电子档案迁移指南

1、电子档案迁移指南（征求意见稿）1 范围本指南为电子档案迁移提供了规范的策略与方法。本指南适用于各级、各类档案馆的电子档案迁移，其他党政机关、社会组织的电子档案迁移可参照本指南。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。ISO15489-1:2001 信息与文献文件管理第 1 部分：通则ISO23081-1:2006 信息与文献文件管理过程文件元数据第 1 部分：原则GB/T17678.1-1999 CAD 电子文件光盘存储与管理要求GB/T 18894-2002

2、电子档案归档与管理规范GB/T 12628-2008硬磁盘驱动器通用规范DA/T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38-2008电子档案归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47-2009版式电子档案长期保存格式需求3 术语和定义3.1电子档案electronic archives具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明（ GB/T17678.1-1999 ） 。3.2电子档案格式electronic archives format电子档案的数字编码类型和结构。3.3存储环境storage environment存储电子档案的硬件及网络平台、载体介质、操

3、作系统、应用软件和存放地点等。3.4迁移 migration将源系统中的电子档案（3.1 ）向目的系统进行转移存储的方法和过程。包括支持软硬件存储环境（ 3.4）的改变和应用技术的更新。3.5转换 conversion电子档案（3.1 ）从一种格式转换为另一种格式的过程。3.6主动迁移Active migration遵循一定的规律，在主观可控的基础上，按照既定的计划和安排，有序进行的迁移（3.4） 。3.7被动迁移passive migration当电子档案存储环境突发改变，出现不稳定情况，可能发生不可预测的结果时，被迫进行的迁移（ 3.4） 。3.8可视内容visual content电子档

4、案通过计算机等数字设备显示出来的可读信息。3.9元数据 metadata描述电子档案（3.1 ）的背景、内容、结构及其管理过程的数据。（ ISO23081-1:2006 ）3.10依赖 build upon电子档案（3.1 ）在某种存储环境（3.3 ）下生成，且只能被这种存储环境（3.3）所显示和利用。3.11ETL 工具 Extract Transform Load可以对数据库进行数据抽取、转换、装载的程序。3.12原生 XM映据库 native XML database以 XML 文件作为基本（逻辑）存储单位的数据库系统。3.13透明格式transparent formats格式开放且有公

5、开发表的相应标准和技术规范。有与产品无关的技术专家组和标准化组织和产业联盟等维护和支持的格式。3.14分层存储管理Hierarchical Storage Management数据对象在存储设备之间自动迁移的过程。3.15校验 verify对迁移（3.2 ）后电子档案（3.1 ）相关信息进行检查。3.16一致性consistency迁移（3.2 ）前后电子档案（3.1 ）的可视内容（3.4）相同。4 总则4.1 电子档案迁移是一项系统工程，它伴随电子档案的产生、归档、接收进馆、保管、备份以及利 用等全部环节。4.2 电子档案迁移是档案馆的基础工作。4.3 电子档案迁移是电子档案永久保存的必要途

6、径。4.4 电子档案迁移是电子档案有效利用的重要保障。4.5 电子档案迁移遵循的基本原则是无论系统发生何种变化（包括存储环境改变、技术更新、格式转换等） ，必须保证电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性。5 电子档案迁移条件5.1 迁移的技术条件5.1.1 技术发展技术发展包括计算机、网络和存储等硬件设备，系统程序、应用程序和数据库等软件环境，传输协议，存储与读取，程序开发语言等方面技术的改变、更新、升级、换代等。5.1.2 按照技术发展趋势，采用过时技术形成的电子档案，应及时迁移到先进稳定的主流技术平台上。5.1.3 应选择旧技术没有彻底废弃，新技术已较为成熟的时间点进行电子档案的迁移。5

7、.1.4 当电子档案处于技术不开放或有限开放的软、硬平台环境下时，应迁移到没有专利和许可限制，技术开放环境下的软、硬平台之上。5.1.5 当电子档案的应用技术出现兼容性差、成熟度低、生命力弱等情况时，应及时进行迁移。5.2 迁移的载体条件5.2.1 硬磁盘5.2.1.1 根据硬磁盘的使用情况和应用环境，确定检测频率。一般每季度检测一次。检查内容包括各种编码的写入、读出与校核，寻道正确性等。检测标准参照GB/T 12628-2008 。5.2.1.2 硬磁盘用于磁盘阵列时，不需要人为检测。当系统自动报警时，应及时迁移。5.2.2 磁带建议每 2 年进行机读检验，发现问题或保存满4 年， 即行迁移

