SK英国皇家少儿英语 内部课程：时间管理

1、时间管理与工作组织技巧TIME MANAGEMENT课程目标和内容课程目标和内容课程目标1、了解个人的时间管理状态现状把握2、建立有效的时间管理概念选择管理3、区分重要紧迫的优先管理发现焦点4、时间管理四种工具的使用任务管理关键词1、积极主动2、以终为始3、要事第一第一部分第一部分 现状把握现状把握现状 工作（Business)用一幅画描绘你的工作环境、状况 一个词(One word)用一个词描述你的工作状态 后果(Consequences)你对此有何感想?课程目标学习时间管理就是要使工作既轻松又有结果！个人习惯评测下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从

2、不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我能够一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。 结论： 012分：你自己没有时间规划

3、，总是让别人牵着鼻子走。 1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 1822分：你的时间管理状况良好。 2327分：你是值得学习的时间管理典范。结论第二部分第二部分 选择管理选择管理案例分析专营店总经理的一天4月26日是个普通的工作日。一大清早，陈涛走进办公室，琢磨着下月的销售计划如何完成，厂家的任务量这么大，怎样才能提高来店量呢？正想着，展厅来了报告，说客户投诉。一名客户的阳光车已经订了一个多月，还没法交车，客户要么月底要车，要么要求退现金。这可不得了，本来销售任务量就这么大，还要退订单？那还不得疯掉了！客户吵的厉害，销售部得同事不知如何是好。只好出面给客户道歉，好容易用个礼品安抚

4、了客户。客户是暂时回去了，可是这现车什么时候能到呢？回到办公室，琢磨着，销售解决投诉的水平要提高，看来得给销售部做次集体培训了。这时候，邮箱提醒响了起来，哇，这一会儿30多封新邮件没查收了。都是些厂家各个部门要报表和数据的邮件，这数据虽然是现成的，可是一个个调出来也庞大的很。真搞不懂他们要那么多没用的报表干嘛？正调着数据，一名销售顾问和一名服务顾问不知道什么事，吵起来了，大家都围了过去。这段时间加班太多，休息不好，大家火气都很大，加上平时也没什么沟通机会，一有事就发生磨擦。要马上解决一下。这边调节刚完，车间主管满脸愁容的又来了。原来，之前打扫卫生时没把地上的油拖干净，员工小王摔了一跤，躺在休息

5、室动弹不得，今天来维修保养的车本来就多，这线上又少了一人。这时候，电话响了，提醒下午外出2点开会，是一个政府的消防安全培训，说企业负责人必须到。冲锋陷阵了一个上午，看着墙上的钟指针走到了12：30，不禁长出了一口气。也许注定我今天倒霉吧。刚要准备吃午饭，员工小马跑来提出辞职。小马和小王一起进的公司，小王机灵嘴甜，招大伙喜欢。小马内向，人老实，大家经常把事情推给他做。今天小王摔伤了，人手少了，大家又把好多活推给小马，这泥人也有土性，不干了，小马可是干活的一把好手。会议中，销售经理来电话，说厂家有神秘客户到店。这急坏了陈涛，赶紧从会议室溜出来。和厂家的来的客人正聊着，突然天降暴雨，维修车间三处漏水

6、，影响工作。漏水的事早交代过行政经理，怎么还没弄好。由于漏水影响了维修保养的速度，快下班时，休息区有些客户等得不耐烦了，抱怨声不断。哎，疲惫的一天！案例分析：他遇到了哪些事呢？案例分析：他遇到了哪些事呢？1、可以用什么词来描述他的工作？ 他遇到了哪些事？2、如果不要这么忙乱，他都要做哪些事？3、有没有一些事情今天做不了，要明天做？ 有没有一些事情明天也做不了，要一个月来做？ 为他做工作计划！为他做工作计划为他做工作计划今天（第一天）今天（第一天）明天（第二天）明天（第二天）这个月这个月第第 ？天？天1、事情和事情有什么不同？2、行动不同结果一样吗？3、今天的行动有什么特点？明天的呢？后天的呢？

7、我们为何忙乱？ 电话干扰 会议没有计划和控制 厂家来客太多太随意 下属不断请示汇报 不放心下属工作，帮下属做事 事必亲躬 工作没有程序 做事没有主次和轻重缓急 太关注细节和小事 不知道如何说“不” 对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖 不授权，下属闲，自己忙效率与成效 Efficient V.S. Effective 效率与成效 “把事情做对”与“选对的事情做” to do things right& to get the right things done 成效=what+how 成效不在于你做了多少，而在于你做了什么。时间管理时间管理=选择管理选择管理Time manage

