展会管理规定

1、展会管理规定一、总则 明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情, 持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。二、适用范围本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政 管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办 行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加 过的展会相关资料。三、展会操作规程（一）国内展会参展操作规程 第一步：收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展 会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项;第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及 人员分工;第三步：签订合同。与展会

2、组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签 订后，催促对方尽快确认展位;第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代 理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同, 办理相关事宜;第五步：办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的 证件;第六步：预订房间。展位确认后，尽快预订房间，房间尽量订在展区 附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈;第七步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案.分工实施完成;第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失;第

3、九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档;第十步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存 档，要求在电脑和档案橱中各保存一份;第十一步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续, 积极申报各项扶持政策。（二）国外展会参展操作规程 第一步：收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的 专业展览会，特别是国际专业展览会；与展会的组委会或中国承办方 联系，向其索要参展指南及注意事项;第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及 人员分工;第三步：签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈

4、签订合同事宜,合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位;第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代 理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同, 办理相关事宜;第五步：展会筹备。在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分工实 施完成；特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建 工作;第六步：签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项, 督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证;该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件;第八步：预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机 票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通

5、便利、价格适中的酒店, 做到既节省费用又方便与客户洽谈;第九步：展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无 一失;第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客 户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档;第十一步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后 存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份;第十二步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续, 积极申报各项扶持政策。四、展会管理实施细则一）参展目的 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。二）参展原则1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费

6、的参展行为；2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象，把握商机；5）展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和 客户开发工作；6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。三）年度展会计划组织展会负责人应在每年 12 月份对下一年度展会的信息进行收集， 并整理为展会信息报告 ，

7、发给国际项目部，国外展会具体市场调 研由国际项目部负责， 国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评 价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析， 选定目标展会； 综合办行政管理员负责 在每年 1 月份根据各项目部意见， 整理、确定 本年度展会信息及参展提案报公司领导研究确定， 企划法务室赵 业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理 展会信息机参提案 。1）信息调研综合办行政管理员 应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、 承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、 往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。国际项目部经理应配合 外联员做好该项工作， 通过咨询展会所在国

8、代理商考究展会的真实情 况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通 和食宿信息等。（企划法务室与采购履约部刘建开负责协助综合办处 理相关事宜 ）2）价格及优惠政策落实综合办行政管理员 在参展前应与主办方或组展单位咨询价格， 争取国 家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与 主办方或组展单位建立良好关系， 以获得优惠的参展价格， 好的展位 和相关待遇。3）参展财务预算在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示 布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅 费用等其他可预见费用； 参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、

9、对区域市场 销 售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。四）参展筹备工作1）定立合同决定参展后应与主办方或组展单位订立合同； 如有条件，事先核实后， 请法律顾问出具意见和确认。2）展会策划综合办行政管理员 针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。 展位选择 展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮 区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱 障碍等展位； 展位的大小可根据具体需要选用标准展位、 双展位、特装展位以适合并作出必要的品牌形象策略； 选择展位前， 应了解附近展位的厂商信息和展示方式， 设计调整。 展台布置和展品陈列 展台布置的基本原则： 远观

10、效果醒目、有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调； 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向； 无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光； 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角； 展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈 区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质一次性 / 重复性）。 广告信息的发布根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告； 刊物上发布可以考虑在有影响力的网站、在参加展会前三个月， 报道，以扩大知晓度。 目标客户的邀请 参展前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。 展

11、品及模型的运输和保管 各种资料及展品及模型应在展前 3 个月列出明细清单并制定运输方 案，综合办专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失等情况 进行汇报。五）参展人员 根据展会的规模， 应配备相应的参展人员， 并做明确的职责分配和展 前培训。人员主要包括：展会项目经理、项目助理、专业技术人员， 参展前 2 个月由国际项目部提报并报公司领导批准。1）参展人员的职责展会项目经理： 了解市场和广告需求； 监督展位的制作和设计方案； 保证布展时模型 和文件的及时到场； 保证展期提供充足的材料和宣传品， 确保公司形 象反映在展会上； 负责资料和宣传品的分发管理并解答提问； 负责展 品的清点和汇总；负

12、责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管 理；撰写展会总结报告。专业技术人员：必须是经验丰富的技术人员， 对产品和技术细节非常了解， 在参观客 户的要求下进行产品演示， 或预先安排演示； 对客户提出的技术问题 进行回答；撰写信息收集和产品反馈报告。项目助理： 主动问讯驻足的参观者， 并对公司和产品的概况进行介绍； 将参观者 引导给项目经理或专业技术人员； 分发宣传品和纪念品； 指导客人填 写信息和联络表格；恭送问询者离开，负责展会客商来访登记表 会 后负责撰写展会总结。 整理及展会客户信息汇总表的汇总； 的填写、2）人员规范和培训全体参展人员要求统一着装；佩戴名卡；态度亲切主动，举止合乎礼

13、仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事 前培训， 由负责展会所在国的市场部负责。3）参展人员培训内容参展意义、目的和理念，展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、 目标客户锁定等）；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动 时间表；产品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。六）展会的总结 展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。 必须指出， 展览的效 果，尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜作不 切实际的要求。1）效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对该次展览的印象等等。2）信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。 信息内容包括：行业信息、 产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、 展示设计趋势和改进等等； 可考虑安排专门的信息收集人员， 不参与展台展示活动以起到身份隐 蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。3）总结报告展会总结报告应在参展后 10 个工作日内由展会项目经理提交 综合办 主任，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等； 展会结束 10 个工作日内，展会项目经理负责按财务规定报销完毕所 有展