建设公司材料设备采购管理制度(史上最全)

1、ZO- CL-1*建设有限公司管理标准采购管理标准项目材料设备采购管理办法2012-12-20发布2012-01-01实施可编辑wrod范本*建设有限公司发布*建设有限公司材料设备采购管理制度第一章总则第1条目的1 .规范公司的采购行为，使公司的材料采购制度更加完善合理,有章可依。降低采购成本，减少资金积压。增强采购透明度，避免职责不清，弄虚作假等违规现象发生。2 .兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下提高材料设备质量。原则：公平、公开、公正，时刻保证公司利益不受损害。第2条适用范围公司工程项目材料设备采购管理相关工作需参照本制度执行。第二章职责分工第3条材料设备部职责1 .负责

2、制定和完善材料设备采购管理制度和流程。2 .收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。3 .负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。4 .制订项目总体的材料设备采购计划。5 .负责组织制定各类材料设备的采购准备文件=招标文件等。6 .负责材料设备采购合同的谈判和拟订。7 .负责材料设备采购合同的报审和修改。8 .负责组织材料设备的进场及进场检验。9 .负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。10 .参与协调施工过程中与供应商的关系。11 .负责跟踪记录材料设备的使用情况。12 .负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。13 .参与采购设备的竣工报验。14 .负责协调和管

3、理材料设备的保修服务工作。15 .负责对供应商进行考核评价。第4条工程技术部职责1 .负责制订项目总体采购计划。2 .负责提出或审核劳务公司材料设备需求计划。3 .参与制作相关的采购准备文件和招标文件。4 .参与进场材料设备的检验和试验。5 .负责监督材料设备的保管、标识及出入库管理工作。6 .负责组织和协调设备安装施工。7 .负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。8 .负责组织材料设备的现场验收和竣工报验。第5条造价管理部职责1 .参与制订项目的材料设备采购总体计划。2 .负责提出材料设备采购的计划成本。3 .收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。4 .负责审查材料设备

4、采购合同。5 .审查工程部材料计划。5.负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。第6条财务部职责1 .参与对供应商的银行信用及财务状况的调查。2 .参与制定合同的付款条款。3 .汇总、制订材料设备资金需用计划。4 .负责向供应商支付材料设备价款。第7条公司主管副总职责1 .监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。2 .负责选择材料设备供应商。3 .负责审核材料设备采购合同。4 .负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。5 .负责审核供应商考核结果。6 .负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。第三章材料设备采购申请第8条提出采购需求计划（材料计划分为开工前的总备料

5、计划、月份材料需用计划和材料周计划三类。原则上项目部材料员除定制产品外，三个工作日内材料组织到场）8.1 总计划：开工前的需要预算造出总备料计划和材料使用量。项目技术按照工程进度，根据施工图纸或具体需要完成的工作量来编制材料总使用计划。8.2 月计划：按施工进度制定月采购计划，由劳务公司提计划，公司技术人员提技术要求，工程师和预算部门审核数量有效性。8.3 周计划：对于经常用的材料，每周可报两次计划，每次提报计划应在使用前23天，以便有个组织进货的准备期；（原则：计划量必须是下周实际用量实际用量=现场剩余情况+工程进度用量）8.3.1 水泥、河沙、碎石、砖等土建材料每周五12点前由劳务公司提交

6、签字完成的材料计划表，原则上一周一次，项目部材料员按周计划供给，严禁超供欠供问题发生。超出计划或材料计划过多需要相关责任，写明原因。8.3.2 钢材计划：周三下午三点前提交签字完成的下周实际用料计划，原则上不得超过100吨。周一可报一次补充计划。钢材库存必须保持在60吨以内，如出现库存量超出规定数量仍继续采购时，相关责任人要接受相应考核。（为了降低成本，钢材采购需财务部留出专项采购资金）到场时间：星期三计划-星期一到星期一计划-星期三到场，特殊情况顺延。8.3.3 安装材料采购：每月一次。公司库房按施工图说保持常规材料库存量，不足时加以补充。8.3.4 零星采购计划：每周星期一中午十二点前提交

7、零星采购计划，填写材料请购单（附件二）。材料请购单上应注明物料名称、规格、数量、用途等事项。先交到部门主管审核签字确认后采购，如有小额或急件材料需由采购员直接付款的，还应填定购买材料的借支单，连同材料请购单一起由总经理批核后到财务领取借支材料款。原则上：每周一次。第10条采购申请审批1 .材料申请审批程序：材料各计划必须经劳务公司班组专业技术人员、本公司总工程师、项目经理逐级审核，签字齐全的材料计划是材料部进行材料采购的唯一依据。严禁无计划采购材料。（见附件）2 .重要设备及大宗物件（金额10万以上的）的价格报价分析表由材设部经理审核后报公司副总、总经理审核，签字确认后执行采购。3、材设部经理

