行政部主要工作

1、行政部主要工作就是：执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常治理与维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放治理；执行公司证照印鉴的治理；执行档案的归档治理；执行固定资产及低值易耗品的治理；执行各种费用的交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理:执行秘书事务治理；执行平安保卫工作；执行后勤、食堂的治理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等.具体工作流程一、执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理

2、税务登记证.二、执行公司证照印鉴治理对于公司的各种印鉴及证照,应进行妥善保管,并对其归档编号治理.证照借阅时要严格根据相关借阅程序进行审批、登记,特别就是公章的外出借用、加盖,更应该根据公司的有关规定来执行,以免出现不良事件.三、执行办公用品及日常用品的采购、发放治理月末行政部要根据其她部门的请购方案及库存情况,并要根据相关规定作适当储藏以备不时之需,作好请购方案单经经理审批后,及时保质保量地采购办公用品与日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉.要作好物品出入库登记,每月盘存,帐物相符.四、执行固定资产及低值易耗品的治理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于

3、每月 2525 日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物就是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作?固定资产、低耗品清单?报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物.对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符.对于资产治理不当、帐物不符,应进行相应处分.五、执行各部门及店铺根底设备、设施维修治理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行限制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购,保证质量;各部门对维修质量监督、确认.六、执行文件档案的归档治理根据不同种类档案的特点,做好系统

4、编目、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档.七、文件资料收发、复印、打印治理各类文件资料收发、复印、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息通知、文件进行上彳下达,特别就是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门.八、执行各种费用的支付按时申请、交纳公司各项费用,例如：店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商治理费等.并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类治理.做到资金审批的及时、准确,以保证各职能部门工作的正常开展.九、执行对外关系建立维护建立良好的公共关系平台就是企业正常经营的关键彳亍政部门肩负着对外沟通、

5、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响.在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系.在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整.十、执行处理突发事件公司各种突发事件出现后行政部门在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及日汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导说明原因.在处理突发事件时,应把握有利

6、原那么,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象.十一、后勤效劳保证行政部门要将后勤效劳保证列入日常工作中,要增强对食堂、宿舍、车辆的治理,为员工提供较为良好的生活、住宿环境,在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意.要经常检查食堂收支情况,收集员工建议,提升保证质量；车辆治理中,要制定相应制度经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,保证人员接送、货物输送的时效性.平安工作就是企业的一项重要工作彳亍政部门就是平安工作的主要执行部门.日常工作中应将平安工作、保密工作列入议事日程,要真正做到天天讲平安、处处抓平安,人人有安全、保密意识,只有平安保密工作做到位了,才能保证公司

7、的正常工作秩序与正常的经营活动.要充清楚确重点保卫位置,不定期地组织检查,认真查出平安隐患,及时消除潜在的平安危害并作好记录.要落实平安责任制,签定平安责任制,规划平安教育、培训方案并认真加以实施.十二、日常事务处理行政部门的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日方案工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理.总体来讲行政部门属于效劳保证部门,就是为其她部门包括店铺效劳的,所以也要协助她们处理不涉及本部门的日常事务.否那么会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动.故日常事务的处理就是行政工作的重要方面.十三、执行上级交办事务优先完成领导交办各类事务

8、,规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报.一、办公用品领用 1 1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要见附表 1 1, ,向本部门兼职内勤提出申请,由内勤统一向行政部签字领取.2 2、办公用品采购原那么上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购置.3 3、办公用品费用每月摊销一次,如费用超出预算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品并在下一期预算中扣除超出局部.4 4、员工离职时,应认真清点办公用品,到行政部填写交接清单并签字.5 5、公司办公用品每月 1 1 日、1515 日发放 2 2 次,其余

9、时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认.二、 印签治理 1 1、 公司印章刻制均须报总裁批准,由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续.2 2、下属企业与部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章,但须经总裁批准.3 3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录, ,不能委托她人代管.4 4、用印人填写用印登记簿,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期.5 5、经分管副总裁在该表上签批前方可盖印.三、复印 1 1、公司所有复印文档工作原那么上由行政部统一负责,未经行政部确认,各部门不得私自拿到公司外复印.2 2、复印操作人应自觉在行政部复印治理台帐上登记.3 3、复

