半小时让你成为起草公文高手(2011年2月更新版)

1、半小时让你成为起草公司发文的高手（V3.0，兔年正月版本）各位同仁：做一流的公司，要求我们对外起草的公文也要做到一流水平。为提高大家的公文水平，我总结了在核稿时发现的一些常见问题，请您花费半小时，耐心阅读本文，我相信您会立即成为一名起草公文的高手！最先说一条，算做第“零”条：在OA里拟写公文，在“新建正文”里，系统已经设置了以下话语：请在此处输入公文正文内容，其它部分如红头、标题、文号等等不用输入。保存正文时，系统会自动生成，然后在表单下面预览区可以查看预览，或者通过“浏览正文”来查看效果。（此段为说明文字，请删除）这不是简单的一句话，而是我们经过大量研究，对文档模板进行了很多改进，才做成目前

2、的模板，不使用这一模板就会带来很多问题。请大家在起草公文时，直接在系统打开的模板中填写文字，填完后把上面几行说明的字再删掉；或者你提前把这个模板文档另存在你的电脑上，以后每次行公文，就在这个文档上直接输入文字，然后进行复制粘贴。请千万不要用你WORD中默认的打开新文件，否则，会导致很多字体、序号、行间距等方面的问题，给后期核稿带来巨大工作量。这一点我在本文中还会讲到。鉴于这个非常简单的注意事项有很多同事视而不见、弃之不顾、反复再犯，不肯以举半手之劳而换来公司行文的标准化、严肃化，所以，尽管我非常想以十分含蓄、礼貌、可怜兮兮的态度提醒大家，但思之再十，我们还是暂时决定，今后在核稿时，如果再遇到这

3、一类错误时，将直接退回，要求重新起草。执行时间：近期。一、文件标题一定要选择一个公文种类作为最后一个词。标题第一个词经常是“关于”，最后一个词总是公文文体（种类）的名称。如：关于印发公文处理办法的通知。“总结”、“申请”都不是公文文体。另外要注意“请示”与“报告”的区别，“请示”是需要上级批复的，“报告”是不需要批复的，“报告”里不得夹带请示事项。二、批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠。如“关于”的“关于”，“通知 ”的“通知”。比如集团公司向我们转发了信息产业部转发的国务院的一个文件“关于给河北移动每位男员工增发十万元奖金的通知”，可直接写成：转发国务院关于给河北移动每位男员工

4、增发十五万元奖金的通知。不能用这样的标题：关于转发集团公司“关于转发信息产业部关于给河北移动每位女员工增发十元奖金的通知的通知”的通知。三、文件标题除了批转法规性文件（如“规定”、“办法”等）加书名号外，均不对原标题加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格方式表述。如：转发集团公司关于加强安全生产工作的通知不要写成：转发集团公司关于加强安全生产工作的通知四、省公司发文“主送”里一般不选公司内各部门，而应放在抄送里。即省公司自己不必专门给自己的部门直接发文；这就好像自己使用自己的胳膊时，你不需要还对它正式地说一声：“嘿，左胳膊，请抬一下！”但特殊情况除外，如下达工程项目任务书之类，还有一类情

5、况是发布规定、办法等。当然，在部门发文（而不是公司发文）时，公司各部门相当于一个与自己平行的、独立的单位，是可以放在主送里的。主送单位选择顺序第一原则是按先主后次的顺序排列，第二原则是按先外后内的原则，如果有规定、约定的顺序，按规定顺序办。五、“请示”只能选一个主送单位。需要请示多个上级单位时，分别行文。“请示”也一般不再选择抄送单位或个人，“请示”只选主送一栏。请示有点像求人办事，如果你打算朝张三借钱，就只对张三说即可，不应该同时还告诉王五、赵六。求佛只求一家，而且最好一对一单独行动，不宜外传。严格、正规的说法是这样的：未获上级批复的请示性公文不能抄送给其它单位。六、附件电子档的名字一定要与