8、ment is choice managementChoice,Choice,Not chanceNot chanceDeterminesDeterminesDestiny.Destiny.决定命运的不是机会，决定命运的不是机会，而是你的选择而是你的选择选择管理选择什么？选择管理选择什么？1、选择做什么？不做什么？（What)2、选择花多少时间来做？(Time)3、选择如何做？谁来做？(How&Who)课下思考：1、选择发生在什么时候？2、有什么，我们是可以选择的？有什么，我们是不能选择的？第三部分第三部分 发现焦点发现焦点优先矩阵（艾森豪规则）紧迫性重要性M1直接价值高度重要高度紧迫

9、M间接价值高度重要低度紧迫M高度紧迫低度重要无价值，但必要M4低度重要低度紧迫无价值，不必要价值紧迫性重要性根据事情的重要性决定花多少时间做根据事情的紧迫性决定什么时候做 1. 优先矩阵是从工作内容入手； 2. 把小组讨论的行动放入矩阵； 3. 我们放什么到优先矩阵，是事情，还是行动？把行动放入优先矩阵把行动放入优先矩阵优先管理的原则讨论：1. 相互比较：每个象限的事情各有有什么特点？2. 为什么在第一象限和第三象限的行动比较多？3. 在第一象限和第三象限花费很多精力会有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特点？5. 为什么没有做第二象限的工作？6. 用事例说明： 第二象限不做行吗？会有什么后

10、果？ 做好了会有什么好处？紧迫性重要性危机、迫切问题限定时间必须完成的任务设备故障、停电、生产停摆员工冲突、重伤急救客户抱怨预防性措施、建立关系制定计划提升技能问题调查、标准化接待访客某些电话、某些抄送邮件某些列席会议某些领导交办事项某些提交数据迫切需要解决的事物闲聊的电话无关紧要的邮件消磨时间的活动个人嗜好的沉迷处理本应下属完成的工作翻来覆去找文件优先矩阵各个象限特点优先矩阵各个象限特点优先管理的原则讨论：1. 相互比较：每个象限的事情各有有什么特点？2. 为什么在第一象限和第三象限的行动比较多？3. 在第一象限和第三象限花费很多精力会有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特点？5. 为什么

11、没有做第二象限的工作？6. 用事例说明： 第二象限不做行吗？会有什么后果？ 做好了会有什么好处？第一象限时间分配过多第一象限时间分配过多I.压力大压力大筋疲力尽筋疲力尽被危机牵着鼻子走被危机牵着鼻子走忙于收拾残局忙于收拾残局IIIIIIVI.IIIII急功近利急功近利被危机牵着鼻子走被危机牵着鼻子走被视为巧言令色被视为巧言令色轻视目标和计划轻视目标和计划认为自己是受害者，缺乏自制力认为自己是受害者，缺乏自制力人际关系肤浅，甚至破裂人际关系肤浅，甚至破裂IV第三象限时间分配过多第三象限时间分配过多I.IIIIIIV完全不负责任被炒鱿鱼基本生活都需要依赖他人第三四象限时间分配过多第三四象限时间分配

12、过多优先管理的原则讨论：1. 相互比较：每个象限的事情各有有什么特点？2. 为什么在第一象限和第三象限的行动比较多？3. 在第一象限、第三象限、第四象限花费很多精力会有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特点？5. 为什么没有做第二象限的工作？6. 用事例说明： 第二象限不做行吗？ 做好了会有什么好处？ 不做有什么后果？瘾性问题的共同症状与后果瘾性问题的共同症状与后果症状1、会成为吸引你注意力的焦点2、短暂消除痛苦和其他负面感觉3、产生虚幻的感觉后果会加重所要治疗的问题使正常机能逐步退化“为什么不愿意做为什么不愿意做象限的事情呢象限的事情呢? ? 习惯，态度，成就感习惯，态度，成就感”上瘾上瘾

13、很多人倾向于先做容易的事（主要精力放在小事上）。好像只有这样才会觉得有成就感。然后把困难的事拖下来。那些难以解决的问题于是越来越难以解决，越来越面目狰狞。但是，等待只会带来负疚与压力，结果是浪费了更多的时间与精力，该做的事情变得愈加困难。所以，应当学会抵制诱惑，不要先挑最容易的事情做。一般而言，最容易做的事情通常也是比较次要的工作。明智的时间配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬.3、愿景、远见4、主动、自律、自制5、很少发生危机緊急緊急不緊急不緊急20% 25%25%

