房地产公司档案管理制度

1、H珠海华发房地产公司档案管理制度1923第一章宝迪系统安装.第二章宝迪系统简易操作第三章档案整理方法.第四章档案资料移交.第五章档案资料的借阅.'25第一章宝迪系统安装1. 根据公司领导有关要求与指示，为提高我司工程档案管理效能，规范工程档案与工程资料电子文件的收集、整理、运用，保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、安全性，实现数字化办公，我司指定数字化档案系统：BD2006数字化档案管理系统（以下简称：宝迪系统）；setupSetup Launcher 珠海宝迪软件技耒.2. 双击安装程序3. 进入安装界面，按提示步”及“确定”Ikfet 1115:3 tK Ticu J SInHu

2、l丄Sh丄“il riirdC 上Ya)下Tffl) > 葩 I讎!TQ丄BI）2006档秦管理系统4.在电脑桌面找到档案管理系统并双击5.当出现登录信息时， 录名：SA/口令：空白jusfl奁跆曲韓至軒互云！： mill服茹吉名S冠S督a宝迪数字化档案 管理系统请按服务器名：仃2.16.9.2/登7.点击窗口功能中的系统设置至竦设雷L,XO条目版eSEB、HH）O寒媒体版（USBC）O条目版015旣）0嗓目版（粧）O多媒体版（DK、DL） O參媒体服SM、Jffl ）匸去媒体版（UWO 衰全版(IKEYIUQO)(UCEA)O阿络版（MH】O 网缩版(SuperProWet )

3、4; 网绪版 C UltraProNot )1自动摆寧II确认谟£ I即已完成整个宝迪的安装及宝迪内网的设置。第二章宝迪系统简易操作6.界面导览1.2.3.4.5.图 2.1.1主菜单栏:宝迪系统共有5个主菜单栏，分别是“系统”每个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。每个菜单项就是一个“特殊”交互式的功能命令。“编辑”、“工具”、“年报”、“窗口”、“帮助”，工具栏:是由一组常用功能命令按钮组成，有些功能按钮带有下拉按钮。按钮功能和主菜单栏中的菜单项 的功能一样。档案类型区:显示档案分类情况，包括一级分类、二级分类.，如：“文书档案”为一级分类，“归档文件目录”、“案卷目录”、“卷内文件

4、目录”则是文书档案类的三个子类，即并列的三个二级分类。档案数据编辑区:主要编辑选中的档案类型，档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显 示。窗口功能按钮栏:主要显示“窗口”主菜单的内容，由于这些功能经常使用，而且功能项多，单独在窗 口功能按钮栏显示，以便用户快速调用。窗口功能区:显示窗口功能按钮栏中的某一个按钮的功能操作项。数据输入数据输入是一个系统的基本的功能之一，宝迪系统可以设置个性化的输入方式。其操作参考“数据设计”。1、操作步骤:1）在档案类型区用鼠标点击“资料室”前面的 +'或者直接双击“资料室”，再点击“ XX部”前面的 '+ '或者直接双击“

5、XX部”，再用鼠标单击“资料目录”;2）点击“编辑”主菜单的“输入数据”菜单项，弹出数据输入窗口;、“日期”、“来文单位”、“工程名称”、“文件类型”、“文件编号”、3）输入档案数据，输入内容：如“序号” “主体概要”、“收文单位” “经办人”。4）单击工具栏中的“保存”按钮将数据存入系统;2、电子文件管理因为电子文件的文件格式和产生具有多样性，所以在电子文件管理方面，系统提供了两种管理方式，即通 过窗口功能按钮栏的“图像”和“文件”图像支持 *.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，图片格式，通过下面三种方 式将图片格式的档案入库;V 纸质档案，通

6、过直接联机扫描仪，将其扫描成电子文件，并“压缩入库”V 对于已有的电子文件，通过“拷贝”、“粘贴”功能，复制到系统中，再“压缩入库”V 通过“打开文件”，直接从系统外引入图片文件，再“压缩入库”文件支持所有格式的电子文件，但是没有直接连接扫描仪的功能;在系统中选中要引入的电子文件，按鼠标右键选复制功能，再通过文件中的“粘贴”功能，将电子文件复制到档案系统中，最后选择“存入当前记录”通过“打开文件”，直接从系统外引入文件，“存入新增记录”；说明:1.输入内容可以根据用户的具体情况而定;2.电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入;3.输入数据有两种输入方法，一种下拉式弹出菜单，即用鼠

