降低物流车辆月度油耗预算编制的偏差

1、降低物流车辆月度油耗预算编制的偏差瑞安烟草“精算盘”QC小组按照烟草行业全面预算管理的要求，瑞安分公司车队根据物流车辆运行需要，每月测算物流车辆油耗，并将现金流量预算上报至财务科，财务科据此编制现金流量表。然而，通过对2013年1-12月份，瑞安分公司物流车辆月度油耗的预算执行率进行测算，偏差率高达30%左右。瑞安烟草结合自身实际，经过几个月的努力，制定了物流车辆月度油耗预算编制的测算方法，增加了对物流车辆油耗费用管理的精确度，加强了对物流车辆油耗费用管理的管控力度。一、前言 二、小组概况小组活动计划表如下：三、选择课题按照烟草行业全面预算管理的要求，瑞安分公司车队根据物流车辆运行需要，每月测

2、算物流车辆油耗，并将现金流量预算上报至财务科公司要求现 状降低物流车辆月度油耗预算编制的偏差率 选定课题结论：小组统计了2013年物流车辆月度油耗预算编制平均偏差率为27.12%偏差率远超县级局（分公司）工作业绩考核办法的相关要求，并对全局全年度预算执行准确率产生重要影响。四、设定目标（一）设定目标目标：根据浙江省温州市烟草专卖局 浙江省烟草公司温州市公司关于印发2014年度温州烟草系统县级局（分公司）工作业绩考核办法的通知（温烟企联2014137号）和全面预算文件的相关要求，小组设定活动目标：将物流车辆月度油耗预算编制偏差率降至8%以下。表4.1温烟企联2014137号文件部分附表截图图4.

3、1物流车辆油耗偏差率降低目标示意图（二）目标可行性分析1、小组成员对2013年全年的预算与执行数据进行统计。表4.2 物流车辆2013年油耗预算偏差率统计表2013年物流车辆月度油耗预算编制平均偏差率为27.12%。2、小组成员对发生偏差的原因进行调查。表4.3油耗预算执行偏差原因分析表 图4.2油耗预算执行偏差原因分布图小组认为：“基于历史数据的整体估算”不准确和“基于假期安排的预算微调”不准确为主要症结。3、小组成员对发生偏差的原因进行统计和分析。小组认为可以解决“基于历史数据的整体估算”和“基于假期安排的预算微调” 两个症结的80%。则可计算预算执行偏差率为：=7.49%<8%目标

4、可行性分析结论：目标可行！五、原因分析从现状调查中发现是“基于历史数据的整体估算”和“基于假期安排的预算微调”两个症结影响了整个物流车辆预算编制执行的偏差，那么QC小组成员就从这两个因素入手进行全面分析，用树形图进行整理见如下：图5.1 原因树状分析图（一）图5.2 原因树状分析图（二）汇总后如下：表5.1 末端原因汇总表原因分析结果：共确定了引起物流车辆月度油耗预算编制偏差率过高的7个末端因素。六、确定主要原因（一）要因确认一：油价浮动图6.1 温州地区93号汽油2014年油价走势图结论：油价浮动对预算执行有一定影响，但其具有不可预测性，属于不可抗拒因素。确认为非要因。（二）要因确认二：油耗

5、计算时间节点不统一确认标准：机动车辆日常管理实施细则要求每月实际结算间隔天数与正常结算间隔天数相差不超过2天，即小于8%的偏差率。确认方式：现场调查。确 认 人：曹秉文。表6.1 2013年度燃油费结算时间表 图6.2 2013年燃油费用结算间隔折线图结论：燃油费用结算间隔天数与正常结算间隔天数相差较大，缺少稳定的结算机制。有7个月度结算日天数偏差比例超过8%，部分月度超过40%。确认为要因。（三）要因确认三：手工计算出错确认标准：手工计算无出错。确认方式：现场调查。确 认 人：杨威。调查：小组成员完整梳理了“现金流预算上报流程”和“实际发生金额计算流程”，并对每一环节进行检验。图6.3 现金

