学校会务工作指引

1、*学校 迎检会务工作须知一、会前工作（一）会议方案1 .各部门领导主持的会议（活动）方案，如有需要，活动前至 少提前2天撰写方案，做好各项安排与部署，要求责任到人（不仅 要在方案中写明，更要对相应责任人通知到位。）2 .会议方案撰写完后，由各部门领导上传至行政群内，由各行 政人员讨论、修改。3 .行政人员讨论无异议后，上传至学校 QQ,进行公示。4 .如遇重要会议需要在校内用餐，各部门应在方案中写明，并 至少提前1天上报办公室主任，由办公室与食堂负责人联系，做好 安排。（二）会议通知1 .会议通知一般采用 QQ信息、校信通短信等形式，必要时 电话通知，确保通知到人。2 .会议召开前，各部门负责

2、人将会议草拟好的会议通知发送 至行政办公室，由办公室使用中微校讯通统一发送信息。3 .重要会议至少提前1天下达通知，紧急会议除外。（三）会议布置1 .各部门根据实际需要选用会议室，一楼阶梯教室、三楼会议室钥匙均可在行政办公室借用。各部门需在会议开始前2小时借用钥匙，打开会议室并进行前期准备，开完门后立刻将钥匙归 还。2 .会议需提前制作会标（PPT ,由各部门自行制作，并提前拷至会议室电子白板上进行调试播放，确保显示正常。建议PPT显示比例为16:9。3 .重要会议，各部门负责人需提前联系广告公司，制作横幅、宣传标语、桂签、展板等，至少提前1天安放完毕。广告公司联系方式为：*联系电话：*。4

3、.如需制作座牌，各部门负责人自行在QQ群内下载座牌模板，自行打印，并在会议开始前至少30分钟安放完毕。制作时应注意字体的统一性（所用座牌必须使用方正大标宋字体173号，座牌左上角要有校徽和校名）。座牌模板已上传至行政群内，可 自行下载。如有不清楚，可联系行政办公室进行咨询。座牌摆放应与座位正中间对齐，茶水统一摆放于座位牌右 侧，呈一条直线。如遇客人到访， 则按照主席台方向（面向门口） 主人居左，客人居右的顺序依次排列。5 .涉及会议使用的花草、绿色植物等应提前到位。6 .大型会议所用的无线话筒（电池提前充电）、矿泉水、 纸巾、水果等，至少提前 30分钟到位。7 .涉及会议所用的音响需要提前调试

4、；召开大型会议时， 音控师必须始终在场；视频信号必须提前30分钟调试。8 .如需打印会议资料，资料要用文件袋统一装放，并提供纸 笔。资料需至少提前半天打印完毕，会议开始前 30分钟摆放完 毕。要求摆放成一条线。9 .提前清理会议室卫生， 要求会议室整洁干净， 桌椅无灰尘, 地面无垃圾。（四）会议签到1 .会议签到时间一般安排在会前 30分钟。2 .各部门会议原则上由各部门安排人员负责签到，全校教职 工大会由行政办公室主任负责签到事宜。二、会中服务1 .会议召开时，签到人员应及时进行考勤统计。2 .如遇重要会议，会场服务人员每隔25分钟左右为参会人员蓄水1次。3 .涉及会场颁奖时，工作人员应提前

5、准备好颁奖音乐，并拷 至相应设备。当会议主持宣布颁奖时，工作人员负责背景音乐播 放，颁奖嘉宾及时递送奖牌，颁奖完毕后合影留念。4 .会中需留存图片、影像资料，由各部门安排专人负责照相， 相机可在德育处、教务处领用。5 .各部门不论大小会议，均需安排专人进行会议记录，以备 存档。重要会议需编写会议纪要，传至行政办公室存档。三、会后服务1 .大型会议结束后，参会领导共同前往校门口合影留念，宣传人员陪同前往。2 .会后，由各部门安排专人撰写新闻稿，并精心选取照片， 打包发送至行政办公室，以便上传和存档。新闻稿件要求标题为 黑体2号加粗字体，正文为仿宋 3号字体，行距为28磅，照片 格式为640*48

6、0。新闻稿件需于会议结束后两天内上报，如遇周 五，则在下周周一上报。3 .会后如需用餐，由各部门领导陪同前往食堂一楼或二楼用 餐。4 .会后请会议负责部门安排专人打扫会议室卫生，确保下一 次会议正常使用。会务工作流程图会前确定会议主题一确定会议名称一确定会议规模与规格确定与会者名单 明确会议所需要设备和工具 会议时间与会期确定与会者名单一选择会议地点安排会议议程和日程会议通知经负责人 发送，可通过网络、 电话、书面通知，确 定每个与会者都知 会。准备会议文件材料 制发会议通知布置会场提前半小时检查。布置会场， 包括会议材料准备，领导作为 安排，出席领导的落实，灯光、 音响、多媒体、卫生、室内温 度等。会场检查对布置会场做检查,确保完