职场邮件十大忌

1、职场邮件十大忌每天收到许多邮件， 虽然懂得邮件礼仪的人逐渐多了起 来， 但是跟基数相比，写得很符合职业标准的却寥寥无几， 甚至 有的人完不成工作、达不成合作、以致造成误解却不知 道什 么原因。基于多年在职场的经验， 总结了受欢送邮件的写法， 供 一 忌不称呼不少人写邮件一上来就直接说事情， 给人的感觉是 “你 应 该知道我是谁 ；有的至多用个 “你好 ，这些都是不 礼貌的做 法。正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位姓氏+职位；如果不清楚职位， 可用姓氏 +先生 /小姐。当然十分熟 悉 的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限 于 非正式邮件。值得注意的是，通常用 “您好 比用 “你

2、 好 更有 礼貌，除非确定自己是上级或长者。二忌乱称呼 比拟忌讳的是管所有人都叫经理，普通员工 自然很高 兴，但会冒犯比经理职位高的人。通常称呼他人可省去 “副 字，但尽量不要跳级，更不 可 给别人降级。 例如对方是副经理， 可以称呼 “姓氏 + 经 理 ，但 不要称呼 “姓氏 + 总；而如果对方是副总裁， 那么 不可称呼对方 为经理或总经理。三忌回复所有人 通常只需要答复发件人，很少有需要全 部回复的情况， 尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少 给别人带来的不 必要麻烦，用“回复功能即可；如果很有必要抄送给其他人， 那么尽量自己根据实际需要有选择性地 写上去。尤其需要注意的是，好的事情可以

3、抄送给他人，不好的事 情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道 理。 当然，那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象。发件人为了防止出现对方随意点击“回复所有人的不职 业情况，可以把大批量的收件人地址放在“密送处，然后在 正文起始位置写上收信人的群体名称，例如“致：各事业部经 理等，有利于收信人清晰了解与自己同时收到 邮件的还有哪 些人，同时防止了垃圾邮件的产生。四忌把老板列为收件人之一常见人们写信，几个收信人中，自己的老板是其中一位， 这通常会被老板认为不太尊重他。如果是写给老板的信，那么需要单独写给他，无须抄送其 他 人。当然，更不能写给老板的同时，抄送其他人。我曾在

4、不 少培训的场合问过学员，如果他们是老板收到类似的信会 有 什么反响，他们认为有不被信任的感觉， 甚至有威胁的味道。如果需要老板了解某个相关的事项，那么致他人的同时，抄送给老板比拟妥当。例如需要就一个提案征求大家的建议，那么可以写给大家抄送老板；假设需要同时征求老板的意见， 那么需单独写给老板，或在抄送的同时，在正文中单独写一段 “请 老板指教的话。五忌人名不排序 收件人包括抄送人假设为一个以上，不管在邮件地址 位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。最讲礼仪的方式是按照职务上下排序，同样职位按姓氏字 母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮 件 不建议这样做，尤其是重要客户。有内外之别时，以客为先。六忌不分段有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给 人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影 响处理的效率。推荐的方式是，尽量在一个显示页面完成全文， 一段一个 核心意思，然后空行写第二段；如果说的事项较多，建议 加 上序号，但一次最好不超过三项，否那么不容易记住。当然，如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等，那么为最正确。例如对方均是五十多岁的领导，可以 适当调大字号，以便对方阅读，从而也提高了回复效率。七忌重点不突出现在的职场压力和信息的充满已很难容 许人们逐字逐句地阅读一个完整的邮件。所以写信人可以把 最核心的