第5章电子表格制作——Excel 2003

1、第第5章章 电子表格制作电子表格制作Excel 2003 Excel 2003是一款出色的电子表格处理是一款出色的电子表格处理软件，可以帮助我们方便地制作各种报表并软件，可以帮助我们方便地制作各种报表并快速地进行数据处理。快速地进行数据处理。 本章内容提要本章内容提要 熟悉熟悉Excel 2003工作界面工作界面工作簿和工作表的常用操作工作簿和工作表的常用操作输入数据输入数据使用公式和函数使用公式和函数编辑和格式化工作表编辑和格式化工作表数据的排序、筛选和分类汇总数据的排序、筛选和分类汇总打印工作表打印工作表 5.1 熟悉熟悉Excel 2003工作界面工作界面 u编辑栏编辑栏：编辑栏是输入、

2、编辑单元格数据的地方。选择某个单元格，便可通过编辑栏输入或修改其内容。u工作表标签工作表标签：工作表标签位于工作簿窗口的左下角，单击标签可在不同工作表间进行切换。u工作表编辑区：工作表编辑区：工作表编辑区位于Excel 2003窗口的中央。启动Excel 2003时，系统将自动创建一个名为Book1的工作簿，并同时生成了3张工作表，分别为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”，其中Sheet1工作表处于活动状态。 其中的标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、状态栏和滚动条等的作用与Word 2003相同，这里不再赘述。 工作表及其组成元素 5.2 工作簿和工作表常用操作工作簿和工作表

3、常用操作 5.2.1 工作簿的新建和保存 新建空白工作簿如果希望以某个工作簿模板为基础创建工作簿，可在“新建工作簿”任务窗格中单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，然后在某个选项卡中选择一个模板，单击“确定”按钮 如果对原有工作簿进行了修改，但又希望保留原始工作簿不变，可另存工作簿。为此，可选择“文件”“另存为”菜单，然后在打开的“另存为”对话框中重命名工作簿，或者改变保存工作簿的文件夹。 保存工作簿5.2.2 工作簿的关闭和打开 要关闭工作簿，可单击菜单栏右侧的“关闭窗口”按钮 或选择“文件”“关闭”菜单。 打开工作簿5.2.3 工作表的选取与重命名 u选取单个工作表：选取单个工作

4、表：在Excel窗口底部单击所需的工作表标签，即可选取该工作表。u选择一组相邻的工作表：选择一组相邻的工作表：先单击要选取的第一个工作表标签，然后按住【Shift】键，再单击要选取的最后一个工作表标签。u选择不相邻的一组工作表：选择不相邻的一组工作表：按住【Ctrl】键，依次单击要选取的工作表标签。u选择工作簿中的全部工作表：选择工作簿中的全部工作表：用鼠标右键单击任一工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。 双击要重新命名的工作表标签，这时该标签呈反白显示，在标签上输入新的名称并按【Enter】键确认，或右击要重命名的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”项，然后输入

5、新名称并按【Enter】键 5.2.4 工作表的插入和删除工作表的插入和删除 插入新工作表 所选工作表被删除右键菜单5.3 输入数据输入数据 5.3.1 输入文本型数据 文本型数据是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串。我们只需单击选中要输入数据的单元格，然后即可输入数据。默认情况下，在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐。 如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、学号和身份证号等，输入时应在数据前输入单引号“”（如341416），Excel就会将其看作是文本型数据，将它沿单元格左侧对齐。 5.3.2 输入数值型数据 在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复

6、杂的数据类型。数值型数据由数字09、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐。 u如果要输入负数负数，必须在数字前加一个负号“-”，或给数字加上圆括号。例如，输入“-75”和“（75）”都可在单元格中得到-75。如果要输入正数，则直接将数字输入到单元格内。 u如果输入的是百分比数据百分比数据，可以直接在数值后输入百分号“%”。u如果要输入小数小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点。u如果要输入分数分数（如2/5），应先输入“0”和一个空格，然后输入“2/5”。如

7、果不输入“0”，Excel会把该数据当作日期格式处理，存储为“2月5日” 5.3.3 输入日期和时间 u输入日期日期时，首先输入年的数字，然后输入“/”进行分隔，再输入112数字作为月份，最后输入131数字作为日。例如，输入“2010/2/5”。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值。u输入时间时间时，小时与分钟或秒之间用冒号分隔。若想表示上午或下午，可在输入的时间后面加上“AM”或“PM”。例如，输入“3:15:06 PM”。也可采用24小时制表示时间，即把下午的小时时间加12，例如。输入“15:15:06”。 日期和时间的输入，Excel有严格的规定，如果Excel 能够识别出所输入的是日

8、期和时间，则单元格的格式将由“常规”数字格式变为内部的日期或时间格式。如果Excel不能识别出当前输入的日期或时间，则作为文本处理。 5.3.4 数据的自动输入 如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后上、下、或左、右拖动填充柄即可。 填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。将鼠标指针移到填充柄上时，鼠标指针由白色的空心十字形指针变为黑色的实心十字形指针。 u复制单元格：复制单元格：复制单元格的内容和格式。u以序列方式填充：以序列方式填充：填充一系列能符合线性趋势或指数递增趋势的数值（编号、工号等）。u仅填充格式：仅填充格式：只

