文件控制程序

1、山东鸿日新能源汽车有限公司程序文件QP/HR-7. 5-01-2018版/次：A/0文件控制程序受控文件2018-08-23 实施2018-08-23 发布山东鸿日新能源汽车有限公司发布本程序是山东鸿日新能源汽车有限公司质量手册的支持性文件，目的 在于对与质量管理体系有关的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系的有 效运行。本程序由山东鸿日新能源汽车有限公司提出。本程序由山东鸿日新能源汽车有限公司质量部归口。本程序由山东鸿日新能源汽车有限公司质量部负责组织起草。本程序主要起草人：王发现审核：批准：1QP/HR-7. 5-01-2018文件控制程序1编制和适用范围编制：本程序由质量部负责编制。适

2、用范围：适用于指导本公司与质量管理体系有关的所有文件的编写和控制。2术语本程序采用GB/T19000-2015质量管理体系-基础和术语和本公司质量手册中的有关术语及其 定义。外来文件：策划和运行质量管理体系中所必须予以控制的来自外部的文件。可包含以下几个方面： 来自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图而、规定等： 被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国 标文件、客户标准文件等； 其他经外来文件接收部门与文件管控部门共同确定为与质量管理体系相关且须予以控制的外部 接收文件。受控文件：指与质量管理体系相关须按照发放范围登记、分发或独立存档管控

3、，并能保证收回的文件。 可包含以下几个方面： 质量管理体系建立过程中形成的质量管理体系和过程文件，包括过程准则等； 公司运作过程的质量手册、程序文件、三级文件及相关记录，包括技术类相关文件； 外来文件： 经质量部确定为受控文件的相关文件或记录。3职责3.1 质量部负责组织质量手册、各程序文件的编制、评审及文件编号的统一管理。3.2 各部门负责组织部门作业文件（三层次支持性文件）的编制、使用和管理。4工作程序4. 1文件分类公司质量管理体系文件主要包括：1）质量手册（包括公司质量方针和质量目标）；2）程序文件；73）三层次支持文件（如：规章制度、管理办法、流程等）、作业文件（如：作业指导书、标准

4、化作业 单、记录表格等）；4）外来文件（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件）；5）质量管理体系文件所要求的记录。4.2文件编写的基本规定4. 2. 1出版格式4. 2. 1. 1 幅面采用A4开幅面。4.2. 1.2 格式程序文件的编写格式、用字形式详见附件1。4.2. 1.3形式同时使用电子版和硬拷贝（书面文件）两种方式，电子版可通过公司内部员工平台发布, 硬拷贝一律印刷成册。4.2.2编号方法4. 2. 2. 1质量手册编号：QM/HR-IATF16949-2018 （A/0） QM:质量手册代号HR:公司代号IATF16949: “体系”模式编号2018:质量手册版本年份A:版

5、本号（如版B、C-）0:修订次数（0次为首次编写）4. 2. 2. 2程序文件的编号规则换页次数（0次为原版页）版本号（如A、B、C）程序出版年份同标准条款内程序文件排列序号标准有关条款号公司代号程序文件代号4. 2. 2. 3三层次支持文件的的编号规则（三级文件）换页次数（0次为原版页） 版本号（如A、B、C）文件出版年份文件顺序号 标准有关条款号（3位或2位） 公司代号三级文件代号4. 2. 2. 4质量记录表式编号1）程序文件的相关质量记录表式编号QR. HR -P 一口L表格顺序号 程序或支持性文件编号（3位或2位）P：表示程序文件引用的表格；W:表示支持性三层次文件引用的表格 质量记

6、录的代号4. 2. 2. 5质量部对全公司的文件进行编号，并填写QR/HR-P7.5-01-11 ”文件编号登记表”进行备案。4. 3部门受控号按照QW/HR-5. 3-01-2018组织机构代码编制规则执行，由山东鸿日新能源汽车有限公 司人力资源部负责编制并发布。4.4文件的编写、审批和发布4.4.1 公司内质量管理体系各类文件的编写、审批和发布按附件3执行。4.4.2 公司质量手册、程序文件及其相关质量记录表式由质量部控制和归档。4. 4. 3各部门的三层次支持性文件及其相关质量记录表式的编号到质量部提取，批准版由各业务部门审 核备案、归档管理；各业务部门进行受控发布。4.4.5外来文件的

