中国地质调查局公文文书档案及印章管理办法

1、中国地质调查局公文文书档案及印章管理办法中地调发2003 112 号第一章 总 则第一条 为了加强公文处理工作，规范文书档案的整理方法，实现公文处理、文书档案整理及印章管理工作的科学化、制度化和规范化，根据国务院、国家档案局和国土资源部公文处理、档案整理及印章管理的有关规定，结合我局实际，特制定本办法。第二条 公文处理、文书档案整理及印章管理工作应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第三条局机关和各局属单位的负责人应重视公文处理、文书档案整理及印章管理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理、文书档案整理及印章管理工作的领导和检查。第四条局办公室是局机关公文处理、文书档案整

2、理及印章使用的管理机构，主管局机关的公文处理、档案管理及印章管理工作。各局属单位办公室负责本单位的公文处理、档案管理及印章管理工作。第五条 局机关和各局属单位负责公文处理、档案整理及印章管理工作的人员必须政治可靠、作风严谨、 忠于职守、廉洁正派、保守秘密，熟悉领导工作分工和各职能部门职责，具备有关专业知识，熟练掌握现代办公设备的操作和使用。第二章 公文种类及格式第六条公文（包括电报、传真、电子函件、内部签报等，下同）是各单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。第七条局公文种类主要分为：（ 一 ） 决定适用于对重要事项或者重大行动作出决策、规定和安排，表

3、彰先进等；奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。（ 二 ） 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位或不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。（ 三 ） 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（ 四 ） 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（ 五 ） 请示适用于向上级单位请求指示、批准。（ 六 ） 批复适用于答复下级单位的请示事项。（ 七 ） 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八 ）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（ 九 ） 会议纪要适用于记载

4、、传达会议情况和议定事项。第八条 公文格式。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文，必须标明密级和保密期限。密级和期限以号隔开。密级分“秘密”、机密”和“绝密”三种。其中，“机密”和“绝密”公文应当标明份数序号。（ 二） 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”和“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”“平急”。（ 三） 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。（ 四） 发文字号，由单位代字、年份、序号组成。（ 五

5、） 上行文应当注明签发人姓名。同时，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（ 六） 公文标题应准确简要概括公文的主要内容并准确标明公文种类，一般应标明发文机关名称（公文版头已明显反映发文单位名称的，可不标注）。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（ 七） 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用其单位全称或规范化简称、统称。（ 八） 公文正文是公文的主体，表述公文的内容。（ 九） 公文如有附件，应当标明附件顺序和名称，置于主件之后，与主件一起装订。（ 十） 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖单位印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加

6、盖印章。（ 十一） 成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（ 十二） 联合召开会议形成纪要的，各联合单位的负责人应签署姓名。（ 十三） 附注是公文需要说明的其他事项，应当加括号标注。（ 十四 ） 公文应当标注主题词。主题词的个数，除类别词一般不超过5 个，上行文，应当按照上级机关的要求标注主题词。（ 十五） 抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用全称、规范化简称或统称。（ 十六） 印制版记由公文印发单位名称、印制日期组成。第九条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第十条 公文用

7、纸一般采用国际标准A4型（210mm< 297mm ,左侧装订。第三章 行文规则第十一条行文应当确有必要，注重效用。第十二条行文关系按照隶属关系和职权范围确定，不得越级行文。第十三条除办公室外，局机关各部（室）不得向外正式行文。第十四条凡是与局无隶属关系的上、下级单位及平级单位不发生上书或下达的行文关系，如确有必要行文，则是知照性、联系性、回复性文书，用局函。第十五条局机关各部（室）不得将公文直接送局领导，各局属单位报局的公文也不得直接送局领导或各部（室），应直接送或寄局办公室，由办公室按程序办理。第十六条 “请示” 应当一文一事，不得数事一文；应只写一个主送机关，如需要同时送其他机关，

8、应当采用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。第四章 发文办理第十七条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、制文、用印、分发等程序。第十八条草拟公文应由掌握相关政策、熟悉工作内容、文字能力强的人员承担。草拟公文应做到:（ 一 ） 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级机关的指示、意见和要求，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行公文相衔接。（ 二 ） 实事求是，全面、准确地反映客观实际情况，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（ 三 ） 观点明确、内容充实，条理清晰、结构严谨，表述准确、语言精炼，文风端正，篇幅力求简洁。

9、（ 四 ） 定密准确，文种、格式使用正确，主题词标注符合要求。（ 五 ） 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据需要确定紧急程度。（ 六 ） 人名、地名、时间、数字、引文应核实无误。引用公文应先标明发文机关、标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（ 七 ） 公文使用国家法定的计量单位；标点符号的用法符合国家发布的标准方案；数字用法符合国家主管部门的规定。（ 八 ） 除已被社会广泛使用并认可的简称外，其他简称一般应先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在首次出现时注明标准的中文译文。（ 九 ） 结构层次序数，第一层为“一、” ， 第二层

