XXX公司行政部运作管理制度

1、东莞xxxxx 有限公司东莞xxxxx 有限公司行政部制疋：日期审审核：日期批准：日期修订简要生效日期一、行政部组织架构和职能行政部组织架构行政部组织职能的权力行政部主管职责前台岗位职责人事岗位职责总务/后勤岗位职责保安岗位职岗业务推广岗位职责 7S及安全岗位职责 、规定、制度、要求前台工作人事工作总务/后勤工作保安工作业务推广工作7S及安全工作1-5页...5.5-17 页.5-6.6-10.1112-1314-1717三、附件附件一人员招聘与录用作业指导书 附件二人事资料管理工作指引 附件三清洁日工作记录表 附件四清洁日常工作指引附件五厂报实施方案附件六7S活动

2、管理规范附件七安全管理制度文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次1/17行政部组织架构和职能一、组织架构及职能描述1、行政部组织架构：2、行政部组织职能的权力:职责1根据公司总体战略规划，执行各项决议并对公司经营计划有建议权职责2'依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力职责3，依照制度，按规定程序，实施对其他部门或员工处罚的建议权职责4，依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5，依照制度，对公司行政资源（如：办公设备等）合理调动和安排的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运

3、规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次2/173、行政部主管职责:职责1制定并审查办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度文件职责2拟定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案职责3根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4，组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设和宣传，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6配合总特助对外联系、公关及法律事宜的组织、安排和实施（如：政府、村委等）职责7，组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责8负责考

4、核行政部各小组工作情况并向总经理汇报和建议相关情况职责9贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责10负责公司突发事件的处理及总经理临时交办的其它工作4、前台岗位职责职责1负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责2熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责3负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责4负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存，配合相关部门文件的打印、 复印、文字处理等，做好外来信件和报纸的分发整理职责5负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责6维护前台区域内的整洁，

5、进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责7对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责8完成上级交办的其他或临时工作制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次3/17职责15、人事岗位职责负责人员招聘、选拔、录用、辞退及相关手续办理、培训安排、员工合同及档案职责2负责人员社会保险办理，工伤事故处理等相关工作职责3负责行政人事的通知、通告及一般文件的拟定、发布职责4职责5职责6公司文具、福利用品申请及管理，制定并实施年度人力岗位培训计划，统筹实施年度员工绩效考评负责员工工资的统计核算，办理考勤、奖惩、差假、调

6、动等工作职责7职责8完成上级交办的其他或临时工作配合管理者代表工作，负责公司文控文件的修改、更新、发行、作废管控，公司 受控印章管理6、总务/后勤岗位职责制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次4/177、保安岗位职责以身作则而不失灵活的处理好门禁管理中发现的任何问题，及时上报，绝不隐情职责4职责5贯彻落实安全保卫工作和消防安全工作职责6做好保安队伍建设和日常训练职责7做好公司来访人员进出登记及接待和引见工作职责8完成上级交办的其他或临时工作&业务推广岗位职责职责3负责公司产品画册的日常发放、管理和版本更新职责4负责

7、行业信息、招标信息、公开项目、政策与新闻等信息的收集职责5负责展会的计划、筹备、安排、效果评估与调查、参展信息搜集等职责6负责公司的网站建设、内容更新、日常维护职责7负责公司计算机和办公设备（电话、打印机、传真、软硬件）的日常管理与维护职责8负责产品广告的计划与实施（如：杂志、网站、行业协会等媒体）职责9负责公司企业文化宣传工作（宣传栏、厂报等平台）职责10负责公司专利、商标事务、科技业务的申报与跟进完成上级交办的其他或临时工作制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次5/17职责119、7S及安全岗位职责职责1负责整厂7S的

8、计划制定、日常检查、成绩评比等工作职责2、负责整厂消防安全的检查及其管理工作职责3负责7S与安全设施、设备的管理与维护职责4、负责7S与安全工作的教育培训和宣传工作职责5、负责执行7S与安全工作的奖罚提报和申请职责6负责7S与安全的制度建设和完善职责7完成上级交办的其它事情规定、制度、要求及指引、前台工作1.日常要求1.1热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高;1.2公司高层领导或其他重要客人经过前台，应起立，热情、主动致意;1.3熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容及其内部电话联系情况;1.4保持前台工作区清洁，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不大声喧哗;1.5

9、着装得体，精神面貌朗爽，训练有素;1.6谢绝一切推销。2. 具体工作内容2.1前台接待来访有客人来访需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电话通知有关人员到前台 迎候；公司副总级以上的客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如相关人员暂时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次6/172.2接听电话接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询 或业务问题，尽可能转接相关部门有关人员接听，切忌态度生硬、死板。在接听找公司高