6、正文中列明的一样。达到公文正文里列出的、电子档文件名、电子档文件本身正文标题三者一致，才是最标准的。七、OA正文拟稿时不必填写标题、主送单位等内容。正文中的标题，主送、抄报、抄送单位名称，公司名称，发文时间等，均会由OA自动形成或由文书加载，拟稿人只须直接写正文内容就行。在正文中写标题，在正文后加注公司名称、日期的都是画蛇添足。以后大家不要再添足了，把节约的时间用来背诵“八荣八耻”吧！八、正文必须使用三号仿宋字体。记住啊，仿宋三号字。记住啊，仿宋三号字。记住啊，仿宋三号字。你如果按照本文第零条的要求，直接在模板中输入文字，就不会出现这一问题。九、正文中每一段首行须空两字。必须是空两个字，不能多

7、也不能少。WORD这一程序在使用序列号时常会自动改变这一规定，越低一层，就空出越多的空间，这在正文中是不允许的。解决的办法我会在本文的最后告诉大家。我一直认为，这是微软公司对我国公文规定的藐视，尽管我从1976年就开始呼吁，且呼吁的声量已有可能形成地震隐患，但却始终得不到盖茨先生的重视，这么多年过去了它们居然一直没有改变这一缺陷。我强烈吁请大家的爱国心，在正文中一定按照中国的规矩来。但在附件正文中，层次、序列号比较多时，你可以采取其自动格式，我们核稿时不会太认真。再说一遍：你如果按照本文第零条的要求，直接在模板中输入文字，就不会出现这一问题。十、正确使用各层次的序列号。正文中使用层次序号格式，

8、我们公司规定，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“a、”。如果某层子项只有一项内容，就不要孤零零地写一个“1.”之类的序号了。第三层按照国家有关规定，应用“1.”，不过因为还要切换为英文输入状态，且如果后面直接是数字正文的话易产生歧义，所以用“1、”也可以，我个人不反对；但在竞聘二、三级经理时被扣分我可不负责任。另外要注意的是，凡使用了括号的，千万不要再在后面画蛇添足地加一个顿号，形成这样不好看的怪物：（一）、大家的（二）、所有的各级标题后面的标点符号，第一级标题一般单独成行或居中，不再加标点，不要出现下面这样的错误：具体事宜要求如下：一、修复

9、方式：二、修复时间安排：（上面的两个冒号一般情况下都是不需要的）第二、三、四级小标题如果单独成行，可加可不加；如果接排了正文，则要加上标点，否则只靠一两个空格仍会产生误读。另外，在使用第二、三、四、五层时，有人喜欢在每一层正文后用分号，这虽然大多数情况是可以的，但一旦某一层正文中已经使用过句号了，就不应该再在层尾用分号；句号的级别是大于分号的。所以简单的处理办法是在每一层正文后直接用句号，而不是分号。还有，我个人感觉，有时候在第一“层”下面再列举事项，如果所列事项达不到第二“层”的级别，只是一些小事项，也可以直接用第三级序号，而不必用第二层的“（一）”；但这一点我并不是十分确定，只是一种感觉。

10、比如：一、2015年春晚联欢会获特等奖名单1、综合部全体人员。2、财务部、采购部全体女员工。3、内审部、党群部非领导人员。奖品为法国十一日游。二、一等奖名单乔宪学、齐獭仁。奖品为法国十日游。三、二等奖名单张三、李四、王五、赵六、李保国、党玉良朱宁、乔宪学。奖品为法国九日游。 十一、正文中引用其他公文时，应当先引用标题，后引用发文字号。所使用的标点符号，按照咱们公司发文办法规定的，前者加书名号，后者加双引号。如：根据集团公司关于加强安全生产工作的通知“中移203099号”要求，现对我省年底前有关安全生产工作通知如下如果遇到所引用的公文中本身带有书名号时，就把里面的那个改成单书名号。如：根据集团公

11、司关于印发互联互通规定的通知“中移208876号”要求，现对我省我们经常见到别的单位、机关在引用公文时前者加书名号，后者加圆括号，这个也说得过去（因为我没找到否定他的有关规定，只是隐约感到小括号不能包围中括号）。如：根据集团公司转发信息产业部关于互联互通规定的通知（中移209066号）要求，我公司确定了与相关运营商的互联互通注意事项，现通知如下其中的“2090”最好用方括号形式“【2090】”。十二、百分号“”不应出现在行首，百分号前的数字也不能分裂于两行中。解决的方法见后面附注。你如果按照本文第零条的要求，直接在模板中输入文字，就不会出现这一问题。十三、如果发文中有附件，要在正文后另起一行标