7、标选中“资料目录”，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选中“数据输入”菜单项；另一种“快速引导法”，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开始”按钮，再依次双击“数据输入”“定制档案”“房地产公司”“资料室”“XX 部”“资料目录”，最后弹出输入窗口;4.数据输入界面可以通过系统再设定，生成个性化的界面。数据修改宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求，分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改。1、数据输入状态 在输入数据时，如果发现文件输入有误， 用鼠标点击工具栏“前一个记录”，“后一个记录” 按钮来选择数据，修改后点击工具栏的“保存”按钮保存修改后的数据;2、数据修改状态 系统提供了专门的数据修改功

8、能，必须将档案数据查出后才能修改;3、操作步骤:1）在档案类型区选中“资料目录”，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑”菜单，再选择“修改数据” 菜单项；2) 点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查 询按钮”；3) 选中要修改的文件，在点击工具栏中的“切换数据输入形式”按钮，开始修改数据，最后按工具栏中“保 存”按钮；说明:1.，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点鼠 另一种称之为“快速引导法”，用鼠标点击窗2.口功能按钮栏中的“开始”按钮，再依次双击“数据修改”“定制档案”“房地产公司”“资料室”“ XX 部”“资料目录”，最后弹出输入窗口;注意工

9、具栏中“切换数据输入形式”按钮的切换方法,用鼠标点击即可;修改数据还有两种输入方法，一种称之为下拉式弹出菜单' 标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据修改”菜单项；3.输入查询条件比较简单，但是要学会灵活运用，用户在实际操作过程中一定要多操作。四、数据删除宝迪系统有两种方法能满足用户删除数据的需求，分别是在输入数据状态和数据删除状态下删除。1、数据输入状态 输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“切换数据输入形式”至浏览状态，用鼠标选中要删除的数据，然后点击工具栏的“删除”按钮即可;2、数据删除状态系统提供了专门的数据删除功能，必须将档案数据查出后才能删除;3、操作步骤:1)在

10、档案类型区选中“资料目录”，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑”菜单，再选择“删除数据”菜单项;2)询按钮”点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查3)除”按钮;点击工具栏中的“切换数据输入形式”按钮使之为浏览状态，再选中要删除的文件，最后按工具栏中“删说明:删除数据还有两种删除方法，一种为下拉式弹出菜单'，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点鼠标右键,弹出下拉式菜单，选择“数据删除”菜单项；另一种为“快速引导法”，用鼠标点击:窗口功能按钮栏中的“开始”按钮，再依次双击“数据删除”“定制档案”“房地产公司”“资料室”XX 部”一“资料目录”，

11、最后弹出输入窗口。五、数据查询宝迪系统提供了非常强大的数据检索查询功能,如“直接查询”、“组合查询”、“定制检索”、“系统条件”等。简述如下:1、直接查询1）在档案类型区选中“归档文件目录”，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑”菜单，再选择“查询 数据”菜单项；2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查 询按钮”；°fe0B 0 療丨 HH 1®丨理241 )。罕愎名諒迦 选择直接查询属性页（如图3）详细看文件，点击工具栏中的“切换数据输入方式”按钮，使之为卡片式来浏览数据; 直接查询进入方法：选择数据工作区中的2可名諒包舍&

12、#163;可地址包含£可电话包含包含睨秦人手机包窖邮绸包舍发信日期包會3直餐査询J（蛆台查询1倉定制栓索1H不轨爆件J新丿I图 2.5.12、其他查询1）选择。2)3)在输入框中输入比较值。（为了查询方便、系统将以前用户定义的查询表达式存储起来，当需用以前的检索条件再次查询时，只要选kl择一下，不必再定义，可通过M园 图标，符合条件的记录就会在数据工作区中列出。图标查找以前的表达式）4）选择3、详细说明：包含：当前字段中是否包含某个词，如文件标题包含“国家”这两个词。字段名选择正题名，比较方式选择包含，比较值输入“国家等于：例如：查询文件页数为3的文件。字段选择文件页数，比较方式选择