8、。检测标准参照GB/T 18894-2002和 DA/T 15-1995 。5.2.3 光盘当CD-R光盘的 BLER 120或DVDbR光盘的PIEW140时，每2年检测一次；当 CD-R光盘的 120W BLERS 160或DVDLR光盘的140W PIEW 180时，每年检测一次；当CD-R光盘的160WBLERS 200或DVDLR光盘的180W PIEW240时，每半年检测一次； 当CD-R光盘的200W BLER 或240WPIE时，或出现不可校正错误时，应立即将光盘数据迁移到新的光盘或其它存储载体上。检测标准参照GB/T 18894-2002 和 DA/T 15-1995 。5.

9、3 迁移的管理条件电子档案从分布式管理模式向集中式管理模式转变。即把分散在各地、各机构、各部门的电 子档案接收到档案馆集中统一管理。5.4 格式的转换条件5.4.1 当电子档案格式对软、硬件平台依赖过高时，应将电子档案转换成可被多种软、硬平台支持的透明格式。5.4.2 当电子档案格式种类繁多时，应将电子档案转换成格式统一，版本升级有序，前后兼容，易于管理利用的透明格式。5.4.3 当电子档案以非标准压缩格式存储时，应转换成非压缩格式或标准压缩格式。6 迁移的策略迁移策略可分为迁移规划、风险评测、迁移准备、迁移实施、迁移校验五个方面。6.1 迁移规划6.1.1 根据迁移条件，确定迁移目标。6.1

10、.2 选择迁移方法6.1.2.1 一次性迁移 当新旧系统差异不大，时间允许，人员配备齐全时，可采用一次性迁移。被动迁移时，必须采用一次性迁移。6.1.2.2 分次迁移 当迁移的电子档案数量非常大，限定时间内无法完成时，可采用分次迁移。6.1.2.3 分次迁移的顺序 按照电子档案的利用频率由低到高进行。6.1.2.4 定时迁移 在档案馆电子档案接收或纸质档案数字化接收时，可采用定时迁移。6.1.3 设计迁移程序6.1.4 制定迁移方案根据迁移的目标、方法、时间及测试结果，制定切实可行的迁移方案与流程。6.2 风险评测6.2.1 风险分析6.2.1.1 风险发生的可能性 电子档案无论是主动迁移，还

11、是被动迁移，从实现过程或技术角度来看，都存在着一定的风险。6.2.1.2 风险预测 对电子档案迁移可能出现的风险，要根据具体情况进行后果预测，并把预测结果直接用于迁移方案的制定。6.2.2 出现风险的可能因素6.2.2.1 迁移时间点的选择。6.2.2.2 迁移的存储环境、应用技术和格式的选择。6.2.2.3 对于新旧系统的熟悉和掌握程度。6.2.2.4 电子档案格式的复杂程度。6.2.2.5 迁移工具的选择，或自行开发迁移程序的水平。6.2.2.6 迁移前后检测工具的选择，或自行开发检测程序的水平。6.2.2.7 制定的迁移方案是否科学，流程是否合理，管理是否严格。6.2.3 风险管理6.2

12、.3.1 合理把握迁移时机。6.2.3.2 根据电子档案的存储环境、应用技术和格式，制定科学合理的迁移策略。6.2.3.3 对复杂的电子档案应慎重对待，只有在技术条件允许的情况下，才可进行迁移。6.3 迁移准备6.3.1 成立专门技术机构，负责迁移工作。必要时，邀请单位领导参与，协调各方面事宜。6.3.2 对源系统电子档案进行整理。分析需迁移电子档案的种类、数量、 形成时间的跨度、质量等。6.3.3 在确保电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性的前提下，创建科学合理的迁移环境。6.3.4 数据库迁移准备6.3.4.1 数据库选择迁移数据库应选择原生XML数据库，实现以数据库为存储手段，以XML

13、为交换载体的数据管理模式。6.3.4.2 数据结构调整对比新旧数据库结构，建立映射关系。当新旧数据库结构存在特定差异时，必须对新数据库的著录信息进行补充或调整。6.3.4.2.1 先录后迁主动迁移时，可采用先录后迁的方法。6.3.4.2.2 先迁后补被动迁移时，可采用先迁后补的方法。6.3.5 迁移载体准备6.3.5.1 根据电子档案的访问频率、保存时间、容量、重要程度等因素选择迁移载体。6.3.5.2 迁移的电子档案数据量较大时，应存放在不同级别的存储设备中，通过分层存储管理实现电子档案在存储设备之间的自动迁移。6.3.6 迁移工具或程序的准备6.3.6.1 对于载体的更新，可直接拷贝或利用