14、30%65% 80%15%15%50% 60%Less than 1%2% 3%重要重要不重要不重要: 戴明博士期望的指數戴明博士期望的指數: : : : 現有社會的指數現有社會的指數IIIIIIIV理想的时间分配1. 主动的人在事情发生之前就灭火。2. 主动的人需要主动做哪个象限的工作？3. 如何找到二象限的工作？（从突发事件的本质上）小李做事很主动小李做事很主动小李能分得小李能分得清主次清主次关键词一：积极主动小李做事很主动小李做事很主动小李能分得小李能分得清主次清主次小李做事很主动小李做事很主动小李能分得小李能分得清主次清主次小李做事很主动小李做事很主动小李能分得小李能分得清主次清主次7

15、8910111213141516171819時間時時間時干擾頻率干擾頻率時間時時間時次次 人们一般每八分钟就会收到一次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。然而80%（约3小时）以上的打扰都是没有意义或者极少有价值的。日干扰图消极被动的语言积极主动的语言1、我已无能为力2、我就是这样3、他把我气疯了4、他们不会答应的5、我只能这样做6、我不能7、我不得不8、要是就好了1、试试有没有其他可能2、我可以选择不同的作风3、我可以控制自己的情绪4、我可以想出有效的表达方式5、我能选择恰当的回应6、我选择7、我更愿意8、我打算积极主动

16、与消极被动的语言人生旅途的岔路很多，一不小心就会走冤枉路，许多人拼命埋头苦干，到头来却发现追求成功的梯子搭错了墙，但是为时已晚。因此，我们务必掌握真正的目标并拟定实现目标的过程，澄清思想，凝聚向前的力量！关键词二：以终为始以终为始的测试1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30以终为始的测试1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30以原则为中心以工作为中心以配偶为中心以

17、宗教为中心以享乐为中心以家庭为中心以金钱为中心以名利为中心以自我为中心以朋友或敌人为中心你的终点是什么？关键词三：要事第一 天天做的不见得该做 别人要你做的不一定该做 而该做的很可能没去做 唯一的衡量尺度：是否有助于实现你的工作终极目标！要事第一要事第一我的工作目的是什么？我的工作目的是什么？我的工作目的：1. 2. 3. 其中最重要的一项是：为了实现这个目的，最需要做：1. 2. 3. 首先需要完成的是：应用：看看您自己应用：看看您自己8：30-8：458：45-9：009：00-9：159：15-9：309：30-9：459：45-10：0010：00-10：15MMMM第四部分任务管理第

18、四部分任务管理DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做1 做事情有四种方法，是哪些？2 你比较习惯用哪一个方法？3 每种方法有哪些好处、哪些风险？ 在办公室工作，难免不被同事打扰。但不能让这些干扰把你从重要的事情上拉开，而成为浪费时间的主要原因。应当把握自己的时间，学会说“不”。如果手头的工作比外界来的打扰更重要，那就定个时间，当天晚些时候再解决插进来的问题。这样，既能继续自己的工作又不至于得罪同事。另一个是鼓励同事适可而止，比如，问他是否有必要来找你，是否应该来找你。大脑构造对工作成效的影响大脑构造对工作成效的影响意

19、识区前意识区潜意识7条信息10的10次方条信息时间管理的四大陷阱时间管理的四大陷阱陷阱一：时间配置原因：Reaction消极回应 vs Proaction 积极主动后果：总在处理紧急的事情方法：要事第一陷阱二：拖延懈怠原因：除了第四象限的事情，其他的事情做起来都不是十分愉快后果：不急的事情一拖延，往往变成了紧急的事情方法：积极主动陷阱三：事必躬亲原因：怕被部属取代，不放心、不信任部属后果：过劳而死方法：学会授权（指令型授权、责任型授权）陷阱四：有求必应原因：不好意思拒绝、不知如何拒绝、怕触怒对方后果：没有主见方法：勇于说不帕雷托原则帕雷托原则 干的最多的人未必最有成果。这就是著名的“帕雷托原则

20、”。帕雷托是20世纪初一位生活在瑞士的意大利经济学家和社会学家，他发现了二八定律。 对于我们这些知识工人而言，这个原则可以解释为在日常生活中，80%的价值仅仅是由20%的活动产生。其余的活动充其量是在对付紧迫的事情，忙而无功。5%5%80%15%优先管理的核心优先管理的核心1.把每天要做的事情列一份清单 make a list of things to do today.2.确定优先次序，致力于最重要的事情 set priority and work on the most important.3.每天都这么做！ do it every day! 以史为鉴，我们能得到无穷教益。查尔斯施瓦布的故事就很耐人寻味。他是上个世纪初美国伯利恒钢铁公司的总裁，也是美国历史上第一个年薪上百万美元的人。施瓦布希望取得更大的成功，所以聘请了一位名叫艾维李的管理顾问。李