12、明附件名称。如：附件：增加交通车补人员名单如果遇有多个附件的，要加注序号，如：附件：一、取消交通车补人员名单二、补发交通车补名单三、退回交通车补名单四、领取期权通知书。另外，在批转、转发文件的通知里，需要转发的文件不是附件，而属于正件，这在正文中就说明了，所以不需要再标明附件、填写转发文件的标题。否则，就又是给蛇画了一只足。十四、不要把附件当正文用。每一个发文要有一个正文，不能一上来就是“管理办法”、“规定”等，这些文件是应作为附件的。处理方法是起草一个正文，标题写成“关于印发管理办法的通知”，然后把办法、规定作为附件。十五、该用阿拉伯数字的地方尽量用阿拉伯数字。公文中的数字，除成文日期、部分

13、结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。最需要注意的是：1、正文中表示月份时要阿拉伯数字，如“8月16日是公司成立纪念日”，如果改用了汉字，那就表示阴历日期了。这个错误很多同仁都犯。（但用月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如:“一·二八”事变（月日）、“一二·九运动”(12月9月)等。2、用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉语数字。如：一千八百多万户、十几次、几千年、八万左右、三十上下、约五十人等。但有时为了照顾全文的一致性，也可灵活处理，比如文中出现一组

14、具有统计意义和比较意义的数字，有的数字需用 “多”、“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:截至2023年，河北移动共上缴利税200多亿元，支持公益事业达874.3万元，投资三农事业94亿元，直接解决就业人口4.5万人，间接解决就业人口300多万人。3、表示名次的应该用汉字，如：第五名、第十一位、第三季度。十六、要么用“截至”，要么用“截止到”。不要错误地用“截至到”或“截止”。这个词经常用，我们经常得改，所以在此特别提出。十七、会议纪要如有必要，可通过附件的形式发布，以满足盖公章的特殊需要。会议纪要是一种单独的文体，是用于公司内部安排工作、不盖公章的。OA

15、里的文体中单独有这一项，所以发布会议纪要时，不要选用“公司文件”、“通知”等文体。但如果你这个会议纪要有特别的用处，比如需要在涉外工作中用做证明，那么，你可以起草一个公司发文，标题用“关于印发*会议纪要的通知”，然后写几句正文，比如：*年*月*日公司召开了*会议，现将会议纪要印发你们，请遵照执行。最后，正文后面另起一行标注附件名称，把会议纪要作为一个附件来处理。这样，这个文件就是一个正式的公司发文，而且加盖公章。十八、“批复”一般是因“请示”而产生的，正文一上来要说几句套话。正文首先要写明针对什么文件的批复，首句即为“你公司关于建设西风路生产办公楼的请示(*移动2006125号)收悉”，尔后是

16、批复内容。十九、会议纪要、传真要选择专门的公文种类。选择发文种类时，绝大多数是用OA顺序里的第一个“中国移动通信集团河北有限公司文件”。如果是会议纪要，就选“会议纪要”。另外，我们OA里的“中国移动通信集团河北有限公司（通知）”，实际上就是过去的“传真电报”，如果你还喜欢用过去传统的纸质传真电报，最好用我制作的模板来做（见本文后面的模板格式）。其中第二行中的“页数：1+1”里的数字，指的是正文有几页，附件有几页。二十、拟搞人起草公文时要选对模板。人家OA上明明在你新建流程时设置了是选“上行文”模板，还是选“下行文（平行文）”模板，可我不知道为什么有大量的同志总是把“平行文或下行文”选成“上行文

17、”模板，这真是让我郁闷！要知道，你选错了，我们在后面要费很大的事去调整一系列的格式的。我们文书、秘书并不是怕辛苦，而是觉得这样的劳动太没有价值。二十一、附件中含有Excel表格的，每个空格里的文字都要显露出来，不能出现压字、隐藏现象；另外，请设置好纸型！现在这种现象非常严重，因为这涉及到存档问题，存档时我们必须把每一个附件都打印出来，如果出现压字情况，人家档案室是不接收的，我们核稿、发文时有好多时间都要用在调格式上，但又怕调整时造成不可预知的问题。所以，希望大家在起草时就注意做好这一点。纸型应设置为A4或A3正常规格。为避免调整时出错，以后再出现这种情况，我们会邀请起草人亲自来综合部，一起调整