14、系统自带程序对电子档案进行迁移。6.3.6.2 电子档案格式转换程序和数据库ETL工具的购买或开发，应统筹兼顾，保证其对迁移前后软、硬件环境的兼容。6.3.6.3 自行开发的迁移程序应采用可跨平台使用的语言编写，确保迁移程序可以在不同操作系统上正常运行。6.3.6.4 对于无法统一迁移的电子档案，应开发出有针对性的迁移工具进行迁移。6.3.7 格式转换6.3.7.1 格式的选择分析新旧系统电子档案格式差异，确定转换方案，选择透明格式（具体见附录A）进行转换。6.3.7.2 电子档案长期保存的格式应支持与其他格式的相互转换。6.3.7.3 电子档案格式不能选择有损压缩、子采样、缩减采样或其他可能

15、改变文件内容或降低原始数据质量的格式。6.3.8 根据规划进行迁移测试对于数据量大、种类繁多或技术复杂的电子档案，应进行少量电子档案的迁移测试，统计、分析出现的问题，及时调整迁移方案。6.3.9 建立应急措施在电子档案迁移前，必须对电子档案进行备份。一旦迁移失败，保证可迅速恢复。6.4 迁移实施6.4.1 检查迁移规划、方案、流程。6.4.2 根据迁移准备，确定新的电子档案存储环境、应用技术和格式，并进行部署、配置。6.4.3 迁移程序，必须经检测，才可投入使用。6.4.4 对即将开始迁移的电子档案，必须结束共享、利用等业务流程。6.4.5 在迁移执行过程中，电子档案从源地址迁移到目标地址，无

16、论在何种情况下，都应可以随时停止，并能够实现完全恢复。6.4.6 电子档案迁移完成后，要形成迁移记录（具体见附录B 表 B1） ，以备查考。6.4.7 电子档案迁移完成后，应立即着手对迁移后电子档案进行备份。6.5 迁移校验6.5.1 电子档案迁移后，必须对迁移后的电子档案进行校验。6.5.2 程序校验编写程序，对电子档案进行自动校验。合格率要达到100%。6.5.3 人工校验通过运行新系统的功能模块，特别是检索、报表等功能，人工抽查校验迁移电子档案。抽查率不低于10%，合格率要达到100%。6.5.4 校验内容6.5.4.1 迁移前后电子档案数量。6.5.4.2 迁移前后电子档案所占载体空间

17、。6.5.4.3 迁移前后电子档案可视内容的一致性。6.5.4.4 迁移前后电子档案元数据的对照。6.5.4.5 迁移后重复的电子档案。6.5.5 结束迁移流程。7 源系统的处理7.1 迁移完成之后，迁移前的电子档案或源系统仍需保存，直到迁移后的电子档案在目的系统正常运行一年后，迁移前的电子档案和源系统才可进行销毁。销毁时应进行审核，同时登记造册（具体见附录B 表B2） ，以备查考。7.2 销毁的原存储载体，如磁盘、光盘、磁带等，应由专门人员进行销毁，并登记造册（具体见附录 B 表 B3） ，以备查考。附录A（资料性附录）常见电子文件格式文件类型格式格式特征纯文本文件TXK式格式简单透明、不含

18、结构信息、不包含加密、不绑定软硬件、能用 基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少等。XM咯式遵循XM技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含 加密、易于转换等。RTF式格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换等。WP貉式支持数字签名、可向其他文本格式转换等。版式文件PDF/AM 式遵循ISO/DIS 19005文件管理电子文件长期保存格式第1部分PDF1.4的使用（PDF/A-1），支持数字签名、格式开放、不绑定软硬 件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向具他 文本格式转换等。CE潞式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换等。图像文件TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等。JPEG-2000格式遵循ISO 15444-1:2004信息技术JPEG 2000图像编码系统 核心编码系统，格式透明、支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换等。JPEG式遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换等。GIF格式支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换等。音频文件WAB 式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换等。MP璐式遵循GB/T 17191-1997信息技术 具有1.5Mbit/s 数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码，压缩算法公开、格式