企业外贸管理制度

1、企业外贸管理条例、组成人员：老板 盯目标望远镜 - 全面的看待市场和使命，要有前瞻性；外贸部经理 追过程 求结果 -平面镜- 真实的看待自己，时刻检查自己的工作外贸部业务员 强有力地正确执行显微镜 - 把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）二、管理制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制 定如下条例： 一、基础工作：1） 接受培训 接受阿里巴巴的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中 。2） 熟悉产品 了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经 常更新；3）准备实物样本和

2、电子样本： 需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄 样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。4）准备报价单：A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助， 大家经过详细分析， 最后确定。 争取同一产品能有多种报价。5）询盘处理：A/接收客户询盘：至少每天三次收发 email （早中晚各一次）B/询盘回复:a. 确保回复每一个查询b. 及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时 内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。c. 回复时尽量告

3、诉买家我们能为他做什么 , 扼要介绍公司并强调优势所在 , 完整填写公司 地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司C询盘整理：每天在收到买家查询后第一步：接收和评级，将所有询盘按ABCD级进行保存（参考客户管理示范） 第二步：建立买家数据库： 定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻 隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看； 新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品 国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与 买家约时间沟通； 参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表

4、格。按照买 家反馈与买家约见面； 利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候； 利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。注： A 级：有明确意向，成交可能性较大的客户。B 级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。D 级：意向不明确，但也有可能成交。每月由贵公司操作人员将所有 A级客户名单及具体情况提交给总经理。6）客户跟进：按ABCD级进行。A级：每周2次 B 级：每周一次C级：每半月一次D 级：每月一次 方法：1） 将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入阿里软件

5、/crm 客户管理系统 中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。2） 每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没 有和您联系过， 问过产品， 如果以前有过联系， 当时的进展如何？在对该客户的情况有一 个基本的判断， 进行更有效的后续跟进; 如果该客户以前没有联系过， 则将他的资料录入 到系统中。3）系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发 布或促销活动，通知客户。4）经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。5）常发新产品推荐给买家。6）从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager; skype,

6、msn。TEL电话：针对A级客户了解详细的情况;FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）;POST给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。7）客户要求寄样品 ：a.b.电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费到付方式，样品量大，客户先由 T/T方式汇到我司帐号， 如果客户对产品确有诚意， 他会主动提出到付， 这样的客户希望很大， 关键就取决于样品质量了。8）网页资料更新 ：资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是 公司的一张脸，需要给人以新

7、鲜的面孔。阿里巴巴的后台操作工具 SupplierCRM 是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以 自己非常方便的完成部分资料发布及更新。阿里巴巴提供 Admin Tools 操作手册和培训。三、外贸部绩效考核方法：标准：1、销售业绩 2 、阿里平台有效利用率 3 、工作态度及方法（根据三点每季度 综合考核一次）第一季度：外贸部所有业务员在进公司后， 工作期间的连续 3 个月内如果没有出单子 （以到款为准），将被辞退。如果没有达到业绩要求，根据第 2、3 点标准，若表现突出，公司 可以考虑给第二次机会；有效利用阿里 13 个月要求如下：对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中（会抽查二次） 。

8、 ：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件 达到最大价值化。：对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉的你公司的实力与信认 感。：不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。 ：促步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。考核：三个 月中有三十个联系中 msn或trade manager国外客商。第二季度： 每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。 有效利用阿里ABC工作态度及方法：勤奋、积极、热忱4-6 个月要求如下（考证自己前三个月的成绩） 考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。 有没有意向客户产生。 （即有多少个网上朋友） 有多少个

9、网上朋友向你要样品（但必须出样品费） 。考核条件：三个月内有6 个以上客户要求寄样。工作态度及方法：对客户热忱、专业，在公司内部积极分享，和各部门配合交流畅通第三季度： 每月有客户成交（不管金额大小）有效利用阿里ABCDEF79 个月要求如下在后台订单栏目里记录每一笔订单给每个已经合作的客户做服务邀请高质量客户来华参观我们企业 保持经常与老客户的联系，挖掘客户的新需求 请求过关系要好客户给公司推荐买家 关注后台报表栏目，及时掌握公司国际市场及调整公共产品 工作态度及方法：热忱、专业、创新第四季度 ：有至少 2 个翻单客户有效利用阿里 10-12 个月要求如下： 考核自己是否把客户有条理的服务与

10、安排，这是成功的关键。 把过去一年中与现在的国外客户系统分类：1、成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划A类B类C类D类2、未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进 寄过样品，并一直保持跟进 对网上产品询价比较仔细与认真 对网上产品比较统一询价或让你全面报价 不是对网上产品询价只是对相关产品询价3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类，总结各地区或各类买家行为 工作态度及方法：激情、创新、归纳总结四、薪金待遇制度：4 1 外贸部销售人员工资待遇 ：1、见习业务员（三个月考核，表现优秀者可申请提前转正）基本工资 800元、餐贴 150元、各种养老津贴 200元、满勤奖 50

11、 元2、业务员： （经考核通过，可转为业务员）基本工资 1200 元、餐贴 150 元、电话补贴 100 元、按当地劳动部门标准 交养老保险、满勤奖 50 元3、高级业务员：（具备独立操作订单的能力，每季度评估一次）基本工资 1600 元、餐贴 150 元、电话补贴 200 元、按当地劳动部门标准 交养老保险、满勤奖 50 元4、业务经理： （具备独立操作订单的能力，可熟练的培养新的业务员，并具备一定的管 理能力，每季度评估一次）基本工资 2000 元、餐贴 150元、电话补贴 300 元、按当地劳动部门标准 交养老保险、满勤奖 50 元42 提成制度提成根据外贸业绩，每月实际结算金额 5万美

12、金（包括 5 万美金）提成百分之一；10 万美金（含 10万），提成百分之一点三， 20 万美金及以上，提成百分之一点五， 提成部分，每月结算 50%；其余部分与年终奖金一起发放。43 年终奖金奖金根据一年时间阿里有效利用率、工作态度、方法、绩效等综合而定, 奖金额度不定五、外贸部作息时间 ：考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题， 特调整公司外贸部作息时间如下：上午：09:00 11:30 工作中午：11:30 13:30 休息下午：13:30 17:00 工作晚上：17:00 18:00 休息晚上：18:00 20:00 工作周日休息如果有特殊情况，需向公司老总请假说明六、外贸部

13、的学习培训 ：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学 习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记， 阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的 意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；七、客户跟进管理方法：要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在 用户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新 客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至 少联系 5 次（任何形式）。八、工作报告的提交：要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下： （参见工作周报）1本周工作回顾；2本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系 人，电话， E-mail ，客户跟进情况详细描述） ；3工作