18、，以免出错。二十二、领导签发后的文件一般不得修改，尤其是正文中的数值。确实需要修改的公文实行修改公文审批手续（详见后面附注中“修改公文审批单”）。二十三、注意顿号、逗号的升级与降级。并列叙述的几个词，中间本来应该用顿号的，如果其中哪个词“又生了孩子上升为爸爸级别”，那么原来的前面、后面的顿号要升级为逗号；也就是说，各顿号前后的各自级别必须是对等的。如：参加会议的单位有：各分公司，公司内发展计划部、工程管理部、集团客户服务部，中国移动通信集团设计院有限公司河北分公司，中国通信建设集团设计院有限公司第一分公司，石家庄惠远邮电设计咨询有限公司。在上面这几句话中，因为“公司内”这一词修饰了后面的三个部

19、门，本身独自成为一个小体系，所以，三个部门之间用顿号，前后的“各分公司”及其他单位后面要改为逗号。唉，这一条我看还是算了，大家看看即可，理解不了也不必强求，太高深了最后的一条：附注1、WORD自动序号解决办法：点“工具自动更正选项自动套用格式”，把“自动项目符号列表”前面的对勾取消，点确定退出；再选“健入时自动套用格式”，将“自动项目符号列表”和“自动编号列表”前面的对勾都去掉，点确定退出。如果你按照本文中的第零条去操作，就不会出现自动序号问题。2、百分号出现在行首解决办法：在WORD中依次点选“格式”、“段落”、“中文版式”、“选项”，在“后置标点”中加填“”(输入时要打开自己常用的输入法，

20、如“智能ABC”、“王码五笔”等，如果后置标点中已存在百分号，你也要再用自己的输入法输入一次)，然后连续点“确定”，最后存盘退出。你将OA自动建立的模板文件（或我这个文章）存在某处，每次就打开这个文档，开始写你的东西，就不会出现百分号的问题。3、如果需要从其他已成形的文件里copy文字，请在粘贴时用“编辑”“选择性粘贴”“无格式文本”的方式进行操作（需另外对每一自然段加设两个字的空格）。否则，旧文档里的一些自动格式会“钻”进现有的模板文档，导致出现首行不空两格等现象。4、按照国务院规定，序号第四层应该用“1.”的方式，我个人建议在使用这一形式时，序号后最好加一个空格再接着写正文。如：1调整电缆

21、价格212个新建机房直放站核减逆变模块，每站增列主设备改造费3000元。343个边际站核减逆变模块，每站增列主设备改造费3000元。439个利旧UPS直放站每站增列UPS搬迁运输费650元5增列39个利旧UPS站点的监控。5、常用的文体，如会审意见通知、下达任务书等，我建议使用我制作的标准模板，每次只更改其中需要变化的内容。哪个部门经常起草的公文，可以随时来找我，一起制作一个标准化行文模板，这样就不会出现这样或那样的问题。6、向集团公司上报一些验收报告、终验报告，分两种情况。第一种一般是一些集团统管项目，我们做了验收，形成验收报告、竣工报告，这时候需要提交集团公司审核批复，那么，要用“请示”，

22、标题用“关于审核工程验收报告的请示”。而且主送单位要选集团公司，而不是选集团公司网络部，因为谁接文谁批复，只有集团公司给我们的批复才具有法定意义，其部门的批复是不算数的。第二种情况一般是省管项目，自己做了验收报告后需要给集团公司报备，并不需要他们批复，这时候要用“报告”，标题用“关于工程竣工情况的报告”，或者用“关于工程验收情况的报告”。这种报告的主送单位，本来也应该是针对集团公司的，而不应该把公文发给个人或某部门；但在实践中为了工作方便，也默许将这类不需要批复的报告直接给集团公司网络部。以上这两种情况，都把正式的验收报告、决算表作为附件（要注意啊，正文后面列写的附件名称、附件自身的电子档名称、附件正文里的标题最好是完全一样的）。对这类文件我也制作了标准模板，最好是按照模板来套写。再说一遍啊，需要上级批复的要用“请示”，只是报备的用“报告”。7、有时候，附件内容很多，甚至成百上千页，有些部门就直接做成书册交给我们综合部文书，这样在归档时就非常