某上市公司行政管理制度之档案管理制度

1、档案管理制度一、总则（一）本制度根据中华人民共和国档案法、电力工业企业档 案分类规则及有关部门 的规定，结合我公司具体情况制定。（二）档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴 定、保管、统计和利用工作。（三）本制度适用 X X旖限公司档案管理。二、档案管理的体制（一综合管理部是公司档案工作的主管部门。（二）公覆置档案室，由综合管理部专人负责档案管理，统 筹、协调和组织公司的建档立卷工作，督促 检查指导下属公司档 案员对档案资料的收集和管理 归档工作，代表本公司对外联系有 关档案业务。（三汩档采取部门立卷制，公司各部门设置兼职档案管理员， 定期将部门资料视情况移交公司档案室存档，各部 门

2、兼职档案员 应相互协调，对部门间有串联的文件应严格按照事由发生制原则 交事情经办部门归档。（四）下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督 和指导。（五）档案工修持集中统一管理原则。根据本公司管理体制 规定，文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别 制定各类档案的各 类制度。（六）档案管理网 络 是以档案室 归口管理、监督 为 主，以各所属 电 力公司档案人 员为辅 的管理网 络。网络 活 动应传 达和 贯彻 有关公司档案工作的政策和要求，开展档案 业务 培 训 ，使公司档案实 行 规范、标准化管理。三、档案管理（一 ）文件材料归 档要求1、归 档的文件材料必 须 准确地反映本公司及下属

3、公司投资、项 目建 设、生产营运、科研、基本技术和 经营 管理等各 项 活 动 的真 实 内容和 历 史 过程。2、下属公司在生产 活 动 中形成的文件材料，由下属公司档案 员负责收集、整理立卷，完好保存，并定期将档案目录 上交本公司档案管理部 门 ，以 备 公司档案室随 时调取。3、归 档的文件材料必 须完整、系统、准确，各项签字手 续 完备 ， 书 写材料要益于 长 期保管，禁止使用 圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写 纸。4、下属发电公司文件材料的 归 档范 围 和保管期限分别 以国家电 力工 业 企 业 档案分 类规则和电 力工 业 系 统 技 术 档案保管 期限表为标准。5、凡本公司在各项

4、业务中形成的具有保存价值 的文件材料都必 须 移交档案室 归 档，任何部 门 和个人都不得占 为已有。6、工作人员因工外出学 习、考察及参加各种会议 的文件材料， 应 按文件 归 档范 围 的要求交公司档案室 归档。（二）档案保管1、接收档案要认真 验 收，并办 理交接手 续。2、存放档案必须有 专 用的档案室，做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应 具有良好的 环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。3、定期检查档案室的安全措施，档案室的温、湿度分别控制在 14-24和 45%-60%。4、档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断 电 源，关 闭门窗。5、档

5、案室内案卷排列要科学，便于利用和保管。6、定期进行室藏档案的清理、校对，做好 帐物相符。7、凡离、退职人 员 都必 须 向档案室交还 所借档案，并由档案室 负责 人在离 职单 上 签字。8、档案管理人员的工作 调动 ，必 须 要 办 理档案数量和状况的交接手 续。（三）档案 鉴 定与 销毁1、根据国家档案局及有关部门规定， 编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期（ 16-50 年） 、短期（ 15 年以下）三种。2、日常的鉴定工作由档案室 负责 ， 对 新入库 的档案 应 正确划分保管期限。3、库存档案的定期 鉴 定由 鉴 定小 组负责进 行， 鉴 定小 组 由公司主管档案工作的 领导、档

6、案人员 和 业务 技 术 人 员组 成， 对 超过 保管期限的档案提出存毁 意 见 ，由档案部 门 写出 鉴 定 报 告，在保管 单 位 备 考表中注明鉴 定意见 ，由小 组负责 人 签 名，并注明 鉴定日期。4、销毁的档案需 严 格掌握， 销毁 前要 编 制清册，提出 销毁报告， 经 档案主管 领导审批。销毁 的档案要 严 格 执 行保密 规 定，将作 废 档案送至指定地点 监销。5、档案销毁清册要永久保存。（四）档案 统计1、档案管理要建立健全统计 工作， 统计 数据以原始 记录为依据，做到准确可靠。2、档案统计主要有档案管理基本情况 统计、档案数量统计、档案提供利用及效果 统计。（五）档

