公文写作与处理知识摘要

1、公文写作与处理知识摘要公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成 的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。公文的特点：政治性、法定性、规范性、时效性。政治性：公文是传达、贯彻党和国 家的方针政策、发布法律和规章、实施领导和管理的重要工具。在公务活动种，公文体现 和反映了法定组织的政治意向和权威，代表了人民群众的根本利益，发挥了其领导和指导 的作用，具有鲜明的政治性。法定性：公文是法定组织按照法定的程序和格式制发并产生 法定的权威和效力的文件。公文一经发布就具有一定的强制性和约束力。规范性：公文的 制发有着严格的规定性。其内容必须符合党和国家的法

2、律、法规和方针、政策及有关规定; 其文种选择、格式的构成项目、行文的规则、处理的程序和办法等都必须按照党和国家最 高领导机关批准并发布的统一规定执行，以维护公文的严肃性，这也是公文区别于私人文 件的特征之一。时效性：体现在及时性、作用时间的有效性和时代性三方面。公文的作用：领导指导作用、处理公务作用、宣传教育作用、凭证依据作用。公文写 作的特点：被动写作，遵命性强：对象明确，针对性强：集思广益，群体性强：决策之作, 政策性强；急迫之作，时限性强：讲究格式，规范性强。公文写作的步骤：明确发文主旨；收集有关材料；拟出写作提纲；认真起草正文：反 复检查修改。公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格

3、式上的安排。公文这所以要有一定的 体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作 提供方便。中共中央办公厅1996年5月修订发布了中国共产党机关公文处理条例 1999年12月27日国家质量技术监督局颁布了 GB./T9704-1999国家行政机关公文格式， 于2000年1月1日起实施。公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，一般不宜使用描 写和抒情。这是由公文的文体性质与功能决定的，是公文文体的主要特点。报告、请示、通报等侧重于叙述；法律、法规文件以及通告、公告等主要是说明；调 查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议；而在公文中

4、运用议论为主要 表达方式的则有讲话稿等。发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主魅词、印发 机关和印发日期这10个要素是一般公文的固定组成部分。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标 题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印 发机关和印发日期等部分组成。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、 正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传送范围、主题词、抄送机关、印制 版记组成。公文处理基本原则是：法制、实事求是、全面质量、时效、集中统一、党政 分工、简化。

5、 收文处理的一般程序为：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、 摘编，拟办、承办、注办，组织传阅、催办、查办，处置办毕公文。发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。发文处理的一般程序为：拟稿、会签、核稿、签发，注发、缮印、用印或签署，分装、 发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。这些活动决定并实 现了各类办毕公文（办毕的收文，本机关对外发文的文稿和存本等）的归宿：去、留、存、 亡，对充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功能效用具有十分重要的影响。 这些处置活动主要包括：清退、销毁、暂存

6、、立卷归档。公文立卷归档的程序过程是：编制立卷类目、平时归卷、年终调整、拟写案卷题名、 排列卷内公文次序并编号、填写卷内公文目录与备考表、填写封皮、装订、案卷排列与编目、 归档。公文写作常识公文分类按公文的行文方向划分：上行文是下级机关向上级机关报送的公文，主要 有报告、请示。平行文是向半级和不相隶属机关送发的公文，主要有函和议案。下行文是 向下级机关发出的公文。主要有命令（令）、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批 复、会议纪要、决议、公报、意见、条例、规定等。 一、党政机关通用的公文有9种。决定：用于对重要事项或重大行动作出安排。指示：用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。通知

7、：用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文：发布规章； 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。通 报：用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询 问。请示：用于向上级机关请示指示、批准。批复：用于答复下级机关请求事项。函：用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批 准等。会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项。 二、党的机关特有5利决议：用丁-经会议讨论通过的重要决策事项。意见：用丁对重要问题提出见解和处 理办法。公报：用于公开发布重要

8、决定或者重大事件。条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。规 定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范。三、行政机关特有4 种。命令（令）：适用丁依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布实施重大强制性 行政措施，奖惩有关人员，撤销下级不适当的决定。议案：用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员 会提请审议事项。公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。各文种的含义与特点（重点）命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。就行政系统而言, 国家最高领导人、

9、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人艮政府，有友发布命令。党 的各级领导机关一般不单独使用“命令（令）”这一文种。命令（令）的类型很多，最常 用的有三种：公布令、行政仅、嘉奖令。议案，是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人艮代表大会或其常务委员会，提 请审议事项的建议性公文。它是一种特殊的公文，是供各级人艮代表大会和各级人民代表 常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件。议案的特点主要有二个：（1）行文关 系及办理程序的法定性；（2）行文内容的单一性和可行性。决议和决定的不同在于：（1）形成的程序不完全一样：决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由 领导机构在职权范围内作出；（

