商品车管理办法

1、商品车管理办法1、 总则1.1 制定目的：为了进一步规范商品车的进销存管理流程，特制定此办法。1.2 适用范围：本办法适用于汽车事业部及下属全资、控股或管理的公司。1.3 管理单元本办法由汽车事业部负责解释，修改亦按原审批程序办理签呈。1.4 商品车定义：商品车是指所有权属于本集团的所有车辆，包括库存于本集团各经营单元内部、库存于各经营单元二级网点、库存于集团内其它各经营单元的所有商品车，所有权属于各经营单元的厂家在途商品车也属于商品车的范畴。所有权转移的条件是商品车已收齐车款，并办理了交车确认手续。1.4.1 A 级商品车是指：库存时间在30天 （含 ）以内。1.4.2 B 级商品车是指：库

2、存时间在30 天（不含）以上，60天（含）以内。1.4.3 C 级商品车是指：库存时间在60（不含）天以上。1.4.4 库存时间是以从厂家采购入库的时间为起点进行计算。1.5 商品车调拨定义：商品车以各经营单元为中心进行调入、调出，办理调拨时商品车尚未确认销售给终端客户；收付款的手续是先以保证金的形式办理，或确认销售后才办理。1.6 商品车的实物管理责任人为各经营单元销售部，账务管理责任人为各经营单元财务部，为了加强对商品车的核对与监管，各责任人均要建立台账对商品车进行管理。2、商品车的管理原则2.1 先进先出原则2.1.1 先进先出原则是指先购入的商品车原则上要优先销售出库，避免商品车在库时

3、间长，使其品质受到影响，对终端销售的实现产生不利影响。2.1.2 各经营单元应实行分类管理，以便于店内清点。2.1.3 各经营单元应加强库龄管理，B 级、 C 级库存车辆应采取措施尽快销售。2.2 商品车检查原则2.2.1 所有入库、出库的商品车必须进行PDI 检测，以确保商品车的品质。各经营单元对于 PDI 检测员应按商品车检测台数计算提成。2.2.2 在库商品车必须定期检查、维护（尤其是C 类库存） ，检查周期为30 天一次 ,严格按照北京现代主机厂的库存车在库期间管控表执行。2.3 安全原则2.3.1 入库、出库、移库的工作人员务必保持小心驾驶，保证商品车完好无损。2.3.2 关注当地气

4、象预报，如遇雷暴等恶劣气候，应提前对库存商品车采取保护措施，以免造成车损。2.3.3 露天摆放的商品车应关闭好门窗，以保证车身不受损坏，移动后需恢复原位，并检查门窗、雨刮。2.4 凭单移动原则2.4.1 商品车的转移必须同时办理相关的单据手续，无单据移动属于违规操作，一经发现从严处理（按 员工处罚细则进行处罚 ）， 经办人应承担由此产生的全部经济、法律责任。2.4.2 属于本经营单元的所有商品车在二级网点间的调拨，均应经本公司办理调入、调出手续。3、 商品车管理细则3.1 商品车管理涉及的单证、账簿： 商品车合格证、 商品车入库单、 物流公司 运输单 、 车辆出门证、 车辆调拨单、 机动车销售

5、发票、 增值税专用发票、销售合同、 PDI 检查单 、 提车证明书、 商品车进销存台账、 商品车盘点表 、 商品车库存确认书等，其中车辆出门证、 机动车销售发票、 增值税专用发票、 销售合同、 车辆调拨单、 提车证明书，已有印刷本，各单元销售部可直接到本单元财务部领取，商品车合格证、 物流公司运输单、 PDI 检查单按厂家的规定格式，商品车入库单、 商品车盘点表、 商品车库存确认书格式如附件，各经营单元使用电子版或自行打印，商品车进销存台账格式由各经营单元自行设计，但内容必须清晰、准确。3.1.1 出入库依据：商品车入库单、 车辆调拨单、 车辆出门证、 提车证明书以商品车进销存台账为依据，成本