9、填充复制单元格的格式，不填充内容。u不带格式填充：不带格式填充：只填充复制单元格的内容，不填充格式。 要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数据，应首先选中要填充相同数据的多个单元格，然后输入数据，最后按【Ctrl+Enter】组合键填充所选单元格。 综合实例综合实例1制作制作“养车费用表养车费用表” 下面通过制作“养车费用表”，练习在工作表中输入文本型数据和数值型数据的操作。 具体操作步骤见视频5-15.4 使用公式和函数使用公式和函数 5.4.1 公式基础知识 公式都以一个等号“=”作为开头，并且在一个公式中可以包含各种运算符、常量、变量、函数以及单元格引用等。 运算符用于对公式中的元

10、素进行特定类型的运算，是公式中各操作对象的纽带，它分为文本运算符、算术运算符、比较运算符和引用运算符四类。u文本运算符：文本运算符：只有一个“&”，利用“&”可以将文本连接起来。 u算术运算符和比较运算符：算术运算符和比较运算符：算术运算符可以完成基本的数学运算，如加、减、乘、除等。比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值，即其值只能是TRUE（真）和FALSE（假）二者之一。 u引用运算符：引用运算符：可以将单元格区域合并计算，它包括冒号（：）、逗号（，）和空格。 5.4.2 公式的输入与复制 要创建公式，可以直接在单元格中输入，也可以在编辑栏中输入。首先单击需输入公式的单元格

11、，接着输入=（等号），然后输入公式内容，最后单击编辑栏上的“输入”按钮 或按【Enter】键结束。 直接输入公式进行计算 我们还可将某单元格中的公式移动或复制到其他单元格，从而提高工作效率。移动公式时，公式内的单元格引用不会更改，而复制公式时，单元格引用会根据所用引用类型而变化。 复制公式进行计算5.4.3 使用函数使用函数 函数由函数名和相应的参数组成。参数位于函数名的右侧并用括号括起来，它是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。大多数参数的数据类型都是确定的，可以是数字、文本、逻辑值、单元格引用或表达式等等。参数的具体值由用户提供。 使用函数时，应首先确认已在单元格中输入了“=”号，即已进

12、入公式编辑状态。接下来可输入函数名称，再紧跟着一对括号，括号内为一个或多个参数，参数之间要用逗号来分隔，并且“=”后的内容既可以是一个函数，也可以是一个包含一个或多个函数的运算表达式，甚至是将函数作为参数的嵌套函数。 Excel提供了两种输入函数的方法，一种是直接输入法，另一种是使用“插入函数”向导输入函数。 如果用户对某些函数非常熟悉，可采用直接输入法，即单击要输入函数的单元格，然后依次输入等号、函数名称、左括号、具体参数和右括号，最后按【Enter】键，此时在输入函数的单元格中将显示公式的运算结果。 由于Excel提供了大量的函数，并且有许多函数不常使用，因此很难记住它们的参数。利用函数向

13、导，用户可以按照提示逐步选择需要的函数及其参数。 利用直接输入函数法进行计算 使用“插入函数”向导输入函数进行计算 利用函数向导计算“平均销售量”综合实例综合实例2计算计算“养车费用表养车费用表”中的养护中的养护费费 下面计算“养车费用表”中的养护费，并统计最大值和最小值，以此练习公式和函数的应用。 具体操作步骤见视频5-25.5 编辑和格式化工作表编辑和格式化工作表 5.5.1 单元格、行与列的选取 u将鼠标指针移至要选择的单元格上方后单击，可选择单个单元格。u在工作表左上角的名称框中输入单元格地址，按【Enter】键即可选定相应单元格。u单击要选择区域左上角的单元格，然后按住鼠标左键不放并

14、拖动，到需要选取区域的右下角释放鼠标左键，即可选定一个相邻的单元格区域。 u选择第一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】键选择其他单元格或单元格区域，可同时选中不相邻的单元格或单元格区域。 u单击工作表的行号，可选择一整行。 u单击工作表的列标，可选择一整列。 u单击工作表行号或列标，并拖动鼠标至要选取的最后一行的行号或一列的列标处，可选择相邻的多行或多列。u单击第一个行号或列标，按住【Ctrl】键，再单击其他的行号或列标，可选定不相邻的多行或多列。u单击工作表行号和列标的交叉处，即全选按钮 ，可选中整个工作表。 5.5.2 设置单元格内容的字符格式、对齐方式和数字格式设置单元格内容的字