10、2）内容的范围不尽相同：决议多针对全局性的问题作出决策，决定既可以解决全局性问题，也有不少用以解决具体事项；（3）发布形式略有不同：决议以会议名称发布，决定也可以会议名称发布，但多半以机 关名称发布。意见的类型和特点（垂点：函、请示、通知、意见）意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。由于发表见解机构地 位的不同，因而意见的类型也有不同的二种：（1）直接指导型：是领导机关直接对重要 问题发表意见，用以指导下级的工作，其性质相当于“指示”，一般來说“意见”的内容 更具原则性和方向性，有时不象“指示”那么具体。（2）批转执行型：由职能部门提出, 经领导机关同意，批转或转发各下级部门

11、执行。意见的写作，总的來说和“指示”差不多，即要注意内容的政策性、原则性，对下级 的耍求要明确具体，表述条理要清晰，再强调二点：（1）意见的标题：一般也是发文单 位加事由加文种，但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。“通知”的标题中，包含“意见”的标题，如国务院办公厅转 发人事部等部门关于培养跨世纪学术和技术带头人意见的通知。（2）意见的正文：一 般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述。其第一部分或第一点，多半是提出意见的现 实根据，后面部分则是对工作的具体要求及实施的原则、步骤、方法等。公告、通告的特点和差异：公告是机关、团体向公众宣布重要事项的

12、告知性文件； 通知是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件；公告、通告是性质相近而有一定 差别的文种，它们在三个方面有大同小异的特点：（1）发布的公开性：公告和通告的内 容都是公开的，差别在于发布的范围不尽相同，一般而言，公告涉及的范围广，通知涉及 的范围小。（2）事项的重要性：公告和通知是代表政府或一定的机构发布的，其内容多 涉及较多群众，必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式。一般公告公布的都是比 较重大的事情，而通告公布的，虽仅次于公告，便在其适用范围内，也是重要的事情。（3）操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级 以上人艮代表大会批准，一般机关

13、团体不能随便发布公告。发布通告的机构也要注意白己 的权限范围，不能超越权限办事。公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。 公报的特点和公告接近，都必须具体内容的公开性和重要性，发布机关的权威性。二者的 区别，从发布机关來说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告。从内容來说，宣布 单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。常用的公报有会议 公报、统计公报、外交公报三种类型。通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。通报的主要特点 有：周知性、指导性。通报的类型分为三类：表彰先进型、批评错误型、传达事项型。报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公

14、文。报告的主要作用是上下沟通。 按照内容涉及的范围，报告分为综合报告和专题报告。报告的写作：（1）陈述事实要清 楚扼要：（2）表达观点要精炼清晰；（3）语言要简洁朴实。请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点主要有：超前 性、说明性、单一性。根据行文的目的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助 类、请求批转类。请示的写作：（1）要遵守行文规则（重点）：应该一文一事；一般只 写一个主送机关：一般不得越级请示；受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送 机关和抄送机关，由主送机关负责答复。（2）理由要充分，要求要合理；（3）格式要正 确，语言要得体。函是机关之间办理日

15、常公务的交往性公文，属于平行文。根据内容性质，函可以分为 四类：商洽函、问复函、请准函、知照函。会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件，会议纪要作为公文文 种，民国时期未见。会议纪要的主要特点有三：纪要性、约束性、知照性。会议纪要的类 型：决议性会议纪要、协议性会议纪要、研讨性会议纪要。会议纪要与会议记录的区别？条例与规定的异同？条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、 活动、行文等的法规性公文。条例在党的机关系统，可以作为正式公文行文；在行政系统， 不能单独行文，只能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文。规 定是各级党政机关、社会团休、企事业单

16、位规范某方面工作的规章性公文。规定在党的系 统可以单独行文：在行政系统，要以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同 时行文：在党政系统以外可以由领导机构单独发布。规定在性质上和条例一样，属于规范工作、活动、行为等的规章制度性的文种。但条 例规范的范围大，制定和发布条例的机构的级别髙，而规定规范的范围较小，能够制定和 发布规定的机构的级别可高可低。从使用范围來说，规定比条例广，很多局部的、具体的 工作，都可以用“规定”來规范，而“条例”规范的工作一般带有全局性，不涉及过于细 小的工作。 条例和规定的写作： 条例和规定都是规范性文种，其写法基本上一样，只 是条例要求订得比较全面、系统，所以