10、层领导电话时应注意细心分辩，问清具体事由、来电公司名称、人员姓名、 职务等，如无法分辩则转秘书或文员处，说向其说明情况。2.3国内、市内快递的统一收、发工作发件：公司员工在前台领取并填写国内或市内快递单后，把要寄的文件资料、物品交至前台（物资出厂须有申请单，经保安核实后再封装邮寄），并注明交寄时间，收件人等及其他特别 要求，由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页，留前台存底已便查询和结算。收件：前台收件后须进行归类、登记并及时发放，收件人领取时须在登记表上签字。2.4接待用品的申请工作人员须不定时检查备存接待用品情况（如：饮用水、纸巾等），发现不足时应立即申请和跟催到位（尤其是接到接待通知

11、后，应将接待工作准备到位）。2.5灵活机动的处理前台各项临时事务及其他行政工作。3. 基本要求和技能3.13.2普通话标准、流利，能说、听广东话； 形象气质佳，为人热情大方，性格开朗;3.3办公软件应用熟练，做事心细、主动，有好学上进心;3.4经过公司礼仪及相关培训、人事工作1.日常要求1.11.2办事灵活、效率高，热情、细心、工作能动性强；熟悉公司组织结构、经营理念及其国家、地方相关法律法规;1.31.4工作业务素质好，领悟能力和机动能力强，能快速接受新事物; 心理素质好，能承受工作压力；2.具体工作内容制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-00

12、6版本/版次A/0页次7/172.1人员招聘根据公司发展规划及部门人力需求，利用一切渠道招揽人才（如：人才网、现场、社会广 告、内部员工介绍、内部提升等等），及时填补岗位，满足部门需要。相关工作指引参考附件一人员招聘与录用作业指导书2.2工伤及社保办理2.2.1社会保险缴费工资申报程序参保单位在每年5月至6月，根据本单位职工上年度月平均工资收入，向经办的社保部门 申报下一年度的缴费工资，缴费工资经社保部门核定后原则上一年不变。缴费工资申报的方式 有如下几种：（一）磁盘报送：申报单位自备 U盘或3.5磁盘到社保部门下载以单位编号命名的*年 度缴费工资申报表；单位填写*年度缴费工资申报表后，用 A

13、4纸打印出申报表（一式两 份，需盖单位公章），与磁盘一并交回至社保部门。（具体（二）网上申报：已申请网上申报服务的参保单位通过网上申报系统申报缴费工资。操作请上 httP：/查询。）（三）纸质申报：填报社保部门打印的*年度缴费工资申报表（一式两份，需盖单位公 章）。2.2.2退保程序参保人是非本市农村户籍，离开东莞时无法办理转移手续，可申请办理退保。单位为参保人办理停保手续（个人参保状态为“停止缴费”），并缴清了社保费。（如当月停保的，必须缴清当月费用才可以办理退保手续）参保人本人携带以下资料到最后参保地的社保机构办理:（1）养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表 （盖单位公章）；（2）本人

14、身份证原件及复印件一张。（委托他人办理的，还需提供受委托人身份证原件、复印件一张和公证机关出具的 委托书原件）社保机构核发养老失业保险待遇领款单 参保人凭本人身份证和养老失业保险待遇领款单在办理当天内到指定银行领款。退保不需要社保卡。制定/日期审核/日期批准/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次8/17东莞xxxxx 有限公司223职员工参保/退保手续办理流程参保流程:审核/日期批准/日期制定/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0东莞xxxxx 有限公司页 次9/17单位退保流程：说明:A.每月最后一个

15、工作日，社保局停止受理任何网上申报业务;B.每月5日之前，社保局从公司账户扣除当月社保费用（在此期间本月新退保人员不可退社保）；C.每月10日之前进入单位综合申报草稿箱（审核已通过）打印上月社保月报表加盖公章后提交给社保（一式两份，社保局盖章后，公司留存一份）制定/日期审核/日期批准/日期文件编号版本/版次FZ/WI-ADM-006A/0文件名称行政部部门营运规程东莞xxxxx 有限公司页 次10/17224工伤事故处理流程(1)接到部门工伤报告后，安排在第一时间将伤员送到就近的指定医疗机构就诊、抢救。(2)部门在12小时内提交工伤事故报告交行政部，行政部在24小时内提交报告给社保局。(3)

