际业务为开端，促进双方建立业务联系。 这是一封建立业务关系函的主体部分。建立业务关系函的目的在于试探对方的意图，希望和对方建立业务往来关系。所以这封电函在开头部分就提出了获得对方信息的途径，然后开门见山地提出了自己的想和对方建立业务关系意图，内容简洁而明了。 语言的准确性语言的准确性 商务信函对重要的信息强调完整而具体，尤其是涉及到双方的利益和责任的内容，更要求精准，因此对句子的语法结构、逻辑联系、遣词表达，甚至标点符号等的准确性都要求很高。 例2 ： 由“维多利亚”轮运走运走的最后一批货将于 10 月 1 日抵达伦敦。 译文：The last batch p

8、er S.S. （=Steamship）“Victoria” will arrive at London on October. 由“维多利亚”轮运来运来的最后一批货将于 10 月 1 日抵达伦敦。 译文：The last batch ex S.S. “Victoria”will arrive at London on October. 由“维多利亚”轮承运承运的最后一批货将于 10 月 1 日抵达伦敦。 译文：The last batch by S.S. “Victoria” will arrive at London on October. 源自拉丁语的介词 ex 与 per 有各自不同的

9、含义。英译由某轮船“运来”的货物时用 ex，由某轮船“运走”的货物用 Per，而由某轮船“承运”用 by。 例 3 该货于 11 月 10 日由“东风”轮运出，41 天后抵达鹿特丹港。 译文：The good shall be shipped per M.V. (= motor vessel)Dong Feng on November 10 and are due to arrive at Rottedaml in 140 days. 指“多少天之后”的确切的某一天，常常必须用介词 in，而不能用 after，因为介词 after 是指“多少天之后”的不确切的任何一天。 语气得体性语气得体性

10、在商务信函中，使用语言的礼貌和得体的措词能够给对方留下良好的印象，创造良好的交流氛围，一方面体现了发函方业务人员的业务素质，另一方面也有利于树立公司的形象，从而有利于促进交易的达成，因此，商务信函中都十分注意使用得体的礼貌语言。 例 3：. We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department. 译文：欣悉有关纽约小麦交易所的业务信

11、息。我们将充分研究和利用这些信息。 例 4：. We have the pleasure to acknowledge your favor of yesterday advising 25 cases for Shanghai. 译文：您您昨日告知向上海发出25箱的信函我们已敬敬悉。 内容的专业性内容的专业性 由于商业信函是与商业贸易有关的书信，就不可避免地涉及很多商业与贸易领域的术语，如：海运提单（marine Bill of Lading）；（空白支票等的）背书人（endorser），被背书人（endorsee），还包括很多缩略词、套语等。 例5 Wed like to inform y

12、ou that our counter sample will be sent to you by DHL by the end of this week and please confirm it ASAP so that we can start our mass production. Payment will be made by 100% confirmed, irrevocable Letter of Credit available by sight draft。 译文：现通知贵方，我方的回样回样将于本周末用特特快专递快专递寄发，请尽快确认，以便我方开始批量生产。要求用100%不

13、可撤消的即期保兑信用证不可撤消的即期保兑信用证支付货款。 在这段信函中包含了很多的商务术语：counter sample（对等货样）；DHL（敦豪速递公司）; ASAP = as soon as possible （尽快）；confirmed L/C（保兑信用证）；irrevocable L/C （不可撤消信用证）；sight draft（即期票据）。 例6 荣幸地向贵方推荐我方电子产品，随函附上第28号报价单报价单供贵方参考。 译文：We have pleasure in recommend our electronic products to you and enclose herewit

14、h quotation No.28 for your consideration. 商务信函中还有很多套语频繁地得以使用。由于商务信函的目的不同，因而各种函件（如建立业务关系函、通函等）的套语也有所区别。具体参见附件：商务信函的常见套语。 商务信函的翻译外贸信函翻译的思路 商务信函是不同其他题材的实用性文书，其基本目的在于传递信息，因此在翻译时，应以“达意”为最高翻译原则，注意格式规范的调整、语气措词的恰当、语言表达的简洁、专业术语的对应等诸多方面。具体表现为以下几点： 首先要注意格式的转化。首先要注意格式的转化。 其次要注意句式的转换。其次要注意句式的转换。 再次要注意运用商业术语和套语。再

15、次要注意运用商业术语和套语。 最后要注意语言表达的简洁、措词准确和最后要注意语言表达的简洁、措词准确和专业术语的正确使用。专业术语的正确使用。格式的转化格式的转化 在同一中语言里，信函的基本格式是相同的，但在不同语言间，格式却有所差别。英语和汉语的书信格式是不同的，例如，收（寄）信人地址在英语里是按从小到大的顺序进行排列的，而在汉语里则刚好相反，即是按从大到小的顺序进行排列；英汉语里收（寄）信人地址所摆放的位置和日期等也是不同的。鉴于这种差异性，翻译时应做出调整，以适用目的语的格式规范。 例7 Allen P. Fairbank 2 Flower Place Oregon, Wisconsin