17、相对复杂，而有一些涉及范围较小的规定则比较简 单。规范性文件的写作：（1）草拟条例和规定要遵循的原则：坚持四项基本原则，为改 革开放和建设社会主义现代化服务；符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策; 从实际出发，实事求是；贯彻民主集中制原则，充分发扬民主。（2）起草条例和规定， 应当对现行内容相同的法规进行清理；（3）条例和规定的内容表达用条文表达，常见的 有“章条式”和“条款式”二种写法；（4）语言要准确、严密。规章类文书是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团 体、企业事业单位及各类组织机构。规章类文书都具有内容的规范性、执行的强制性、制 定的程序性三大特点

18、。章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程可分为组 织章程和办事章程二大类。章程的形式也是“章条式”和“条款式”二种，政党、较大的 社会团体的章程多用“章条式”，机构较小、涉及事务不很多的章程，可用“条款性”。守则是特定范围内的全体成员必须遵守的行为准则，简洁易记是它最大的特点。守则 因为需要有关人员都遵守，涉及的人员较多，因此必须简短、精炼、易记。调查报告是 针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调査材料写成的书面报告。民国时 期公布的公文程式中没有“调查报告”的名目，但有“报告书” 一项。调查报告的作用, 主要是提供真实的社会情况，为制定政策、贯彻政策、

19、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中 的疑难问题服务。调查报告的写作（论述）（1）深入细致、客观公正的调查是写好调查 报告的前提：（2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务：（3）调查 报告的格式：调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题二种形式。公文式标题比较简单 朴素，无非是“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”；新闻式标题有 单行和双行二种，双行一般是正标题点明主题或提出问题，副标题说明调查对象、内容等。讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。根据讲话的 场合及主旨的不同，可以分为三种：讲话稿、开幕词/闭幕词、欢迎词/欢送词/答谢词。记录类文书

20、是指如实记录有关内容而形成的公务文书，常见的记录类文书有：会议记 录、电话记录、接待记录、大事记。其中会议记录是制作会议纪要、会议简报等公务文书 的重要依据。会议记录相对于会议纪要：粗、不成型、零散。记录类文书的特点：内容的 纪实性、材料的直接性、语言的实录性。会议记录的写作格式及写作要求：（1）会议组 织情况：会议名称、届数，起止时间，地点，出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因, 主持人和记录人姓名，会议主要议题等：（2）会议的议题和议程；（3）会议的进程和内 容：（4）必要的手续。简报，就是简明扼要的书面报告。常见的类型有：简讯、快讯、快报、动态、信息、 工作通讯、情况通报、情况反映、内

21、部参考、摘报等。简报的特点：简、快、新。（1） 简报类文书的写作格式：由报头、主体、报尾组成。简报的正下方印上期数，简报的主体一般由 按语、标题和正文组成；（2）简报类文书的写作要求：内容要真实、确切；篇幅婆短小; 针对性、指导性要强。公文处理工作的特点： 公文处理就是指围绕着公文的撰制、收发、办理与管理的工 作。具有以下特点：（1）政治性：集中体现在它是整个国家机器正常运转的重耍保证； 还表现在提高机关工作效率的重要环节上：（2）时限性：进入文书部门的公文一般都耍 及时迅速的处理，不能延误；有的公文的处理要讲究适时：公文处理的各个环节都要注意 时间上的衔接；（3）机要性（4）规范性各机关公文

22、处理工作的机构设置，应视机关规模大小、工作任务繁简、公文数量多少 进行设置。（1）对于一些较大的机关來说，可以考虑设立专门的机构，归机关的办公厅 （室）领导，如：文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通 讯科等；（2）对一些较小的机关，或者基层单位来说，一般只要在办公室设一两个专职 或兼职的文书工作人员即可；（3）对一些企业单位來说。一般的大中型企业都在办公室 内设文书科或秘书科等公文处理的工作机构。公文处理工作的具体要求：（1）公文处理必须准确、周密，确保质量；（2）公文处 理必须及时、迅速，注重时效：（3）公文处理必须做到安全可靠，确保机密；（4）公文 处理工作必须加强集中统一管理；（5）公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按 行文机关要求和公文处理规定进行：（6）精简文件，深入实际、反对官僚广义和文牍主 义。公文的登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以 保证文件的收受和处理的工作。公文登记的作用主要是：（1）便于管理和保护文件，防 止积压和丢失；（2）便于检查和检索文件：（3）便于文件的统计和催办工作；（4）作 为核对与交接文件的凭据。公文的收文办理程序：（1）签收、拆封和登记（2）审核分发和传阅（3）拟办、扌比 办与承办：公文的拟办是指对來文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考；