16、由行政写好工伤事故处理报告，交总经理批阅。(4) 康复出院后申请工务鉴定。认定工伤及申请伤残鉴定所需资料:申请伤亡人员与企业存在劳动关系的证明材料(劳动合同或厂证)医疗诊断证明或者职业病诊断证明书(病历卡)伤亡人员本人身份证明材料(身份证)伤亡人员或用人单位法人代表委托他人申请的，需提交委托书及被委托人的身份证明(委 托书)企业营业执照或机关事业单位法人证书等伤者受伤当天考勤记录3.人事资料管理参考附件二人事资料管理工作指引4. 考勤核算4.1收集考勤资料，统计考勤结果。对于考勤异常者进行调查，并按员工手册之考勤管理执行。4.2依照考勤卡、加班申请单、员工请假单、外勤考勤记录等记录，做初步审核

17、、计算、统计。4.3.核算流程:5. 文控文件管理参照文件控制程序执行制定/日期审核/日期批准/日期文件编号版本/版次FZ/WI-ADM-006A/0文件名称行政部部门营运规程东莞xxxxx 有限公司页 次16/17三、总务/后勤工作1. 日常厂务维修坚持原则：影响他人工作、易造成浪费或存在安全隐患的需在问题发生后的第一时间内安 排工作人员进行维修处理。当问题不能立即解决时需做好预防控制措施。人员素质：善于寻找问题、精于解决问题、勤于协作问题。2.饭堂开餐时间：早餐 7:20-7:50 ;中餐 12:00-12:30 ;晚餐 17:30-18:00 ；工作原则：讲究卫生（个人、厨房、地面、餐具

18、等），不断改善每日餐饮样式，不断提升服 务水平及业务素质，善于听取和综合员工意见，在工作中改进。把握开餐时间，及时提升餐饮。对不合就餐要求的，予以管制（保安、清洁、司机等特别 岗位人员除外）。工作内容：一日三餐供应、饭堂区域卫生、餐具清洁、饭堂用品申购等。3.清洁工作原则：保持厂区公共区域的卫生清洁，认真、细心、积极、主动、负责的做好本职工 作。工作内容：见附件三清洁日工作记录表、附件四清洁日常工作指引4.宿舍4.1员工入职后住厂宿舍由行政部统一安排。4.2员工不私自随意更换分配房间和床位，如有需要必须经行政部批准后方调整。4.3宿舍严禁携带易燃易爆物品进入，严禁使用大功率用电器，个人贵重物品

19、进厂须在保安室进行登记并自行保管，遗失后果自负；所有带出厂物品须有放行条。4.44.5各宿舍人员每周自行安排人员值日清扫卫生，由行政部统一监督检查并作评比、奖罚。作息时间：中午12:40-13:20 ;晚上23:00-7:00。4.6不定期对宿舍进行全面查检查。制定/日期审核/日期批准/日期文件编号版本/版次FZ/WI-ADM-006A/0文件名称行政部部门营运规程4.7管理制度：按照员工手册之后勤管理和环境卫生执行四、保安工作1.保安人员应具备的职业道德忠于职守、勇于奉献保安属服务职业，这就要求保安人员在任何时候、任何情况下都必须忠于职守，严守工作纪律，对工作极度负责，认真履行保安人员的义务

20、，在工作中要以公司利益为使命、服务公司 的利益为重，关键时刻能够挺身而出，制止一切扰乱公司正常秩序行为。热爱本职工作，精益求精高尚的职业道德和良好的职业修养既来自保安人员对自身职业的深刻理解和执着热爱，也 来自于对专业知识的认真钻研和刻苦学习，它要求保安人员在工作发扬敬业精神，认真学习和 钻研业务，对工作精益求精。热心服务，礼貌待人全心全意为公司服务，立场坚定，是保安人员工作的中心，也是保安人员在工作中赢得他 人信任保证。清正廉洁，奉公守法保安人员应具有较强的遵纪守法意识和清正廉洁的高尚品质，要求别人遵守的规章制度首 先自身要严格遵守，不属于自己职权范围内的事情，绝不越权去做，监守自盗，以权谋

21、私、徇 私舞弊、贪污受贿等行为是国家法律、公司规章所不允许的。遵守社会公德保安人员作为社会的一个群体，无论在工作岗位上，还是在日常社会活动中，都应该模范 地遵守社会公德。2. 保安人员应具备的素质高度的警惕性警惕性主要要求保安人员具备高度的责任感，随时警惕和制止一定不安份行为，及时揭露 和打击他人的种种违规行为。高超的策略性策略性指保安人员在对不法行为争中能扬长避短，避实就虚特别是防身时要充分发挥自己 一方的长处和优势，灵活制胜。3. 保安公司人员应具备的礼仪保安人员作为公司的“代言人”，他的礼仪举止要得体，以下从三个方面来阐述:3.1敬礼1）保安敬礼须着装整洁，佩戴齐全。2）敬礼只针对公司股

