公文管理制度审批版

1、横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司密级：秘密编 号：LM-XZ-2013-09公文管理制度起稿部门行政部起稿时间2013年8月10日修订部门总经办、行政部修订时间2013年8月18日行政经理审核日期分管副总总经理颁布执行时间2013年8月 日-版本（1）1 总贝 y-.1-1.1 目的-.1-1.2适用范围-.1-1.3公文分类及格式 -.1-2公文管理-.2-3发文管理.-.2-3.1红头文件-.2-3.2工作文件与工作联系单-.3-3.3发文程序要求 -.3-4收文管理-.5-4.1登记管理-.5-4.2传阅须知-.5-4.3文件借阅-.6-4.4文件清理-.6-5编号、制作、发放。.-

2、.6-5.1 编号.6-5.2公文盖章管理 -.7-5.3公文发放范围 .-.7-6公文立卷和销毁 -.7-7附则-.7-7.1本制度由行政部负责解释及修订，由公司总经理批准执行。 - 7 -7.2本制度自颁布之日起执行。 -.7-附件-.7-公文管理制度1总则1.1目的为使公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文 质量，充分发挥公文在公司各项工作中的作用，结合公司实际情况，制定本制度。 1.2适用范围本制度适用于公司各部门的公文制作、传递等管理工作。1.3公文分类及格式1.3.1公文分类本制度所称公文分类包括决定、决议、报告、通知、通报、函、请示、批复、 总结、会议纪

3、要、说明书等。决议（JYGW：适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项。决定（JDG）适用于对重要事项或者重大行动做出安排， 奖惩有关单位和人员 报告（BGGW适用于向上级部门汇报工作，反应情况，提出意见或建议，回复 上级部门询问或交办事项的处理结果。通知（TZGW）适用于批转各部门的公文，发布规章，传达要求各部门办理和需 要周知或者共同执行的事项，任免和聘用人员。通报（TBG）适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。函（HGW；适用于平级部门之间或不相隶属单位之间相互介绍、商洽工作、询 问、催办和答复问题，请求批准和答复审批事项。请示（QSGW适用于向上级请求指示、批准的事项。批

4、复（PFG）适用于答复下级部门或相关部门的请示事项，对重要问题提出见 解和处理办法。协议书（XYG）适用于公司或个人就某个问题经过谈判或共同协商，取得一致 意见后，订立的一种具有经济或其它关系的契约性文书。会议纪要（HYJY：适用于记载、传达会议情况、议定事项、会议精神，要求与 会人员或部门共同遵守、执行、落实的事项。正文中需注明时间、地点、主持人、 参会人员、请假人员。总结（ZJGW：适用于公司、部门或个人对过去一个时期内的实践活动或某件具 体事项作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后的工作。 说明书（SMGW适用于向各部门、客户、合作商以及其他政府单位等就某些事 项做

5、出详细说明与解释。1.3.2公文格式本制度中公文格式分为：红头文件、工作文件和工作联系单。红头文件：指向政府机构机关团体等以及公司内部，以公司名义发出的申请、 报告、通知、决议、承诺书、证明、函、请示、批复等具有普遍约束力的规范性文 件。工作文件：指公司在实施管理、处理事务的过程中，所形成的具有一定约束力 和指定格式的文件，公司及各部门用于颁布规章制度、请示、答复、通知、决议、 总结，传递公司发展目标、经营业务，指导和商洽工作，汇报情况等工作中的文件。工作联系单：适用于各部门之间相互商洽工作、相互需求信息传达、询问和答 复问题，各部门与对外合作单位进行业务沟通、洽谈，向领导请求批准事项、询问

6、具体事项等工作的文件。2公文管理2.1行政部是公文的归口管理部门，负责建立、健全公文管理制度，并有责任 指导检查各部门的公文处理工作执行情况，加强公文的统一协调与管理。其中，红头文件、总经办发出的重要工作文件、领导交办的其他重要工作文件 均由行政部统一管理，包括文件的收发、登记、拟办、追踪、督办、归档等。各部 门内部公文与工作联系单原件由部门自行管理，视文件的重要程度进行统一归档行 政部。2.2公文管理工作要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安 全。3发文管理3.1红头文件3.1.1拟稿基本要求（1）文稿要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。文稿的内容如 涉及公司内相关部