10、为 “ （一）” ， 第三层为 “ 1. ” ， 第四层为“ （ 1 ） ”（ 十 ） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十九条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，由主办部门请有关部门会签，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应出面协调，仍不能取得一致时，报主管局领导协调或裁定。第二十条公文送局领导签发前，公文的各审核环节要逐级对草拟公文进行审核。审核的重点是：是否确需行文；报批程序是否符合有关规定；相关单位是否会签，意见是否一致，相关材料是否齐备；是否符合政策、法规

11、要求；提出的办法和措施是否符合实际，切实可行；文种使用、格式是否符合本公文管理办法的规定和要求。各局属单位也要按此程序办理。第二十一条局发一般性文（函）由局长委托分管局领导签发。局发重要文（函）由分管局领导核签后，局长签发。局向部报送的文件，经局办公会议研究通过后，由分管局领导核签，局长签发。以局办公室名义发文，由办公室主任签发。其中，重要发文，由办公室主任核签后，分管局领导或局长签发。第二十二条领导签发后的公文, 由文秘部门编号, 承办部门制文, 用印后分发。公文办理结束后，各部 （室） 保留底稿和正文存档，将正文一份和电子文档（可通过网络传递）送局办公室文秘处存档；同时将电子文档发送给每位

12、局领导和有关部（室）。第二十三条局机关和各局属单位要精简公文，减少公文数量，提高公文办理质量。第五章 收文办理第二十四条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、分发、承办、催办、查办等程序。第二十五条局收到的各类公文由局办公室负责启封、签收、登记后，送办公室主任或副主任签批拟办意见。拟办意见应按局领导及部室职责分工, 对公文提出简明扼要并具有可操作性意见。第二十六条阅知性公文按照先局领导、后部（ 室 ） 的顺序安排阅批。时效性强的紧急公文，由办公室提出建议，局安排会议集体传达。阅知性公文在领导阅批过程中批有明确办理意见时，或者公文本身具有阅知性和办理性双重属性时，先

13、安排分管部门及经办人阅办后，再继续按阅知性公文阅批。第二十七条办理性公文按照以下要求办理：局收到国土资源部文件送局长或主持工作的局领导阅批后办理。收到国土资源部各司局、部其他直属事业单位的文件，按各部（ 室 ） 职责分工送有关部室提出意见后，报分管局领导阅批，重大问题报局长阅批。局机关各部（ 室 ） 的请示和报告由局办公室按局领导职责分工呈送审批，重大事项报局长审批。各局属单位和项目联系单位的请示和报告，按部 （ 室 ） 职责分工送相关部室进行办理。重要事项部（ 室 ） 提出意见后呈送分管局领导或局长阅批后办理。第二十八条涉及多个部（ 室 ） 职能的公文，应明确主办部（ 室 ） 与协办部（ 室

14、 ） 。主办部（ 室 ） 要主动与协办部（ 室 ） 协商，协办部（ 室 ） 要积极配合，明确办理分工要求后，予以办理。各方不能取得一致意见的，由主办部（ 室 ） 列出各方理由，提出建设性意见，报分管局领导负责进行协调或裁定。公文办理过程中要不回避矛盾和问题，加强沟通与协商，防止推诿扯皮。第二十九条分管局领导出差，公文急需办理时，由局长或局长委托其他局领导阅批，承办单位负责事后向分管局领导报告。第三十条阅批办理应按程序逐级进行。紧急情况越级批办后，由承办单位负责及时向有关方面报告。第三十一条承办部 （ 室 ） 收到交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿。公文应在限定期限完成，特急件不超过4-6

15、小时完成，急件不超过8-16 小时完成，一般文件不超过48 小时完成。第三十二条局办公室、机关各部（ 室 ） 和各局属单位要加强各类公文的催查办理工作，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十三条为确保公文安全、高效运转，各部室之间不得横传公文。第六章 公文管理第三十四条局机关公文由办公室统一管理，各局属单位的公文由本单位办公室管理。局机关各部 （ 室 ） 应有专人分管文件，发文和收文都应抓紧办理。第三十五条局办公室要定期或不定期对公文的质量及公文运转情况进行检查。第三十六条公文处理涉及当事人职务任免、工作调动、晋级、评聘专业技术职务、评选先进或涉及处分、检举内容等事项

16、的，有关人员应予回避。第三十七条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。第三十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。第三十九条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十条公文保密按照国土资源部保密文件管理暂行规定和中国地质调查局保密工作管理规定的要求严格执行。第四十一条人员调动时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，并做好涉密文件、资料的清理、登记交接工作，经核查无误，双方签字后，方可办理调动手续。第七章 文书档案整理原则和质量要求第四十二条文书档案是本单位在工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类

17、和载体的档案。第四十三条文书档案的整理是将归档文件以件为单位进行整理，使之有序化，以便查找利用。第四十四条文书档案的整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第四十五条文书档案的质量要求（ 一 ） 按照归档范围的规定, 凡应归档的文件都必须齐全完整。（ 二 ） 归档文件已破损的应予修整。永久和长期保存的归档文件应进行必要的修裱和装订；短期保管的归档文件一般保持原貌即可；热敏纸传真件、铅笔书写的文件以及字迹模糊的文件应予复制。（ 三 ） 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。第八章 归档整理方法第四十六条归档整理方法：顺其自然，单

