会议筹备流程跟进表

1、会议筹备工作安排会议 阶段任务分工主要工作要求及内容说明负责人完成时间备注会前参会专家领导沟通确定岀席的专家领导，并沟通确定会议日期、演讲时长。讲者及议题确定讲者及演讲议题；确定讲者简介及演讲PPT邀请函的编制纸质信函手机电子版邀请函发放汇总需要发放邀请函的人员名单（姓名、单位）各自区域负责人负责自己区域的邀请函发放工作。邀请函跟踪跟进并确定邀请函发放的进度及完成情况。对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户的参会情况，针对参会人 数多少及时提岀增加参会人数计划。会议主持及领导发言_主持人确定，主持稿领导发言稿串场PPT会场音乐会议用表制作会议签到表制作会议流程表制作会议反馈表会议资料准备及装 袋

2、会议流程表数量。产品彩页品种数量。礼品礼品内容数量。产品目录数量。纸袋数量。会场租赁确定会场地址容纳人数使用时间。场地费用停车券。是否有投影仪及投影幕布是否 有音响话筒，话筒 个是否有主持台；是否主持台有挡板是否长的签约台及红桌布签约桌牌内容。告知指示牌内容并安排打印是否是否需要餐券是否 需要就餐（就餐时间地址）会议筹备工作安排会议 阶段任务分工主要工作要求及内容说明负责人完成时间备注桌数及临时加桌的处理。确定宣传内容，并 进行制作横幅 长宽数量内容。海报 长宽数量内容。是否有电子显示屏产品宣传展板公司简介易拉宝确定相关产品的宣传展板，制作易拉宝会场物资准备好激光笔（检查电池）水牌内容。欢迎牌

3、内容。工作牌数量。备用插座便利贴透明胶（或双面胶）桌上水、笔、纸酒店提供 自备 数量。茶歇酒店提供自备。就餐用酒水酒店提供 自备。会议桌花互动环节礼品礼品内容数量。会场检查（会议若 在上午提前天， 若在下午，可会议当天上午准备）摆放横幅、展板。会前一天摆放好调试电脑、投影仪、音响、话筒试音。会前一天进行调试确认。会中工作人员会议当天提前2小时到达会场，检查会场事项（工作人员了解卫生 间位置、餐厅位置，做好指引）电脑、投影提前打开，并把所需要的课件打开，观看效果并调整。电脑准备一 些音乐，作为暖场。茶歇准备提前跟酒店工作人员沟通茶歇时间，茶歇用的水果、甜点及饮品等签到台入场处设置签到台，两人负责

4、签到和发放资料袋会场引导引导讲者及领导根据排好的桌牌入位；会议开始前会场还没坐满 的，迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动现场。主持人做好会议内容安排，控制时间。安排主持人助手。现场话筒传递互动环节需要观众发言时，需要事先安排人负责传递以及小礼品的 发放。拍摄提前准备相机，为做好后期宣传和总结，对会议筹备。会前，会中 讲者讲课，观众听课情况，会议现场情况等进行拍照。会议结束是否参会人员与讲者领导合影或公司人员讲者领导合影留念。若提供调查问卷，则需要签到台安排好会后问卷回收和礼品发放。会议筹备工作安排会议 阶段任务分工主要工作要求及内容说明负责人完成时间备注会后整理会场和物料整理会场所剩物料、资料等（投影仪、电脑、激光笔、横幅、展板 、资料、礼品、水等）资料整理签到表、（调查问卷）、相片。总结会后进行总结，分析好与不足。会后宣传工作用网络平台分享会议