7、案信息开发 利用1、档案信息开发 利用是公司档案管理的一 项 重要内容，要积 极开展档案的二次整理和 编 研，利用档案信息 资 源，有效地 为公司及下属公司的各项 工作服 务。2、公司档案开发 和提供利用，必 须严 格 执行保密制度。3、根据档案的机密程度，确定不同的利用范围， 规 定不同的利用 审 批手 续。外单 位人 员查阅 公司档案， 应 持介 绍 信， 经 主管领导批准方予接待。未经 允 许不准拍照、复制、转 抄，不准将档案带出公司外。4、利用档案均需办理登 记 手 续 ， 爱护档案，不得折叠、拆卷，发现损坏、丢失和泄密， 应 追究 责任。5、正本档案均不出借，一律在阅览室 查阅 ，情

8、况特殊者需经 领导批准。（六）档案管理人员1、档案工作人员 要忠于 职 守，具 备专业 知 识 和档案管理知识 ，熟悉和了解公司的各项 管理活 动。2、档案管理人员的工作安排要相 对稳 定，有利 积 累 经验 ，开展工作。四、文书 档案管理文书档案是 记述和反映公司及下属公司 经营 的规划、方针 政策、国家法律、法规和生 产经营各 项 活 动 的真实 原始 记录 ，是公司的基本情况和 历 史面貌的 记录 ，是 查考、研究和总结 的主要依据。（一 ）基本任务1、对 公司文件材料进 行 归档。2、公司专职档案 员应 收集公司及下属公司每年所行成的文件材料，确保文件材料收集 齐全、完整。3、文书 档

9、案案卷格式 执行GB/T9705-88标准。（二）文 书 档案管理的内容1、行政管理方面（1）公司注册成立的相关文档资料。（2）公司召开会议 的 记录、纪 要， 讨论通 过的文件。（3） 项 目投资的信息分析、登记、立项相关材料。（4） 规定、制度、通知、决定、决议、办法、通报、请示、报告录入。（5） 计划、规划、统计报表。（6） 工作总结、报告。（7） 文档录入。（8） 人事管理方面材料。（9） 济合同类 文件：生 产经营活 动中形成的相关合同、协议、法律文 书等。五、技术 档案管理（一）技 术 档案管理的内容（10） 公司工程建设中形成的文件：合同、合同附件、谈判协议、议 定 书 各 设计

10、阶段的有关文件、审查议 定 书、国外设备材料 验 收及 设计联络、开箱检验、记录、商检及索 赔 ； 电 力基建方面；办公、生活福利建筑方面；生产技 术管理方面的文件 。 （详见 附件）（11） 及下属公司在生产经营活 动 中形成的技术 文件 资料、技 术专利、技术科研成果等。（二）技 术 文件的收集办 法（12） 文件的收集由各所属 电 力公司档案 员 收集完整后由各所属 电 力公司存放保管，并将档案目录 定期上交公司档案室，以 备 公司档案室 调取。档案室在收集技术文件后 须 及 时填写技术 文件入档 单通知有关领导 和 专业。2、下属公司基建工程应于工程竣工交接验 收后，在 30 天之内由

11、下属公司基建部 门 将竣工 图 及工程档案移交下属公司档案室， 规 模大的工程项 目，可分 阶 段 归 档，施工 图 （翻 译 版和竣工 图 ）均作永久保存，并将档案目 录 及相关 资 料 报公司档案室。（13） 公司在基建施工、重大技术改 进 工程 项 目或每次科研成果 进 行 鉴 定 验 收 时 ，必 须 有公司技 术 部 门 参加， 对应归 档的技 术 文件材料 进 行 验 收，以保 证 技 术文件的完整性、准确性、系统性。（14） 公司国内购置或国外引 进 的 设备 随机技 术文件、图纸、产 品 说 明 书、均由下属档案室集中统 一收集后，将档案目 录交公司档案室。设备开箱 时须 有档

12、案人 员 （或兼 职 人 员 ）参加并 负责收集。财务 和人事档案由相关部 门 按各 专业 的档案管理标 准做好档案的整理、立卷、存档工作。六、档案的安全与保密（一）档案是公司的机密，档案室是机要室，无关人员 一律不得入内。（二）档案管理人员 不准向有关人 员泄漏、散布或谈论档案的内容，一 经发现 ， 应视 其情 节轻 重予以 严肃处理。七、档案的查阅 与借用（一）凡本公司有关人员 ，因工作需要借阅 档案者， 应 做好登记 ，一般只允 许 在档案室 查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资 料必 须经 公司 综 合管理部同意方可查阅。（二）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办好手续， 当天归还，如超过两天以上者，须经公司领导批准签字后，才能 借出，但须如期归还。（三）借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损 坏，不得转借 他人或外单位，如有违反者，视情节轻重严肃处理。（四）凡属不成熟怫