大型会议策划

1、2015年度中国高等教育秘书学专业研讨会策划书一、会议名称：2015年度中国高等教育秘书学专业研讨会二、会议主题：促进秘书学发展，展望美好新未来三、会议目的和意义：进行学术交流和总结，介绍最新的秘书学研究项目和成果，帮助学者了解最新的学术动态。四、会议组织： 主办单位：中国高等教育委员会 承办单位：中国高等教育秘书学专业委员会 协办单位：昆明会议中心，各高校五、与会人员：企业公关代表、中国高教委员会领导、中国高教秘书学专业委员会领导、各高校秘书学专业教师、学者六、会议时间：2015年8月8日8月10日七、会议地点：昆明市国际大酒店会议中心会务厅八、会议议程：1、委员会委员代表等发表报告，展示秘

2、书学发展现状。2、相关学者发表研究成果，展示最新学术动态。3、针对秘书学专业发展的困难，形成讨论小组，进行讨论和答辩。4、专家进行会议总结，宣布会议结束，欢送与会人员。九、会前筹备：1、会议筹备组对相关人员进行分工合作，成立了工作小组小组职能具体工作事项小组成员备注会议筹备组负责会议指挥、筹备工作负责活动策划、做好会议传达工作，指挥协调各小组。组长：成员：现场组负责现场工作布置会场、维持现场秩序、控制灯光。组长：成员：接待组负责公关接待接送与会人员安排食宿、负责生活服务、交通疏导、医疗服务等。负责礼仪和主持组长：成员：秘书组负责会务资料相关事宜拟写会议方案、打印嘉宾牌、签到、资料印发、会议记录

3、的整理、会议通知、会议场地的选择和联系，联系与会人员、发布新闻、简报组长：成员：宣传组负责宣传工作负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传。组长：成员：财务组负责财务事宜做出会议预算、设备的租用和会议物品采购。付账工作。组长：成员：后勤组负责后勤相关工作会议设备的维护和检查、保障会场清洁和会后清理会场、负责防火防盗，保障与会人员安全组长：成员：2、 场地组织（1） 选择与会议规模适当的会议场所。（2） 会议场所应考虑是否交通便利、设备齐全、费用合理。3、 下发会议通知。 1、由秘书组邮件方式下发会议通知，并做好回执人数统计. 2、秘书组会前（8月1日）进行电话确认。 会议通知 各专家、

4、学者： 2015年8月8日中国高教协会秘书专业委员会将在昆明国际大酒店会议中心召开年会，以交流讨论秘书专业经验，规划秘书专业发展方向。本次会议需缴纳会员费300元/人，会务费600/人。 如您无法出席请于7月7日前电话告知宋秘书，电 中国高教协会 秘书专业委员会 2015年6月17日 附：会议回执单：单位人数共计： 人姓名性别职务联系电话到达车次到达车次 到达时间： 月 日 时 分 请于7月7日前讲回执寄至：云南省昆明市XX区秘书学专业委员会收。邮编：XXXX4、 经费预算：名称数量单价/元合计/元备注场地租用费2天40008000设备租用费3天20006000摄像机

5、、音响多媒体设备等会场装饰费/3000包括鲜花、横幅、锦旗等交通费100人10010000会务费100人1000100000包括食宿、考察费用、会议资料、文具、工作证等其他/3000包括医疗费用等合计/1300005、 准备会议资料与物品 类型主要物品和设备备注会议必备用品和设施设备桌椅、茶具茶水、扩音设备、照明设备、空调设备、通风机、安全通道、消防设施会议特殊用品和设备装饰物品如鲜花、绿色植物、天幕、会标、条幅。签到簿、指示牌、礼品、打印机、复印机视听器材计算机、投影仪、屏幕、录音设备、摄像设备通讯设施设备电话机、传真机、通讯网络设施等文具、文件类用品笔墨、文件袋、胶水、海报、会议通知、座位

6、签、胸卡、餐券等6、会场安排：（1）场地：昆明市国际大酒店会议中心会务厅（2）座位排次： 舞台企业秘书代表委员会委员、领导教授教授学者、教师学者、教师学者、教师学者、教师学者、教师学者、教师学者、教师文秘及工作人员（3）席签：准备浅红色纸，黑色签字笔若干，签到备用。（4）灯光音响：灯光的亮度要适宜，台上光线要比台下亮一些；话筒7个，音响和话筒要逐一调试。（电工要做好应急准备，音响和话筒要请专人负责）（5）空调及通风设备：开会前调好调好室内温度。保证室内温度适宜，空气清新。（6）桌上摆放物品：所有会议桌上摆好茶水，矿泉水。另外，主席桌上摆好鲜花、记录用笔、笔记本、座位卡、姓名牌和会议资料。（会务