13、等于，比较值输入3。范围：例如：查询文件日期在1964到1999年的文件。字段名选择文件年代，比较方式选择范围，比较值输入19641999。大于：例如：查询年龄大于24岁的人。字段名选择年龄,比较方式选择大于，比较值输入24。等于：例如：查询年龄等于24岁的人。字段名选择年龄,比较方式选择等于，比较值输入24。小于：例如：查询年龄小于24岁的人,字段名选择年龄,比较方式选择小于，比较值输入24。系统还提供了直接查询数据表中的前数据表前十条数据的查询，方法：确定查询范围10条、前100条、全部数据的快捷方式。 选择10图标（查询全部）蟲图标，系统会确定查询字段：在列表中，列出了数据表中的所有字段

14、，对于字段较多，被隐含了，可通过滑动条进行在下拉框内选择比较关系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范围。将数据表中的前十条数据列出。数据表前一百条数据的查询，方法：确定查询范围100选择®图标（查询全部）或2刖图标，系统会5）点击报表预览窗口中“打印”开始打印；如图261将数据表中的前一百条数据列出。查询数据全部记录，方法：确定查询范围1DD.（全部记录），选择图标（查询全部统会将数据表全部记录列出。说明:查询数据还有两种查询方法，一种为下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点击鼠标右键,，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开弹出下拉式菜单，选择

15、“数据查询”菜单项；另一种为“快速引导法”始”按钮，再依次双击“数据查询”“定制档案”“房地产公司”“资料室”XX 部”一“资料目录”，最后弹出查询窗口。八、数据打印在档案管理实际操作过程中，经常要将输入系统的档案数据以各种形式的表格打印出来,宝迪系统具有非常强大的报表设计和打印功能，关于报表设计功能将会在专门的章节详细叙述，本节只讲将数据如何打印出来。数据打印，本系统称之“打印编目”，基本原理是先查询后打印，即将数据先查询出来，再进行打印。1、操作步骤:1）菜单项;在档案类型区选中“资料目录”，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑”菜单，再选择“查询数据”2)点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“

16、条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”3)点击工具栏“数据分析及打印”下拉按钮三角形，弹出下拉按钮菜单，再选择“打印编目”下拉菜单项;在窗口功能区左边选择要打印的报表名称，如“资料目录”，然后点击功能窗口区的工具栏中的“打印”按钮预览；如图 2.5.14)七、(S(iJ工a©-u定制eai4- _ SJIHtl -_尿"伽 tLJSIC .=|_JS的 fi* 二J 很T _i谀计技木部 ± jj對甘推广部* Jj JSJB 部+二J世项目£( + 工惟iflF* 2J Stt-flP* 一I SftZlF *sneflF + =j

17、 st%n« M J斫目一那J 5斗冃录 i _J0H二郎 T _J项H三部* Jj项m四部+ jj血陋目部 +二|?斛曲* 2J貸魁卓 *二I芳料躅 *ffl*1郁* 一I帀羽拒 + _半SS饰年S®) «口眼iBbqpn < H H 姐JT号旧Mfl屋吝单住客犀s.f也£atl惡ftSffl 眾ffl fl啟 a駄 -tF0立屯為 s求 e：ajfeps -flp书Amfc 如AM血 «乩力 iDlQZ 2 iOJDS 2皿肚 -90OB EOlUdIEOin?50 0550 皿LOEDJLLED 12 01135D1I450 L5E

18、O L6BO L7 BDllS旳1冲50 20 5D12LE0122 2fOJ23 jDlid jeoiaBpoise2DL5. L. 29 2DL5. L. 20 2DL5. L.西 2LL6. L-西 fdifi. i-ia FQI LZ3 £DL5. L.四 2DL5. 3.2 2DL5. 2.2 2DL6. 2.2 2Dl氐 3-2 701(. 2-i EDI岳 2.2 £DL5. 2.2 2DL5. 2.2 2DL5. 2.2 2Dl6. 2.2 外IS 2.i FDI5. Z.E £DL5. 2.3 2DL5. 2.3 2DL5. 2-3 2DL6.

