财务共享服务中心会计档案管理

1、财务共享服务中心建设咨询服务系列专题（八）财务共享服务中心会计档案管理张庆龙田春红057THE CHINESE CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANT2012.08DEVELOPMENT OF THE PROFESSION行业建设与发展一、财务共享中心建设带来会计档案管理环境的变化根 据财政部、国家 档案 局会 计档案 管 理 办 法（1999） 的 规 定， 会 计 档 案 是 指会 计 凭 证、会 计账簿和财务报告等 会 计 核算专业 材料，是记 录 和反映单位 经济业 务的 重要史 料和证 据。具 体包 括 ：会 计 凭 证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。 各单位 必

2、须加强 对会 计档案管 理 工作的管 理， 建 立 会 计 档 案 的 立 卷、 归 档、 保 管、 查阅和销毁 等管 理制度，保证会 计档案妥 善 保管、有序存放、方便 查阅，严防毁损、 散失和泄密。各单位每年形成的会计档案， 应当由会 计机 构 按照归档要求，负责整 理 立卷，装订成册，编制会 计档案保管清 册。 采用计算 机 进行会 计核算的单位应当保存 打印出的纸 质会 计档案，并对保 存 期限 作 规定。财务共享服务 是随着 集团公司的管 理 变革而 产生和发 展的。当企业 规 模日益 扩 大，业务 类 型 不断 增 加，企 业分公司、子 公司的多 个财务机 构使得原 本就是 成本中

3、 心的财务人员及其 相关管理费用快速膨胀， 最 终 导致 效率降 低、设备投资重 复、内控 风险激增，统一协调财务变得越来越困难。 此时，企 业在 变革中寻求突破的结果 就 是 财务共享服务的 源起。建 立财务共享服务 中心，必将带来财务组织架构的深度变革。 原 本各业务单元的财务 部 可能 仅会被保留 下一小部 分，譬 如负责单据收 集 整 理的人 员，而大 部 分将迁 移至共 享服务中心所在 地。这 样，将财务大 部 分 的职能 集中至一 个中心，可以大 大 缩减 人员，显著降 低 成 本、提高 效率，并将财务流 程与企 业战略 相匹配。财务共享服务中心的建设实 施改变了 传 统分散 型的

4、会 计档案管 理环 境，它将不 同国家、地 点实 体的会 计业务集中到一个 财务共 享服务中心来记账 和报告。这种集践 来 看，在单据的归档上 主要出现了两 种方 式 ：一 种 方 式 是 将 单 据 存 放 在 分 公司、 子公司所在 地。处 理 业务时，先 将 单据 集 中到服务中心 处 理，待存 档、分 类 进行完 毕后， 在 每 年 的 审计 开始前， 把 所有 的 单 据发还各公司，以便在当地进行档案管理。 另一 种则 是 统 一 保 管 在 服 务 中心所在 地。 但 在单 据 发 生 后 的 前几 年（ 通 常 在 3 至 5 年） 凭 证仍 保 存 在分公司当地。超 过一定 年

5、 份的凭 证很少被 查阅，这 些凭 证 可统一 托 管 到服 务中心。 此 外， 传 递凭 证 时， 可当企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企 业分公司、子公司的多 个 财 务 机 构 使 得 原 本 就 是 成 本 中 心 的财务人员及其相关管理费用快 速膨 胀，最终导致效率降低、设备投资重 复、内控 风险 激增，统一协调财务变 得越来越困难。考虑采用影 像系统 来 进行，把 单据 通 过 影像 扫描的形式传 递 到中心，处 理完毕后将 凭 证 打印出来 整 理即 可。无 论采用哪 种方 式，通 过 这种传 递又会带来 新的内部控制 风 险 节点。 因为， 会 计档 案 的 形成链 条在

