档案管理操作指导手册

1、档案管理 217.1 档案管理初始化 317.1.1 档案馆信息维护 317.1.2 定义 ABS 码417.1.3 列表框参数定义 817.1.4 报表设置 917.2 档案库及文件整理 1017.2.1 新增档案库 1017.2.2 档案库管理 1317.2.3 文件分类 1717.2.4 文件信息管理 1917.2.5 文件的查询 2417.3 辅助立卷和档案管理 2717.3.1 辅助立卷 282817.3.2 档案管理 3117.4 资料移交 4117.5 案卷借阅 4717.5.1 创建案卷借阅 4817.5.2 案卷借阅详情 49档案管理PowerOn 图纸文档管理系统提供了从文

2、件的产生， 修改， 批准到修订的系统管理， 而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。 为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理， 收集归档文档的相关信息， 可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。 同时， 档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。在实际项目中， 许多信息是由档案管理系统给出。 档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集， 加工， 分解， 编目， 存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。 前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。在【工程中心】中单击【档案管理】 ，或者

3、在【工程中心】选择菜单【模块】=【档案管理】，即可进入档案管理模块。首先跳出的是档案库的选择窗口。图17-1档案库选择窗口17.1 档案管理初始化17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维 护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案 馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击快置默认档案馆。|系统将 当前档案馆设置为默认档案馆图17-1-1档案馆信息17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称 ABS码。不同行业均有自己的行 业标准档案分类码。所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档 案分类码。选择【定义】=【标准档案类目（AB

4、S）】菜单，进入ABS编辑 的窗口图17-1-2 AB巡辑窗口系统预建了一个默认的 ABS库。用户可自建本行业的标准档案 分类码库。点击库维护系统弹出标准档案分类码库维护窗口。 用户 可在此窗口维护标准档案分类码库。默认的档案分类码库不可删除。用户可选择一个ABS库，点击根置默认库*当前库设为默认档案库。名称脚默认库ABS2火电系统A9S3水电系统回口增加口删除加设置默认库I关闭It I国家文者分类玛库列表痂水号代码图17-1-3 ABS库列表维护ABS库完毕后可继续回到ABS编辑窗口进行相关的编辑。新总目|新增基础结构目录，即顶层节点。新子目|新增用户选中节点的子节点。亟）删除用户选中的节点

5、及其子节点，当前节点或其子节点已 被分配到相关文档后，系统拒绝用户的删除操作。国 用户选择一个ABS代码，点击修图 系统修改当前被选 择的节点信息。国 保存用户对节点信息的录入和修改结果。迎 将当前ABS库整体导出为一个dbf文件，以供用户保存 和分发。¥X|将一个ABS导出文件，导入到当前的 ABS库中，当前 ABS库中现有的ABS码将被清空。在这里，我们把和质量相关联的一些文档以QBS的结构单独导入档案管理，这样便于用户对与质量相关联的文档进行立卷归档。在ABS树上选中一个结点，作为导入 QBS结构的根结点，然后点击导入QBS图 17-1-4 导入 QBSW的 ABSW注意，QB

6、S只能导入一次，若重复导入，前一次导入的 QBS将 被删除，由新导入的QBS取而代之。QBS导入完毕，点击入 Ql|,将QI相关联的文档导入已经建 好的QBS树中PawerOn交件归文喈管理（日军义视图1。 Wti）辅助归者-立卷档军售I文件罡理辅助立巷II岩窠管理巳俎卷文树退出目录组豌方式：ABS0 $ HHH04/404项自1=留口/箔群工但-+,ROil /v+JBfl012 /质工质量013，采购质量14 /升车质量014O4-1-A1供热乐叵恒I六回国网文号/明号 名赛穹立卷匚显示子节点交件因叵图纸文档录入日照文件漏号录&里憧3005-09-21睥置支架洋圉，滑动支郑T1亩2