15、符格式、对齐方式和数字格式 1设置单元格的字符格式 使用“单元格格式”对话框设置字符格式，另外也可以使用 “格式”工具栏进行设置2设置单元格的对齐方式 所谓对齐，是指单元格内容在显示时，相对单元格上下左右的位置。利用“格式”工具栏设置简单的单元格对齐 利用“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡 设置复杂的对齐3设置单元格的数字格式 Excel中的数值型数据类型有：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数和文本等。 通常情况下，单元格中的数字格式为“常规”，我们可以根据需要来改变数字格式。 利用“格式”工具栏设置货币样式 在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡设置数据的数字格式 5.5

16、.3 单元格的合并与取消 当合并两个以上相邻的水平或垂直单元格时，这些单元格就成为一个跨多列或多行显示的大单元格，其中只有左上角单元格的内容出现在合并的单元格中，并且大单元格地址以左上角单元格地址标识。 合并单元格后，如果希望取消合并，可单击合并后的单元格，然后再次单击“合并及居中”按钮 5.5.4 插入行、列、单元格或单元格区域 在指定单元格上方插入一行和左侧插入一列 在指定位置插入单元格区域 5.5.5 调整行高与列宽 1利用鼠标拖动 默认情况下，Excel工作表中所有行的高度和所有列的宽度都是相等的。 在对高度和宽度要求不十分精确时，可以利用鼠标拖动来调整。方法是：将鼠标指针移到某行行号

17、的下框线处或某列列标的右框线处，此时鼠标指针变成 或 形状，然后按住鼠标左键上下或左右拖动，到合适位置后释放鼠标即可。 调整行高的操作。列宽的调整方法与此类似 2利用“格式”菜单精确调整 使用“格式”菜单中的“行”“行高”和“列”“列宽”命令，可精确调整行高和列宽。 精确调整列宽5.5.6 设置表格的边框和底纹 设置外边框 为单元格区域设置边框和底纹 设置内部边框综合实例综合实例3编辑美化编辑美化“养车费用表养车费用表” 下面通过为“养车费用表”调整行高和列宽，以及添加边框和底纹，练习一下工作表的编辑和美化操作。 具体操作步骤见视频5-35.6 数据排序、筛选和分类汇总数据排序、筛选和分类汇总

18、 5.6.1 对数据进行排序 1简单排序 简单排序是指对工作表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序方式排列。u升序排序升序排序数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。文本：按照特殊字符、数字（09）、小写英文字母（az）、大写英文字母（AZ）、汉字（以拼音排序）排序。逻辑值：FALSE排在TRUE之前。错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。空白单元格：总是放在最后。u降序排序降序排序 与升序排序的顺序相反。 利用排序按钮对数据列进行简单排序 2多关键字排序 多关键字排序是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序，该

19、操作需要利用“排序”对话框进行，此外，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。 对“商品名称”列进行升序排序，对“数量合计”列进行降序排序 5.6.2 对数据进行筛选 Excel的数据筛选功能为我们提供了一种方便、快捷的数据查询方法，它只显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。 Excel提供了两种不同的筛选方式自动筛选和高级筛选。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。 1自动筛选自动筛选 自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。 将“商品销售表”中“第二季度”列中数值大于

20、200的记录筛选出来 2高级筛选 高级筛选用于根据多个条件来查询数据。要通过多个条件来筛选单元格，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后选择“数据”“筛选”“高级筛选”菜单，打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。 例如，要把“商品销售表”中“商品名称”带“机”字，“数量合计”大于550的记录筛选出来，操作步骤如下。 选择放置筛选结果的位置并 “列表区域”编辑框中确认筛选区域，然后单击“条件区域”右侧的压缩对话框按钮 在工作表中选择筛选条件区域，然后单击“展开对话框”按钮 不符合条件的行隐藏起来3取消筛选 选择该项，可在数据清单

21、中取消对某一列进行的筛选 选择该项，可在数据清单中取消对所有列进行的筛选 选择该项，可删除数据清单中的筛选箭头 5.6.3 对数据进行分类汇总 分类汇总是把工作表中的数据进行分门别类地统计处理，不需建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值等多种计算，并且分级显示汇总的结果，增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得需要的数据并做出判断。 要进行分类汇总的工作表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，然后就可以对数据进行分类汇总操作了。 1简单分类汇总 简单分类汇总主要用于对数据表中的某一列进行排序，然后进行分类汇总。 例如，要对员工学历表按“学历”对“

22、工龄”进行求和，操作步骤如下。 对学历进行降序排序 简单分类汇总结果 2多重分类汇总 对工作表中的某列数据选择两种或两种以上的分类汇总方式进行汇总，就叫多重分类汇总。例如，对“员工学历表”按“学历”对“工龄”进行求和，对“年龄”求平均值，操作步骤如下。 对“学历”列进行升序排序 设置第一次分类汇总选项设置第二次分类汇总选项多重分类汇总结果 综合实例综合实例4筛选和汇总筛选和汇总“养车费用表养车费用表” 下面在“养车费用表”中筛选出“地区”为“北京”，且“养护费（元/月）”大于850的记录，然后按地区汇总养护费，以此练习数据的排序、筛选和分类汇总操作。 具体操作步骤见视频5-45.7 打印工作表