文件控制程序00302

1、精品文档1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做岀规定，以确保 公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。3.2发放：输岀的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用3.3受控文件：体系文件、技术文件。3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司管理手册的编

2、写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输岀文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。4.2HR部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并 输出到文控部门受控。4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6

3、总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。4.6所有部门4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输岀和使用有效性管理。4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。5工作流程5.1文件分类5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件5.1.2按性质文件分为四层1欢迎下载精品文档5.121第一层为管理手册5.122第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流

4、程）5.123第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等；5.1.2.4第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）5.1.3按文件状态分：受控文件、非受控文件。5.1.4按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等）文件格式及编写要求5.2.1 QCI&EHS部负

5、责跨部门文件格式及编写要求；5.2.2技术研发部负责技术文件格式及编写要求；5.2.3运营部负责操作指导书格式及编写要求；5.2.4各类文件按照格式及编写要求建立。文件编号及版本标识5.3.1管理手册编号编号规则：QEMS5.3.1.2规则说明：“QEMS:代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。5.3.2跨部门文件编号6d202-Numbered_a493df7e-7b94-4ee6-b1ac-e330b51989ad-Numbered_470e72b8-2512-4fdd-8901-347273a3ee99(编号规则：QEMSXXXXX规则说明：部门编号序列号5.3.3部门作业文件编号规则

6、：XX / XXXXX规则说明：部门编号类别代码序列号部门编号表:部门总经办人力资财务部研发部技术部销售部公共关运营部EHS &2欢迎下载精品文档名称源部系部QCI部门代号MGHRFNRDTKSAPROPEQ类别代码：部门需要根据编制，如:E外来文件WI作业指导书QS技术规范、GL-管理文件534记录编号5.341编号规则：相关文件编码后直接加-FXXX如跨部门文件涉及的记录编号QEMXX - XXXFXXX规则说明：部门编号文件序列号表格序列号版本标识文件的版本控制体现在版本号、更改记录上。版本号由A0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由1开始，超过5项后版本要升级，更改为A1。Q

7、EMS手册、程序文件、作业指导书等文件的版本标识在文件眉头里，修改状态标识在文件结尾更改记录栏里。文件审批与权限5.5.1在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。5.5.2在文控部门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程，所有审批为手写审批，不得打印或盖章5.5.3体系手册的审批流程纸质文件（编制人提供）I审核（管理者代表）批准（最高管理者/总经理）；5.5.4跨部门的审批流程纸质文件（部门编制人提供）、.审核（最高管理层/部门经理）_批准（最高管理者/管理者代表）；5.5.5作业文件的审批流程纸质文件（编制人提供）审核（部门助理）_ 批准（部门经理）；文件输岀5.6.1

8、执行纸质文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输岀到文控部门。5.6.2各部门输出文件到文控部门，均须填写受控文件清单，办理文件输出移交登记手续。文件归档5.7.1输岀的工艺文件由文控部门填写受控文件清单统一归档管理。文件管理以方便查找、明确发放、回收、销毁的途径、受控有效为原则。3欢迎下载精品文档5.7.1.1文件分类标识清晰，方便查找。5.7.1.2文件修改状态可识别，在使用场所为最新有效版本。5.7.1.3文件受控标识清晰，易识别，控制有效。5.7.1.4文件作废，若需保留，应进行标识并隔离保管。5.7.2纸质文件的归档管理文控部门管理人员做好文件管理工作。文

9、件发放5.8.1文件发放权责文控部门负责对公司所有部门发放。5.8.2文件发放的原则：对公司内的发放，由编制部门的主管领导审批后即可发放；对外单位的发放必须管理者代表审批后方可发放。5.8.3文件发放形式：文件发放对象根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理部门统一打印文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写文件发放/回收登记表，由文件使用负责人或其主管签领。收发双方应同时在文件上签字，标识该文件的发放和修订状态。文件更改5.9.1文件更改由原文件编制部门指定人员负责实施，所有文件更改，在更改记录中进

10、行明确，且重新执行审 批、输出、归档、发放流程。5.9.2管理体系文件不致换版的，可标明更改范围，进行拆页更换，每更改一次，其版本更改记录增加一个序数，经多次更改（版次累计到5次）或大量更改的文件，则应换版发行。文件作废5.10.1受控文件发生作废时，新的文件由文控部门按文件发放流程进行发放和公告。旧的文件进行回收。5.10.2作废文件的处理纸质的旧版作废体系文件由文控部门统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文控部门加盖“作废文件”章后移至指定区域隔离存放，同时保存1年。文件受控5.11.1文件受控章的标识。以下文件均需加盖受控章。“受控文件”一一体系文件的受控标识以及产品设计输岀文件、工艺文件的正式输岀受控标识。“作废文件”一一所有作废文件受控标识。文件查/借阅5.12.1文件的查/借阅查/借阅者要严格遵守文件保密，不能私自打印、传真、外传纸质文件和私自保存、复制、外传电子文 件。特殊需要，经文控部门及相关部门批准。6相关文件4欢迎下载精品文档6.1受控文件清单QEMS-EQ-101-F0016.2文件变更通知QEMS-EQ-101-F0046.3外来文件清单QEMS-EQ