19、2.3 fDia S-3 ?UIHI 工'年复”晒a M -聆世督 轴-聆盘4 华纹*爾蓝堡 帥+ «蓝a半如m曲 华我-瞬；！戦*爾蓝筈 华# * «蓝堡 帥皿蓝塑 軸”购璟E SHS ” m誉苗 牟rjS-BE督华歳*辭蓝堡 M + fi蓝a璇!it” m却 虫S-捋商戦*爾蓝堡 M + «蓝a 氓tt + id戲剁一ff圧书ff吒书fl任书覺性书Shi asm盏a 岫嗣S证 e乖单 联乖甲EED 27EDLH.2.3EE012S£DL5. 3.3L耶進还n知保ii£全耳SX仝昼# bOjbb 屮a苗*iJftBg 词地产拴自呈文査

20、记乖FKCM如HFFK$35报表名称列表|华战抱产开爰可收戏丈登记理嚐ff箱FI M虽斥(自,i曲崂1ElISGS4MES文邸!.EJHKGSSFEaEaireEna E图 2.6.1图 2.6.2设置输入方式档案著录工作是一个相当繁重的工作，设置输入方式可以减轻著录的工作量。档案著录项信息有一定的规律性著录项经常重复、固定的几个值或固定的一个值，有些前二个字符相同，如都为“关于”，这时我们可通过给字段设置输入方式来减轻档案信息录入的工作量，从而提高数据输入效率，它包括以下内容:初值：对于相对固定的著录项，可以通过赋值一个初值，在著录时，自动将赋值的初值著录上去,来提高著录速度。例如：将编制单

21、位初值设置为“广州市审计局”，编制部门设置“档案室”1、操作步骤1)选中审计档案的案卷目录;2)依次点击“编辑”主菜单“数据设计”4设置输入方式”;依次点击“编制单位”一 “初值”一“定制信息”，在字段初始值输入“广州市审计局”，最后点击“确认定义”按钮完成设置。见图2.7.13)字段说明_ 案卷号保管期限文件磺 awn 立卷人检查人字段名称 ajh bgqxyswjf sbsbm bksmIjrjcrf 2初值重复列表關 1日期1隐藏1主题词抽販1自动増童T帀步文件属性I文档内容图 2.7.1确认定义I刪除定义列表：著录项通常是固定的几种值，如保管期限，密级等，著录时通过下拉列表框选择输入；

22、见图2.7.2字段说明.字段名稱A案卷题名ajti案卷时间ajsj目录号uilh案卷号ajh保管期眼higqx页数文件份數wjfsbid¥瞬懈门bibi备考说明bksiV!初值（重复2列表编码日期1甌1 I主题词抽取1自动増量1同步1文件属性文档内容丨B Blilltl丨短期祗值*03图 2.7.2重复：常用在输入的内容经常重复的情况下，一直重复前一条记录的内容;隐藏：如果字段为系统内部所用，可以设为隐藏;主题词抽取：常用来将字段的部分内容复制到目标字段下;自动增量输入:我们在进行数据录入的时候有时碰到的字段项是按照顺序增长的，如序号字段，这种情况系统提供了自动增量功能， 每次可以不

23、需要用户的介入，直接在原有的值上加一， 这样节省了大量的数据输入时间。编码：是指用户在输入数据时可以不用输入具体得值，可以给该值指定一个固定得编码。当用户需要输入该值时，可以用设定得编码来代替。同步：是指对有关联得两个字段可以建立一定得关系，当其中一个字段被修改时，另外一个字段也自动随之修改。日期：日期的格式有三种可供选择选择:文档内容：为了处理电子文件信息，系统新提供了许多新的输入方式来完成信息的提取，系统增加了文件属性和文档内容部分，其中文档部分增加了可以从word文件中提取题名、文件日期、主题词等内容， 可以大大提 高录入效率。文件属性：文件属性提供了文件名、 文件建立时间等文件的原始信