7、00E321设L+M的4. £-口口2R-5硬工业第五明究设计乐境W 0021-5-05也 节>1?53*¥学MrM产 yyyaMiIldi由由，或昼申叶，时会：B;骄曲图的DE21QES，原四圈绸 '/党群工怖言2，党善H住镰合3f组织工作，/记橙工作5，宜传、观战工作BfH含丁住6 ,电力生产7 /科学技聿财7，井青团、音年工作01基本建设e/忸会、学费工作Q事事11 ± .图17-1-5导入的与QI相关联的文档此时，我们回到辅助立卷耳面,在这里，我们就可以直接对这些 文档进行立卷归档了。17.1.3 列表框参数定义用户在维护文件和案卷信息时有些

8、下拉列表框中的字段在此窗口中进行维护。用户用鼠标点击要维护参数的列表选项，系统弹出下拉列表维护窗口供用户维护相关信息。选择【定义】=列表框参数】菜单，进入列表框参数的编辑窗为序号名秫列表选项1档案库管理（档窠库类）料档文档专题档案声像档窠合计档案文书档案2密线公开国内内部秘密机密鸵密3保管期限短期 长期永久4载体现格MffiA3班加纸光盘5载体类型纸张磁带光盘磁盘照片实物图批7载体单位她 Kkmd11ml页10案卷维护C编制单位）上海普华应用软件有限公司11案卷维护（档案馆寻）上海普华应用软件有口艮公司12案卷维护t俣管单位）_. | Q皿 d图17-1-6参数列表框窗口17.1.4 报表设置

9、在主窗口选择档案管理小模块,系统在主菜单显示案卷管理菜单 项。选择【案卷管理】=【报表设置】菜单下的各个菜单项，编辑各 个报表打印模板。图17-1-7报表设置窗口保存：将当前修改的报表格式进行保存。另存为：将当前的报表格式另存为一个文件调用：打开一个现存的报表文件。预览：预览报表打印的效果。页面设置：设置页面高宽等信息。17.2 档案库及文件整理17.2.1 新增档案库用户选择【文件】=【新增档案库】菜单，系统将弹出新增档案库向 导。首先，填写档案库代码和名称以及相关信息。填写完毕后，点击向导 的卜一步c图17-2-1档案库生成向导（基本信息）随后，用户在向导的第二步选择档案库相关的工程。点击

10、增力小一 麻殊设置档案库相关的工程。 注意，在同一个档案馆下，包含的工 程是不能重复的，系统会自动将重复的工程过滤掉。选择完毕，点击下一步/若案库生成向甘帮助® I，消© I上一步d） I下一步I 完成鱼）I功能）向导创建档案库»选择对应项目创建时间和人员完成图17-2-2档案库生成向导（选择对应工程）最后，填写创建档案库的管理员和时间等信息。点击阿系统完成 一个新档案库的创建工作。图17-2-3档案库生成向导（创建时间及人员）完成了档案库和工程对应后，系统在主窗口的文件树中显示档案 库相关工程下的相关文档分解结构，每个节点挂接了相应的文件。用 户可在主窗口维护文

11、件的归档信息，下载文件的附件，并将文件归档。17.2.2 档案库管理档案库管理支持对档案库的录入、 修改和删除操作。删除档案库 时，系统将删除与其相关的信息。维护档案库信息时，档案代码和名 称是必须录入的信息点击彳羊翎K进入档案库编辑窗口图17-2-4档案库编辑窗口的进入17.2.2.1基本信息页图17-2-5基本信息页用户可在此窗口增加删除修改档案库的信息。可在基本信息修改档案库的基本信息。档案库按类型分类可分为：正式档案库和临时档案库。用户可选择档案库所在的档案馆和标准档案分类库。档案库按类分类可分为：文档、科档、专题档案、声像档案和照 片档案。注意：档案库的代码是唯一的，系统拒绝用户录入

12、重复的档案库代码。管理员的选择必须是系统用户，否则，系统将给出提示:卷案管理该用户不是系统用户，不能添加为管理员，一灰一1图17-2-6当选择的管理员不是系统用户时给出的提示17.2.2.2 相关项目页用户亦可在相关工程附加删除档案库的相关工程。当被删除工程下的文档已经被归档时，系统将拒绝用户对此工程的删除请求。图17-2-7相关项目页点击增加，系统弹出工程选择窗口。用户可选择多个相关工程分配档案库相关工程的原则：一个工程只能被分配到同一档案馆 下的一个档案库下，不可被分配到同一档案馆下的不同档案库中理目益码二口刖田 一口 321L defauJL t项目名称4口工2科中基眦谡施改造8