8、接到审批完成的申请单后，立即组织采购。选择相对应的材料供应商（原则上不少与三家），需要招标完成的材料要编写招标合同并报公司相关领导审批。第四章材料设备实施采购及合同管理3 11条大宗材料11.1 物资供应厂家的选择：凡物资金额超过过万元或单价在3万元以上，亦或特殊的对履行建筑工程承包合同有重大影响的A类及重点B类材料、设备的采购，本着货比三家，价比三家”的原则，均须经过招投标择优选用供应商并及时签定供需合同。11.2 对于需要进行招标的批量材料，工程部在提报材料计划的同时，应拟出相应的招标书技术条款及质量要求。招标书经项目经理审核后，由项目技术室和材设部以公司供应商合格分供方名册为依据，选择3

9、5个供应厂家进行招标，并成立以项目经理为组长的评标小组，材设部、工程技术部、预算室和财务部共同参加进行评标。针对不同的材料和与厂家的合作历史，应分别对供应厂家进行深入的调查或考察，以有充分的供应保证能力、有价格优势、良好信誉和服务精神为选择的主要条件。11.3 、对于需要进行招标的批量材料或总金额超过一定限度的（如10万元）必须签定合同。合同内容涉及的方面应齐全，包括：材料名称、型号规格、品牌、生产厂家、质量等级、包装标准、验收标准、到货时间及批量、相关资料的提供、保修期及相应的质保金、合同有效期、违约责任及解决方式、结算方式、环保条款及其他约定事项等。这些都应各部门通力合作，各施其责认真考虑

10、后再会签。（会签表：附件）11.4 、合同签定时项目相关部门人员要进行签字会审，项目签字人员有项目经理、预算主管和材设部经理。合同在评审过程中各有关人员应注重时效性，即项目部确定中标单位后，材设部和工程部技术工程师应在一个工作日内完成合同的拟写，项目预算室或水电专业人员也应在一个工作日内作出盈亏分析，材设部在各项手续办完后，应尽快把合同报到公司物资采购部，并督促物资采购部人员力争在5个工作日内办完。若合同在办理过程中出现问题，针对具体情况由相关人员负责。11.5 、签章后的合同，由材设部资料室和财务室各一份。材料合同应建立合同台帐，记录合同履行情况。11.6 、对于超出合格分供方名册的供应商，

11、由材设部和技术室共同完成调查表和申报表；若因此项工作影响合同的审批，应视具体情况由相关人员负责。11.7 小金额材料采购：项目部材料员在接到采购任务后，立即组织市场调查，选择优质供应商。货比三家，书面填写价格信息对比表交材设部经理审批。材设部经理经审查确认后确定采购数量，采购方式等。严禁看了就买，无计划购买。11.8 严禁后补合同。第12条采购价格管理12.1 零星采购：采购员询价、议价完成后于请购单上填写议价价格，必要时附上书面说明。12.2 请购单上议价价格呈送部门经理审核确认。认为需再进一步议价时，退回采购员重新议价，或由主管（经理）亲自与供应商议价。12.3 已核定之材料采购员必须经常

12、分析或收集资料，作为降低成本之依据。12.4 核定材料采购单价如需上涨或降低，应以单价审核单形式重新报批，且附上书面说明。12.5 大宗采购价格经三家以上供应商报价，开成对比分析表报公司总经理审批后采购。通过招投标或竞价采购的大宗设备和材料需要各部门经理议价敲定，并形成书面的会签报告确定价格，作为依据签定采购合同。第13条采购品质管理13.1 采购员应根据所需物料标准要求、图纸、适用规格和请购部门要求订购材料。13.2 采购物料时应由供应商承担品质保证之责任。并在订购前明确产品在使用中发生的因供应商导致不良责任承担与赔付。13.3 供应商提供之物料必须经过本公司仓管、品管、采购等部门人员之相关

13、验收工作。（原则上以本公司要求为依据）13.4 采购员对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成之损失向供应商进行索赔。第14条采购交期管理14.1 采购员应制订合理的购运时间，将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业的需要时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。14.2 采购员应尽量多联系其他物料提供来源，以确保应急。14.3 如果出现技术变更，应立即联络供应商停止原规格生产，度妥善处理遗留问题。14.4 加强交货前的稽催工作，提醒供应商及时交货。第5章材料设备进场及检验第15条材料到场前，材料员提前通知现场工程师和监理，作好接收准备。第16条材料到场后，按照采购合同（或采

