业务组管理制度

1、业务组管理制度1.目的 为了明确业务员的工作导向，塑造企业文化，促进人力资源增值，提升经营绩效，特制 定本制度2.适用范围 本制度适用于公司业务组的工作范围。3职责与权限3.1职责3.1.1业务主管 加强与客户的客情沟通，做好售前和售后服务工作。 做好对产品的维护以及宣传活动； 收到需报价的订单后立即通知材料成本核算人员筹备报价材料 对打样和下单情况进行统计分析便于公司采用对策。 收到订单后做好跟单工作 做好应收款的回款工作配合财务及时收回客户的欠款。 监督文书做好客户档案归档工作3.1.2业务员 协助业务主管做好与客户往来工作 客户资料的收集、整理和存档 收到订货单后做好客户订单登记工作 协

2、助文书收发及处理往来资料， 组织发货、配货、补货的工作 发货前要尽早做好单证工作确保送货工作的顺利完成。3.2权限 业务组的接单工作是公司组织生产的第一环节，业务组工作得好坏直接关系到公司的形象.关系到公司接单的数量,因此必须为客户做好服务工作为公司组织生产做好材料收集和 信息传递工作。3.2.1业务主管 由经理授权代表公司进行业务谈判和签订合同。 有权向质量管理部门提出客户要求质量及工艺改进的意见。 督促综合管理部、技术管理部和生产管理部按期完成任务，确保交货时间。4、工作要求4.1遵守公司各项管理制度，以公司的政策为核心，维护公司形象。4.2遵从公司下达的任务及工作反溃；4.3合格的业务员

3、应具备岗位所要求的执业资格等条件，同时具备诚实敬业精神、积极协作 精神、不断学习精神和务实创新精神。5、控制程序5.1样品确认5.1.1业务组收到客户样衣打样确认单后首先要在打样单登记表上登记，如打样用 的材料不全则及时通知客户，暂时用相近的替代材料打样，并且经客户签字认可。5.1.1业务组将客户样衣打样确认单复印一份交给生产计划组，由生产计划组下发生 产（样品）任务通知单通知设计组和封样组打样， 生产（样品）任务通知单上要明确打 样计划完成时间，并在打样单登记表中填写实际完成时间和客户批文时间。5.1.2业务主管及时通知采办组对客户要求的面料和辅料进行核实，要求采办组咨询供应商 所需的材料是

4、否能保障供给，在打样期间业务主管要做好客户和技术管理部和采办组的沟通 工作，及时把各自的信息传递给对方。业务主管要关注技术管理部的打样情况和采办组的材 料是否能按时供给,保障在交期内寄或送到客户手里。5.1.3业务组收到客户的确认意见后及时反馈给技术管理部科，业务主管根据客户意见决 定下一步的工作。5.2做报价单 收到询价单后，业务主管立即通知相关人员筹备报价材料，争取科学，合理，正确，快 速地报价，同时业务组主管和计划组、生产调度一起商议加工周期。待材料成本核算人员做 好报价单，业务组将商议好的计划完工时间填在报价单上签字确认，交经理审批，报 给客户。报价和工期经客户确认后报价单原件交给财务

5、，业务组要备留一份存档用。5.3编制、确认订单5.3.1业务主管与客户初步达成签约意向时，业务员须将信函、传真、订单、电子邮件、口 头订单等多种方式的相关信息整理成 客户订单要求登记表 ，然后将客户订单要求登记表 提交各部门主管评审。5.3.2综合管理部负责对订单中有关材料的供应能力、交货期限进行评审。技术管理部负责 对订单中有关产品技术能力、质量保证能力进行评审。生产管理部根据仓库反馈库存数据及 同类产品以往的生产数据，结合车间的生产能力、预测工序进度和其他因素后，对产品生产 时间和生产能力进行评审。要求各部门在8小时内将客户订单要求登记表的评审结果反馈给业务员主管。5.3.3如果技术、质量

6、、交期等不能满足要求时，由业务主管再次和客户协商，修改订单内 容。5.3.4业务主管通知文书将客户订单要求登记表传真给客户，要求客户确认此订单准确 无误并签字回传，文书存档。5.4整理订单5.4.1订单确认后业务员应再次核对客户订单的详细信息，包含：样式、尺寸、面料和辅料 的供给情况，包装方法，交货时间等信息，做好客户订单要求登记表登记工作，根据货 期做订单粗打算安排，并通知有关部门。5.4.2业务主管将技术管理部提供的用料单耗数据交给库房，要求库房根据库存情况做采 购申请单并提交给采办组安排采购。还要做好供应商提供面料和辅料的样品确认工作。5.4.3业务组将客户订单要求登记表上的各部门签字手

