办公室工作及流程.doc

1、办公室工作及流程一、文件处理发文流程：1、起草文件： 公司相关制度、通知、任命等文件的起草 对外的合同、协议的起草2、印发：起草文件经办公室主任校对、审核，总经理或董事长签发后，方可打印。3、下发文件 办公室对批准的文件下发至相应部门，并由各部门在文件发放记录上回 根据文件内容及领导指示，对文件进行督办，并做记录。4、文件存档下发及外发文件需做台账登记，并留有一份原件存档。收文流程：对外来文件进行台账登记，并分类归档。根据来文内容， 文件复印件交相应部门， 原件存档；如较重要文件， 呈送 领导，并将领导对文件的批示，反馈相应部门。 文件督办：根据文件内容和领导批示，对文件进行督办。二、会务工作

2、确定会议议题-制定会议方案-准备会议材料-会场布置-组织签到和记录-清理会场-整理会议材料-印发会议纪要周例会：前两天各部门会议议题收集-各部门协调处理-根据协调结果, 调整会议议题-会议召开及纪要-会议纪要督办（下次会议前咨询上周完成情况）三、档案管理1、人事档案按要求将每个员工建档,并补充档案内信息,做好档案内容登记。2、健康档案定期人员体检f复印体检表f填写健康统计表及健康档案f存档3 其他档案应对口行政部门（安全等）要求编制的档案的整理汇编工作。四、印章管理用印申请f用印登记f用印五、车辆管理1、用车申请f出车登记f收车登记2、车辆的维护、年审、保险等工作六、接待工作1 、根据领导安排

3、和通知, 提前准备接待工作, 保证各类招待物品充足（水、 纸杯、水果）等2、接待时的用车安排,贵宾室的安排。七、办公、生产用品采购、入库、及领用各部门提出采购计划办公室审核调整后交董事长审批 物资采购，到货后验收入库、登记并建立台账 各部门于规定日期领用，登记并建账 定期做分析八、各部门基础设备设施维修维修申请-安排维修T结束验收-记录备案九、行政事务负责公司各种资质的申办，各种证照的年审、年检。十、内部管理加强卫生监督，保障环境清洁餐厅、宿舍、消防、安全等工作。一、考勤管理落实考勤制度的执行，规范考勤管理，督查出勤情况。月初导出打卡机、 企业微信的考勤数据， 进行汇总核查， 并及时将考勤结果

4、交于财务部以制作薪资。十二、培训管理制定年度培训计划，收集培训课件、培养培训讲师。严格按培训计划落实培训工作及考核， 并登记存档，为员工梯队培养做基础。十三、入离调转：规范员工入离调转手续的办理，入职：满七日后填写入职审批表及新员工试用评估表并审批，提交身份证复印件、学历证明复印件、一寸照片于办公室，登记入职离职：试用期提前 7天申请，正式员工提前 1月申请，需有书面申请；离职办理时，需归还工服及其他领用物资，清理欠款，离职单签字完毕后，方可离职 并于下次发薪日发薪。十四、保险社会保险：全日制大专以上学历、 主管级以上人员， 入职半年后， 给予缴纳社会保险福 利。参险流程：提交一寸照片2张（红、蓝底）到办公室-劳动局办理劳动备案 -每月15日前社保局办理社保增减-将社会保险申报表提交财务部，以通过税 务系统缴费（每月25日前）-财务交费后，到税务局打印完税证明-整理参保 缴费信息表商业保险：2019年预计缴纳意外伤害团体险， 此险种为名额缴费， 1 年期限内， 固定名 额，可随意更换人员