22、东及外来客户、政府重要来访人员。3.2仪容1）发型：男保安蓄发不得露出帽外，不准留大包头，不准留长鬓角，不准留胡须，帽墙以下头发不得超过1.5毫米，女保安发辫不得过肩，不得烫发。2）服饰：保安不随意着装和妆扮，如戴耳环、项链、戒指等。3）佩戴：保安着制服时，须佩戴公司厂证，奖章，佩戴时统一定戴在上衣的左上方。4）着装:A规范。保安不能私自改制服装，值班期间也不能在制服外面套穿自购的风衣，皮茄克,羽绒服等便服。B配套。按季节可分为冬、夏和春秋服装，按照规定，帽子、上衣、裤子必须配套穿着,不得将在不同季节，不同场合穿的制服随意混穿，更不允许与便服混穿。C整洁。穿开领式服装时必须内穿白色衬衣，系制式

23、领带；穿关领式衣服时，内衣领和衬领高出制服领不能超过2毫米，领钩、衣扣要扣好，内衣下摆不得外露，不得挽袖、卷裤腿、 披衣、敞怀，帽子得套在帽墙上，通常穿制式鞋子，衣帽鞋帽要经常换洗，保持干净。3.3举止1）坐如钟。保安席地而坐的姿势是：左小腿在右小腿后交叉，迅速坐下、两手自然放在两 膝上，上体保持正直，坐在椅凳上的姿势是两腿自然并拢，头、颈、胸、腰顺其自然而伸直， 那种架着二郎腿，或歪头趴坐都是绝不允许的，军人的姿态应有庄重挺拔，稳如泰山的美感。2）站如松。保安站立时，要精神振奋，态度严肃、姿势端正。三挺、两收、两平，动作要领、三挺即腿胸颈。两收即小腹微收、下颌微收，两平即肩平、两眼向前平视，

24、这样站立的姿 势才能如颈松，气宇轩昂、英姿勃勃。3）行如风。齐步、正步、距步。齐步最常用，要求走直线，精神饱满，身体稳当，步伐雄健有力，动作有明显的节奏。五、业务推广工作1.产品推广1.1目的配合公司业务发展需要，对产品进行有效的宣传及推介，从而提升公司知名度。1.2定义1.2.1料、推广资料：指整个推广活动前后相关联的所有数据资料，包括：文件性数据资图片、影片、VCD客户评价、产品画册、产品样板等。1.2.2推广活动相关部门：指参与推广活动的各部门，包括研发部、生产部、营业部、 客服部、品质部、行政部等。1.2.3主要媒体介绍：服务项目/平台/性质/媒介参考价（元）预估效果备注网 络/网 站

25、B2B阿里巴巴诚信通2800元/年优贸易通不确定良好扩展海外市场慧聪网买卖通2580元/年一般C2Cgoogel海外投放不确定良好有区域限定雅虎海外投放不确定一般有区域限定百度国内投放不确定一般无地域限定搜索排名关键字不确定一般行业网站图标FLASH链接广告不确定一般展览会国际真空展不确定一般国际表面处理展不确定一般杂志 广 告涂装技术及应用4000元/年/4期一般行业杂志/其它杂志不确定一般展会会刊（同期杂志）不确定一般1.3推广工作流程见下页14相关推广记录1.4.1一般性信息数据保存一年。1.4.2推广活动始末需要之原始数据、登记数据及总结报告保存至少三年。1.4.3产品数据/记录保存至少三年。东莞xxxxx 有限公司页 次18/17制定/日期审核/日期批准/日期文件编号版本/版次FZ/WI-ADM-006A/0文件名称行政部部门营运规程推广工作流程图营业部推广组/相关协作部门总经理东莞xxxxx 有限公司页 次20/17推广工作流程之相关环节说明：1.推广组通过各种渠道，收集整理相关信息/资料，主要包括：行业杂志报刊信息、图（像） 片、影带、VCD各类展览会启事、客户意见、各类媒体数据等。2.推广组根据公司业务发展导向，结合有关信息，制定产品推广计划，并呈批。5.推广组根据上层批示，详细拟出推广方案，并呈批。展览会的，要定出参展行业、地点、 时