6、流预算上报及油耗结算流程图结论：现金流预算上报和实际发生金额计算两个流程中都有多个验算审核确认环节，出错概率低，且实际操作中并未出现因手工计算出错导致预算执行计算出现偏差的情况。确认为非要因。（四）要因确认四：未考虑各车百公里油耗不同确认标准：瑞安市烟草专卖局（分公司）机动车辆日常管理实施细则要求车辆燃油按实际使用情况进行领用，燃油使用与车辆百公里油耗成正比增长。确认方式：现场调查。确 认 人：杨佳。调查：由于物流车辆在使用过程中，包括型号、排量、物流线路、物流载货量等差异的存在，不同物流车辆车况不同，因此油耗也不同。小组调查了原有油耗预算金额的计算方式，公式如下：公式6.1 原油耗预算金额计

7、算公式原油耗预算金额在计算时默认所有车辆油耗为一个统一的平均值。表6.2 2014年1季度各物流车辆百公里油耗记录表结论：通过调查我们发现不同物流车辆的百公里油耗相差较大，最高油耗达到了最低油耗的2.53倍，远高于8%偏差率，油耗计算方式与各车百公里油耗脱钩。确认为要因。（五）要因确认五：未考虑各车配送任务量不同确认标准：机动车辆日常管理实施细则要求车辆燃油按实际使用情况进行领用，油耗与行驶里程正比增长。确认方式：现场调查。确 认 人：曹秉文。调查：由于不同线路所属区域不同，客户数量和分布不同，不同物流车辆在使用过程中行驶里程数也不同。小组调查了原有油耗预算金额的计算方式，公式如下：公式6.2

8、 原油耗预算金额计算公式原油耗预算金额在计算时默认所有车辆油耗为一个统一的平均值。表6.3 2014年1季度各物流车辆行驶里程记录表结论：通过调查小组成员发现，不同物流车辆的行驶里程数相差较大，里程数最多的车辆行驶里程达到了最少车辆的6.15倍，远高于8%的偏差率，油耗计算方式与各车行驶公里数脱钩。确认为要因。（六）要因确认六：未根据法定节假日调整工作日天数确认标准：机动车辆日常管理实施细则要求车辆燃油按实际使用情况进行领用，油耗与工作日天数、物流周期数正比增长。确认方式：现场调查。确 认 人：曹秉文。调查：由于存在节假日和双休日，每个自然月的实际工作日天数并不相同，小组成员对2013年全年各

9、月的实际工作日天数和现金流预算编制进行数据收集、分析和计算，得到如下结果：表6.4 2013年各月油耗预算与工作日关系分析表图6.4 2013年油耗预算与工作日天数关系图图6.5 2013年各月单周期油耗柱状图结论：从调查表和折线图中我们可以看到2013年度物流车辆月度油耗预算编制金额并未随着扣除节假日之后当月工作日天数的变化而进行相应调整。同时，单物流周期物流车辆油耗差距较大，最高周期油耗达到了最低周期油耗的2.29倍，油耗与工作日天数、物流周期数非正比增长。确认为要因。（七）要因确认七：未根据培训期调整工作日天数确认标准：机动车辆日常管理实施细则要求车辆燃油按实际使用情况进行领用，油耗与工

10、作日天数、物流周期数正比增长。确认方式：现场调查。确 认 人：杨佳、曹秉文。调查：2013年物流部门集体培训期仅发生在12月份。小组成员对2013年12月计算培训期前后的相关指标进行分析和计算，得到如下结果： 图6.6 2013年油耗预算与培训期关系图 表6.5培训期对油耗影响分析表结论：从调查表和折线图中我们可以看到2013年度物流车辆月度油耗预算编制金额并未随着扣除节假日和培训期后当月工作日天数的变化而进行相应调整。从2013年2月工作日天数调整前后油耗来看，基于培训期的调整影响了培训期当月的油耗测算，影响比例达到29.59%，远高于8%的油耗预算编制偏差率的设定目标。油耗与工作日天数、物