6、加长，从 过去的属地 延伸至财务共 享服务 中心，这其中介入了多种岗位角色，如收集、 影 像化、审核、传 递、稽核、归档、整 理、 成 档。 使 得 原 本 容 易 在 属 地 发 现 的风 险， 往往在财务共享服务中心归档后才被发现， 甚至一直隐藏下去。此 外，过 度依 赖 影 像 系统 形成的电子 会 计档案，容易受 到当前会 计档案 管 理法 律 法 规的 滞后 影响，产生合 规性方面的 挑 战与考验，带来新的问题。中的财务 管 理改变了过去 传 统的属地化会计档案 管 理体系。从 理论上 来说，财务共 享中心建 立 后，应 将所有单据统一 保管在 服 务中心所在 地，要求财务 共 享服

7、 务中心 属地要 有 相当规 模的 档案中心，能 够为各 公司保管 大 量 凭 证，要求财务共 享中心在 会 计档案信息存 储、利用以及 影 像管 理 系 统等 方面创造 最 好的条 件。但 是，我国行 政 监 督系 统的属 地 与分 散化（例 如当地 的 地 税 局、工商局等）对于 会 计档案的 检 查 需 求，使得财务共享 环 境下的单据统一集 中管 理 难以付 诸 于实 施。另外，受 到预算 成 本的约束，全面的会 计档案 集中管 理变 得不是那么现实。从目前的财务共 享中心档案 管 理的实058中 国 注 册 会 计 师2 0 1 2 . 0 8DEVELOPMENT OF THE P

8、ROFESSION行业建设与发展二、财务共享服务中心会计档案管理的完善建议（一）建设统一的会计档案标准化、数 字化处理平台财务共享服务中心本身就是建 立在先 进的信息技 术平台基 础之 上的一个 数字 化 平台，其自身 会 计档案的管 理也 应该实 现 档案信息的数字 化和网络 化，建设档案信 息接收、传递、存 储和提供利用的一体化， 使档案信息高度共享，档案管理更加有效、 快捷、科学。当然，企业应该在平衡好寄送、 存 储、沟通的成本 基 础上，建设 统一的会 计档案 标准 化、数 字 化处 理平台，通 过 规 模效应平衡相关成本。为此，财务共 享服务中心的建设 必 须 结合当前的会 计档案

9、管 理 规定，对信息化 环 境下的会 计数 据电子档案的形成、归档 和电子 会 计档案 信息资源 标 识、描 述、存 储、查 询、交 换、网上传输 和管 理等 方面 制定标准、规 范，并 指导 实 施的过 程。当 然，财务共享服务中心 会 计档案 管 理 工作 还 依 赖于 一定的网络环 境建设、硬件环 境 建设 和软件环 境建设，这些建设是 会 计档 案 信息传输、交 换和共享的基 础。也 就 是 说，实 施 财务 共 享中心后，会 计档案的硬 件管 理同样需 求很高，应 提高会 计档案的 信息化 水平，建 设 和完 善财务档案 信息网 络，使各项工作都网络化，加强档案的利用。从长远来看，财

10、务共享服务中心会计 档案的 标准化、数 字 化平台的建设也 有 利 于对外承 接 相应的业务，逐 步回收 投 入 的 成本。（二）建立系统化的管理制度体系目前，国家关于电子档案 系 统化的管 理 制 度 体 系 相 对 滞后。 会 计 电 算 化管 理 办 法、会 计电 算化 工作 规 范和会 计 档案 管 理办 法等相关 规范文件 多制定于 上世纪 90 年代中后期，在信息技术日新月 异的今 天，显然己经无法满足 经济发 展 对会 计电子档案 管 理的更高需求。各 个 基层单位由于对会 计电子档案 管 理的 重要性缺 乏认识，其内部也基本未形成科学、完整、 规范的 相应制度。实 施财务共享中

11、心建设 后，应加强这一管理制度体系的建立。1. 建 立会 计档案的归档制度。会 计数 据在 未 打印成书面 形式 输出之前，应 妥 善 保 管 并 保 留 副 本， 记 账 凭 证、 总分 类 账、 现金日记账和银行存款日记账应打印输出， 并按照有关税务、审计等管理部门的要求， 及时打印输出有关账簿、报表。2. 建 立电 算 化会 计 档 案 的 存 储 制 度。 根 据国家档案 局的 标准，建 立电算化会 计 档案 保管 制度 ：选 择优 质的磁 盘介质进行 会 计档案 数 据 备 份，备用盘与储 存盘分离 存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作， 按分类和一定 顺序对 数 据磁盘、光 盘