6、会计需按商品车进出库的性质备注填写购入、调入、换入、销售、调出、换出，对于原未结算的商品车后来进行收付款结算时需要及时更新商品车进出库的性质，以便通过筛选确认不同性质的商品车数量，车辆调拨单一式三联，第一联为：调出经营单元联，第二联为：调入经营单元联，第三联为：财务联，财务联由商品车调出经营单元财务部存档，并作为商品车出库的依据，调入经营单元财务部保留调入单元联。3.1.2 提车证明书是二级经销商、其他经销商、其它经营单元提车的重要凭证，由提车经营单元的财务部保管、填开，财务部需按顺序使用、装订，作废的全部收回。未提交提车证明书的调车需求，调出经营单元应拒绝放车，未收取 提车证明书放车给他人，

7、由此产生的相关法律责任，由放车单元承担。提车证明书或二级网点的提车委托书，是车辆调出经营单元财务部办理出库的重要证明，需要与车辆调拨单、 车辆出门证装订在一起归档。提车证明书统一盖财务专用章或公章。3.1.3 商品车进销存台账是各经营单元财务部管理商品车的重要账簿，各经营单元财务部可根据本公司的实际情况设置台账格式，台账核算必须清晰、准确，主要内容要符合本办法规定的相关要求。3.2 商品车入库的管理，包括采购入库和调拨入库。3.2.1 采购商品车入库分为厂家采购和其他经营单元采购。3.2.1.1 从厂家采购的商品车运抵各经营单元后，由销售部与售后部对商品车进行PDI 检查，并填写PDI 检查单

8、 ，检查中如发现商品车在运输过程中出现质量问题，则由索赔员与厂家沟通进行索赔，确认厂家索赔后，由售后部进行维修， 维修合格后由销售部办理入库手续。检查合格或经维修合格的商品车，由销售部填制商品车入库单， 经销售部经理（或总监）签字后与物流公司的运输单、 商品车合格证、以及商品车PDI 检查单财务联一起转交给财务部成本会计签收，（ 商品车合格证顺应各经营单元所使用的融资方式进行管理） 。3.2.1.2 成本会计收到商品车入库单、物流公司的运输单、 PDI 检查表 、 商品车合格证后， 应进行单证的核对，单证一致后登记商品车进销存台账，记录此次商品车入库明细。3.2.1.3 直接采购的非各经营单元

9、厂家的商品车，如其它经销商或集团内其它各经营单元的商品车，付款后与厂家采购的入库管理方式相同。3.2.1.4 成本会计应根据商品车入库单， 对厂家或其它经销商、集团内其它各经营单元开出的增值税发票进行及时的跟进，如已收到发票了，应在商品车入库单上进行核销，保证当月入库的商品车，基本能当月收到厂家的增值税专用发票。根据各经营单元与厂家的距离，一般只允许在月末3-4 天内入库的商品车暂收不到发票。3.2.2 商品车调拨入库的管理3.2.2.1 商品车调拨入库是指尚未办理收付款结算车辆的入库，未办理收付款结算的车辆有两种情况，一种是原调给各经营单元二级网点、其它经销商、其它经营单元的所有权属于本公司

10、的商品车又调回，一种是各经营单元从其他经销商或集团的其它各经营单元调入所有权不属于本公司的商品车，调入的车辆尚未确认销售行为，二级网点的操作详见汽车事业部发布的二级网点管理办法 。3.2.2.2 由二级网点、其它经销商、其它各经营单元调回的属于本公司的商品车，或从其它经销商或各经营单元内其它公司调拨入库的商品车，调拨入库的流程相同，由各经营单元销售部填写车辆调拨单、经销售总监（经理）确认、总经理 （特殊情况销售总监/经理）审批后到财务部盖章，同时财务部填开提车证明书，盖章后将车辆调拨单和提车证明书交回销售部相关经办人，作为销售部调拨、调出单元放车的凭证，负责车辆调拨的工作人员应对拟调回的商品车