14、购计划）对物资的名称、型号、规格、产地、材质、数量进行核对。准确无误后材料员供应商送货单上签字，作为日后付款的依据。第17条材料清点完成，库管人员应立即入库。采购员与库房管理员共同完善入库手续。对于不需要入库，需要立即移交劳务公司使用的，应办理相关移交手续。由相关权限人员现场签字，为日后付款、材料追述提供依据。（材料移交表：见附件）17.1.库房管理员在验收时，首先要对材料设备质量证明文件进行检验，确保证明符合合同和国家有关规范的要求。17.2对规定必须经过检测试验的材料设备，由专业工程师进行抽样，委托经过认证的检测中心进行检测和试验。17.3材料设备部负责收集、整理材质证明及相关证明资料，合

15、格证、检验报告等。第18条紧急申购18.1 申购流程18.1.1 申请单位填写纸面的紧急物资购置申请单（见附表），注明要求到货时间等，在2个工作日内经部门领导审核，对单价5000元（含）以上、单一物资申购总额5万元（含）以上的需经项目部领导审批后提交采购部先采购。申请部门在填写紧急申购单时需将信息准确及时知会采购部门。18.1.2 急购物资单一物资总价在5000元以上，申购部门负责人、采购部负责人和会计部负责人参与谈判，共同确定价格。采购部门每日根据当天紧急申购单提交情况（下午3：00前提交），准备好厂家资源及其报价单，组织相关人员以现场会议方式确定采购信息、采购价格等。当日下单采购（特殊情况

16、经相关单位确认后顺延）。对于每日15:00后提交到采购部的紧急申购，原则安排在次日处理，特殊情况以申购单位申请为准进行紧急处理。18.1.3 采购经办部门借款采购，借款时无需签订合同和审价，相关手续事后补齐。18.1.4 紧急申购各补办手续限3个工作日内完成。b）紧急物资购置申购单单一物资总价在5000元（含）以内，普通物资申购单单一物资总价在1000元（含）以上的，则由申购人、采购人员、审计部人员共同到市场购买（若在超市购买则以发票和小票作为价格依据）。c）市场商户无法开出增值税发票时可找中间商开票购买，中间商利润为不超过总金额的5%实际购买价格与事后审定价格差异依照紧急物资购置价格偏差相同

17、比例执行。第19条自主采购流程1、每月工程管理部有总金额2500元以内（含）的小件物品自主采购权；行政管理部有总金额1500元以内（含）的小件物品自主采购权；财务部、采购部、？有总金额200元以内（含）的小件物品自主采购权，各部门领导审批后自行采购。部门自主申购范围仅限于与生产、质量、工艺、现场有关的物资和部门日常办公共用物品、名片，以及工具书。2 、各部门/分厂费用报销时需将报销单据报审计部审核后按费用报销审批管理办法执行。自主采购物资价格差异按以下标准进行控制超出部分公司不予报销。3 、自主申购物资报销时需填写自主申购物资明细表（见附表），否则不予报销。第6章不合格材料设备的处理第20条退

18、货处理1 .当材料设备不合格的程度比较严重，影响到工程质量时，材设部应通知供应商办理退货事宜。2 .为防止供应商以后将这类不合格品混入合格品再次交货，材料设备部应扣留这类不合格品，或在不合格品上作出破坏性标志后再交供应商运回。3 21条返工处理当材料设备不合格时，材料设备部与供应商谈判后，办理退货手续，供应商将材料设备运回进行检验筛选或返工，将筛选出的合格品及返工后的合格品再送检。4 22条回用1 .材料设备的不合格特性不会给工程质量带来影响时，公司可以作让步处理。2 .回用包括不降价回用和降价回用，是否回用由工程技术部、质量管理部、监理单位共同出具意见，决定是否降价由造价管理部出具意见，最终报主管副总审批通过后执行。第23条不合格处理记录在上述几种不合格品的处理过程中需填写“不合格材料设备记录表”，并将供应商的不合格行为记入“供应商履约过程记录表”。第七章材料设备采购付款第24条材料到场使用后，采购员根据材料请购单、采购合同、进料验收入库单或材料设备移交单等填写请款单，经部门形成经理、项目经理核准签字后，向财务部请款。第25条财务部依据合同规定给付方式，审核请款单原由后，与供应商结款。25.1采购一般采用一次性付款或月结款方式，即供应商之物料验收合格后，一次性付清订单货款，特殊情况需总经理核准。对于需要质保的材料，必须保