12、等电 子 会 计档案 进行 编 号，标明时间和 文件内 容，制作档案管理文件卡片。3. 建 立严格的借用手续 制度。查阅会 计 档 案， 需 经 财务 共 享 中 心 负 责 人 批 准， 按照档案管理的有关规定办理借阅手续。4. 建 立会 计档案定期备份 制度。定期 将 会 计数 据备 份 到磁性介质，并设 立备 查 登 记簿，提 供 备 份时间、数 量、保管方 式 等 备 份 细 节信息 ；同时由于磁 性介质的特 殊性，管 理人员必 须对这 些电子 会 计档案 进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。（ 三） 加 强 关 键 环 节 的风 险 控 制 与 安 全防范财务共 享服务中心建 立

13、 后，原 本财务 管 理体系下的会 计 稽核岗位 被 取消，而各 种纸 质会 计档案的真实性与相关 影 像资 料 的一致性将受到很大的质疑。如何防范 这 些 进 入 财务共 享服务中心的外部风险，将 成为财务共享服务中心建 立 后 新的风险控 制内容。为此，必 须 加强内部 流 转的会 计 档案加工处 理 过程的质量，在会 计档案的 生成、流 转等环 节增加提取 或处 理的稽核环 节，避 免 处 理偏 差，防 范自身操 作失误所带来的风险，最 终 保证财务共 享服务的 整 体质量。为避 免 人 为操作可能带来的错 误 风险，对表单 填制规 则、各审 核 环 节的 稽核 规则、会 计 制度 逻辑

14、规范、银 企资 金 结算规 则等 方面应 尽量实现 系统固化，以 提升流 程 运作 效率 和质量，实现良 好的风 险控制。由于企 业 集团分 子公司众 多，容易造 成 单据流 转不畅或 环 节过 多，导 致付款 或 核算处理不及时，影响企业生产经营活动。 为此，应注意通过 IT 系统提高单据处理的 电子 化 水平，减 少 纸 制单据的 流 转。制定 各 类 单据流 转 流 程，明确省市之间的单据 流 程管 理，细分单据流 转 环 节，明确各环 节 责任人，以 工时 为单位明确各环 节单据 处 理时间，月末 对单据 处 理的正 确性、时 效性 进行分析。分公司指定 专人 负责传 送 票 据，办理

15、 票 据交 接 手 续。总公司明 确 对 应 接口人，办理 票 据交 接 手 续，确 保 相关 票据的安 全。并定时进行会 计检 查，提高 会计数据的准确性。此 外，应注 意 对电子 会 计档案的安 全 风险控制，充分考虑防磁、防火、防潮、防 尘、防虫、避 光、恒温、防变 形、防磨损、 防强 震等 基 础环 境要求，保证存 储介质的 物理性能 不 改变。对会 计档案的介质应定 期复制，防止电子会计档案的丢失和毁损。 目前会 计系统大部 分 是网络 会 计系统，容 易受 到病 毒 和网上黑 客的攻击，应 采 取 必 要 措施 来加强会 计网络的安 全 性，加强防 火墙、路由器 等网络 安 全方面

16、的管 理。企 业 应当定 期检测信息系统 运 行 情况，及时 进行 计 算 机 病 毒的预防、检 查 工作，禁止 用户安装非 法防 病 毒软件 和私自卸载 企业 要求安装的防病毒软件。三、案例说明（ 一） 实 施 文 档 管 理 与 影 像 扫 描 管 理059THE CHINESE CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANT2012.08DEVELOPMENT OF THE PROFESSION行业建设与发展系统，解决会 计档案 跨 域管 理问题中国电信的经验中国电信在实施财务共享中心建设后， 建 立了文 档管 理与影 像扫描管 理 系统，实 施“实物流”与“信息流”并行方式。实

