XX机械厂程序文件

1、XXXXXXXXXXX机械厂章 节 号第一章发行版次B本页状态0文件控制程序发布日期2009年8月28日实施日期2009年9月1日第 1 页 共3 页1 目的对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的文件版本。2 范围适用于与企业质量管理体系有关的文件和资料的控制（包括外来文件和标准）。3 职责3.1 办公室负责文件和资料的归口管理并组织定期对现行体系文件进行评审。3.2 技术科负责技术文件的归口管理。3.4 企业内各部门负责相关文件的编制和使用、保管。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 质量管理体系文件（简称体系文件）包括质量手册、程序文件和作业指导书、管理制度等文件（也称

2、三级文件）、表格样式（称为四级文件）等。4.1.2 技术文件包括标准图纸等、工艺文件（工艺、操作规程等）和检测计量文件。4.1.3 外来文件包括国家标准、行业标准和法律法规等。4.1.4 其他文件包括组织机构图、培训计划、管理方案等。4.2 文件审批4.2.1体系文件、技术文件全部由管理者代表审核、厂长批准。4.2.2质量记录由各管理者代表批准。4.2.3各部门文件由各部门负责人批准。4.3 文件的发放、回收和销毁4.3.1 文件发放由归口管理部门负责。4.3.2 文件发放时应做好发文记录，由文件收到人应在发文簿上逐项签署全名领取文件。4.3.3 发放到企业内部的体系文件均应有发放控制号，文件

3、发放范围由管理者代表确定。注：空白记录表格样式的发放无须发放控制号。4.3.4 受控文件发放，原则上厂长、管理者代表、工程师、各职能科室各一册，若文件使用人员不方便随时得到该文件时，可向文件发放部门以个人名义申请领用，经管理者代表同意后以受控文件形式发放文件单行本，文件发放号按顺序编制，并应在发文簿上注明受控文件发放号。注：个人首次申请领用文件时，可不填写文件申领单，但发放部门应注明经主管同意的字样。4.3.5体系文件外供须经管理者代表同意，控制方式由管理者代表视情况而定。注：文件外供若无书面批准手续，文件发放人应做好经管理者代表口头同意的记录。4.4 文件的更改4.4.1 各部门、人员均可向

4、文件编制部门提出文件更改建议，经原编制部门负责人书面或口头确认后，由原编制部门填写文件更改申请单交原批准部门人员批准后实施更改。4.4.2 文件更改方式文件更改可以采用“划改”，“换页”，“换版”三种方式。一、二级文件后附修订页，采用划改或换页更改方式时，应填写修订页，注明更改的页码、处数及文件更改申请单编号。a） 划改：文件更改内容较少时，由原编制部门持经批准的文件更改申请单对所有受控文件（有文件发放控制号的文件）进行划改。划改时须用蓝色或黑色钢笔或圆珠笔以单线划去原文内容，在其上方或附近填写更改后的内容，做好相应的记录。以铅笔进行的划改视同未更改。b） 换页：若某页更改位置超过10处，或同

5、一位置第二次更改时，可采用换页的方式进行更改。由原编制部门持经批准的文件更改申请单对所有受控文件（有文件发放控制号的文件）实施换页更改，做好相应的记录。c） 换版：若文件原版内容已不适合管理体系的要求，或由于其他原因需对文件进行换版时，由原发放部门对所有受控文件（有文件发放控制号的文件）实施换版更改，发放控制号与旧版文件相同。发放新版文件的同时应回收旧版文件，做好相应记录。注： 1. 文件换版时无须填写文件更改申请单，但必须有文件换版的书面批准书，并执行原审批程序。 2. 记录样式的更改只采用换版的方式。4.4.3 文件“划改”或“换页”后，相应的文件更改申请单原件交办公室存档。4.4.4 文

6、件换页更改后，换下的旧页应立即在页面上做出作废标识，以防止新旧页混淆，亦可经原批准人口头同意后即时销毁。注：作废标识方式可采用划杠或在页面空白处书写“作废”字样进行，也可采用其他有效方式。4.4.5 文件换版后的旧版文件应在其封面加盖“作废”印章或书写“作废”字样，亦可经原文件批准人口头同意后即时销毁。但销毁前至少应保留一套完整的旧版文件存档备查。4.4.6 文件销毁可用烧毁或粉碎的方式进行。文件销毁之前应取得原批准人员的同意。若无书面批准手续，销毁人员应做好经原批准人员同意销毁的记录。4.4.7 企业内部文件不得在未经许可的情况下以任何方式出卖给他人。4.5 文件和资料的保管4.5.1 所有

7、文件的原稿均归口管理部门负责保管，其他各部门负责保管好本部门使用的所有文件。文件应有序地加以保管以便于存取和查阅。4.5.2 文件接收部门应在收文簿上做好文件接收记录，受控文件应及时纳入本部门受控文件清单。4.5.3 各部门应能随时提供最有效版本的受控文件清单，并能随时提供出相应4.5.4 的受控文件。4.5.5 作废文件被原发放部门回收后，使用部门应在收文簿注明，记录回收日期。即时销毁的文件视同已回收。4.5.6 已销毁的文件均应由文件销毁人在收文簿上做好记录。4.5.7 文件的补发4.5.7.1 当文件丢失、破损需要补发文件时，由文件使用部门/人员填写文件申领单，经部门主管审核，管理者代表

8、批准后方可领用。4.5.7.2 因破损重新领用的文件分发号不变，发放时回收旧文件。4.5.7.3 因丢失重新领用的文件的原分发号作废，部门使用的文件分发号以原分发号加括号表示，个人使用的文件以顺序号延续编号。4.6 外来文件的控制下发到各部门/人员使用的受控外来文件，由发放部门填写相应的控制号发放，做好发放签收记录，以便外来文件更新时所有受控外来文件均能得到及时的更换。受控的外来文件应由接收部门纳入本部门的受控文件清单。4.7 技术文件的发放、回收和保管参照体系文件执行。4.8 文件和资料的管理4.8.1 本企业的文件以书面形式为准，存放于电子媒体中的文件和资料不作为执行的依据。4.8.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱画及修改，确保文件的清晰、整洁和完好。不