11、流周期数非正比增长。确认为要因。（八）要因确认结果汇总表6.6 要因分析结果汇总表七、制定对策表（一）方案选择表7.1 方案选择分析表（二）制定对策针对确定的五个要因，我们根据5W1H原则制定了对策表（在对策表中，针对每一个对策我们都明确了具体的量化目标），并根据对策表的相关要求进行实施。表7.2 对策制定表八、对策实施实施一：规范油耗结算时间。2014年7月起，小组经与车队协商，补充修改了瑞安市烟草专卖局（分公司） 机动车辆日常管理实施细则，确定将燃油费用结算固定在每月20日（± 2工作日）进行，稳定结算周期，便于费用执行的结算和统计。确认一：表8.1 2014年下半年燃油费结算时

12、间表 图8.1 燃油费结算间隔时间折线图2014年下半年燃油费用结算间隔天数与正常间隔天数基本相符，小目标完成。实施二：确定单车油耗，形成单车百公里油耗记录表。2014年6月小组在整理2014年2月至2014年5月车辆行驶里程和油费记录后，实际参与6月至9月份的油耗测量，形成了一份涵盖所有物流车辆的单车百公里油耗记录表。确认二： 表8.2各物流车辆百公里油耗记录表单车百公里油耗记录表完成，小目标完成。实施三：确定单车单物流周期行驶里程，形成单物流周期内单车行驶里程表。2014年6月30日晚下班后，小组记录所有物流车辆行驶里程数，再根据4月1日车队上报的里程数记录表，此期间为完整的13个物流周期

13、，计算形成单物流周期内单车行驶里程表。确认三： 表8.3 各物流车辆单周期行驶里程数记录表单物流周期内单车行驶里程记录表完成，小目标完成。实施四：根据国务院节假日安排，确定下一季度各月度物流工作日天数。2014年6月10日，小组成员结合国务院办公厅关于2014年部分节假日安排的通知相关规定，计算出本年度剩余月份的工作日天数，并根据往年物流部门假期的调整情况，对相关数据进行了微调。确认四： 图8.2 国务院2014年节假日安排 表8.4 2014年下半年各月工作日天数表2014年7-12月份各月物流部门工作日天数表完成。小目标完成。实施五：根据业务部门的培训期安排，确定各月度物流工作日天数。20

14、14年6月10日，小组成员结合温州市局2014年“元旦”、“春节”业务部门放假通知相关规定，并根据往年物流部门培训期的安排，对实施4形成的物流部门工作日天数表内容进行了微调。确认五： 图8.3 业务部门2014年元旦放假通知 表8.5 2014年下半年各月工作日天数表2014年7-12月份各月物流部门工作日天数表完成。小目标完成。九、效果检查开展了本QC活动之后，物流车辆月度油耗预算金额与实际结算金额差距缩小，预算执行偏差率已经能够控制在8%以内。2014年四季度，小组成员对物流车辆月度油耗数据进行了计算。公式9.1 物流车辆油耗预算计算公式表9.1 2014年四季度物流车辆油耗预算编制偏差表

15、效果检查结论：活动后，预算编制偏差率最大值和平均值均降到5%以下，低于8%的既定目标，目标超额实现。 表9.2 活动前后偏差率对比表 图9.1 活动前后偏差率对比图经济效益分析：活动后至巩固期，物流车辆油耗预算金额为130173.29元，实际结算129256.46元。较原预算方式，少占用企业预算金额47181.9元，有效提升了企业的资金周转率。十、巩固措施/标准化1、抓好机动车辆日常管理实施细则的落实，确保车辆基础数据的上报和费用结算的及时性。2、定期检查改进成果。表10.1 巩固期间偏差率效果检查表2015年一季度各月预算执行偏差率均低于8%的既定目标。3、培训车队人员测算单车油耗，油耗预算编制工作逐步由前期的小组成员协助计算转变为车队自行计算、小组协助检验的运作模式，QC成果扎实落地运行。十一、总结及下一步打算1、总结 通过本次活动，小组成员解决了工作过程中急需解决的问题，同时提升了分析和解决实际问题的能力。对于车辆管理部门，直接受益于项目成果，增加了对物流车辆油耗费用管理的精确度，加强了管理的控制力；对于QC小组来说，通过翻阅、收集大量的资料并进行实践应用，不仅加深了对QC活动方法的理解，还切实提高了运用PDCA思维解决实际问题的能力；对于QC小组成员个人来说，能通过本次活动参与到企业管理中来，充分发挥了