17、物 票据由业务发 生 地 直 接邮递 到省财务共享 中心档案 室归档，实现了“点到点”传 递。 票据在 业务发 生地 直接 进行 影 像扫描，后 续的审批、财务共享服务中心的处 理可同 步进行，资料的调阅和管理更为简单。同时， 在 基于 影 像信息的管 理模式下，并行审批 成为可能，整体工作效率大幅提高。此外， 公司设 计了详 细 票 据稽 核体系，确 保电子 信息 和 实 物 票 据 信息 的 一 致 和 真 实 可靠。 新的 档案 管 理体系推 行后，中国电信逐 步 将过去层层汇 总 模式 转变 成直管模式，报 销 扫 描点 的 设 置 实 现 扁 平 化。 具 体来 说， 传 统 模式中

18、地市公司要负责汇 总县 公司的 报销事 项，实现 财务共 享服务中心后将 会 逐步实现各 基层单位 直接对省财务共享服 务中心 报 账， 减 少了中 转 环 节， 提 高 了流 程效率。新的体系中，公司还 要 注 意做 好与外 部 检 查 部 门 之 间 的 沟 通， 接 受 外 部 检 查 时应 主要通 过电子档案 进行，尽量减 少实 物 档 案 的 查 阅 和 传 递。 当 然， 这 需 要 外 部 检 查 部 门 有一 个 理 解、 逐 步 适 应 和 接 受的过 程。（二）利用全球票据中心解决会计档案 的查找问题中兴通讯的实践为了解决 票据资 料 等 会 计档案的查找 困 难问 题，同

19、时也 为了解 决不能同时 调阅 一 份 凭 证，异地借阅，以及 原始 凭 证由于 时间或多次阅读原因造成字迹模糊等问题， 中兴 通讯 在西安 设 立了全 球票 据中心，通 过 扫描将原始 凭 证以电子流 方 式快 速传 递 来解决此类问题。其具体流程如下：1. 单据扫描。共 享服务中心设有 扫描 点，外地 综 合 考虑成本 和效率因素 设 置区财 务 共 享 服 务 中 心 的 建 设 实 施改 变 了传 统 分 散 型 的 会 计 档 案 管 理 环境，它将不同国家、地点实体的会 计业务 集中到一个财务共享服务中心 来记账和报告。带审 核单据的明细 信息，一台显 示扫描入库的彩色 单据，避

20、免审核人员同台 频 繁 切 换页 面，提高工作 效率。审核不通 过 有两 种结果 ：退票和退单。退票的，违反规定， 不予以 报销处 理，将发 票原件 等资 料返 还 给申请人 ；退 单 的， 在 报 销 范 畴内， 但 是 报销单据或手续不完整，需要进一步修正。4. 会 计 记账。凭 证 编制人员根 据自己 的 需 要 和 整 体 安 排 获 取 待 制 单 信息记 录， 逐个查看制单，并批量导入 ERP 系统生成 会计凭证。5. 会计记录归档。会计凭证打印之后， 需要 与原件匹配。凭 证清单 打印之 后，按 申请单号 / 扫 描 人等 信息 找 到原件， 与凭 证匹配 后 等 待 装订。会

21、计 凭 证与原件匹配 好的，按标准予以装订，并转入档案库。域性的 扫描点，异地 扫描人员属于财务共享服务中心的外 派人员。专职 扫描人员收 到 实 物 单 据 后 进 行 拆分 整 理， 初 步 验 收， 然 后 将 每 份 单 据 扫 描 入 库。 每 份 报 销 单 据 有一 个 报销申请单 ；报销申请单 有 报销 相关的 核心 信息，主要是贯穿单据处 理始 终 的单据 号及 其 条码 ；报销申请单后面附 的原 始票 据 一律 粘贴 在 A4 纸 张 上。扫描 系统 扫描得 到每 张单据的申请单及 其附着 的原件，通 过 条码与系统内存 在的 报销申 请单匹配 起 来。扫描之 后的单据 转入 归档 库（按 扫描人员分 开存放），以便日后 退