内部控制手册-18.2+印章管理

1、18.2 印章管理1.1 概述XX 股份有限公司投资（参旨在加强和规范公司及各子规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 股或控股）或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）的印章管理， 公司的印章的刻制、使用、销毁等管理过程。1.2 适用范围适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度印章管理办法。1.4 职责分工各印章使用部门：提出印章使用申请。授权审批人员：负责对印章的使用申请进行审批。印章保管人：负责印章保管，提出印章停用、销毁申请。各成员公司法定代表人或其授权代表：负责对印章刻制申请的最后审批。总经理：负责对印章停用销毁申请的审批 .法律事务部

2、：负责新刻印章的登记。1.5流程图18.2印章管理1/2印章使用部门董事会办公室各成员公司法定代表 人或其授权代表法律事务部制刻的章印申请表刻制印章审批表未通过未通过18.2印章管理2/2毁销与管保、用使的章印1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别118.2-CT1确保印章刻制得到有效审批经营效率目标218.2-CT2确保印章得到妥善保管合法合规目标318.2-CT3确保印章格式统一经营效率目标418.2-CT4确保印章刻制符合国家标准合法合规目标518.2-CT5确保印章使用经过领导审批资产保全目标618.2-CT6确保印章使用需求得到及时满足经营效率目标718.2-

3、CT7确保印章销毁得到审批资产保全目标1.7控制矩阵18.2-R1没有统一的印章刻 制审批表，且印章 刻制申请表未保 存，不利于规范印 章刻制管理，影响 公司经营效率目标18.2-CT118.2-CA1公司应当设计统一的印章刻制申请 表，印制印章时应当填写申请单，经 过部门领导、董办、法律事务部以及 公司法定代表人及其授权代表审批后 才能刻制申请/ 审批预防型印章管理办法印章刻 制申请 表18.2-R2未经领导审批刻制 公司公章、法人章、 合同章、财务账等 印鉴，导致假冒公 司名义从事非法活 动，造成法律风险 或经济损失，影响 公司合法合规目标18.2-CT118.2-CA1公司应当设计统一的

4、印章刻制申请 表，印制印章时应当填写申请单，经 过部门领导、董办、法律事务部以及 公司法定代表人及其授权代表审批后 才能刻制申请/ 审批预防型印章管理办法印章刻 制申请 表刻制公章、法人章及其他重要印鉴由18.2-R3一人负责，刻制完 成后，未及时更新 台账记录并登记印 章样式、刻制时间、 授权使用时间、刻 制人、刻制部门等 关键信息，导致重 要印鉴被挪为私18.2-C18.2-CT2A2公司印鉴需由董办专人负责刻制工 作，印鉴刻制时应有其他人员在场监 督刻制并明确记录印鉴刻制数量并将 印章与记录交给法律事务部负责人审 核并备案申请/预防型审批公司印印章管章登记理办法表用，造成公司法律 风险或

5、经济损失， 影响公司合法合规目标18.2-R4各职能部门未经领 导审批擅自刻制职 能部门印鉴，导致 无关印鉴数量增 加,造成管理混乱， 影响公司经营效率 目标18.2-CT118.2-CA3原则上公司各部门不得私自刻制部门 章。如因实际业务需要，确实需要刻 制部门章的，须按照公司印章刻制流 程申请。申请/ 审批预防型印章管理办法印章刻 制申请 表18.2-R5未按国家有关规定 到具有印鉴制作资 质的企业刻制印 鉴，导致刻制的印 鉴不符合国家相关 标准规定，容易产 生质量问题，影响 公司经营效率目标18.2-CT418.2-CA4印章的内容、字体、排列顺序和规格 等应按照政府主管部门的规定办理，

6、 经公安机关核准后在指定单位刻制预防型印章管理办法18.2-R6公章、法人章等印 鉴无归口部门管 理，导致印鉴未统 一保管，重要印鉴 丢失或被盗，管理 混乱，影响公司经 营效率目标18.2-CT218.2-CA5公司各类印鉴必须分别由董办、运营中心和各职能部门依职权专人保管预防型印章管理办法18.2-CT218.2-CA6董事会、监事会印鉴统一由董事会秘 书处保管。公司印鉴由公司董事会办 公室保管。各职能部门印鉴由各职能 部门指定专人负责保管预防型印章管理办法18.2-CT218.2-CA7公司合冋专用章由公司运营中心管 理。公司财务专用章由公司总经理指 定公司财务部专人管理，公司人事调 配章