7、续办理齐全后原件留存，再将原 件复印二份，一份给计划组下达生产通知，一份给财务督促收款用。5.4.4如果客户需要正式合同文本格式业务往来， 将一式二份正式合同由经理签字盖章确认 一份原件交给客户，一份原件交给文书存档，同时将合同原件再复印留存一份，以备业务组 在加工过程中随时核查合同执行的准确性，待按期将货交送给客户后，再把合同复印件移交 给财务督促收款用。5.5订单跟踪5.5.1业务主管在订单的执行过程中，及时给客户报告生产进度，并要及时汇总资料，整理 订单，避免出现疏漏的地方， 并及时与客户和生产部门沟通， 对出现的意外情况要及时处理， 如上报或与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。

8、5.5.2在临近交期时，如生产过程中如有防碍交期无法按合同顺利执行时，必须事 先通知客户；当大货生产过程中，缝制、绣花等出现防碍生产顺利进行时，一定 要及时通知客户采取有关补救措施。5.5.3为了车间生产能够顺利进行，业务主管首先要及时去生产车间查看每天的生 产情况。对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时，除了沟通之外，还应有书面 形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户，并提醒有可能影响交期，同时，要 排查生产环节中还可能存在的问题，要及时汇总情况，尤其是辅料能否及时供给 和质量问题。5.6产品出货：5.6.1为了减少业务组外出送货次数，节省公司运输费用开支，业务主管制定出合理的出货 计划并

9、做好外出送货计划表 ，业务员必须按照出货计划执行。5.6.2业务组提前23天准备送货资料,并与客户协商最后交货期。 业务主管通知计划组准备 箱头、贴名箱头 、装箱清单 等出货资料并安排出货,并以口头形式通知库房做好出货 准备，5.6.3产品出运前，库房管理员应对出运产品的名称、规格、数量、箱头等内容进行核对，成品出库单须经业务主管、检验、库房签字才能出库，产品出库以后业务主管按照成品出 库单的实际出库数据填写送货单并交给业务员组织送货。5.7产品交付5.7.1业务主管及时在客户要求的交货期限前一天通知相关部门做出货准备，如因特殊原因 不能保证交货，及时与客户协商处理。5.7.2业务主管根据合同

10、交付的有关要求办理运输手续。短途运输车辆要求提前一天定好。 需要长途送货委托外部运输时， 业务员负责选择合适的运输单位、 运输方式， 在客户要求到 货期前610天寄出。 对交付中的托运或运输等的中间环节如有特别要求，业务员应制订有关文件送达运输单位，以确保提交给客户的产品符合合同要求。业务主管必须要求文书将每次 远途出货时的运输详细信息进行登记以备随时跟踪和查阅。5.7.3货物送到客户指定的地点后，业务员协助客户方的接货人按照订单进行验货并清点数 量，验收合格后要求接货人在送货单和装箱清单签字确认。由于路途远不能当面交 付的外地客户，业务员必须在货物达到目的地前将产品交接单传真给客户，要求客户

11、收 到货物后在产品交接单 装箱清单上签字确认并回传。5.7.4产品在交付过程中如发生损坏、丢失等由业务主管与运输单位、客户联络，其它部门 做好配合工作。5.8汇总收汇5.8.1对于月结的客户，业务员要在每个月客户方财务规定的结账期限以前，对加工的服装 名称、数量、金额等相关资料进行汇总交给公司财务组，由财务组办理客户每月结算业务。 业务主管要及时跟踪结账情况，协助财务组督促客户准时结账。5.8.2可以货到付款的客户，业务主管出货后跟进发票的开出，由业务主管将送货单或 产品交接单 装箱清单 及合同等相关资料交给财务部统一开发票， 及时督促客户办理结 算业务，加快公司的资金周转。5.8.3对于银行

12、结算的客户，在出货后由业务主管督促客户电汇方式结算付款，要避免发生 坏帐损失现象。5.8.4以后出现同类加工业务时，为了方便查询，业务主管必须把交给财务组的资料自己备 留一份。5.9与财务和文书的工作交接5.9.1业务主管按照客户订单要求登记表的任务完成后，详细填写送货单上所规定 的各项内容，安排业务员将货物交给客户，并要求客户在送货单签字， 送货单一式三 联，第一联存根，第二联客户留存，第三联送货单要附有关此项目报价单原件、合 同复印件一起交给财务，财务审核后确认做为收款凭证。5.9.2业务员将加工结束的资料整理整齐后交给文书存档，如： 客户订单要求登记表 、报价单原件、客户提供加工数据原件、合同原件、人员名单、量体尺寸表等往来单据。6、注意事项6.1未经公司法人代表授权或批准，不能从事下列活动： 以公司名义考察、谈判、签约 以公司名义提供担保或证明 以公司名义对新闻媒体发表意见、信息 代表公司出席公众活动6.2禁止下列情形兼职 利用公司的工作时间或资源从事兼职工作 兼职于公司的业务关联单位或商业竞争对手 所兼职工作对本单位构成商业竞争 因兼职影响本职工作或有损公司形象6.3公司禁止下列情形的个人投资 参