24、息，这些作为文件元数据的一部分为档案 的长期保存提供了保证。说明：用户在完成各项设计工作后，打开数据输入界面，观察其界面的变化。八、设置记录排序1、普通排序设置记录排序的方法:具体操作：主菜单的“编辑”> “数据设计”4 “记录显示顺序设定”。如下图所示:ISIT 鉤I代号 0111升序 O降序日期I排序方式I 升序 升序图 2.8.1删除在右列表框中选取的排序字段。增加在左列表框中选取的排序字段。保存需进行排序字段的设置。新增排序方案。将设好的排序进行保存，选择排序模式点右键设为默认，记录的显示顺序就会按照设定的方式显示。上边的排序只是计算机中普通的排序方式,如果我们想指定某种排序方式

25、，计算机就会无能为力了。 如我们 按照中国人的姓氏排序，赵、钱、孙、李等，如果没有经过特殊的处理，计算机只会按照它自己的编码排序，不 会按照我们的想法排序。2、特殊排序为了实现特定的排序，系统提供了特殊排序功能。方法:点击进入主菜单的“编辑”丈件号主胞饲 备洼恂W世国報 TT性* 恸韓 文伸号垂文各楝WflfJTbtff中文fe称“数据设计” “设定特殊排序”。如下图所示:S r * X Y 宋虫O6图 2.8.2内容h5)flrfr增加进行排列的各项目;读取保管期限字段列表中的值;调整所增加的各项目的排列顺序;对已增加的项目进行项目名称的修改工作;对选取的项目作删除工作; 以上是设置记录特殊

26、排序的方法。计算机通常排序的方式按从小到大的升序的方式排序，保管期限属字符型，排序后可能出现长期、永久、短 期的排列顺序，我们使用特殊排序其实是保证保管期限的排列顺序为永久、长期、短期，因为这是档案标准所规 定的。设置方法是这样的，我们以保管期限为例:3.9的排列顺序排列各项目。选取字段列表框中的保管期限字段，依次增加永久、长期、短期项目，按图示这样我们如果再按照保管期限排序时，计算机就会自动按照我们在这里的输入顺序排序了。注意：设置完特殊排序后，普通排序也要同时设定， 这样才能保证排序的进行。 特殊排序是普通排序的补充,普通排序是排序的基础，当普通排序不能满足要求时，可以另外设置特殊排序来完

27、善。九、著录界面设计1、自定义著录界面2.9.1是系统默认界面，图2.9.2是重新设用户可以自定义个性化著录界面，从而满足自己的实际需求，图 计的界面。居录号H X 7 M W n 艰I宰卷时间I骗制单备考说叫o|I跚制部门I档黑£0 0图 2.9.1I案卷吋间 目录号I 衰卷号 保官I文件忖皱 绸制巫I錨制部门I备考说昭 立卷人ItelX"新塔 Q图 2.9.22、操作步骤1）选中审计档案的案卷目录；2）依次点击“编辑”主菜单一一“数据设计” 显示”对话框；点击对话框左下角“字段信息”，中用鼠标双击各字段，将其选中到设计界面面板中； 通过拖动鼠标，或者改变每个字段的属性（

28、即左、上、宽、高）来确定位置（图2.9.3）;“保存”后退出，完成设置。“设置字段显示位置”，弹出“设置字段1)2)3)中丈5:篥环”-，”敢.聽"W命丈件侥對町仕iSt 惮&bill別申门也和W考说唳bkkii立菴*Ijr检奁止iCTI字段隹息I接» 佶邑：侃朋A手38示里麹as-爭:直捱亍重«时|岂F空1,V左.】叩兰上：1斗4盂J ffi 1CID 3 岛 二| 提示信易|冃銅卡谟用匚tr加飄兰犍可以硼送择多于目图 2.9.3十、用户权限管理1、新建用户新建用户，即新增加一个用户2、操作步骤1）依次选择“工具”主菜单 一“设置用户权限” 一“'