13、3;1项目企业敏工程图17-2-8工程选择窗口首先，我们点击导入工程记录树,稍等片刻，系统显示导入成功。在这里，为了方便用户，我们将项目记录导成项目记录树的结构, 这样能让用户清晰的看到各种项目记录，便于用户对其立卷归档。者案首导入数据成功，图17-2-9工程记录树导入成功然后，我们点击选择导入工程记录类型,跳出选择窗口，将需要导入的项目记录类型选择至右边窗口。Inl x|f I选择导入工程记录类型待导入的工程记录结点工程记录结点项录要事录录记纪格记记件知议台文报文送通合不收月发菩权更更 录款变变 记票 录 录同度同款同标录同货录业标拨记一 单记合迸合付合件招记合到记作招调库一 系集话程程程购

14、购审购购购购料全程用出. 联图电工工工果采送来诺采来领安工费入r图17-2-10 导入项目记录类型选择窗口 点击榆目完成相关文档的导入。17.2.3文件分类用户选择【文件】=【打开档案库】，系统弹出档案库选择窗口用户可选择多个需要查看的档案库，点击确定，才开相应的档案库图17-2-11档案库选择窗口图17-2-12被选档案库中包含的文档用户打开档案库后，可在主窗口的左侧看到相关档案库的文件分类树。文件分类树分为两种：一个是档案库的分类树，它的结构层次如下：档案库=> 档案库相 关的工程。工程下的图纸文档分类；另外一个是TBS,它的结构层次就是工程记录的分类树。用户选择工程节点，系统显示此

15、工程下的所有文档。选择某图纸 文档分类，系统显示此图纸文档分类下的所有文档。用户选择【文件】=>【关闭档案库】，系统关闭所有的档案库。注意，PowerOn中的文档要能显示在档案管理的文柞管理里,必须满足两个条件：1、文档的状态必须是“批准”或者“归档”；2、文档的“移交归档”属性必须是“是”。17.2.4文件信息管理用户打开档案库后，可在主窗口中维护相关文件的相关信息。17.2.4.1 基本信息页选择基本信息前,查看文档的基本信息。文档基本信息的维护全 在PowerOn中完成。松本信息I归档信息I案卷谓息I附件信息I图17-2-13基本信息页17.2.4.2 归档信息页选择归档信息市,维

16、护文件的归档信息些聿信息 归档信总案卷情后附件信息随匡 确认工图17-2-14 归档信息页注意，在维护文档的归档信息时，必须先点编辑，使属性框都处 于编辑状态，编辑完成以后，根据需要，点击确屈存修改的信息, 或者点击痴画h肖本次修改操作。17.2.4.3案卷信息页选择案卷信息奉护文件的案卷信息基本信息I归档信息 卖卷信息|附件信息I图17-2-15案卷信息页点击增加，系统弹出档案库选择窗口，用户选择此文件需要归档 的档案库图17-2-16 档案库选择窗口选择完毕后，可点击ABS栏，系统弹出ABS代码选择窗口，用户指定ABS代码。图17-2-17点击AB阴选择ABS图17-2-18 ABS选择窗

17、口在辅助立卷模块中，此文件只可在当前所选的档案库的相关 ABS 下找到。注意，如果文件需要归档，这里的档案库和ABS是必选的。若文件未分配相关的档案库和 ABS码，系统将无法将其组到相关档案 库的对应案卷中去。17.2.4.4 附件信息页选择附件信息,|可查看并下载文件的附件。图17-2-19附件信息页17.2.4.5 文件ABS码批量更新为了能批量填写ABS码值，系统在快捷栏提供批量赋 ABS码值的功能按钮图17-2-20 批量更新ABS按钮用户亦可选择【文档管理】=【批量更新文件abs码】，实现上述功能用户首先选择多个文件，然后选择批量更新 ABS码。系统弹出当前档案库的ABS码值选择窗口