7、控制1）顾客提供的文件由营销公司收集、登记，建立QR/HR-P7. 5-01-12“外来文件清单”，并按需要向公 司有关部门或人员受控发放。2）公司需要购置的标准、法规性文件和参考资料，由归口部门依照公司有关审批权限办理，并进行登 记，建立QR/HR - P7. 5-01-12 ”外来文件清单”，按需要向公司有关部门/人员受控发放。4. 5文件的发放4. 5.1质量手册和程序文件经批准后发布，质量部保存已发布文件的受控原版：三层次支持性文件由 文件编制部门提报给质量部审核内容,并进行编号、备案。获得编号后文件归口部门报部门领导批准，填 写QR/HR-P7. 5-01-01 ”文件管控记录表”。

8、各业务部门发布受控三层次文件，严禁不经质量部直接将文件 受控发放至其他部门。4.5.2受控文件分发时，填写各部门组织机构代码作为受控号，在其封面或首页加盖“受控”印章，受控 章“受控”前填写发放部门受控号，“受控”后填写接收部门受控号。受控文件为有效文件，受控文件必 须建立QR/HR - P7. 5-01-01 "文件管控记录表二4. 5. 3作为资料和信息发给顾客和认证机构的文件为非受控文件。4. 5.4 “受控”、“非受控”、“作废”等印章由质量部统一制作，质量部使用和管理。4. 5.5文件在使用中造成破损/遗失，由文件持有部门填写QR/HR-P7.5-01-05 ”文件资料领取

9、审批表” 提出补领申请，经文件归口部门批准后补发。4.6文件的更改、换版1.1.1 6.1各职能部门或管理人员对文件的有关内容有不同意见时，填写QR/HR - P7. 5-01-10 ”文件资料修订 申请单”向归口部门提出修改建议。1.1.2 文件中的内容需要更改时，由归口部门组织实施，对更改部分加以标识，要保证“受控”文件的 正确性、完整性和统一性。1.1.3 文件的更改方式采用划改、换页和换版。1）划改部分更改采用“划改”方式，在原有文件相应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线后在适当 位置写出更改后的内容，并进行标识。2）换页为保持文件的严肃性和便于阅读，文件划改面积（含累计）不得大

10、于该页有效面枳的1/4或划改次数 不得超过4次，否则必须做换页处理，换页必须在页面上进行标识。3）换版文件有重大更改或多次更改后需用新的文件代替原版本文件，即为文件换版。文件的版次用版本号表 示，按A、B、C（不含I和。）顺序编排。版本号在文件的封面标准号下方表达，如首次版本的版本 号为A,第二版的版本号为B。4. 6.4文件的划改和零星换页通过发放QR/HR - P7. 5-01-06 ”文件资料更改通知单”实现，文件的更改单 发放到文件持有者手中，应办理签收登记手续，不准遗漏，文件的归口部门按要求对文件进行更改，予以 保存，并可追溯。4.6.5 整本文件的换页按“4.4”的要求进行审核、会

11、签、批准后发布。4.6.6 文件更改单的控制流程4.7文件管理 4. 7.1文件持有者应妥善保管文件，保持文件的清晰、完整，不得在文件上乱涂乱画，调离岗位时必须 将所持有的文件交回所在部门，否则不予办理调动手续。4. 7.2文件原版本及新版本的硬拷贝和电子媒体由归口部门存档，存档文件不作更改，以保持档案原貌 不变化。4. 7.3当文件某章、某页或整个文件换版存档时，旧版本由文件归口部门回收销毁，如持有者需留存原 文件以便追踪溯源时，应在留存文件上加盖作废章，以便识别，销毁文件由文件归口部门管理，归口部门填 写QR/HR-P7. 5-01-07 "文件资料销毁审批单”，经归口部门领导签

12、字后，进行销毁。4. 7.4自行复制、复印的文件为非受控文件。4. 7.5文件须借阅给其他部门时，填写QR HR-P7. 5-01-04 “文件资料借阅登记表”，并要求借阅者在规 定日期归还文件。原版文件或底图一律不外借，以防止丢失或损坏。4.8 电子文件的控制4.8.1 若需要发放电子版受控文件，须审核、批准后转换为PDF版本，PDF版本须有电子|殳界1文 标识并通过电子平台发放，发放部门和接收部门均须建立QR/HR-P7. 5-01-01 "文件管控记录表二电子版 受控文件在各部门接收到QR/HR - P7. 5-01-06 ”文件资料更改通知单”和新版本电子文件后，则老版本自