7、由公司总经理指定公司人力资源 部专人管理。公司党、团、工会等组 织的印章由工会决定管理人选预防型印章管理办法18.2-R7公司财务章、法人 章及其他重要印鉴 由一人负责保管， 导致印鉴保管人员18.2-CT218.2-CA8公司财务章、法人章及相关重要印鉴 根据印鉴管理制度由相关部门负责保 管且部门内所有印鉴不得由一人负责 保管财务章 保管/ 法人章 保管预防型印章管理办法发生舞弊行为，造 成法律风险或经济 损失，影响公司资 产保全目标18.2-R8印鉴使用无部门领 导批示记录，导致 未经领导审批违规 使用印鉴，造成公 司法律风险或经济 损失，影响公司资 产保全目标18.2-CT518.2-C

8、A9重要文件使用公司公章必须经公司分管领导批准后方可用印经办/审批预防型印章管理办法18.2-CT518.2-CA10部门章及各专用章须经部门负责人同 意后方可用印，做好用印登记经办/审批预防型印章管理办法公司印章使用登记表18.2-CT518.2-CA11子公司需使用公司印章时，先由本单 位填写用印申请单，经本单位负责人 审核签字后报送公司，公司业务归口 管理部门领导审核冋意并签署意见后 核准用印。重要事项报总经理批准经办/审批预防型印章管理办法领导审批单18.2-R9无印鉴使用登记记 录，导致发生问责18.2-CT518.2-CA12申请使用公司公章时，必须填写公司 印章使用登记簿，登记内

9、容至少详细预防型印章管理办法公司印章使用事故时无法追究事 故责任人，给公司 造成损失记录申请日期、编号、用印资料名称、申请人、发往单位等登记表18.2-CT518.2-CA13在使用部门印章及各专用章时，经部 门领导审核批准，做好用印登记预防型印章管理办法公司印章使用登记表18.2-R10合同专用章的用印 登记表中的签名不 是用印人签字，岀 现合同纠纷时无法 查明相关合同专用 章的使用人，给公 司造成损失18.2-CT518.2-CA14合同专用章用印登记表中的签字必须 是使用合同章的人的签名预防型印章管理办法公司印章使用登记表18.2-R11印鉴保管人员不在 岗时，未及时交给 委托代管人员负

10、责 保管，导致重要文18.2-CT618.2-CA15持印人员外出办事或不在单位时应及 时授权委托其他人员保管相关印鉴， 代管人员在办理用印时除了按照用印 审批程序办理外还须详细记录用印登预防型印章管理办法离岗公司印章移交单件无法及时盖章， 造成一定影响，影 响公司经营效率目 标记信息，待持印人员回来后将印鉴和用印记录一同交给持印人员18.2-R12没有对印章外借情 况进行规范和规 定，导致印鉴违规 使用，造成舞弊风 险，影响公司资产 保全目标18.2-CT518.2-CA16原则上公司印章不得携带外出，当发 生需外岀使用公司印鉴时，由用印人 员申请，依办法规定的流程审批通过 后使用，用印管理人员陪同，并做好 用印登记经办/审批预防型印章管理办法用印审 批单中 勾选“印章外带 使用”的 选项。18.2-R13未经领导审批更 改、收回或销毁印 鉴，导致印鉴无法 使用，造成重大影 响，影响公司经营 效率目标18.2-CT718.2-CA17当公司相关印鉴不符合使用需要或因 发生变更需要更换时，由印鉴保管人 员向部门负责人提岀变更或撤销申 请，经相关领导审批确认后办理变更 或销毁手续预防型印章管理办法印章停 用销毁 报告印鉴变更或销毁时无相关人员监督执行，导致应该销毁18.2-的印鉴未得到