初级会计电算化之信息系统的账务初始化设置要点二

1、初级会计电算化之信息系统的 账务初始化设置要点（二）作者:日期:初级会计电算化之信息系统的账务初始化设置要点（二）二、初始化设置阶段（一）建立财务核算系统框架3. 建立会计科目。建立会计科目就是将企业会计核算中所使用的会计科目逐一地按系统 要求描述给系统。只有建立了会计科目，财务系统才能进行日常的财务核算。企业应在 分析本单位业务核算特点与会计信息使用者的需要基础上设置会计科目，设置主要内容 有：（1）建立会计科目编码。会计科目编码，采用的是分段组合编码方案，把编码分为几段， 每段有几位。如会计科目编码方案为 4-2-2,则表示会计科目最多可设至三段（三级科 目），第一段即一级科目，级长为 4

2、位，如一级科目“原材料”的编码为“ 1243”；第二 段即二级科目，级长为2,如“原材料一一主要材料”，用编码表示为“ 124301”；第三段 即三级科目，级长也为2,如“原材料一一主要材料一一钢铁”，用编码表示为12430101. 设计会计科目编码时应注意的问题有：一级科目编码必须遵循企业会计制度的规定设定不可更改；每一个编码对应唯一的会计科目，不允许有重码；留有足够的备用代码位置， 以适应未来编码对象内容不断扩大的需要；编码应尽量简短，便于记忆，加快输入效率， 节省存储空间。（2）设置会计科目属性。会计科目属性设置是指，将会计科目的类别、余额方向、账簿 种类、账页格式等逐一地按要求描述给系

3、统的过程。如果给一个科目设置了辅助核算科 目属性，该科目的每一笔业务收支都会同时登记在总账和核算项目账上，其优点在于： 一是简化了明细核算科目输入的工作量；二是可以通过核算项目功能方便地对某一往来 部门或项目进行管理。如果一个科目设置了日记账属性，该科目的每一笔业务不但会登 记总账还会登记日记账。4. 设置凭证类型。在录凭证之前，必须在账务系统中设置凭证类别。凭证类别可根据本单位会计核算的实际需要灵活设置。建议采用通用记账凭证，这是因为在手工核算方式 下，用专用记账凭证，收、付、转记账凭证来处理会计业务，分别装订整理的管理方法 是为了便于查账，而实行会计电算化后，所需信息能通过系统强大的查询功

4、能迅速实现。 另外，设置了凭证类型，增加了一个输入项目，会影响凭证的输入速度。会计软件提供 记账凭证类型设置功能更多的是为了适应会计人员手工核算时的习惯。所以，实施电算 化会计后最好使用通用记账凭证格式。（二）录入期初账务数据在第一次使用账务系统时，应将经过整理的手工会计科目的期初余额录入计算机。只有 在完成了创建账套、建立会计科目和项目核算等初始化设置的基础上，录入期初余额才 能顺利进行。因此，期初余额的成功录入，标志着系统中已建立了完整的财务核算体系， 具备了进行日常核算的基本条件。账务系统的启用时间不同，对录入期初余额的要求也不相同。如果本单位是在年初启用 系统，则只需录入年初余额；如果

5、本单位是在年中间启用系统，则需要输入启用月份的 月初余额和年初到该月份的各科目借贷方累计发生额，系统将根据输入的数据自动计算 出年初余额；若某一会计科目涉及辅助核算，还应将辅助核算的期初数据输入到系统中 并使之与总账账户保持一致。建议各单位启用账务系统选择在年初或 10月份，因为年初录入初始数据少。选择 10月 份是因为财政部规定各单位实现电算化，甩掉手工账，要求新旧系统并行至少3个月，两系统的数据完全一致，而且年末结账工作量大，涉及方面多，可对系统的各项功能做 检测。三、会计电算化信息系统账务初始化的校验当我们完成初始化的相关工作之后，采取手工与电脑相结合，相互补充的方式对上述工作的正确性、

6、合理性进行验证、验收。在确保初始化合格后，才能进行日常处理。首先，由会计软件进行技术性验证，期初数据录入完毕必须进行核对、试算平衡，即录 入的会计科目余额是否平衡，总账与明细账、辅助账是否一致，是否有尚未设置、定义 的项目等。启动试算平衡功能键，电脑会自动进行检查并提示给用户。如果试算不平衡, 只能填制凭证不能记账。试算不平衡的原因主要有三方面：一是数据录入错误，需要从第一个数据核对，改正错误；二是余额借贷方错误，这类错误常发生在总分类科目与明细分类科目余额方向不一致的 情况下，对于一些特殊的会计科目如累计折旧、坏账准备也要注意余额方向； 三是找不到不平衡的原因，这种情况只能把原数据全部删除，重新录入。其次，由财务主管对初始化工作进行综合评