11、质量进行鉴定，检查完毕后将相关信息填写在车辆调拨单上，经调出单元盖章签确后，将车辆调拨单的财务联和调入单元联交给本公司财务部和销售部，办理商品车入库手续。财务部需跟进已开提车证明书 的商品车的返回情况，未及时返回的需要提请销售总监（经理） /总经理跟进。3.3 商品车出库的管理3.3.1 商品车出库的条件：已实现销售，完成交车手续，或已按二级网点管理办法 收取了保证金，按如下的交车条件办理出库手续。3.3.1.1 零售客户现款购车：收齐全款后办理出库交车。3.3.1.2 刷卡购车：当天刷卡交车的情况，可以发放机动车销售发票的发票联和商品车合格证；但对于转账的客户必须待款到帐后才能办理交车手续。

12、3.3.1.3 零售客户按揭购车：收足首付款、手续费并收到银行同意按揭的承诺书正本、客户签署的按揭开票保证书后出库，待收到银行按揭款后才可交车，并为客户办理保险及上牌手续。（第三方金融公司按揭车辆可特殊处理）3.3.1.4 二级经销商购车：收齐全款后交车出库；使用非全款保证金方式提车：需签呈汽车事业部同意，并按二级网点管理办法的要求与经销商签订汽车事业部统一格式的经销合同，收齐批准的保证金后，才可出库交车。3.3.2 商品车销售发票的管理：商品车收齐车款或首期款，填开机动车销售发票或增值税专用发票，具体的操作如集团的发票管理办法。3.3.3 商品车合格证的管理：商品车合格证作为商品车的重要凭证

13、，按以下的规定管理和发放。3.3.3.1 商品车合格证应由财务部专人专柜保管，下班后，应存放在保险柜中。3.3.3.2 商品车合格证发放前必须确认收齐全车款，如按揭的，则是收齐首付款以及银行同意贷款承诺书正本，其它没有收足全款，但特殊情况需发放商品车合格证的，必须有各品牌单元总经理签名同意后才可发放。3.3.3.3 成本会计发出商品车合格证时，应设领用登记本，让领用人签名确认。商品车零售时，由客户或客户经理代签收；二级经销商批售时，一般由经销商指定人员签收。3.3.3.4 调拨出库的商品车实现销售并收齐全款后方可发放合格证，销售部在领取合格证时需要补填销售合同， 调出单元开增值税发票的，销售合

14、同的购车单元为二级网点或其他公司名，调出单元填开车销票的，销售合同的购车单元为客户名。3.3.4 车辆出门证的管理：商品车实现销售或需调拨出库的，需要开车辆出门证 ， 车辆出门证分为两种，一种是 交车出门证， 另一种是 临时出门证，交车出门证在收齐客户车款的时候开立；临时出门证是指调拨、按揭上牌、试车、展出时开立；车辆出门证需要按以下规定进行的管理和签发。3.3.4.1 车辆出门证统一由销售部填写，一式二份，财务部盖章后，一份财务留存，一份交客户或经销商，作为出门时保安验车放行的凭据；门卫联于次日交回财务部。财务部的预留印鉴一定要在保安处留存一份，以备保安核对。3.3.4.2 交来财务部准备盖

15、章的出门证，成本会计应审核是否有客户或经销商签名、销售总监或经理签名、客户经理签名。3.3.4.3 收齐全车款时：无论是零售客户，还是经销商，只要收齐全款了，销售部则可填写出门证，成本会计确认收款后，即可盖章。3.3.4.4 如没有收齐全款，销售部开立了出门证，需要财务部盖章的，成本会计一定要见到各品牌单元总经理在出门证上签名后，才可盖章。3.3.4.5 调出商品车时，临时出门证后应附车辆调拨单和对方单元的提车证明书 。 如是同品牌换车的，原则上由提车单元销售部提供与新出门的商品车对换的商品车的车辆调拨单， 并且出门证上有各品牌单元总经理签名，如果客户经理为在换车时节约时间，可以由客户经理填写

16、两份车辆调拨单（调入和调出），经品牌单元总经理（特殊情况销售总监/经理）签名，财务部凭提车证明书才给予在出门证上盖章。各品牌单元送车的，财务部凭总经理（特殊情况销售总监/经理）审批的车辆调拨单在临时出门证上盖章，送车人需要将车辆调拨单交由收车单元盖章确认后带回给本公司销售部和财务部，财务部需跟踪开出临时出门证的车辆。3.3.4.6 成本会计应在第二天收回保安已放行车辆而收回的出门证，并与留存联核对，有不符的，应立即向财务主管或总经理反馈，并跟踪原因。3.3.4.7 出门证由销售部在财务部领取，财务部按编号收回，未收回的需跟进原因，作废的单证必须两联都交回财务部存档。3.3.5 提车证明书的管理

