秘书信息工作简答

1、第一章秘书信息工作和档案管理概述任务一认识企业信息工作和档案管理工作案例分析题2020 世纪 9090 年代，北京市地铁总公司为了扩大地铁的运输能力，准备增加客车数量。但是如果购买新车，每节车厢都在 120120 万元以上费用昂贵。 经权衡，地铁总公司决定对 2020 世纪 7070 代购置的电动客车进行技术改造。地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过 3 3 年多的努力，地铁总公司技术部门编制出11001100 多张设计图纸，完成了 4242 辆车的改造任务，每车节约资金 9898 万元，4242 辆

2、车共节约资金 41164116 万元。根据上述案例，分析：1.1. 档案的价值？2.2. 为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务？企业信息：主要是与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。企业信息工作：企业信息工作，则是为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。简答& &论述企业信息工作的作用（6 6 点）：一、是企业管理的基础二、是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提三、是生产过程控制的手段四、是企业走向市场的关键五、是提高企业员工素质的阶梯六、是树立企业良好形象的途径档案

3、的价值（凭证& &参考）：对于企业而言，档案有两个方面的价值。一、凭证价值档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直接使用的文件材料转化 而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹， 是确凿无疑的原始文件和历史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。二、参考价值档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、 探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。任务二进入秘书的信息工

4、作案例题分析题某公司举办“中国民营企业发展之路”研讨会，何秘书负责安排会议代表的住宿工作，他从会务组那拿到会议回执 后，简单统计共 1313 名女同志，5353 名男同志，定了 3434 个标准间。参会人员不满意，要求换房间。从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做？信息存储用科学的管理方法，将有保存价值的信息按照分类标准有序存放的过程。信息传递将加工整理后的信息通过媒介或载体，把信息从信息发生源传递到信息接收源的过程。信息反馈把输出信息的结果返回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制和调节的作用。信息意识就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政

5、策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。简答& &论述如何提升秘书人员的信息意识一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。（1 1）形成习惯性倾向。（2 2）多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。（1 1）位置准。（2 2）内容新（3 3）角度好三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。（1 1）筛选细致。（2 2）整理准确。任务三走进秘书的档案管理工作秘书档案管理工作的主要内容：档案的收集 档案的整理档案的鉴定 档案的保管 档案的统计档案的检

6、索 怎样树立秘书人员的档案意识：一、要有档案概念意识。 二、要有档案价值意识。第二章信息收集与整理1 1 .组织信息 2 2.社会经济信息 3 3.市场信息 4 4 .法律政策信息1 1、准确 2.2.及时 3 3 完整 4.4.适用 5.5. 选优1 1、大众传播媒介渠道。2 2 图书、档案资料。3 3 供应商和客户。信息机构渠道。6 6 关系渠道。7 7 调查渠道。信息收集的方法及优缺点：一、观察法。观察法简单、灵活，能获得较为客观的信息，但得的信息量有限，不易收集到深层次的信息。二、阅读法。具有信息量大、信息周转快、阅读比较方便的特点。但报纸、书籍、杂志上的信息可能失真， 实性。三、询问

7、法。询问法灵活、实用，双方直接沟通，能获得语言信息和非语言信息。但询问法时间较长、费用较高、范围较小。四、问卷法。优点是在大范围内对众多对象进行调查；节省人力、费用和时间；便于定量处理和分析。但问卷法的缺点是只能获 得书面信息，不能与调查对象直接沟通，问卷的真实性受到一定影响，问卷回复率难以保证。五、网络法。不受时间、地域的限制，能收集文字、图表及声像信息。但用网络法收集的信息有大量是未经核实的，所以需要对 收集的信息、的真伪进行鉴别。六、交换法。获得的信息及时、适用、针对性强，能节省时间。但交换法需建立在自愿的基础上，交换的信息内容范围较窄，要 注意信息的保密性七、购买法。能获取大量系统化、

8、任务二信息整理简答题:一、名片资料二、贺卡资料三、广告资料四、图书期刊资料五、音像资料1 1 查重法。2 2 时序法。3 3 类比法。4 4 专家评估法。5 5 老化规律法。1 1 分析法。2 2 核对法。3 3 调查法。任务三信息存储简答题：信息存储的注意事项：第一，选择质量好的存储载体。第二，加强存储载体的日常保管。第三，注意调节存储场档案的利用档案的编研4 4 贸易交流渠道。三、要有档案业务知识。任务一信息收集简答& &论述题信息收集的范围 信息收集的原则 信息收集的渠道5 5要注意判断信息的真专业化的信息，信息来源广；但费用高，耗费时间和人力。信息整理分类 筛选信息的方

9、法 校核信息的方法所的温度与湿度。第四，防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面。第五，定期检查、复制。第六，计算机存储应采取必要的保护措施：制作备份；重要信息制作书面份，防病毒。信息存储的编排方法 ：一、 字母编排法 1.1.主题分类法的资料排列 2 2“内部机构- -岗位（业务内容）”分类法的资料排列 3.3.按地区分类法的 资 料排列二、数字编排法数字编排法常用的一种是按十进位制数码编排分类，三、按时间排列第三章信息传递与反馈任务一信息传递案例分析题某市一家工厂由于老产品积压，资金亏欠濒临倒闭。20022002 年初，这家工厂的生产科长听说一种新产品有发展前途，就提出转产该产品的建议。为此，厂长与

10、门召开了办公会议，对转产问题作初步讨论。可是会上却引来不会者 的一违串的提问：新产品经过可行性论证没有？市场预测是怎么说的？是否属于专利产品？投产后几年能扭亏为 盈？面对这一违串问号，生产科长一时无语，会议决定暂缓转产。厂长办公室秘书小林，虽只有中专文化性度但却有吸钻劲，在征得厂长的同意后，根据市场信息报的信息，向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询并汇去500500 元作为咨询资。该公司接后即安排一位老师加班加点为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，生产科长如获至宝，在厂长办公会上，向 与会者详细汇报了该产品的性能和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料。会

11、议经过讨论，同意转产。转成新产品后，该厂以年创收逾百万的利润弓 I I 起了有内外同行的注目。秘书小林也受到厂长的表扬。思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式为什么他们会选择该种方式？简答题：信息传递的基本要求 ：迅速、准确、保密信息传递的方式方法 ：一、语言传递，二、文字传递，三、电信传递，四、可视化辅助物传递。任务二信息反馈案例分析题19961996 年湖北省长江流域发生特大洪涝灾害，省委有关部门到重灾区监利县深入调查，发现特重灾区“后遗症”问题十分严重。这些问题突出表现在以下几个方面：（1 1）灾后农业生产资金投入严重丌足，来年春耕约需资金67006700 万元，县乡最多只能解决一半；（2 2）扶持工业和乡镇企业的资金投入不能到位，受灾惨重的朱河镇2828 家乡镇企业需要流劢资金七百多万元，至今没有着落；）（3 3）防汛区间耗费的为欠款到了清理归还的时间，问题突出，成为基础干部群众的心头之患；（4 4）乡镇村组干部工资缺口大，无力解决，上车镇干部教师已有3 3 个月没有发工资。为此，他们及时地编发了特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题，监利县当前几个