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文档简介

1、信息交流管理程序1. 目的：加强与内外部利益相关方的交流与合作，规范公司对内对外信息沟通和确保 信息安全保护。2. 范围：适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。3. 职责3.1 行政部：负责与内部员工、当地政府、其它利益相关者的信息沟通3.2 采购部：负责与供货商与分包商的信息沟通。3.3 营业部：负责与客户的信息沟通。3.4 管理者代表：提供指导和支持，必要时报高层领导批准。3.5 各部门和工人代表：支持并配合对内对外信息沟通。4. 定义：4.1 社会责任利益相关方：主要指当地政府部门、工会、商会、儿童保护组织、共 青团组织和劳工组织等。5. 内容：5.1 对内对外沟通的要求

2、：5.1.1 信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其它适当的方式，如电话、 传真、电子邮件、研讨会和新闻发布会等。5.1.2 对内对外信息沟通均应保存适当的记录与证据。5.1.3 一旦收到有关质疑、 质询和投诉信息， 应尽快核实质疑和投诉人的身份 （包 括：姓名、职位、服务机构和联络电话等） ，查清质疑或投诉的原因，并予以 解决。5.1.4 应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序， 妥善处理质疑和投诉事件， 并及时做出反应。重大问题应报高层领导批准。5.1.5 一旦发现有违反公司政策、法律法规或社会责任标准的事项，应及时采取 补救和纠正措施。情况严重时，应及时报告总经理。5.1.6 信

3、息沟通过程中，注意保护个人隐私和公司商业秘密。5.1.7 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采 取惩罚或歧视性措施。5.2 对内信息沟通：521 公司EICC管理体系运行情况，由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。5.2.2 体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门 和人员，并记录其内容和处理结果。5.2.3 员工的咨询、质疑和投诉，由管理部或者管理代表收集，并负责回答。5.3 对外信息沟通5.3.1 与供应商的信息沟通由采购负责，与客户（买方）的信息沟通由营业部负责， 与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由行政部负责，管理者 代

4、表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。5.3.2 公司任何人收到来自外部的文件、 电话、传真或其他信息资料， 应转交上述 责任部门，由他们根据情况处理。5.3.3 当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、 参观或访问要求， 由行 政部接待，并报管理者代表协助。5.3.4 外部相关方提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实， 妥善处理，及时回复，并报管理者代表备案。5.3.5 管理者代表定期访问本地相关方团体， 征求他们的意见和建议， 通报公司实 施EICC标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活 动的结果。5.3.6 如果有合同要求 , 管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的 渠道,以核实公司是否符合 EIC

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