17、：销售部需要前往二级网点、其他经销商或集团其它各经营单元提车的，除了填写车辆调拨单外，还需要提供由财务部填开的提车证明书，该提车证明书是证明提车的重要依据，也是财务部跟踪各经营单元作为调入单元已盖章的车辆调拨单的重要依据。对于商品车已调回，已收回车辆调拨单的，财务部需要在提车证明书存根联上盖上“核销章” 。对于已开出提车证明书的车辆调拨单，未及时交回财务部的，成本会计需要跟踪，异常情况及时反馈。3.3.6 商品车外出参展的管理3.3.6.1 商品车外出参展有摆放在各经营单元门外的展示和外出参展两种，摆放在公司门外展示的商品车和外出参展的商品车办理相同的手续。3.3.6.2 由销售部填写临时出门

18、证（备注参展返回时间），外出参展的需要经各经营单元市场部确认（各品牌单元门外展示的只需销售总监或经理确认）， 总经理 （特殊情况销售总监/经理）审批， 财务部盖章后作为公司保安放行的依据，财务部与保安需跟进外出参展车辆的返回时间。3.4 互换商品车的管理3.4.1 商品车互换的定义：个别经营单元按照厂家的要求，本地区同品牌经销商间互为二级网点，互为二级的经销商之间进行等值库存互换，由一级销售商保留合格证，二级销售商实现销售后，支付现款赎回合格证，一级同时补充一辆给二级销售商，始终要求二级销售商保持一定的库存量。3.4.2 互换商品车需要签呈总经理批准，并与对方单元签订互换协议。3.4.3 互为

19、二级经销商的销售部确认需要进行交换的商品车明细，交换的商品车必须等值，价值差异不得超出双方确认的原则（按双方确认的结算价计算）。3.4.4 由各经营单元销售部填写两份本公司作为调入单元与调出单元的车辆调拨单 ，经销售总监（经理）确认、总经理审批后到财务部盖章（调拨出库的车辆需要同时填写临时出门证），随车附带的只是一条钥匙，车辆调拨单必须经过调入单元的盖章确认，财务联交回给财务部。3.4.5 销售部需要仔细确认交换车辆的质量，交换后发生质量问题的由调入单元负责赔偿。3.4.6 交换单元实现销售后，将车款按结算价格转到调出单元后，方可领取合格证及其他相关物品，调出单元按正常销售填写销售订单，交财务

20、部开增值税发票。3.4.7 由于本公司销售需要，原调出的车辆需要调回时，按调拨的流程办理，但需要在对方单元现场确认车辆的质量，调回后发现有质量问题的，由销售部承担维修费用。3.5 商品车的库存管理3.5.1 库存于本公司的商品车的库存管理；3.5.1.1 成本会计应不定期到销售部抽查库存的商品车。每周五及月末当天营业结束，成本会计应按财务部的商品车进销存台账与销售部负责保管商品车的人员、销售部经理，一起实地盘点销售部所管理的商品车实物数，两者数据应一致，不符的，应立即查找原因，盘点完毕提交商品车盘点表。 商品车盘点表上应有成本会计、销售部保管商品车人员、销售部经理、财务主管签名。3.5.1.2

21、 同时还应检查商品车实物的底盘号与财务部所保管的汽车合格证上的内容是否一致，不符的，也应立即查找原因。3.5.1.3 每月总账会计结账前，成本会计应与总账会计的账上的商品车库存数进行核对， 加上月末未收到厂家发票而进行暂估入库后，两者数据应一致，不符的，应即查找原因。3.5.1.4 销售部承担商品车的保管责任，并不定期进行商品车的检测，发现异常问题及时进行维修，属于商品车自身质量问题的，由索赔鉴定员与厂家沟通进行厂赔，属于外部原因造成的质量问题，由销售部分析提报总经理裁决维修费用的责任人。3.5.2 库存于二级网点的商品车库存管理；3.5.2.1 二级网点的设立、审批按汽车事业部二级网点管理办