18、，选择完毕后，系统将 ABS码更新 到所选文件中 17.2.5文件的查询一个项目会包含成百上千的文档，为了用户能方便的查找到自己需要的文档，系统提供了文档的查询功能图17-2-21文件查询按钮在左边的树上选择包含要查询的文档的结点。点击文件查询按 钮，进入查询条件设置的窗口图17-2-22查询条件设置窗口在字段后面的复选框中打勾，表示该查询条件被选中 下拉菜单中选择逻辑关系。最后的框中填写查询的值。琮合查询文件编号17文号/图号产等于二j R。*5-州A名哙编童卒带骷叫我ZJ IX I HJ 妇褶日期录入日期厂 到图日期 1立卜 i J ii2006-06-01:|2005-05-011200

19、6-06-01二(2006-06-011|-|20OS-OS-Oi|200S-06-01选择条件关键词 设计者 厂 录入人 厂设讨单位rA B S厂图抵文档分类科r 窠卷号r案卷正题名厂 案卷密纸厂 保管斯限 编制单位厂立卷入 r 立卷时间厂2006-06-01 |2006-05-01三三三-勾勾勾勾一-三三勾到三图17-2-23 设置查询条件用户可以设置多个查询条件，此时文档只有满足所有的条件才会被查询到。查询条件设置完毕，点击确认，主窗口中将显示符合条件的文档图17-2-24主窗口中显示符合条件的文档17.2.4.6 辅助立卷和档案管理在辅助立卷横块,用户按标准档案分类方式查阅文件，并把文

20、件 分类进行立卷。在案卷管理幅块,用户进行相关案卷的维护。该模块主要包括： 案卷维护，合卷，拆卷，案卷整理等功能。17.3.1辅助立卷-11 X|PuvrerO”苕案首理文件f日文档皆跌日 定义（口 视图（月 举版由辅助归档-立卷目录狙织方式IA3S而二间U二百丽同有五菅C晨水孑节点文件何问E0D5-O9-Z14JM. 2-00SR-5辕工史:第五叫K -¥aiaf 之案详国，I fl Z005-03-Z 立伴里理曜命立莅巧案代理退出!02 J后灵工*L泮宫3厢蛔工作04空桧工作DS旧传、航战工作06，工合工作DT，共育团、才考工作00件&含-宇会H作1，行成片理Z，疑M管理

21、:4产柠.芹4期罟干计S，人史分食&，电力生产7，科学挽术明究8 J群本建谀Q，谩备11Jj图17-3-1辅助立卷窗口点击辅助立卷,|用户进入辅助立卷窗口 ,系统以国家档案分类（ABS）为标准，对文件进行分类。用户可用鼠标点选需要组卷的文 件，可点击多个文件（按住 shift或ctrl键并用鼠标左键点击）。系 统以绿色显示被选中的文件。随后，用户可选择工具条上的逵0将 选中的文件进行立卷。系统以向导的方式进行辅助立卷。用户按顺序进行：选择文件=> 选择案卷二>案卷整理，即可完成整个辅助立卷工作。图17-3-2辅助立卷向导一（选择文件）首先，系统显示刚才用户选择的文件。用户可

22、再次去除不需要组 卷的文件，把不需要组卷的文件的钩去掉即可。完成后，点击卡一步,图17-3-3辅助立卷向导二（选择案卷）在案卷选择窗口中选择需要组卷的案卷。用户可选择插入已有案 圄，或者选择建三面案卷。|完成后,点击下十步。图17-3-4辅助立卷向导三（案卷整理之插入已有案卷）用户选择插入已有案卷，|系统显示被选案卷的详情信息图17-3-5辅助立卷向导三（案卷整理之建立新案卷）用户选择建立新案卷,系统供用户填写新案卷的详细信息。点击皂必 完成向导。如果用户选择了立普完成后进行案卷整 里，系统将在向导完成后，弹出当前案卷的案卷整理窗口。17.3.2档案管理点击档案管理,进入档案管理模札 用户可维