10、印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销,复印机维修费用根据比例每季度摊销.4 4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符,除责成其重新填写外,将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处分.5 5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件, ,行政部一经发现,有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处分.四、收发 1 1、公司与外界联系需对方发送时,尽量要求对方注明本公司具体收件人, ,以便行政部及时分发.2 2、行政部收到后, ,在接收台帐上登记, ,并负责通知收件人及时领取及签字确认.3 3、行政部每月或每季度根据使用比例摊销费用至各部门.五、信件收发 1 1、公司所有收发

11、治理工作均由行政部统一负责.收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记,以及特殊文件资料的递送.2 2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记.3 3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取.4 4、对贵重物品、汇款、邮包, ,要进行专门登记,并及时通知个人签字领取.5 5、对投递错误的邮件,应及时退回或设法转移.六、名片治理1 1、公司名片格式统一化,由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务.2 2、印制名片申请者填写名片印刷申请单,经部门领导签字后交由行政部负责印制.3 3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门就是否相符, ,姓名、联系方法等需确认无误.4

12、 4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源.5 5、自确认名片内容起,一周内到行政部领取.6 6、名片印制费用每季度摊销一次.七、公司设备申请流程为增强我公司固定资产治理,标准治理工作程序,提升资产的使用效率,杜绝浪费；参照?行政事业单位国有资产治理方法?国管财字3232 号规定,结合我公司实际情况,特制定我公司设备申请流程： 一原那么：讲究方案性与本钱效益,以物质资源供给的有序性,保证公司职能的按方案完成：1 1、配发过程中,就是否供给,供给多少, ,要以客观需要为依据,而不就是单纯的级别；2 2、要考虑实际可能的收益对工作白推动而不就是不计工本,不问效果,一定要保证重点,分清缓急,把有限的

13、资源用在刀刃上;3 3、要使库存保持合理的限度根本上无闲置的资产,注意提升资金的有效利用率.二、具体流程：1.1.各部门根据各自工作的实际情况与预算方案,提出切实可行的申请要求内容具体翔实、理由充分,经部门经理与分管副总签字同意后,抄送给行政部.2 2.行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实,并对各部门要求从真正的客观需求出发遵循设备申请原那么,提出解决建议与意见调拨或购置.3.3.如果采取调拨程序, ,行政部将调拨方案上报行政部主管副总签字确认后实施； 4.4.如果采取购置程序,行政部将参照江苏大软件股份有限公司财务审批流程暂行规定苏股财字 023023 第 003003 号有关规

14、定具体执行.5 5.采购由行政部统一申请费用、组织购置、费用摊销,过程遵循价廉物美的原那么,在满足各部门需求的根底上,注意设备的性能价格比,多压价比价、厉行节约.设备采购结束后统一由行政部与市场部组织验收核查；固定资产登记后,由各部门登记领用,责任到人.6 6.所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库,并在部门设备治理员处登记.八、午餐饭票 1 1、员工到职,由本部门内勤根据其到职日期向行政部领取饭票.2 2、每月30303131 日,各部门内勤根据本部门正式员工实际人数领取下月饭票.3 3、每月 1 12 2 日,由各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提供详细名单.如

15、遇周末,顺延两天.行政部不接受个人零星领取及退票.4 4、如出现帐款不齐或错漏,由各部门内勤负责.客饭餐券的领用需填写客饭领用申请单,并由部门经理签字确认.5 5、非正式员工实习生等领用饭票由本人全额付款,研究生按正式员工标准领用饭票.九、订餐、订票、订房申请流程为方便公司全体员工,表达行政部的效劳性.现将有关订餐、订票、订房的申请流程汇总如下：1 1、各部门根据各部门的实际需要,提出订餐、订票、订房申请,并填写相应的申请表内容具体详实,部门经理签字确认.2 2、各部门在订餐、订票、订房之前,先行申请好费用,交予行政部代办,在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款.3 3、各部门承当在订餐