13、动作废处理，并及时删除老版本电子文件，如需保留需要在文件名称后面加上作废两字，以示区别。4.8.2 所有电子版本的受控文件的编制、审核、批准的权限与纸质版本一致。4.8.3 通过平台发放的电子文件，受控标识前后的受控号可省略。4.9 技术文件的控制4. 9.1技术文件的管理执行QW/HR-7. 5-01-2018技术文件管理制度。75相关文件5. 1 QW/HR-7. 5-01-20185. 2 QW/HR-5. 3-01-20186相关表式6. 1 QR/HR - P7. 5-01-017. 2 QR/HR - P7. 5-01-048. 3 QR/HR - P7. 5-01-056.4QR

14、/HR - P7. 5-01-066. 5QR/HR - P7. 5-01-076. 6 QR/HR - P7. 5-01-106. 7 QR/HR - P7. 5-01-11 技术文件管理制度组织机构代码编制规则文件管控记录表文件资料借阅登记表 文件资料领取审批表 文件资料更改通知单 文件资料销毁审批单 文件资料修订申请单 文件编号登记表文件起草靛门限用文件会笺S，磐>rss6. 8 QR/HR - P7. 5-01-12 外来文件清单7流程图文件控制程序质量部其他各职能部门 文件起草部门程序N件、公司通用的:磔N件由H再不代&批巾内二侬N件的能“即K或主任批溢我/F明、程多文

15、件由集悌贝*讦可能发小;图式件由芥够“自行发小9文件件方记或也8相关附件附件1:程序文件版式附件2：三级文件版式附件3：文件的编写、审批和发布控制流程12附件L程序文件版式（页边距设置为：上下2.5厘米，左右2厘米）XXXX公司程序文件 （黑体二号加黑）编号（黑体三号）版/次：（黑体三号）程序文件名称（黑体一号加粗）xx-xx-xx 发布xx-xx-xx实施（黑体三号）山东鸿日新能源汽车有限公司 发 布（黑体小二号）用JB （黑体二号）说明（宋体四号）本程序由XX公司提出。（宋体五号）本程序由XX公司XX部门归口。本程序由XX公司XX部门负责组织起草。本程序主要起草人：审核：（黑体四号）批准:

16、会签页程序文件名称（黑体小二号）（正文宋体五号，行距L 5倍）1编制和适用范围（宋体五号加黑）2术语（宋体五号加黑）3职责（宋体五号加黑）3. 1 XXXX3.2 XXXX4工作程序（宋体五号加黑）4. 1 XXXX4. 1. 1 XXXX4.2 XXXX4.2.2 XXXX5相关文件（宋体五号加黑）文件编号文件名称6相关表式（宋体五号加黑）表式编号表式名称7流程图（宋体五号加黑）8相关附件（宋体五号加黑）部门会签人日期部门会签人 日期部门会签人 日期部门会签人 日期部门会签人 日期部门会签人 日期部门会签人 日期部门会签人 日期部门会签人日期部门会签人 日期12附件2：三级文件版式（页边距设

17、置为：上下2.5厘米，左右2厘米）XXXX公司支持性管理文件 （黑体二号加黑）编节（黑体三号）版/次：（黑体三号）14三级文件名称（黑体一号加黑）xx-xx-xx 发布xx-xx-xx实施（黑体三号）山东鸿日新能源汽车有限公司XXXX部门发 布 （黑体小二号）15说明（宋体四号）言（黑体二号）本文件由XX公司XX部门提出。（宋体五号）本文件由XX公司XX部门归口。本文件由XX公司XX部门负责组织起草。本文件主要起草人:审核：（黑体四号）批准:会签页文件名称（黑体小二号）（正文宋体五号，行距L 5倍）1目的（宋体五号加黑）2范围（宋体五号加黑）3术语/缩写（宋体五号加黑）4职责（宋体五号加黑）4. 1 XXXX4.2 XXXX5规定（宋体五号加黑）5. 1 XXXX5. 1 . 1 XXXX