7、门的，应协商一致后予以发文。（2）拟文要主题突出，观点明确，文字精炼，条理清楚，书写工整，标点准确，文字规范，篇幅力求简短。（3）凡以公司名义对外行文的，必须使用公司统一格式印发。（4）公司各部门，不能直接对外行文。对外上报的公文，应由各部门专人负 责撰写，部门经理复核，报分管副总、总经理审核、签发，撰写部门根据领导签发 意见修改、校对后，由行政部以公司名义对外行文。（5）公司领导签批后的文件，由拟稿人将文稿的电子版发到行政部统一编号 打印，以保证格式统一。3.1.2格式要求（1）红头文件格式包括：标题、文件编号、主送部门、秘密等级、急缓程度、 正文、附件、行文方向、行文时间、抄送单位等。（2

8、）公文标题应准确、简要概括公文的主要内容。（3）公文如有附件，应当在正文之后注明附件的序号和标题名称。（4）对外发文时，公文一律加盖公司印章方可发送。（5）行文格式详见附件二。3.2工作文件与工作联系单（1）各部门在职责范围内拟发文件，对所发文件的内容负责。各部门制定专人 拟稿，部门经理复核，报分管副总、总经理审核、签发。（2）拟发文稿要情况属实，观点明确，言简意赅。（3）文件内容应准确简洁明了，能简要概括主要内容，文件的格式采用公司统 一的公文模板，详见附件一、附件二。3.3发文程序要求3.3.1拟稿拟文必须慎重，各部门在发稿时，需认真研究，指定专人拟稿，拟办人员要本 着实事求是的精神，按照

9、有关规定，提出解决问题的办法和意见，不得模棱两可， 朝令夕改；文件内容须商洽的，应与有关部门沟通意见，不得各自为政。文件内容 力求反映情况真实、观点明确、文字精炼、层次分明、标点准确、篇幅简短。3.3.2核稿原稿拟定后，由拟稿人所在部门经理根据预定意图复核并签字后，送由分管副 总针对文稿的主题全面斟酌再次核稿。333签发文稿经分管副总核定后，视文稿性质，重要程度等因素送呈总经理签发，签发 人应签署姓名全称和日期，签发人只限一人，批语要肯切不含糊。3.3.4编号文稿经公司领导签发后，即视为定稿，红头文件与其他重要工作文件由行政部 统一编写文件字号，各部门工作文件由部门自行编写文件编号。3.3.5

10、缮打文稿编号后，依公文的规范格式，按顺序或急件优先的原则安排打印。3.3.6校对文稿缮打完毕，送交拟稿部门进行核对，如有不清楚或错误，应及时修正。3.3.7印制、分发文稿修订后，红头文件及其他重要工作文件由行政部依照发文程序，按规定部 门、数量进行复印、装订、分发，原件由行政部归档，收文单位或部门签收，并在 行政部发文本上签字确认。各部门工作文件由部门指定专人负责打印、分发，原件 由部门自行归档，复印件按计划发往各部门或单位，并由收文部门或单位签收，并 在部门发文本上签字确认。4收文管理4.1登记管理4.1.1收文登记文件的传阅、清退、移交立卷、归档及销毁等各个环节，依照档案管理制度 中的相关

11、规定，严格履行登记和签字手续，力求及时、准确、手续清楚。凡由行政部托带或相关会议下发的正式文件，承办人或与会者需将文件交行政部办理收文手续，填写收文簿。4.1.2收文登记要求（1）红头文件、外单位来文和其他重要公文，均交由行政部统一登记归档。各 部门内部公文由部门自行登记归档。（2）公司领导或各部门负责人参加有关会议所带回的文件、材料，一律交行政 部统一登记归档。（3）登记时应包括：来文机关、来文号、收文日期、内容摘要、件数、附件等。（4）文件的流转过程应有详细的登记，注明呈送对象和时间等。凡由行政部送 呈的承办文，各部门应做好收文登记，并清楚文件去向，及时做好催办工作。4.2传阅须知（1）外

12、来文件，由行政部登记归档后送总经理阅批，然后根据总经理批复意见， 将批复后文件的复印件送有关职能部门或人员。（2）有关职能部门根据总经理批复意见，具体执行工作，并最终将执行结果向 总经理负责。（3）文件要求保持清楚，不要在文件上涂改、划线、损坏和严禁撕页；（4）有关部门或人员将文件阅完后，需其他职能部门协助办理的，应及时进行 文件传阅及沟通。（5）“三密”（密、机密、绝密）文件传阅后，应及时向部门档案管理员归档。 归档前，应妥善保管好，以防泄密和丢失；（6）节、假日期间没有阅完或办完的文件，应进行妥善保管，文件一律不得自 行存放或带回家。4.3文件借阅文件由行政部统一保管，一般不予外借。如遇工