16、、订票、订房时过程中由于自身失误带来的风险,例如承当退票费、退房费等.费用超过 500500 元以上,4,4、申请需要其部门主管副总签字确认.订餐、5 5、订票、订房工作需一定的提前量订票一般提前 2 23 3 天知会行政部,订餐、订房一般提前 1 12 2 天.6 6、各部门申请不得提升出实际需要的要求.十、礼品 1 1、礼品由行政部负责根据不同档次选择订购, ,选择原那么为高雅、大方、实用能表达公司形象.2 2、各部门根据礼品清单见附表 2 2领用公司礼品,需向本部门经理提出申请,填写礼品领用单, ,签字确认费用来源.3 3、各级部门经理必要时由总裁或分管行政副总签字后到行政部领取礼品.4

17、 4、礼品费用每季度摊销一次,如费用超出预算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼品,并在下一期预算中扣除超出局部.十一、宣传品 1 1、公司宣传品包括手提袋长、短、宣传彩页、公司简介与产品说明书等.2 2、领用宣传品在 5 5 份以下的,由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记.3 3、领用宣传品在5 5份以上的,需填写宣传用品领用申请单,由部门经理签字确认后, ,在宣传用品领用台帐上登记后领用.4 4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次,如费用超出预算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品, ,并在下一期预算中扣除超出局部.5 5、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目,行政部除责成其

18、重新填写外,并向其部门经理投诉及进行相关处分.十二、会议治理 1 1、公司行政部统一治理会议制度,所有会议均须及时通知行政部,便于安排与登记备案.如有必要由行政部发出会议通知确认.2 2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等见附表 3 3, ,便于行政部配合工作.会前由行政部派人做好会场布置及设备调试.3 3、除其她部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由行政部整理、立卷、存档.4 4、会议结束后由行政部派人清理会场,查收设备.5 5、会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次.十三、车辆治理 1 1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用,公司人员如要用车, ,请遵循以下

19、治理条例：2 2、公司车辆由行政部门负责治理,分别按车号设册登记管理.3 3、 公司车辆的使用实行派车单制度.员工应认真填写派车单交由所在部门一级部门经理签字.假设有预计用车需要, ,应提前 2 23 3 天向行政部门提交派车单申请.4 4、派车单经行政部汇总后,由行政部经理负责车辆统一调度.5 5、车辆使用完毕,使用人员、驾驶人员须填写车辆使用实际情况记录单交行政部备案.6 6、 行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次,以防浪费,如超过耗油标准时指不正常应送请调整修理.公司车辆内部使用费用如下：市内用车：7 7、普通轿车里程费 1 1、5 5元/公里；面包车里程费 2 2 元

20、/公里.等候计费：等候时间在半小时内,免计费用,超过半小时局部, ,按 0 0、5 5元/分钟计费.长途用车：普通轿车里程费 1 1、0 0 元/公里；面包车里程费 2 2 元/公里.直接费用如汽油费、过桥过路费、停车费等,由各用车部门自理.各部门车辆使用费每季度结算,并由部门经理签字确认后交财务部.十四、设备维修流程 1 1.报修人员先将报修信息反应给各部门的设备治理员；2.2.部门设备治理员初步检查后,?设备报修单?提供设备编号与故障现象填写,部门经理批准后送交行政部 3 3 行政部设备治理员根据编号,联系厂商,组织及时维修；4.4.通过暂借、调拨等方式,将暂时不用的设备给报修者使用；5 5.机器设备维修完毕,行政部登记备案,发还给报修者使用；涉及到的维修费用,6.,6.由各部门承当.十五、电子屏使用标准一原那么电子屏就是公司对内对外的信息传递载体.为更好的使用电子屏,做到使用主体合格,信息确认有效,发布时间合理等,特制定本使用标准.一、使用主体 1 1、行政事业部享有电子屏的操作及治理权.2 2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、维护、修理.3 3、电子屏责任人的责任包括：及时实施公司信息发布,制定信息发布时间表,制定信息更新方案,电