29、;新建用户”， 女仆图2.10.1 ）用户属性页中输入用户名，口令、用户姓名等，再选“添 力按钮即可。+ I &1 iBfV统型用户1 型応书型用户I图 2.10.1注意：取登陆用户名时，要有统一命名规则，主要是为了方便系统员管理，通常情况下取中文 姓名（英文名除外）最后一个字的全拼，其他字的第一个字母，例如：徐大勇，登陆用户名 为：XDYONG 。3、注销用户当要删除某个用户时，可通过用户管理窗口来实现。4、操作步骤依次点击“工具”主菜单一 “设置权限” T“用户注销”，再选中 要注销的用户，直接点击“删除”按钮;5、修改口令修改口令，只对当前进入系统的用户的口令的修改，修改时直接输

30、入新 口令。6、操作步骤“修改口令”，输入新口令。点击“工具”主菜单7、用户组管理新建用户组将那些工作性质相似，或操作内容相近的用户划分到一个组中， 我们称之为用户组，用户组的功能是便于对用户的管理。 操作步骤：“新建用户组”，输入用户点击“工具”主菜单 “设置权限”组信息，直接按“添加”按钮，见图 2.10.2角户组名称|GROUP OHE 用户潮綁|eaample系坑安全取限级别普通用户r頁统管理 r超斛户图 2.10.2说明：1. 用户组名称：系统支持中英文格式。2. 用户组说明：1）普通用户：所建的用户组，无任何权限，只是能进出系统，无法操 作系统中的数据及系统设置，需超级用户分配其权

31、限。2）系统管理： 所建立的用户组只能管理系统中的系统设置， 对于系统 中的数据表无法操作，需超级用户分配其权限。3）超级用户： 属超级用户组，能使用系统中的任何设置，具有最大权 限。8删除用户组在删除用户组时，只删除掉了这个组名称和清除掉了与它相关联的许可和一 些权限，但没有删除这个组的成员。对于已经删除的组，不能用重新创建同一组 的办法来恢复权限。9、 操作步骤点击“工具”主菜单一“设置权限”用户组注销”， 选择删除的用户组，点击“删除”按钮，完成删除用户组工作。10、用户加入组操作方式与Windows 2000Server活动目录中用户加入用户组的管理相似。 如下图4.1.3,在左列表框

32、中选择被添加的用户，在右列表框中选择将要添加到的组。对于一个用户可同时加入多个组。11、操作步骤：“工具” “设置权限一 “用户加入用户组”： 选择左边框中的用户，并在右边框组打勾，最后按“确认加入或退出用户组” 按钮。用尸ffi虑员Sg釧坍'灿F灿 inns SUPERS1 1 1图 2.10.312、权限机构设置主要原理是一个单位，按实际部门结构建立单位信息，每个部门具有的人员就是系统中的用户，每个人员具有一定的职务。 每个职务可以分配一定的角色,每个角色代表系统中的权限,通过这样的方式使各部门的每个人都具有一定的使用系统的权限，如图4.1.4。自由用户就是不在某个科室的人员，可以

33、称作自由用户,自由用户相当于这之前系统用户的状况，自由用户也可以单独分配角色，但不是在这个界面,这种直接分配方式适合小规模单位的使用。宝迪报表转化为EXCEL格式报表操作步骤：选择工具栏里的数据分析及打印下拉键乂二转出到:excel格式,点取所需的表头，点击转出月第三章档案整理方法一、归档要求:1、归档的工程文件应为原件。2、工程文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、 监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确、完整，与实际相符。工程文件 应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色 的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、

34、铅笔等。4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5、工程文件中文字材料幅面规格尺寸应统一为A4幅面(297 mX 210mm),小于A4的应用A4白纸衬托，图纸宜采用国家标准图幅;不同幅面的工程图纸应按要求统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复 印件。二、工程文件分类:1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系, 便于档案的保管和利用。2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组 卷。工程文件可划分为工程准备阶段文件、