22、法的规定。3.5.2.2 各品牌单元销售部应在每周五及月末的最后一天要求二级网点按统一格式提供 商品车库存确认书， 盖章后传真至各品牌单元销售部，销售部依据此确认书对照库存并由销售总监（经理）和二级网点专员签字后交财务部门留档。3.5.2.3 二级网点专员负责二级网点的库存车管理，对库存于二级网点的商品车，销售部应安排人员不定期到现场检查库存车质量状况，并及时反馈质量异常情况。3.5.2.4 财务人员应不定期进行检查二级网点的库存车。3.5.3 库存于集团其它各经营单元商品车的库存管理；3.5.3.1 库存于其它各经营单元的商品车，是指尚未办理结算手续的商品车，各经营 单元销售部应指定专人管理

23、库存于其它各经营单元的商品车。3.5.3.2 各经营单元销售部应在每周五及月底的最后一天盘点库存于其它各经营单元的商品车，并经该公司销售部经理确认，财务部盖章后交回本公司财务部门留档。3.5.3.3 财务部成本会计每月与其它各经营单元成本会计核对整车往来时，要核对所有调拨入库、出库的商品车，包含已实现销售和未实现销售的部分，已实现销售的办理发票及货款的结算，并将原在商品车进销存台账中标注的调出更改为销售，成本会计应根据对账单核对商品车的库存，发现有差异的及时查找原因。3.6 商品车拆件的管理3.6.1 商品车拆件，是指因特殊情况需要从商品车上临时拆下配件。所有拆件必须经各经营单元总经理批准后方

24、可进行。3.6.2 商品车需要拆件时，由需求单元填写拆件申请单或工作联系单，经配件部确认采购时间，售后经理确认是否由厂家索赔，销售总监（经理）会签，由总经理（特殊情况销售总监/经理）批准后执行，销售部需要将拆件申请单或工作联系单交财务部存档。3.6.3 对于被拆件的商品车，销售部需要进行标识管理，盘点时需在盘点表中备注说明，未按时恢复的商品车，销售部需及时向总经理反馈。3.7 商品车试车的管理3.7.1 客户需要试乘试驾的，必须按汽车事业部试乘试驾流程的规定办理相关的确认手续。3.7.2 客户确认需要试开商品车的，由客户经理填写试乘试驾协议书和临时出门证 ， 临时出门证经销售总监（经理）确认到

25、财务部盖章，保安凭临时出门证放行，工作人员必须全程陪同。3.7.3 试车完毕，客户经理将商品车开回原位，按规定检查相关的门窗、雨刮。3.8 商品车加油的管理3.8.1 销售部在办理入库过程时，需要确认商品车中是否有足够的汽油/柴油，以保证商品车的正常移动，如果不能正常移动，需要进行加油。3.8.2 原则上不能够开商品车外出加油。销售部需要使用专桶购买备用油，并登记备用油的使用情况，人事行政部与财务部共同进行备用油的管控。3.8.3 对于厂家规定的赠送汽油，按厂家的规定操作，若无特殊要求，可根据实际情况进行调整。3.9 商品车移动过程的管理3.9.1 商品车移动包括：调拨过程（含调入、调出）、上牌过程、内部移动过程（如展厅展示车更换等），是指商品车未销售给终端客户、未办理正式交车手续前的商品车移动。3.9.2 商品车的移动前提是移动人符合汽车事业部内部准驾证制度的要求，否则按汽车事业部的规定进行处理。3.9.3 移动商品车的人员在移动商品车的过程中发生的意外事故，按汽车事业部的相关规定进行处理。3.9.4 维修费用按工时8折，配件成本价计算。3.10 商品车钥匙管理3.10.1 商品车入库时由车辆专职管理员（库管员）或展厅经理验收钥匙、随车附件、说明书等；3.10.2 随车附件、说明书放置库管员（或展厅经理）处，由销售