13、作需要借阅，须经行政经理签 字，并由用件人办理借阅手续，用完后迅速归还。具体操作细节和流程，依照档 案管理制度中的相关规定。4.4文件清理力求日清日结，分档保管，对上级下发的文件，特别是“三密”文件的收发、 存放的数量要心中有数，以便随时调阅。5编号、制作、发放。红头文件的编号由行政部统一负责编号管理，做好公文编号台账的信息记 录，工作文件的编号由各部门档案管理员负责编号管理。5.1编号5.1.1红头文件编号红头文件一律使用：横龙字（20XX年）X号。其中，“X号”是指公司在本年度发出的所有红头文件中的第N号文件5.1.2工作文件与工作联系单编号公文种类编号：决定 JDGWV决议JYGW报告B

14、GGW通知TZGWV通报TBGWV函HGWV请示GSGW批复PFGW总结ZJGW会议纪要HYJY说明书SMGW工作联系单GZLX总经办:行政部:ZJB-（公文种类）-（20XX年） X 号；XZB-（公文种类）-（20XX年） X 号；财务部:CWB-公文种类）-（20XX年） X 号；工程部:GCB-（公文种类）-（20XX年） X 号；营销部:YXB-（公文种类）-（20XX年） X 号；采购部:CGB-（公文种类）-（20XX年） X 号；成本部:CBB-（公文种类）-（20XX年） X号。其中，“ZB'为“总经办”拼音的首字母，其它的为各部门拼音的首字母，“ X号”是指部门在本

15、年度发出的所有工作文件中的第N号文件。举例说明，“XZB-TZGW-（2013年）8号”为行政部2013年发出的第8号文件，文件类型为通知工作联系单：GCB-GZLX-20XX年）X号。例如，“GCB-GZLX-2013 年）22 号” 为工程部2013年发出的第22号工作联系单。5.1.3公司各部门不允许以部门名义发放红头文件；不得以部门名义对外发放 工作文件，特殊情况需请示分管副总、总经理同意。公司各部门对内以工作文件与 工作联系单形式发文，由部门经理审核，分管副总复核，总经理审批后执行；公司 允许工程部以部门名义向监理公司、材料供应商、总包和分包等合作单位，通过工 作联系单形式发送日常工

16、作往来文件，但需分管副总、总经理审核签字确认。5.2公文盖章管理公文盖章按印章管理制度办理。在校对完毕无误、规范的文件上统一审核 批准。5.3公文发放范围公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。发放公文时要在发文 簿上登记主送单位，并要求收文部门或单位的经办人签收。凡发出的公文，要严 格登记手续并做好档案标签，并在档案标签上注明位置号。6公文立卷和销毁6.1公文办完后，应及时将公文原件及有关材料整理立卷。6.2公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值，由行政部或各部门依 据档案管理相关规定进行分类整理立卷，确保档案齐全、完整，能正确反映本公司 的重要工作情况。6.3凡在行政部立卷的公

17、文，由行政部统一管理，个人不得保存存档的公文6.4没有存档价值和存查必要的公文，经行政经理鉴别，分管副总批准，可 以定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，要有专人监督，保证不丢失，不漏销。6.5公文的归档、整理、立卷、销毁等规范标准按档案管理制度中相关要 求办理。7附则7.1本制度由行政部负责解释及修订，由公司总经理批准执行。7.2本制度自颁布之日起执行。附件附件一：工作文件附件二 附件三 附件四 附件五 附件六工作联系单 红头文件 收文簿 发文簿 公文编号台账横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司行政 部2013 年8月20日附件附件-工作文件Phoenixrn pldl横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司工作文件1发文部门经办人行文时间年 月日文件编号(20)号行文方向文件性质通知决议请示报告会议纪要通报总结说明书其它内容摘要文件类型横山县凤凰新城项目（限价商品房）工作联系单发文部门文件编号行文时间 20 年 月 日行文方向文件名称附件二工作联系单PHOENTX1W诫横山县龙盟伟业房地产仿宋GB2312四XXX号，加粗，居中横龙房字第（20）号宋体，二号，加粗，居中、主送机关（左侧顶格仿宋_GB2312三号）：正文：（每段空2字，仿宋_GB2312三号）附件：1.（正文下一行，左侧