23、护案卷信息，并进行和卷、拆卷和案卷整理等操作。图17-3-6档案管理窗口17.3.2.1 案卷维护案卷管理是以档案管理为基础，用户可在不同的档案库下建立相 关的案卷。删除案卷案卷明细新建案卷+修改案卷，I整卷目录打印勺偿卷整型口医出藕目数图17-3-7案卷维护的一些功能按钮新建案卷：用户需选择一个档案库，系统在所选的档案库下新建修改案卷：修改用户选择的案卷。删除案卷：删除用户选中的案卷。案卷明细：在当前窗口显示案卷的明细信息。合卷：把不同的案卷及其相关文档合并到同一案卷拆卷：把所选案卷的文件抽出。案卷整理：将案卷内的文件重新排序编号和整理。或者在案卷管理的框内点击鼠标右键同样可以看到这些功能按

24、图17-3-8案卷管理中点击鼠标右键显示功能按钮图17-3-9案卷信息窗口录入和修改案卷信息时，文档分类号和卷册号是必须录入的信17.3.2.2 合卷合卷是把已有案卷及其相关文件合并成新案卷。系统以向导方式，将案卷合并过程便捷的完成。用户按向导，选择源案卷二选择目 标案卷=新设置案卷，即可完成整个过程。图17-3-10 合卷向导一（选择源案卷） 首先，选择需要合卷的源案卷。完成后，点击下千手图17-3-11合卷向导二（选择目标案卷）接着，选择目标案卷。完成后，点击下一步图17-3-12合卷向导三（新案卷设置）最后，系统显示原案卷和目标案卷的信息。 用户可选择合卷后删 除原案卷。系统默认在向导结

25、束后对目标案卷进行案卷整理。点击回 则吉束向导17.3.2.3 拆卷拆卷是把已有案卷的相关文件抽出。 系统以向导方式完成。用户 按向导，选择案卷=选择拆出文件。新设置案卷，即可完成整个过 程。图17-3-13拆卷向导一（选择案卷）首先，选择需要拆卷的案卷。完成后点击下方7事拆卷向导Jal 2d济分案卷向导选择案卷d选择拆出文件新案卷设置回口口<行拆卷操作。完成后，点击下一步图17-3-15 拆卷向导三（新案卷设置）选择要拆出的文件冬的序号I文件崎号1文件名耕I责任者图纸目录图册目录固定支架详图（一）固定支架详图（二）固定支架洋图（三）取趣 |上T | -F一步 | 完成 |图17-3-1

26、4 拆卷向导二（选择拆出文件）接着，选择需要被抽出的文件。如果未选择文件，系统将拒绝进最后，填写拆分案卷的详情信息。点击完成，结束向导。系统默认在向导结束后维护目标案卷的详情信息 17.3.2.4 卷内文件整理图17-3-16 案卷信息窗口卷内文件整理功能：抽出：可将卷内选中的文件从当前案卷中抽出。保存：保存当前对卷内文件的修改。放弃：放弃对卷内文件的修改。排序号：对卷内文件进行序号的编排。编页码：系统计算卷内各份文件的页数，然后排页码。若文件页数为空或为零，系统将以不同的颜色进行标识。打印：打印当前案卷的卷内目录。导出：可把当前案卷的卷内文件列表导出到本地点击移交归档，系统在导出点击取消归档

27、，系统在导出移交归档：选择案卷中文件的附件, 文件时将此附件导出到光盘中。取消归档：选择案卷中文件的附件, 文件时此附件不会被导出到光盘中。17.3.2.5 案卷打印系统对案卷提供了丰富的打印功能，主要分为案卷软封皮打印、案卷扉页打印、案卷目录打印、卷内文件打印、备考表打印、案卷封皮和卷盒侧封皮打印。用户可选择【案卷管理】 =【报表打印】子菜单选择相关的打印选项。进行卷内文件打印需打开案卷整理的窗口。“ PoweirOn t53t®a-JD X文件归辅助!案卷管理|定型视Sku相助闿目录组魏:新赛卷（D 修改M蝌5搭雯年I文件整理II辅助立巷岩窠号理1三俎巷文f国篁区）回画画图圜回画

