部门文件管理制度

1、* 部门文件管理制度 V12.031 目的1.1 规范 * 部门文件管理流程。1.2 明确不同文件层级的规则。2.3 规范行文及编号规则。2 名词解释文件是指 * 部门在经营管理过程中形成的规范性文书。3 适用范围适用于 * 部门4 文件层级根据文件涉及范围不同，文件分为：? 公司级文件：即范围涵盖 * 部门多个子部门或涉及联想其他部门的文件；? 部门级文件：即 * 部门内部文件。每一层级文件一经发布， 即产生效力。 其内容不得与上一层级文件有原则性 抵触。5 文件种类?决定（代码A）: 般是指传达上级决定的事项，起决定的事项；?通知（代码Z）:指通告事情的文字或口信；?制度规范/管理流程（代

2、码 D）:指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则；?会议纪要（代码G）:纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题；? 其他（代码 I ） ：例如策划案等活动相关文件。6 行文规则6.1 公司级文件：即范围涵盖 * 部门多个子部门或涉及联想其他部门的文件。6.1.1 适用范围：面向部门全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管 理制度、奖罚通报、决策内容的通报、其他重要通知等。涉及整个业务职能管理 的文件可使用公司级文件格式。6.1.2 签字权人：由 * 业务部门经理负责审核，总监批准签发。6.2 部门级文件：即 * 部门子部门内部文件。6.2.1 适用范围：只针对 * 业务某个子部门的内部文件

3、。6.2.2 签字权人：由 * 业务部门经理批准签发。7 文件处理程序及规范7.1 拟文7.1.1 拟文要遵循拟文三原则：? 简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章” ；? 明白：易懂、不晦涩；? 准确：不模棱两可。7.1.2 文头三要点：? 明确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；? 明确收文人和抄送人姓名；?标题应突出,采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX勺通知”），须明确 文件内容的关键字。7.2 审批（审核 / 批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。7.2.1 审核人是对文件内容进行初步审查并签字勺人， 审核人对拟文人勺工作质 量负责。7.2.2. 批准人是对文件内容

4、全面负责并签字勺人，批准人姓名应手签。7.2.3. 审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文 件在一个工作日内给予明确答复， 审核/ 批准人需在签字同时标明回复时间。 文 件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意 后方可正式发布。7.3. 发文7.3.1. 公司级正式文件须由部门助理通过公司邮箱统一发布。7.3.2. 部门助理审校格式、编号后进行发文，对不符合规范勺文件，需拟文人 修改或重新拟制，责任由拟文人自负。7.4. 存档 部门助理发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管理。7.5. 监督 部门助理负责监督文件规范性勺落实情况，应

5、拒发不符合规范勺文件。8 文件格式8.1 文件头部分8.1.1 编号8.1.1.1 通用编号规则： LET 部门英文简写年份（取后两位） - 代码 +顺序 号（三位）。8.1.1.2 部门英文缩写：? 销售市场，简写： SMR? 产品，简写： PRD? 运营，简写： OPR? 交付，简写： DLV8.1.2 拟文日期由拟文人填写，采用年 - 月- 日的形式。8.1.3 文件类别根据文件内容依据而定。8.1.4 拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。8.1.5 审核人如没有，则划“ / ”。8.1.6 收文人是对所收文件需承担第一直接办理、 答复责任、 参照执行的下级或 相关部门人员；

6、 抄送人指对所收文件无需承担直接办理、 答复责任， 只需了解文 件内容的上级或相关部门人员。8.1.7 收文部门的英文缩写按收文人、抄送人的顺序填写。8.1.8 如有附件必须列出附件顺序及标题，如无则划“ / ”。8.1.9 拟文人必须注出文件是属于传阅或阅后存档或保密， 如是保密， 必须标注 保密及期限。8.1.10 文件页数用阿拉伯数字标注，如有附件则标注一个总页数。8.2 正文内容8.2.1 字号：文件标题采用黑体小三号粗体， 正文采用宋体小四号字， 正文一级 标题采用宋体小四号粗体，正文二级及其他标题采用和正文相同字体字号。8.2.2 段落：采用 1.5 倍行距。8.2.3 重点标示：

7、 对需强调的重要内容可用加粗、 下划线或颜色字来突出， 不改 变字体字号。8.2.4 结构层次顺序：数字排序：第一层为“1”、第二层为“1.1 ”、第三层为“1.1.1 以次类推。8.3 制度规范类文件应在标题后注明制度版本号。 制度版本号采用 V（ Version ） +年度代码（取最后二位） .发布月份的形式。如 2012年 3月发布的文件管理规 定标题应为：* 部门文件管理规定 V12.03。9. 秘密文件9.1. 拟文人必须界定文件内容是否保密及发放范围9.2. 审核人、批准人审核文件内容是否需要保密。9.3. 保密文件应标注保密及期限， 电子文件发布时必须在邮递选中选择 “加密”、 “禁止拷贝”