35、地质文件、监理文件、施工文件、施工图纸（含经审图中心盖章图纸）、设计变更和施工合同七部分。3、工程准备阶段文件可按项目或单位工程等组卷。4、地质文件按勘察单位形成的文件单独组卷。5、监理文件可按项目或单位工程等组卷；同一工程不同监理单位的 监理文件应分别组卷。6、施工文件按文件类型分类：联系单、签证及单价核准、图纸会审、 洽商记录、分部验收等需盖建设单位公章的文件。7、施工图纸按单位工程、专业组卷。8设计变更按按单位工程、专业组卷。9、施工合同按单位工程组卷。三、组卷要求：1、每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过30伽，图纸每卷不超 过 40 mm。2、案卷内不应有重复文件，几个单位工程共用的

36、文件只要一份原件, 不同载体的文件应分别组卷。3、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件 与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺 序排列4、5、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。6、每卷文件可编制卷内目录。四、华发房地产公司分类大纲（适用于档案室基建卷内目录）（一）、分类（一级大类+二级大类二分类号）1. 一级大类：项目类（代字：B）代字项目名称代字项目名称B1华发蔚蓝堡B2华发新城六期B3容闳书院（初中部）B4华发峰景名苑B5华发四季名苑B6华发山庄B7华发会馆B8海景花园鸿运台B9容闳国际

37、幼稚园斗门分院B10斗门白蕉镇（已移交华郡）B11华发水岸花园一、二期B12华发峰景湾B13上冲TOD项目B14南屏工业园（待疋）B15横琴华发首府B16华发绿洋湾3.二级大类合同类（代字C1 （例）蔚蓝堡合同的：B1.C14.二级大类报建类（代字0-0）（例）蔚蓝堡报建的：B1.0-05.二级大类图纸类（代字施工图为1/盖有审图中心章图为2）2.二级大类设计变更类（代字：A）（例）蔚蓝堡变更B1.A代字专业名称代字专业名称A1结构、钢施A2节能、建筑A3水施、燃气A4电施、通风、智能化、空施A5室外、景观、绿化A6装修（土建、水电）（例）蔚蓝堡施工图B1.1/蔚蓝堡盖有审查中心图B2.16.

38、集团红头文件（代字：JT）集团分类号（代字：JT01）集团总经办分类号（代字：JT02）集团党委分类号（代字：JT03）政府红头文件：（代字：ZF）7.零星项目（代字：零星）（1）施工图:代字专业名称代字专业名称1-1结构、钢施1-2节能、建筑1-3水施、燃气1-4电施、通风、智能化、空施1-5室外、景观、绿化1-6装修（土建、水电）1-7电梯、各专业深化图（2）盖有审图中心图纸:代字专业名称代字专业名称2-1结构、钢施2-2节能、建筑2-3水施、燃气2-4电施、通风、智能化、空施2-5室外、景观、绿化2-6装修（土建、水电）2-7电梯、各专业深化图（二）、编号各类档案按单份材料整理归档（即一

39、份材料为一件，即一顺序号）除报建及验收类文件按珠海市城建档案馆档案整理指南排序外，其他工程文件时间的先后顺序排列，前后保持一致。每份材料应逐件编号。编号方法如下:例1:华发蔚蓝堡报建资料的第1卷的第1件编号方法，其结构模式为:分类号（即大类代字+二类代字）+案卷号+件号B1.0-0-01-001件 号（报建资料第1 件）案卷号（报建资料第 1卷）二级大类代字（报建资料）一级大类代字（华发蔚蓝堡）例2:华发蔚蓝堡报建资料的第2卷第2件编号方法B1.0-0-02-003件 号（报建资料第3 件）案卷号（报建资料第 2卷）二级大类代字（报建资料）一级大类代字（华发蔚蓝堡）例3:华发蔚蓝堡结构设计变更第4卷第1件编号方法B1.A1-04-001件 号（结构设计变更第1件）案卷号（结构设计变更第 4卷） 二级大类代字（结构设计变更） 一级大类代字（华发蔚蓝堡）第四章档案资料移交档案资料移交流程（一）移交人（单位）按案卷为单位填写档案资料移交表，并报移交人（单位）部门经理审定;（二）移交人（单位）部门经理审定后