18、件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位进行逐件整理归档并装订、分类、排列、编号、编目、装盒。第四十七条以件归档归档文件的整理单位，一般以每份文件（自然件）为一件，文件正本与定稿为一件，正文与定稿相同时，定稿可不归档；正文与附件为一件；正文与发文稿头纸或文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文各为一件；报表、名册、图册、图纸等一册（ 本 ） 为一件。第四十八条装订归档文件可采用不锈钢卡钉或用牛皮纸角套装订, 也可采用其他办法进行装订，原则是不能损坏档案。 采用左侧装订的应将左、下侧对齐；采用左上角装订的应将左、上侧对齐。装订时，正本在前，定稿在后；

19、正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。第四十九条分类中国地质调查局档案分类方案为：年度机构保管期限。（ 一 ） 年度分类：将归档文件按其形成年度分类。一般的文件材料, 应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预算、决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期判定文件所属年度。跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。（ 二 ） 机构分类：将归档文件按承办机构分类。按承办机构分类，即有一个机构就设置一个类, 机构名称就是类名。局机关各部（ 室 ） 的文件各自单独成一类；各局属单位原则上按内设二级机

20、构分类，形成归档文件比较少的单位也可不按机构分类。原则上谁承办的文件谁归档。联合发文，应由主办单位归原件，协办单位归复印件。（ 三 ） 按保管期限分类：将归档文件根据划定的不同保管期限进行分类。归档文件按“永久”、“长期”、“短期”三个保管期限分类。第五十条排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内（“保管期限”即为最低一级类目 ）排列，即先将归档文件按三个保管期限分开，按事由结合时间、重要程度先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动，同一项工作）的文件材料排列在一起。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。一般情况下，同一事由的归档文件应该在办理完毕后收集齐全，结合时间或重要程度依序排列

21、在一起。不同事由的归档文件即可按事由形成时间和重要程度排列，也可按事由具有的共同属性分别集中排列。第五十一条编号归档文件应在分类方案的最低一级类目内, 按文件排列顺序从“1 ”开始逐件编流水号。即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件编流水号。第五十二条盖章在文件处理单或文件的首页上端的空白处加盖归档章, 并填写有关栏目的内容。全宗号：不填。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。机构：文件归档单位的全称或规范化简称，不分机构编档号的单位此栏可空。保管期限：标注归档文件保管期限的简称，“永久”为永、“长期”为长、“短期”为短。件号：文件排列的顺序号。件号分室编号和馆编号，由单位内

22、部各部门分别整理档案的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号，由单位档案室集中整理归档的一个保管期限编一个大流水号。馆编号因我局档案不移交档案馆可不填写。第五十三条编目归档文件应依据分类方案（ 年度机构保管期限 ） 和室编件号顺序编制归档文件目录。每年每个机构一册，一式三份。不同保管期限之间插入“归档文件目录”封面隔开。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注项目。件号：指室编件号。文件归档时编制的顺序号。责任者： 制发文件的组织和个人，即文件的署名者或发文机关。填写时应使用全称或规范化简称。文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号。文号栏内不得填写诸如“会

23、议文件之一”、“第一期”等文件顺序号。题名：文件标题。文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名，副题名即文件标题中破折号后面的部分，在正题名能够反映文件内容时，副标题无须抄录。 有的文件没有题名或标题不完整，应根据文件内容重新拟写或改写，并在新拟部分之外加“ 填写在目录中。日期：文件的落款时间。具体填写日期时可省略年、月、日，用8 位阿拉伯数字标注。页数：每件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页，空白页不计。备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、 修改、 补充、移出、销毁等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备

24、注栏中加注“* ”号，将具体内容填入备考表中。归档文件目录及目录封面均采用国际标准A4 型纸，归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。第五十四条装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，不同年度、不同保管期限的文件不得装在同一盒内。填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒：档案盒封面填写归档单位名称；档案盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号等项，其中，起止号填写盒内第1 份文件和最后1 份文件的件号，中间用“”号连接；盒号为馆编号。备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出

25、、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日 期：归档文件整理完毕的日期。第九章 档案的移交及保管第五十五条局机关各部（室）负责本部（ 室） 文件归档和归档文件的移交工作，办公室文秘档案处负责局机关归档文件的接收工作。文件归档及归档文件移交工作应在每年的6 月底前完成。第五十六条局机关办公室要做好档案的保管工作。要建立档案室管理制度。配置专门库房, 配备防盗、防火、防潮、防高温，防有害生物的必要设施。同时，配备适应现代化管理需要的技术设备。第五十七条各局属单位的归档文件由各单位档案室自行保管，并按第四十八条要求建立制度，配置设备。第五十八条对工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如: 人事、会计、审计、案件、基建等以及特殊载体