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文档简介

1、四、文种使用上存在的问题目前在文种使用上存在诸多问题,突出表现在以下几个方面:(一)缺少文种一是公文无标题;二是公文标题三要素不全,有的公文标题只有一个要素, 即事由。(二)使用非法定文种不选用法规中规定的文种,而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等文种,如:XX市XX区人民政府2011年工作总结,就犯了把非正式文种当正式文种使用的错误。非正式文种要上报或下发时,应从正式文种中寻求一个文种作为它的载体,承载其行文,大都由“命令(令)”、“通知”(下行时)或“报告”(上行时)来担任。此例的正确写法应是:XX 市XX区人民政府关于报送2011年工作总结的报告,其后则应附该单位

2、的2011年工作总结。作为附件上报的总结,其格式只有标题、正文、落款和 日期。(三)文种重叠如请示报告、意见报告、请示函等,又如转发通知类公文,因转发环节多, 经常出现“通知的通知的通知”。(四)生造文种如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等,甚至把批转、转发 也拿来当文种使用。(五)文种作为公文标题如将函、通知(会议通知或开会通知)、请示、报告等作为公文标题,违背 法规中有关标题拟制的原则要求。(六)文种混用日常行文的实践中此问题也较多见, 主要表现为请示与报告不分、决定与决 议相混、公告与通告乱用、决议与会议纪要等同,等等。(七)错用文种1.拿着“请示”当“函”用,即该用“函”申

3、请批准的却错误地使用了 “请 力、 0如:X X市科委关于追加农业科研基金的请示X X市财政局:为了做好我市“菜篮子工程”的建设,2011年市财政局拨给我们农业科研 基金80000元人民币,使我们的研究工作得以顺利开展,并取得了关键性的成 果。现在研究工作进入了后期的试验阶段,但经费已经用完。经测算,后期经费 缺口 20000元人民币。为使研究工作顺利完成,并把优良品种尽快投产,使我 市“菜篮子工程”建设好,满足全市居民生活需要,盼能满足我们的要求。以上,请批准。X X市科委XXX X年X X月X X日市科委与市财政局是平级单位,它们之间不是上下级领导关系,也不存在上 下级的业务指导关系,因此

4、根本不存在要“请示”的问题。为什么会出现上述情 况?一是不清楚平行机关之间不是上下级领导与被领导关系;二是出于对这两个 文种使用规范掌握不准;三是明知不对,不得已而为之,出于无奈,因为这样有 利于申请事项获得“绿灯”。日常行文中,确有不少申请事项因使用了函而被收 文单位退回的现象,而一旦改用了请示,就会马上得到对方的“恩准”。2 .把“报告”当“请示”用报告是向上级汇报工作、反映情况时使用的文种。在实际工作中经常看到一 种合并使用的文种,如关于X X X X的请示报告。实际上它根本不是报告, 而是请示。由于作者在“请示”的后面又加了 “报告”两字, 结果把一个独立的 请示文种变为报告,拿着“报

5、告”当“请示”用,这就给公文正式文种的使用造 成混乱。在“请示”后面加“报告”,不仅仅是个文种如何使用的问题,它还给上级 机关受文后的处理带来一定困难。按照行文规则,上级机关对报告一般不作批示, 更不需要批复,但这类行文实际上是请示,是要求上级机关作出批复的,这种行 为往往会给领导机关的工作带来不必要的误会和矛盾。3 .把“公告”当“通告”用如:X X市工商行政管理局公告根据国家工商彳T政管理局第86号令广告经营资格检查办法的规定,我局决定自XXX X年X X月X X日至X X X X年X X月X X日对我市的广告经营单位进行资格检查。请各广告经营单位在10月31日前持资格材料到注册管辖地工商行政管理局(分局)接受广告经营资格检查。10月31日后仍未报送广告经营资格检查材料的,依照广告经营资格检查办法的规定处理。x x市工商行政管理局XXX X年X X月X X日这则“公告”不论从其使用者的地位或是从其内容看, 都应以使用“通告”为宜。有许多人把“公告”误认为是“公而告之”的意思,实际上,“公告”的“公”有着特殊

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