如何设计职务说明书

1、HR 讲座系列之二十九：如何设计职务说明书也会在无意中透露出一些招聘以外的信息。A 是一则外资企业招聘采购经理的启事：大专以上学历，三年相关工作经验，较好英语和计算机能力，有高度工作责任感和沟通协调能力。主要工作职责是，联系供货公司，及时准确地在规定时间内将企业各部门所需货物发送至指定地点，并确保货物的质量和价格符合企业的要求。B 是一则国有企业招聘产品营销人员的启事：女，35 岁以下，大专以上学历，两年相关工作经验，能熟练操作OFFICE 者优先。A、 B 两则招聘启事是有差别的。A 启事中有较详细的工作职责，在明确告诉应聘者今后的职责范围和应负责任的同时，对应聘人员的四条要求也是"

2、;有根有据 "的；B 启事则没有做出职责规定。企业为找到对企业发展有用的合适的人才，对应聘人员提出各种要求是理所应当的。在西方国家，任何招聘启事，工作职责的规定是必不可少的，并且这种工作职责并不是企业可以随意制定的，这也是有关法律得以实施的基础口而在我国许多国企，除了招聘启事中的"疏漏 "外，还存在这样的问题：对某一职务的职能描述不清楚，如工作内容、职责及范围、机构等，并缺少向相应的人员作专项交待和培训。由此造成的直接后果往往是：挑选和录用的员工与工作要求不相符合；绩效考核时感到缺乏依据，无从着手：培训方案不适合工作要求；经常造成生产力和服务质量的降低这些问题的出

3、现， 很大程度上是由于企业未能设计好职务说明书，没有发挥其在管理中应有的作用所致。职务说明书的"成长"：职务分析进行科学而有效的职务分析是设计企业职务说明书的前提。职务分析主要是对企业职务的设置目的、中心职责、工作内容、权限范围、结构关系以及工作环境、工作条件等进行全面的分析、描述和记录，然后形成重要文字说明一一概念文件。通过职务分析可以明确每个工作职务在企业中所处的层次，以及该职务与其他职务之间的关系，使每个任职者的权力与责任分清。1 .职务分析的程序一般说来，首先应由专业人员运用一定的调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理； 然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜

4、集和处理，最后根据正确而合适的信息设计企业职务说明书，以保证职务说明书符合企业职务要求和组织目标。2 .职务分析的方法职务分析的方法通常有以下几种：(1)工作要素分析法；(2)员工状况分析法；(3)职务要求调查法；(4)工作内容日记法；(5)关键事件描述法。职务说明书的"思想"：解决问题通过职务分析，把每个职务的性质、任务、责任、权力、工作内容等用书面记录下来即成为企业的职务说明书。企业在制定职务说明书时必须要解决几个问题：1 .描述职务目标：企业中不同的职务有不同的目标。描述职务目标应遵循"3W"法，即为什么要设计本职务(目的)-Why;职务有多大权力

5、(职权范围)-Within ;本 职务主要干哪些工作(工作内容) What。2 .确定职务职责：光描述职务工作内容还远远不够，还需要确定能保证工作内容高效率完成的职责。职责要按照由主到次顺序书写，用关键词描述所应担负的责任。3 .指明关键要素：即明确每一个职务最关键、最重要的要素。如新建企业招聘部门经理， "经验 "即为该岗位的关键要素；而运转成熟的企业部门经理，"创新"则成了关键要素。司机的良好心态是安全驾驶的关键，因此，"良好心态"则为驾驶员的关键要素。4 .规定核心能力：核心能力是完成职务工作的前提和保证。如企业的销售人员说服他

6、人、 影响他人的能力即为其核心能力。因为只有具有特佳的心理素质和特强的心理承受能力，才能成为一个成功和出色的销售人员。职务说明书的"骨髓"：具体内容一般来讲，规范的企业职务说明书应包含以下几个要素：1 .表头格式一一注明企业中各职务名称、归属部门、隶属关系、级别、编号等。2 .任职条件一一描述某职务所需的相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验及其他条件。3 .工作要求一一主要描述该职务对一个合格员工来讲，工作的具体要求。这主要从工作本身的性质、量、范围、时效性等全方位考虑。4 .责任范围一一描述该职务所承负的主要责任及其影响范围。5 .管理结构一一描述实施管理的性质、管

7、理人员或员工性质。包括水平、类型、管理的多样性、职务权限、直接和间接管理员工的层次和数量。这给职务任职者一个非常清晰的工作内容和管理范围。6 .工作关系一一根据职务在企业组织中的地位和协作职务的数量，描述完成此项工作需要与企业其他部门（人员）的联系要求：描述相互关系的重要性和发生频率7 .操作技能一一描述完成该项工作对任职者的灵活性、精确性、速度和协调性的要求，所要求的技能水平。操作技能对于此项工作的重要性程度如何?技能应如何改善和提升?需要说明的是，这几项要素贯穿在企业所制定的职务说明书中，而并非一定按顺序罗列。职务说明书的"多发病"：问题翻看许多企业的职务说明书，虽然洋

8、洋洒洒，内容丰富，但仔细推敲却存在不少问题。概括起来大致有以下几点：1 .职务说明书的格式、语言和内容不规范，给管理造成很大麻烦。2 .对职务描述的语言比较模糊，或者语言比较空洞，让任职者不知所以然。由于缺乏明确而具体的说明，造成员工对工作角色和内容产生冲突和误解。3 .关键词运用不当，混淆了职务间的区别，或将职务和职位混为一谈，造成职责和职权的重叠，使"努力"重复和元效。4 .设计职务说明书的人员缺乏专业水平，未充分考虑企业行业的特点，或将其他企业的职务说明书照抄照搬。因缺乏针对性，也就使所制定的职务说明书流于形此外， 还有的企业将职务说明书与企业的经济责任制或考核分配制

9、混淆不清。要知道企业职务说明书仅对职务工作内容进行描述、记录， 但不含有奖、罚处理的内容；而经济责任制则突出责、权、利相结合以及劳动所得与劳动成果的结合。职务说明书的"模特"：一个范例以下以一个中型饭店的酒吧管理员为例，介绍企业职务说明书的基本内容。_一即明书！范例_一飞送I海电低产3 部门霹蚊部至寻震饮郝葬理圭奥任第:我赛酒吧经营计划机胤军的掉料，拽的茂吧服寿僦盘港业话:拓（队青内拜；h闱掘G业健海和着伙邵讨也蒯定训蛆”黄计如二T 播口匚的噌膜系，与条明.审状等却门庭；1 ；制电酒吧上忙血糕,武，1标唐等；屯了梅人A甘小玳谎.扑放现异塔应区15.掰郎行吧程智占3沉静却e般生阮的工作;布出脂餐饮部含双i7冗融餐横等产四指.筱的TfrL作美墓：上网上关系:里耳誓伏耳艇理. W"梨暨H负耆：七曾吁集落T1蜂舞出等曲里员艳切峨痴4向下桀侵:幌工作防火.川没瓠班或那管人里.工朋我他：首它瞥h：里山耳土部6月报有尊"理*3苣Jf命 其筑相甘硒在西龙而门石作