7、人员务必检查会议资料是否齐全，印刷、页码及装订质量）（7）指示牌：在必要地方设置洗手间、安全出口指示牌、会议中勿打扰、禁止吸烟、签到处、接站处、指路牌、禁止大声喧哗牌。（8）会场的装饰：用锦旗、工艺画装饰会场，突显出会场氛围 。十、会中服务：1、接站（8月7日-8月8日） 接站地点：昆明机场、昆明站、昆明汽车站 住宿安排：昆明国际大酒店 接待地点：昆明国际大酒店会议中心 接站安排：接待组拿着指示牌站在显眼处。接站表序号姓名性别单位职务联系方式班次抵达时间抵达地位1232、 会前报到（1）查验证件，确定与会者资格（2）登录信息，统计会议参加者人数，以便做好会议期间的各种服务（3）发放文件，分发会

8、议文件、证件、文件袋等会议用品（4）预收费用，缴纳会员费和会务费（5）安排住宿，安排与会人员住宿。住宿安排表序号姓名性别年龄工作单位职务地址电话房间号备注3、 会议签到：确认到会的人是否都已到会并准确统计出到会的实际人数。会议签到表姓名职务是否到场XXXXXXXXXXXX4、 进行会议： 会议日程表日期时间内容地点人员负责备注8月7日全天0:00-24:00接待、安排食宿昆明商务酒店接待组接待组8月8日上午7:00- 7:55早餐酒店餐厅全体人员接待组8:108:25签到会务厅全体人员秘书组8:30-10:00开幕式、领导致辞会务厅全体人员现场组10:00-10:30会间休息全体人员10:30

9、-11:30委员会委员代表等发表报告会务厅全体人员下午11:30-14:30午餐、休息酒店餐厅，休息室全体人员接待组14:30-15:30相关学者发表研究成果会务厅全体人员现场组15:3016:00会间休息全体人员16:0017:30提出秘书学当前瓶颈及问题会务厅全体人员晚上17: 30-21:00晚餐、休息酒店餐厅全体人员接待组8月9日上午7:00-7:30早餐酒店餐厅全体人员接待组8:00-10:00讨论小组进行讨论和答辩会务厅全体人员现场组10:00-10:20会间休息休息室全体人员10:20-11:20讨论研究成果会务厅全体人员下午11:20-14:30午餐、休息餐厅全体人员接待组14

10、:30-15:30专家进行会议总结 会务厅全体人员现场组15:30-16:00会间休息全体人员16:00-17:00闭幕式，宣布会议结束会务厅全体人员晚上17:00-18:00晚餐酒店餐厅全体人员接待组18:00-20:00观看文艺演出昆明大学演艺中心全体人员宣传组8月10日上午7:00-7:30早餐酒店餐厅全体人员接待组7:3011:30考察昆明旅游管理大观楼、金马碧鸡坊全体人员宣传组统一乘车11:30-12:30午餐酒店餐厅全体人员接待组下午12:30-发放纪念品，合影留念，送别与会人员返程（附送站安排表）全体人员接待组统一安排车送站安排表姓名单位联系方式车次/航班时间送站工作人员司机送站

11、地点十一、会后落实： 1、清理会场 （1）清理会场宣传物品 （2）清理会场设备 （3）清理会议资料 （4）清理会议其它物品 2、归还租借物品 3、结算会议开支费用 （1）统计会议实际收支项目，对照经费预算进行核点。（2）通知相关部门及人员结算的时间和地点。（3）核实发票。（4）填写报销单。（5）清点费用，支出发票。（6）请领导签字。（7）找财务组报销 4、秘书整理会议资料，编写会议纪要，归档。12、 会议的总结和报道: 1、召集工作人员，总结会议得失。 2、整理会议资料，发送媒体报道 。 十三：应急方案：为及时、高效、妥善地处置好会议突发事故，坚持以人为本，预防为主，统一领导，快速反映，依法规

12、范，协同应对的原则。保护与会者的生命安全，特制定本预案。（一）应急小组本会成立活动应急小组-后勤组，其中张秘书为组长（电话，陆秘书为副组长，王音、徐蕴芬等为成员。组长全面负责与会者的安全工作。副组长负责具体安全工作，会议前召开安全工作会议，明确分工和各自职责，落实有关人员的安全责任，并督促相关人员做好安全工作。（二）职责 1各后勤组成语为会议期间第一安全责任人，后勤组长为会议安全责任人。会议期间后勤组不得离开会议，随时掌握会议安全情况，遇到特殊情况及时做好人员的疏散和控制，并向有关领导报告。 2后勤组要及时做好整个会议的调度和控制，稳定好全体与会人员的秩序。各小组成员不得擅自脱离岗位，随时负责安全、疏导工作。一旦发生事故及时进行疏散，避免发生拥挤踩踏事故的发生。3负责会前预警、会后上报、事故动态分析、组织安排人员救援，会中事故的救援与处理等工作。（三）出现突发事件的处理办法1组长负责有序疏散人群。2要用学到的安全知识进行自救。3及时送到急救中心或打120。4及时向领导报告事件情况以及向上级报告。5最后要查明事故原因，追究相关责任人。6事故发生时，迅速了解、收集和汇总事故有关情况，及时向应急现场指挥部提供各种相关信息和资料；负责与事故现场指挥人员和市政府及卫生、公