16、 36752 U.S.A. 将上面的收信人地址译成汉语为：美国，36752（邮编） 威斯康星州，欧莱根市，弗洛尔普拉斯 2号，艾仑普弗尔柏克先生句式的转换句式的转换 由于英语和汉语分属两种不同的语言体系，句法结构上存在一定的差异性。英语被动句的使用较多，在译成汉语时应注意转换成主动句，反之亦然。 例8. Notice is hereby given that the annual general meeting of the shareholders of our company will be held at the Bankers Club on Mar. 1. 译文：本公司股东年会，将于

17、3月1日在银行家俱乐部召开，特此函告。 例9. A stamped envelope is enclosed for reply. 译文：盼复，并随信附上贴邮票的信封一个。 英语是形合语言，十分注重语言的语法结构，一般主、谓、宾齐全；而汉语是意合语言，无主语句的使用频繁。翻译时要注意转换和调整。 例10： We have the pleasure of enclosing herewith the documents. 译文：兹兹随函奉上有关文件。 例11：We have pleasure in enclosing herewith a Bill of Lading covering 50 b

18、ales of cotton. 译文：兹兹随信附去50包棉花的提单一张。 英语长句的使用比较常见，尤其是各种从句和短语的套用形成多级从句和多级短语；而汉语中多用短句，翻译时注意进行拆分和归并。 例12：We can confidently assert that any business you may favour us will be transacted to your satisfaction. 译文：我们保证我们承接的任何业务都会令您满意。 例13：In order to facilitate business in consideration of the present mone

19、tary stringency, the cooperation, on behalf of which I am studying this proposition, is willing to base transaction on trade by barter and would import any articles, which you would ship to the United States. 译文：鉴于最近银根紧缩，为谋求交易的达成，本人代表公司正在研究这项建议。我方愿意以易货贸易为基础，进口贵方运到美国的任何商品。 商业术语和套语的运用商业术语和套语的运用 在商业信函里

20、有很多的套语，在翻译时套用即可。例如，在英语商业信函里使用最普遍的称呼套语是：Dear Sir or Dear Sirs （用于男性），Dear Madam or Dear Ladies（仅用于女性）或者Gentlemen（仅用复数形式，可单指男性，也可指男女合指）等。而汉语惯用的称呼套语是：尊敬的阁下或者尊敬的先生（女士或夫人）。同样，结尾套语在英语里常用的是：Yours truly, Sincerely yours等，汉语里则惯用XX谨呈或者敬呈等。另外，还有其他很多套语如起始套语、结束套语、回函套语等等都可以在翻译时套用。 信函常用的起始套语信函常用的起始套语 I was glad to

21、 receive your letter of May 6 . （欣悉贵方5月6日来函。） With great delight I learn that . （欣闻） I have the pleasure to tell you that （很荣幸地告诉贵方） Your kind letter of Saturday arrived this morning, （今晨收悉贵方星期六的来函） Im glad to hear from you so soon. （欣悉回函。） 信函常用的结束套语信函常用的结束套语 I hope to hear from you soon. （祈盼早复。） I

22、look forward to hearing from you soon. （祈盼早复。） I look forward to our next meeting. （祈盼早晤。） Your kind early reply will be appreciated. （若能早复，甚为感激。） With best regard. （祈安。） Hoping for an early reply. （祈盼早复。） 语言表达的简洁、措词准确和专业术语的正确使用 最后还要注意。鉴于商业活动的时间、空间和利益等因素的影响，语言表达应力求简洁明了，但要将有关事项表达清楚，不能因追求简洁而忽视了准确性。同时，

23、由于商业信函与商务往来有关，必然牵涉到各自语言中的习惯使用的专业术语，因而在翻译时尽量按照译文习惯使用的术语进行表达。例如negotiating bank对应汉语中的“议付银行”，即汇票贴现的银行；negotiable form对应汉语中的“可转让提单”，即经过背书即可将所有权转让给他人的提单；CIF对应汉语中的“到岸价”； particular average对应汉语中的“单独海损”，等等。 例16：We have received your letter of July 1, enquiring about the best terms of the goods. 译文：已收悉贵公司7月1

24、日就优惠条款询盘询盘的来函。 原文中的enquiring是一个专业术语，汉语里有“询盘”与之对应。同时为了简洁，译文省略了主语。 例17：You may get a 5% discount if your order is on a regular basis. If you extend credit to a time draft，you have made a trade acceptance. And you can request that the bank finance the transaction by buying the draft. 译文：如果贵方定期定期给我方下定单便

25、可享受 5% 的折扣。如果贵方可以开具定期汇票定期汇票，便可以做商业承兑汇票业务商业承兑汇票业务，申请银行买进承兑汇票贴现。 在翻译商务信函时，还要谨慎选用极易混淆的词语，有时由于选词不当而寻致词不达意或者意思模棱两可，甚至表达的是完全不同的含义。因此了解与掌握极易混淆的词语的区别是极为重要的，是提高英译质量的关键因素之一。 例18：一旦接到装船通知装船通知，我们将立即通过中国银行天津分行寄出装运单据给你方。 译文： Immediately upon receipt of shipping advice, we will send the shipping documents through The Bank of China, Tianjin. 在翻译时很容易将shipp