28、国也匚显示子节点文件因底&- .: 叶回向时时回0.B-B-册雀甲审由，由；因由由翁望卷空理® 案卷拆分值 案卷合并©报表打印报羲设置视图必分坦省 列设置切用F寞卷祝PR更河7 ,科学技市财S，基本连设o股备系拓谛水号案卷号A-002案卷正题名本册标旗责任若HtfY404-0i-001无看目录（蚂英善目录（宽附 备考表的鬟卷宽用出 卷却耻封皮g 卷宫仰同皮甯M”案赛扉页（力隹匐面软堆皮）国生生2J图17-3-17案卷打印系统首先显示打印预览窗口，用户可在预览窗口中点击打回|系统便打印当前报表图17-3-18报表预览窗口17.3.2.6 已组卷文件已组卷文件将已组卷的

29、文件按标准档案分类的方式进行组织，并 可按具体的案卷进行分组。用户可方便的查阅相关文件。用户只能在 当前界面浏览文件的详情信息，不能修改文件的信息。PawerOn一回凶交件归文喈筲理旧定义视圉曲 Wti）已组卷文件搭更度I文件整理辅助立巷岩窠管理1三俎卷文退出目录组豌方式：ABS08 0n 网1=窗口/党群工作:n L/党群二作罅言文号/图号图版文档录入日期文件中号1录A单位回川1图定支架洋围1二52005-OT-21o(Ka-5-a3匚显示子节点交件因叵C2 /党筹工作综合03维!江作04匹睢L作C5值器次部工佗C6 /工会工作07 /共普团，舌年工作08心学会工作取3-昼单科9'.

30、»-曲.曲所政音理2,瑛营首理3 /生产技术昔理4，财翳亩计5,人事行赍6,老方生产7 /科学技本财OOS，芟本建设s世备J图17-3-19已组卷文件窗口17.4 资料移交文件组卷完毕后，用户可将导出的文件刻成光盘，移交给其他单 位或部门（即资料移交）。导出文件：是按照案卷列表结构将文件批量导出到硬盘或可写的 网络路径。系统通过向导，指导用户逐步将文件批量导出。选择菜单【文件】=【导出文件】菜单，系统弹出导出文件向导图17-4-1导出文件向导一（选择档案库）首先，用户选择一个需要导出的档案库。选择完毕后点击一一步。|图17-4-2导出文件向导二（选择媒体类型）接着，选择刻录媒体。然后

31、点击下一步图17-4-3导出文件向导三（选择案卷）然后，选择需要导出的案卷。如果案卷容量超出了媒体的容量,系统将自动将案卷导出到多个光盘中。选择完毕点击下J步。图17-4-4导出文件向导四（导出路径）最后，选择需要导出的路径，点击叵系统将案卷导出到指定 的目录中。导出完毕后，用户可选择被导出文件的目录进行查阅。用户可查 看index.html文件，它提供了当前文件夹下文件的列表，用户可选择 其中文件查看详细信息。图17-4-5导出文件的目录双击index.html,查看此目录文件点击案卷号弹,查看该案卷卷内信息。| 小 目录一睥江注3於工nberriiEi: Explorer工且（口 帮职国-

32、|O|x|Jf 币aH0|2事画”昌（口）囿 CA&xumerti and SeHinosV 画出科丫4）4l*klgj * jndtx .UmlT0转到庭强”T1搜索T财讨喝助手，翻 用暂停拦船 号余春 匚相册 睡 * | q网页搜索 | / mps口图片|西逋雷|看拦敲广告力, 冷高亮卷内目录案卷号.1序号文件骗号责任者文件题名日期页数备注1图纸自需200S-09-212图册目录2005-09-213固定支架徉图（一2005-09-214固定支柒详图二2005-09-215固定支架详图（三）2005-03-21阳完毕I-I-I厂I-国我的用愿图17-4-7查看导出案卷的卷内信息点击文件题名也查看该文